程序文件文档格式.docx
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5
HVB/QP05-2011
生产设备控制程序
6.3
16
6
HVB/QP06-2011
与顾客有关的过程控制程序
7.2
7.5.4
8.2.1
19
7
HVB/QP07-2011
设计和开发控制程序
7.3
23
HVB/QP08-2011
采购控制程序
7.4
26
9
HVB/QP09-2011
生产过程控制程序
7.5.1
7.5.2
7.5.3
29
HVB/QP10-2011
产品防控制程序
7.5.5
31
11
HVB/QP11-011
监视和测量设备控制程序
7.6
35
12
HVB/QP12-2011
内部审核控制程序
8.2.2
37
HVB/QP13-2011
产品的监视和测量控制程序
8.2.4
39
14
HVB/QP14-2011
不合格品控制程序
8.3
42
15
HVB/QP16-2011
纠正和预防措施控制程序
8.5.2
8.5.3
45
/QP-2011
/QP01-2011
2/47
1.目的：
确保本公司质量管理体系所要求的文件得到有效的控制。
2.范围：
适用于本公司质量管理体系所要求的文件及本公司所确定的策划和运行质量管理体系所需的外来文件。
3.职责：
3.1行政部负责本公司质量管理体系管理类文件的归口管理。
3.2技术部负责本公司质量管理体系技术类文件的归口管理。
3.3品管部负责本公司质量管理体系质量类文件的归口管理。
3.4总经理、厂长及各相关职责部门经理负责本程序规定的职责权限对质量管理体系文件进行评审和（或）批准。
3.5各相关职责部门负责相关质量管理体系文件的编制、更改及实施。
4.控制程序：
4.1文件分类：
本公司质量管理体系文件按的用途分如下几类：
1）管理类文件：
对本公司质量管理体系过程的有效运作和控制而策划制定的管理准则和方法，如：
质量手册、程序文件、各类行政管理制度、设备安全操作规程等。
2）技术类文件：
对本公司质量管理体系范围内产品的技术质量特性进行规定的文件，如：
图纸、作业指导书、工艺标准等。
3）质量类文件：
对本公司质量管理体系范围内产品的监视和测量过程规定的准则和方法，如：
产品检验规程。
4）外来文件：
非本公司策划编制的，策划和运行质量管理体系所需的由外部获取的文件，如：
与产品有关的国家、国际标准、法律法规及其他要求，参考资料等。
5）证据类文件：
为符合要求和质量管理体系有效运行提供证据而建立的记录，按《记录控制程序》的要求实施控制。
4.2文件控制流程：
工作流程
职责部门
控制内容
记录
文件编制
文件修改
评审
NO
NO
OK
审批
B
A
各相关部门
原编制部门
1.文件编制职责见附表1
2.文件编制格式见附表2
3.文件编制应在策划的时间期限内完成,最多可超期1天
3.文件修改职责见附表1
4.文件评审职责见附表1
5.评审编制的文件草稿或设计的图纸
6.评审意见在文件草稿或图纸上注明
7.文件评审应文件草稿提交后1天内无成
8.文件审批权限见附表1
9.审批人在文件的审批栏内签名
10.文件审批应在文件审批稿提交后1天内完成
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文件登记
文件复印、加盖标识
归档
文件发放
归还
借阅
文件实施
提出更改需求
NOOK
C
编制部门
行政部
技术部
品管部
需借阅部门/人
各部门
相关部门
文件原审人
7.文件编号规则见附表3
8.行政部负责管理类文件的登记
9.技术部负责技术类文件的登记
10.品管部负责质量类文件的登记
11.文件登记应在文件审批后一天内无成
11.文件登记完成后当天内按文件发放范围打、复印所需份数的文件，并在受控文件封面上加盖“受控”章及注明文件的分发号，分发编号规则见附表1，标识章见示图1
12.备份一份文件归档保管
13.加盖“受控”章及注明文件的分发号的文件在当天内发放
14.文件发放范围见附表4，并确保在使用处都获得适用文件的有关版本
15.文件借阅后需及时归还，不得丢失、损坏、外借
16.文件使用部门需严格执行文件，并保管好所使用的文件，不得丢失、损坏、涂改文件，并确保文件保持清新、易于识别
17.文件使用部门负责登记本部门使用的文件
18.文件发布实施后，若发现文件不适用需更改时，应提出文件更改需求
19.该文件原评审部门主管负责对更改需求进行评审
20.经评审同意更改后，由该文件原编制部门实施文件的更改，更改应在一个工作日内完成。
1.受控文件一览表
2.归档文件一览表
3.文件发放回收一览表
4.文件借阅一览表
5.受控文件一览表
6.文件更改作废审批表
7.文件更改作废审批表
页码
4/47
文件作废
作废文件回收
留用
销毁
该文件的归口管理部门
21.文件更改并再次批准实施后，更改前的原文件同步作废
22.作废文件归口管理部门负责在新更改文件发放当日内收回作废文件，并在回收的作废文件是加盖“作废”章
23.用作参考或其他目的需保留作废文件时，可保留一份并在其上加盖“保留”章
24回收的作废文件除保留的一份文件外，在文件回收当日作销毁处理。
8.作废文件一览表
9.文件发放回收一览表
10.作废文件一览表
4.3外来文件控制流程：
文件需求
文件获取
文件标识
文件使用
NOOK
更新
文件废止
需用部门
使用部门
1.需用部门确定策划和运行质量管理体系所需的外来文件，不能通过网络下载获得时，提交配备申请
2.提交厂长批准后，按配置申请表购买，并在三个工作日内完成
3.通过网络查询获下载后后打印
4.文件获取当天内登记建帐
5.需用部门网络获取了外来文件提交行政部登记，并在文件获取当天内登记建帐
5.登记建帐完成后在文件封面加盖“外来文件”章
6.加盖“外来文件”章后当天内发放到文件需用部门
7.应保管好所使用的文件，不得丢失、损坏、涂改文件，并确保文件保持清新、易于识别
8.文件不再适用或有新的版本时，重新提出新版文件的购置申请
9.废止的文件按本程序4.2作废流程实施
1.资料配备申请表
2.受控文件一览表
3.文件发放一览表
宁波江北恒搏电子有限公司
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5.相关文件
5.1HVB/QP02-2011《记录控制程序》
6.相关记录
6.1HVB/QR-01-01《受控文件一览表》
6.2HVB/QR-01-02《文件发放回收一览表》
6.3HVB/QR-01-03《文件更改作废审批表》
6.4HVB/QR-01-04《作废文件一览表》
6.5HVB/QR-01-05《归档文件一览表》
6.6HVB/QR-01-06《文件借阅一览表》
6.7HVB/QR-01-07《资料配备申请表》
示图1：
文件受控章格式
1.1受控文件受控标识章
受控文件
1.2作废文件标识章
作废文件
1.3外来文件受控标识章
外来文件
1.4作废保留文件受控标识章
保留文件
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附表1：
文件编制、评审、批准职责及发放范围
文件类别
批准
发放范围
总经理
厂长
销售部
生产部
采
购
部
仓储部
各生产组
各仓库
管理类
质量手册
管理者代表
√
各类行政管理制度
设备安全操作规程
技术类
技术部经理
质量类
品管部经理
附表2：
文件编制格式
一、管理类文件、除技术图纸外的技术文件及质量类文件
1.封面样式
二号字，宋体
小二号字，宋体
文件名称（初号字，宋体）
小二字，宋体
四号字，宋体
2.页面设置：
页边距：
上1.5、下1.5、在：
2、右：
1.5
3.正文：
小四号字、宋体，段落：
单位行距
4.正文件内容：
1.目的
2.范围
3.职责
4.控制流程或其他，如：
控制程序、控制要求、作业程序等
二、技术图纸按本公司使用的设计软件的格式要求编制
附表4：
文件分发编号一览表
7/47
部门名称
拉线组
网络组
电子组
装配组
HD
MI组
原料仓
配件仓
成品仓
分发编号
01
02
03
04
05
06
07
08
09
17
附表3：
文件编制规则
一、管理类文件编号规则
1）质量手册：
/QM–201X
发布年代号
质量手册代号
本公司代号
2）程序文件：
/QP XX-201X
程序文件顺序号
程序文件代号
3）管理制度：
/ QGXXX-XXX
顺序号
对应ISO9001：
2008标准条款号
管理制度代号
4）技术文件编号规则：
/QJ–XXX-201X
技术文件顺序号
产品型号、代号
技术文件代号
5）质量类文件编号规则：
/QC–XX-201X
质量文件顺序号
质量文件代号
6）外来文件保留其原来编号。
7）文件版本号及修订状态规则：
a）文件版本以A、B、C...代表为第一版、第二版、第三版...。
b）文件修订以0、1、2...代表第0次修改、第1次修改、第2次修改...。
c）新制订整份文件版次为：
第A版第0次修订,每页文件视为独立页次,文件第一次修订时本页文件版次改为第A版第1次修订,当文件其中一页修订次到第9次时再修订,整份文件需重新整理并将版次改为B版。
d）整份文件每页都有修订时,整份文件需重新整理,并将版次改为B版。
e）文件的页数改变时,整份文件版次改为B版。
二、技术图纸编号规则：
HVB/XXX–201X
图纸顺序号
CABLES&
WIRESCO.,LTD
/QP02-2011
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对记录实施有效的控制，以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。
适用于本公司证明产品是否符合规定的要求和质量体系是否有效运行的记录的控制。
3.1行政部负责本公司质量管理体系记录的归口管理。
3.2各相关职责部门负责各自相关质量管理体系记录的贮存、保护、检索、保存的管理。
4.1控制流程：
记录表格式设计
NG
格式定稿
记录登记
规定记录保存期限
记录打印、印刷
记录领用、发放
记录使用
记录收集、贮存
各文件编制部门
文件评审人
1.各文件编制部门在编制文件时，同步明确记录的种类并设计记录的格式样表
2.文件评审人在评审编制的文件时对记录的格式的适用性进行评审
3.经适用性评审通过后，记录格式定稿
4.在进行文件登记时同步将各类记录登记
5.产品质量符合性记录按本公司产品的使用年限保存，其他记录按记录一览表规定的保存期限保存
6.按记录使用的频次确定是否印刷，使用频次少的则打印
7.将记录发放到各使用部门，或到仓库领用印刷的记录
8.记录应如实填写，字迹应清晰，易于识别，内容齐全，并应有记录者的签名；
9.记录填写错误需更正时，记录填写人应用双划线将需更正的地方勾划，并写上正确的内容。
除记录填写人能更正外，其他人不得进行涂改。
10.各记录填写部门负责每月一日收集、贮存各部门需保持的记录，并配备专用档案柜保管同时做好防火、防潮、防虫、防霉的保护措施
11.采用其它媒体形式的记录，如储存在电子媒体上的记录应注意防潮、防压、防磁，另外还必须保留原始记录，作好电子资料的备份，以免储存内容丢失。
1.记录一览表
2.记录一览表
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记录归档
记录销毁
12.每年1月5日，各部门将上年度的记录整理提交行政部归档保管，并配备专用档案柜保管同时做好防火、防潮、防虫、防霉的保护措施
13.行政部将各部门提交的记录进行编目标识，以便于检索
14.每年1月5日，对达到保存期限的归档记录统一销毁。
对涉及本公司商业、经营及技术机密的记录应在做好防泄密的措施后方可销毁。
3.记录销毁一览表
4.2记录编号规则：
/QR–XX-XX
记录顺序号
对应程序文件顺序号
记录代号
5.相关文件：
无
6.1/QR-02-01《记录一览表》
6.2/QR-02-02《记录销毁一览表》
/QP03-2011
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定期进行管理评审，并提出改进措施及资源需求，以确保本公司质量管理体系持续的适宜性、充分性和有效性。
适用于本公司质量体系的管理评审的控制。
3.1总经理负责主持管理评审会议，并做出管理评审措施输出。
3.2厂长负责筹备、召集管理评审、并追踪决议的执行。
3.3相关部门负责准备资料，并执行管理评审会议决议和改进措施计划.
3.4行政部负责管理评审会议地点的准备及管理评审会议记录和相关记录的归档。
管理评审计划
计划审批
计划下发
评审资料准备
管理评通知
管理评审准备
/管理者代表
1.管理评审一年（二次管理评审的时间间隔不超过12个月）一次。
2.在下列情况下应安排管理评审：
1）质量管理体系建立后的运转初期（3-6个月内）；
2）本公司内部组织机构有重大变化或连续出现重大质量事故以及顾客的重大投诉；
3.每年1月5日由管理者代表与总经理协商，并考虑本年度内部审核计划的安排，确定本年度管理评审的时间并制定管理评审计划。
管理评审计划的制定应确保管理评审安排在一轮内部审核全面完成后一周内进行。
4.管理评审计划报请经总经理批准。
5.管理评审计划审批当日发放到各职能部门。
6.接到管理评审计划的部门，根据管理评审召开的时间，在管理评审召开前1周按本程序4.2的要求准备管理评审输入资料。
7.在召开管理评审会议前3天，发放管理评审通知
8.管理评审前一天做好管理评审会议地点所需资源的准备，准备好会议签到表
1.年度管理评审计划
2.年度管理评审部门输入报告
3.管理评审通知
4.管理评审会议记录表
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管理评审实施
会议签到
介绍管理评审的目的及范围
各部门宣读报告
讨论
会议总结
改进措施要求
管理评审报告
管理评审报告审批
管理评审报告发放
改进措施实施
措施验证
OK
参加人员
责任部门
9.按计划的时间安排召开管理评审，各相关部门主管不得缺席
10.参加人员签到
11.首先明确说明本年度管理评审的目的、范围
12.各部门在管理评审会议上宣读各自的管理评审输入报告
13.总经理结合各部门的输入报告内容及各项资源需求及改进建议进行讨论
14.总经理做最后的会议总结，并做作出以下方面有关的任何决定、措施及相关的职责及完成期限:
a）质量管理体系及其过程有效性的改进；
b）与顾客要求有关的产品的改进；
c）资源需求。
15.根据各部门的输入报告及总经理的决定和措施要求，在管理评审会议翌日编制完成管理评审报告
16.管理评审报告编制完成当天呈交总经理审批
17.管理评审报告经总经理审批后，按管理评审报告的发放范围发放于审批当天内进行发放
18.与输出措施有关的责任部门负责按措施的完成期限落实措施并确保如期完成
19.在责任部门输出措施完成后，应在完成日内报请管理者代表对措施的有效性进行验证，对无效的措施应重新落实
5.管理评审会议记录表
6.年度管理评审部门输入报告
7.年度管理评审报告
8.管理评审输出完成情况检查表
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20.对本年度的管理评审的所有记录归档保管，并做为下一年度管理评审的输入
4.2各年度管理评审部门输入报告内容：
部门名称
输入内容
审核结果，包括第一、二、三方的审核果
顾客反馈，包括顾客满意度测量结果及产品质量反馈的重要信息
过程的业绩
产品的符合性，包括过程、产品测量和监控的结果
预防和纠正措施的状况
以往管理评审的跟踪措施
可能影响质量管理体系的变更
改进的建议
资源需求
6.1HVB/QR-03-01《年度管理评审计划》
6.2HVB/QR-03-02《年度管理评审部门输入报告》
6.3HVB/QR-03-03《管理评审通知》
6.4HVB/QR-03-04《管理评审会议记录表》
6.5HVB/QR-03-05《年度管理评审报告》
6.6HVB/Q
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