文件管理手册Word下载.docx
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本手册属于业之峰特许经营总部为加盟商提供的“特许经营配套”的其中一项,“特许经营配套”的详细内容已在特许经营合同的“附件三”中有详细规定。
未经特许经营总部授权不得已任何方式改编、传递、转录本手册。
1.手册的说明
特许经营是特许人与加盟商之间的“业务结合体”。
这是一种长期互动互惠关系,需要双方的承诺和付出,才能取得成功。
因此,加盟商和特许人首先应确立一个共同目标,在发展业务过程中双方应精诚合作,取长补短,齐心协力地为此目标作出贡献。
只有这样,“业之峰”特许经营体系才能增强实力,提高盈利,从而取得长远成功。
为了取得更高的成效,在经营业务的过程中,特许经营体系内的每一位成员都必须遵守“业之峰”所规定的营业程序、经营手法及市场策略;
彻底了解特许人的远景与目标,同心协力,朝共同的利益努力。
作为“业之峰”特许经营体系中的一员并不容易,在运营的过程中,此“手册”与加盟商手册是非常珍贵的指导手册。
它包含许多有关业之峰总部的总体思想与管理方法,以及如何切实有效的进行相互间的配合的重要资料。
如果正确运用,将有助于展开全面管理工作,使日常业务能够顺利、畅快的进行,确保业务运作有效,职业道德及专业水准得以保持。
2.手册的使用
此手册为业之峰公司无形资产的一种,受知识产权法保护,特许经营体系各成员有责任和义务小心保管这份重要文件。
业之峰特许经营总部为了达致“业之峰”特许经营体系正常运作的要求,可将此手册当作“业务运作备忘录”。
经常查阅及了解所应遵守的规定,将有助提高管理成效。
在日常管理中碰倒难题,本手册也将提供珍贵意见供参考。
特许经营总部成员在任何情况之下,都不应向“业之峰”特许经营体系以外的人透露本手册的内容详情。
每一份总部手册都有列号,这可以让“业之峰特经营总部”认明归还手册的原借户。
我们也谨此提醒特许经营总部成员,在监督加盟商履行特许经营合同时,若要了解合同中个别条款所涉及的责任与义务,应参阅合同的有关规定。
3.手册的管理
本手册的内容受版权法和业之峰总部与所有加盟商签署的合同限制。
只有以下人士有权使用本手册:
♦特许经营权特许人--也就是业之峰公司。
♦业之峰特许经营总部成员。
♦其他经业之峰特许人认可的使用者。
♦除非经由特许人书面授权,其他人都不许翻阅本手册。
3.1知识产权保护
该手册是“业之峰”的独有资产,受版权法令的保护。
本手册版权与知识产权归“业之峰”所有。
根据版权法规定,任何人都不许抄袭或复印本手册内容,也不许以口头传达、录音或其他方式将内容转告他人。
只有在特定情况下,经“业之峰”的书面认可,才可向他人透露有关资料。
本手册必须在公司妥善保存。
在任何情况下,本手册都不许拿离“业之峰”特许经营总部。
若本手册失落、遭盗窃或破坏,应该立即向业之峰报告。
上述所有的资料属机密,并对其他类似生意的竞争者来说,具有商业价值。
因此,其知识产权应随时受到该特许经营网络成员的保护。
在特许经营的管理条例下,特许经营总部成员在面对第三者时,必须保护其知识产业使用权或未来知识产权。
若成为副特许人,在与第三者签署特许经营合同的时候,特许经营总部成员必须确保对方能保护特许人的知识产权。
3.2补充及修改程序
为了面对市场的剧烈竞争,“业之峰”将不断进行市场调查,改进企业策略,开发新产品,提高生产效率,所以要不断修订运作系统。
此手册也将因此根据需要不断修订。
为使“业之峰”特许经营总部成员了解特许人最新政策,特许人将履行其义务,在必要时修订本手册。
“业之峰”也将定期检查手册,以确保整个特许经营体系所使用的手册内容保持一致。
1.目的:
对与业之峰质量管理体系有关的文件进行控制,确保各相关场所使用文件为有效版本。
2.适用范围:
适用于与质量管理体系有关的文件控制。
3.名词解释:
文书:
是指各级党政机关、企事业单位、各群众团体在各种工作活动中形成的书面材料的总和。
4.作业流程:
其他相关事项
5.作业内容
5.1文件分类及保管
5.1.1质量手册(包含了所有过程控制的程序文件),由行政部备案保存。
5.1.2公司第二级质量管理体系文件分为两类:
1部门工作手册,作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则:
包括管理标准(部门管理制度等);
工作标准(岗位责任制和任职要求等);
技术标准(国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书检验规范等);
部门质量记录文件等。
由各相关部门自行保存并报行政部备案存档;
2其他质量文件:
可以是针对特定产品.项目或合同编制的质量计划或其他标准.规范等,文件的组成应适合于其特有的活动方式。
由各相应的业务部门保存,使用。
5.1.3公司管理性文件,如各种行政管理制度.部分外来的管理文件,包括与质量管理体系有关的政策,法规文件等,由行政部保存。
5.2文件的编号
5.2.1质量管理体系文件的编号
1质量手册
公司名称代号-QM-版本/修订状态,手册中各章以章节号区分。
例如:
YZF-QM1/01,表示业之峰公司质量手册第一版第一次修订。
2质量记录:
主要使用部门代号-质量手册中的文件章节号-记录编号
XZ-5.6-01,表示行政部在质量手册中第5.6章《管理评审控制程序》中的第1个质量记录文件。
3各部门其他质量文件:
部门代号-文件顺序号-年号
例如XZ-05-2000,表示行政部于2000年发放的第5号文件。
4工艺文件:
编制部门-GF-名称
GC-GF-XX,表示工程部制定的XX操作规范。
5.2.2各部门代号规定如下:
工程部:
GC,行政部:
XZ,设计部:
SJ,人资部:
RZ,客服部:
KF,材料科:
CL,工程监理:
JL。
5.3文件的编写,审核,批准,发放。
文件发布前应得到批准,以确保文件是适宜的:
1质量手册由行政部负责组织编写,由管理者代表审核,上报总经理批准发布,由行政部负责登记、发放;
2各部门工作手册由各部门经理组织编写,汇总,由管理者代表审核,报总经理批准,行政部负责登记、发放;
3应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。
文件的发放,回收要填写《文件发放,回收记录》。
5.4文件的受控状况
文件分为“受控“和“非受控“两大类,凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控,由各主管部门按规定执行。
所有受控文件必须在该文件封面右上角加盖表明其受控状态的印章,并注明分发号。
5.5文件的更改
1质量手册由行政部组织更改,填写《文件更改申请》,经管理者代表审核,上报总经理批准后更改,由行政部发放。
行政部应保留文件更改内容的记录,并在质量手册编号及版本/状态一栏中表明现行修订状态;
2其他文件的更改由各相应主管部门指定人员进行更改,发放,处理。
如果指定其他部门审批时,该部门应获得审批所需依据的有关背景资料。
3其他文件应以其审批日期作为更改状态,并记入《文件控制清单》。
4所有被更改的原文件必须由相应主管收回,以确保有效文件的唯一性。
5.6文件的领用
1文件领用人应在《文件发放回收记录》上签名方可领用或回收旧文件。
2因破损而重新领用的新文件,分发号不变,并收回相应旧文件,因丢失而补发的文件,应给予新的颁发号,并注明已丢失的文件的分发号失效;
发放部门作好相应在发放签收记录。
5.7文件的保存,作废与销毁
5.7.1文件的保存
与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风,安全的地方;
1各部门文件由本部门保管。
行政部每半年对各部门文件保管情况进行检查;
2对受控文件,各部门应及时填写本部门使用文件的受控文体清单。
每半年应将清单副本报行政部备案,如内容没有变化,应通知行政部。
3任何人不得在受控文件上乱涂改,不准私自外借,确保文件的清晰,易于识别和检索。
5.7.2文件的作废与销毁
1所有失效或作废文件由相关部门及时从所发放或使用场所撤出,加盖“作废“印章,确保防止作废文件的非预期使用。
2为某种原因需保留的任何已作废的文件,都应进行适当的标识。
3对要销毁的作废文件,由相关部门填写《文件销毁申请》,经管理者代表批准后,由行政部授权相关部门销毁。
5.7.3文件的借阅,复制
借阅,复制与质量管理体系有关的文件,应填写《文件借阅,复制记录》,由相关部门负责人按规定权限审批后向管理人员借阅,复制。
复制的受控文件必须由资料管理人记录编号。
6.8外来文件的控制
6.8.1收到外来文件的部门,需识别其适用性,并控制分发以确保其有效。
6.8.2行政部负责收集相关国家,待业,国际标准的最新版本,统一编号,加盖受控印章,分发到相关部门使用,并把旧标准收回。
6.8.3各部门要把上述标准及其他与质量管理体系有关的文件填入“受控文件清单“,并报行政部备案。
7.1其他相关事项
7.1.1每半年由行政部组织对现有质量管理体系文件进行定期评审,各部门结合平时使用情况进行适时评审,必要时予以修改。
7.1.2对承载媒体不是纸张的文件的控制,也应参照上述规定执行。
7.1.3作为质量记录的文件应执行《质量记录控制程序》。
7.1.4工艺文件的管理也按上述条款进行。