网络发票管理系统用户手册Word文档格式.docx

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6.4软盘备份42

6.5软盘恢复44

6.6查询备份数据45

6.7操作员管理46

6.8菜单信息管理49

6.9运行日志查询50

第一章系统概述

1.1系统功能结构

青岛市普通发票防伪开具系统

参数设置

客户编码

系统初始化

发票报送

发票开具

发票领用管理

操作员管理

数据备份

数据整理

期间结转

发票统计

月度统计

年度统计

网络参数设置

系统设置

统计查询

系统维护

发票管理

图1-1普通发票防伪开具系统软件结构

1.2软件使用流程

系统初次登录

（由管理员设置口令）

系统注册

安装软件

编码设置

相关参数设置

可进入正常业务操作

图1-2软件使用流程

1.3业务操作流程

从网络或介质下载票源信息

从税务局领购纸质发票

发票开具及打印

发票信息报送

图1-3业务操作流程

第二章系统的安装、注册与登录

2.1系统运行环境

2.1.1硬件设备

计算机：

PentiumII512以上PC兼容机、内存空间不小于512MB、可用硬盘空间不小于2GB、光驱1个、鼠标1个；

针式打印机：

用于打印所填开的普通发票以及销货清单。

2.1.2软件运行环境

Windows9x/2000/XP简体中文版操作系统。

2.2系统安装

将“青岛市普通发票防伪开具系统”安装盘放入光盘驱动器，安装程序便自动运行（或者通过双击Setup.exe安装程序图标）——打开安装向导。

初次安装本系统的用户选择“完全安装”的方式；

已经使用本系统、需要进行系统升级的用户，则选择“版本升级”安装方式。

完全安装将覆盖已有的程序文件和数据文件，而版本升级则只覆盖程序文件，不覆盖数据文件，即保留现存的用户数据。

2.3系统注册

双击桌面上的“普通发票防伪开具系统”图标，或单击“开始/程序/发票管控/普通发票防伪开具系统”菜单便启动系统而打开“系统封面”，如下图所示。

图2-1系统封面

单击“系统管理”按钮，便弹出“系统管理”对话框；

输入口令后按“回车”键，若口令核对正确则“系统注册”等功能按钮被激活，如下图所示。

登录口令应该由管理员设置并掌握。

图2-2系统管理对话框

单击“系统注册”按钮，便弹出“系统注册——基本信息”对话框，如下图所示。

单击“注册信息”标签页，点击页面中的“安装注册文件”按钮，选择注册文件进行注册，如下图所示。

图2-3系统注册——安装注册文件

2.4系统登录

系统登录是系统管理的一种形式。

凡是合法操作人员，应按其操作权限级别与身份录入到本系统操作员数据库中，且每个操作员都设有自己的登录口令。

只有身份合法且口令核对正确时才可以登录本系统。

启动系统而进入系统封面后，单击“进入系统”按钮，便弹出“选择操作员”窗口，如下图所示。

图2-4操作员选择窗口

菜单栏

在“选择操作员”窗口中，直接选择操作员，输入正确密码即登录到“系统主界面”，如下图所示。

工具栏

状态栏

图2-5系统主界面

系统主界面由菜单栏、工具栏、子窗口显示平台和状态栏四部分组成。

“文件”菜单中包含四个功能模块：

系统设置、发票管理、发票统计和系统维护，各菜单项所对应的快捷按钮显示在工具栏中。

用户可从“文件”菜单或工具栏中选择相应的功能模块，系统便打开相应的子窗口,则该模块的功能菜单列于主窗口菜单栏上。

第三章系统设置

本模块主要用于对系统进行初始化和初始数据录入、设置企业基本税务信息，这是初次使用本系统时必须首先进行的操作。

另外，还可以设置各种编码数据，为填开或录入发票等业务处理做好准备。

通过点击系统主界面工具条上的“系统设置”按钮或“文件”主菜单中的“系统设置”菜单项，便可以打开“系统设置”子窗口。

该模块的功能菜单列于主窗口菜单栏上，其常用的菜单功能及基本流程则以导航图的形式显示于子窗口上，如下图所示。

图3-1系统设置模块

本模块的菜单结构如下图所示：

结束初始化

息

系统参数设置

网络参数设置

开始初始化

商品编码

客户编码

图3-2系统设置模块菜单结构

3.1系统初始化

主要功能：

建立本系统使用的全套数据库，清空所有业务数据（保留各种编码数据）；

录入系统主管姓名，使系统处于“初始设置”状态。

图3-2系统初始化对话框

在“系统初始化”对话框中，按提示输入如下信息：

①．主管姓名：

直接输入姓名，最大长度为4个汉字；

②．初始税务年份和初始税务月份：

由用户输入具体的开帐年份（须为四位）和月份；

③．结帐日：

由系统自动生成，‘0’表示月末结账。

2说明：

①．初次安装本软件后，必须首先使用本功能；

而使用本软件进行了一定时间的业务处理之后，切勿轻易使用本功能。

只有当原来的业务数据有误且无法通过备份数据恢复时才能使用本功能。

②.因本功能涉及到数据安全性问题，故只能由系统主管操作。

系统在进行了“开始初始化”操作后，只能进行初始设置及系统维护工作，不能进行发票管理等业务处理。

当初始数据设置完毕，可以通过“结束初始化”菜单功能使系统进入“正常处理”状态。

3.2企业税务信息

用于录入本单位基本税务信息、开票机信息。

图3-3企业税务信息对话框——基本信息

图3-4企业税务信息对话框——开票机信息

2说明

①．“企业名称”、“纳税登记号”与“开票机号码”已在系统注册时填写，其余各项信息按提示直接填写即可。

②．发票填开界面上的“销方信息”便取自此处录入的基本信息数据，须认真正确地填写。

③．对于主开票机，需要在此处设定分开票机的数量。

3.3网络参数设置

用于录入连接税局网络地址。

图3-5网络参数设置窗口

3.4编码设置

该主菜单包含二个子菜单：

“客户编码”和“商品编码”，可以在这里设置编码信息，在填开发票页面系统也可以自动保存编码信息。

从而省去了重复录入的麻烦。

“客户编码”和“商品编码”为变长分级编码，用树状结构表示和管理编码族，编码设置以及其它信息的录入方法都相似；

“增值税税目编码”为定长（四位）分级编码，而且在软件安装时，已经带有标准的编码数据，用户只需在此基础上进行增、删或稍加修改即可；

“普通发票类别编码”为定长（十位）无级编码。

下面仅以“客户编码”，说明编码信息的录入方法。

图3-6客户编码设置窗口

窗口左侧为“编码族管理器”，以树状结构表示编码级别，并可以通过其左上角的弹出菜单对编码族进行整族管理；

窗口右侧为数据表格，显示客户信息，即在此处增加客户或修改客户数据。

增加新客户——例如增加一个海口市的客户：

可以首先在左侧选择“海口”一族，则右侧只显示海口的客户，然后把焦点移至右侧，利用工具条上的“+”按钮或键盘上的“↓”方向键增加一条新记录，该记录的“编码”自动生成为‘0001003’（用户可以自行修改），其它各项数据由用户直接填写（输入要求及方法可以查看联机帮助）。

删除客户——例如删除海口地区的‘0001003’客户：

可以首先在左侧选择“海口”一族，然后在右侧选中‘0001003’这条记录，利用工具条上的“-”按钮即可将其删除。

注：

在右侧数据表格中只能删除末级编码。

编码族管理——利用编码族管理器（如下图所示）可以对任一编码族进行如下操作：

首先选中一个编码族（例如‘海口’），然后点击编码族功能菜单，利用“编码族增位”菜单项可以将海口一族的所有客户编码增加一位（例如，‘0001001’变为‘00010001’），相反，“编码族减位”则将编码减少一位；

利用“编码族删除”菜单项可以将本族客户信息全部删除。

另外，利用“显示编码”和“显示名称”菜单项可以切换整个树状结构的显示内容。

弹出菜单

关闭管理器

编码族重建

图3-7编码族管理器

保存编辑结果：

当客户信息编辑完毕，点击图3-6工具条上的“退出”按钮，便弹出“是否保存数据修改结果”的提示，此时选择“是”，便保存数据。

说明

①．建立客户编码库，不仅可以方便地管理客户信息，而且还可以在开票时作为“购方信息”的录入参照，从而提高效率且避免错误。

②．客户编码信息可以不在此维护，在发票填开时系统可以自动保存客户信息。

第四章发票管理

本模块用于管理普通发票的领用存信息、开具和打印普通发票；

查询、作废所开发票、发票报送以及期间结转等功能。

是本软件的核心业务。

通过点击系统主界面工具条上的“发票管理”按钮或选择“文件”主菜单中的“发票管理”菜单项，便可以打开“发票管理”子窗口。

该模块的功能菜单列于主窗口菜单栏上，其常用的菜单功能及基本流程则以导航图的形式显示于子窗口上，如下图所示：

图4-1发票管理模块

报送处理

打印格式

领用管理

普通发票领用

介质报送结果读入

发票文本报送

普通发票打印格式

发票查询

发票作废

发票填开

普通发票库存查询

图4-2发票管理功能模块菜单结构

4.1发票领用管理

用户将每次从税务局已领购的普通发票卷信息以介质或网络方式读取到本系统，而后由系统自动记录发票库存情况；

用户可以对发票信息进行查询，也可以对整卷未开发票进行作废或退回的处理。

4.1.1网络读取

当用户使用网络方式获取票源时。

操作步骤：

【第一步】切换到“系统设置”模块，点击菜单“系统初始化-网络参数设置”，打开网络参数设置窗口，输入从税局获取的登录网址即可。

【第二步】点击“发票管理/领用管理/普通发票领用”菜单项，首先选取“网络票源请求”，用于发送下载票源信息请求，

【第三步】点击“发票管理/领用管理/下载票源结果”获取普通发票票源信息，将请求的网络票源下载到本机中。

图4-3网络方式获取票源信息

4.1.2介质读取

当用户使用介质读取方式获取票源时

【第一步】点击“发票管理/领用管理/普通发票领用”菜单项，选择“从介质读取”，或者直接点子窗口上的“介质读取”快捷按钮，便打开选择文件对话框。

【第二步】在对话框中根据票源文件路径选择从税局获取的票源文件，选中票源文件后点击“打开”按钮，便将票源信息读取到系统中。

图4-4从介质读取发票

4.1.3普通发票库存查询

【第一步】点击“发票管理/领用管理/普通发票库存查询”菜单项，系统弹出“普通发票库存查询”子窗口。

【第二步】在“普通发票库存查询”子窗口中选择一个所要查询的发票类别，然后切换到“发票卷”页面，便可以查询发票库存。

如图4-5、图4-6。

图4-5普通发票库存查询—发票类别

图4-6普通发票库存查询—发票卷

【第三步】用户可以在“发票卷”页面点击“退回”、“作废”或“号码”按钮将已有的发票卷作整卷退回或作废处理或重新设置发票卷的未用起始号码为发票起始号码。

%注意：

①．未填开过的发票卷可以整卷退回，而已填开过的只能作废处理。

②．点击本窗口工具条上的“退回”或“作废”按钮，系统便给该卷发票加上相应的标志并且其“剩余份数”将重置为零，此操作可以逆转。

③．对于已做过退回或作废处理的发票卷，当被选中时，“退回”或“作废”按钮处于“下沉”状态，若要取消退回或作废操作，只要再次点击该按钮使其恢复原状态即可。

④．重新设置起始号码后，新的起始号之前的未用号码将不能用，此功能请谨慎操作。

4.2发票填开

企业用来填开和打印各种发票，可以填开的发票种类包括商品销售统一发票、加工修理修配统一发票、二手车销售统一发票、机动车销售统一发票、农产品收购发票、出口货物发票、工业销售统一发票、税务代开统一发票、专业市场商品零售统一发票、粮食收购统一发票、粮食销售统一发票和废旧物资收购统一发票十二种发票类型。

发票填开功能是一机多票开票子系统的核心功能。

税务部门根据企业所需发票类型将发票发售给企业用户，用户根据需要填开发票。

下面通过一个例子来说明怎样填开一张正数发票。

其主要操作步骤如下。

【第一步】点击“发票管理/发票开具/普通发票填开”菜单项或子窗口上的“发票填开”快捷按钮，首先弹出‘普通发票类别选择’窗口，如下图所示。

图4-7选择发票类别

在选择发票种类时，注意每种发票的“最大开具行数”，因为不同种的发票的“最大开具行数”不同。

【第二步】选择“青岛市商品销售统一发票（电脑版）”，点击“下一步”按钮，弹出‘选择发票卷号’窗口，如下图所示。

图4-8选择发票卷号

【第三步】选择好之后点击“下一步”按钮出现“发票号码确认”对话框。

图4-9发票号码确认对话框

用户应首先核对打印机上实际发票号码是否与该提示框所给出的发票号码一致，只有二者一致才可以点击“确认”按钮。

2说明：

①．在填开各种发票时，系统自动根据所要开具的发票按顺序弹出同种类待开具发票号码确认窗口。

②．当系统具有多卷同种类发票时，默认按卷号顺序调用发票。

即当前一卷发票开具完后，系统自动调出下一卷同种类发票进行填开。

而打开“普通发票填开”界面，该窗口的格式与实际票面格式基本相同，如下图所示。

其中，发票类别、发票号码、开票日期以及销方信息由系统产生，用户只需填写购方名称和商品信息。

【第三步】点击上述提示框中的“确认”按钮，系统弹出“商品销售发票填开”窗口，如图4-10所示，该窗口的格式与实际票面格式基本相同。

2说明

①．由于发票的种类不同，发票的样式也会有所不同。

②．发票类别、发票号码、开票日期以及销方信息由系统产生。

图4-10普通发票填开界面

2发票填开窗口结构说明：

①.工具条：

具有通用的功能按钮和数据编辑键（请参阅第八章）。

另有几个开票窗口所特有的专用功能按钮，将陆续介绍其用途。

②.发票填开界面：

由于发票种类不同，所以组成部分有所不同，但大致以以下三个主要组成部分：

●购方（客户）信息区域：

用于填写购方有关信息。

●商品信息区域：

用于填写所售商品详细信息以及清单和折扣等。

●其它信息：

销售方（本单位）信息、发票号码、开票日期、密文、备注栏、开票人、复核人等。

这些信息除备注之外，皆由系统生成，无需用户填写。

③.状态条：

显示本张发票的价税状态、商品行的编辑状态等。

【第四步】填写购方信息，方法如下：

1．客户编码库中取数据：

根据不同的发票种类

第一种：

点击“客户名称”编辑框右侧的“

”按钮，便弹出“选择用户信息”窗口，如图4-11所示。

选取一个客户，然后双击或点击工具条上的“选择”按钮，则本条客户信息便写入发票界面的购方信息栏。

在“选择客户信息”窗口的工具栏中的“名称”编辑框中输入企业名称，系统进行模糊匹配，把符合的企业信息在下列框中显示出来。

图4-11选择客户信息窗口

第二种：

点击“购货方”编辑框右侧的“

”按钮，便弹出“用户编码选择”窗口，如图4-12所示。

图4-11客户编码选择窗口

②．直接填写：

“名称”项最大长度为50个汉字，但考虑到打印空间有限，最好不要超过33个汉字；

“纳税人登记号”可以为15位、18位或20位的数字或字母；

“地址电话”与“银行账号”均可打印50个汉字。

●填写客户名称：

点击该编辑框中的“

”按钮打开“客户编码表”，从中选择“青岛航天信息有限公司”。

如果所要的客户信息不存在，则可以在发票的“客户名称”编辑框中直接填写，当发票保存后，系统会同时保存客户资料（纳税人识别号可以不填），如果不想保存客户资料，可以把“保存客户信息”前面的对勾去掉。

图4-12选择收购方名称—客户编码选择

图4-13填写收购方名称

【第五步】填写商品信息，具体操作方法分为以下几种情况：

不带清单和折扣的发票：

1．点击“商品名称”编辑框右侧的按钮，便弹出“选择商品”窗口，用户可从中选取一种商品，然后双击之或点击工具条上的“选择”按钮，则本条商品的名称、规格型号、单位、单价和税率等信息便写入发票界面的商品信息行。

其中的“单价”数值可以修改。

2．在“数量”一栏填写销售本商品的数量，然后点击工具条上的“√”生效按钮，或将光标移到下一行，系统会自动计算出金额、税额和价税合计金额。

①．商品行中的“数量”和“金额”两项之一须由用户填写，若只填写一项，则另一项通过与“单价”的计算自动得出；

若两项都填写，则“单价”项将通过这两项的计算而自动得出。

“税额”项则由系统自动算出，无法修改。

②．可以通过工具条中的数据编辑键插入或删除商品行，亦可以通过键盘上的向下方向键“”增加一行商品信息，但总行数不能超出本类别发票所允许的最大开具行数。

③．第一行商品的“税率”决定了本张发票的税率，再填写其它商品行时，从“商品编码选择”窗口中只能选到该税率的商品，这就避免了输入错误。

带折扣的发票：

1．利用第一种填开商品信息的方法开具若干行商品后，首先选中欲加折扣的某个商品行或多行商品行的最后一行，然后点击工具条上的“

”按钮（若本商品行处于编辑状态或不允许加折扣则该按钮被禁用），便弹出“折扣”对话框，如图5-31所示。

商品加折扣对话框

2．在此窗口的折扣行数框中填写从当前选中行向上几行（含本行）商品需要统一加折扣，然后在折扣率或折扣金额处输入所要折扣的数值，确认后即可对一行或多行商品加折扣。

例如，在折扣行数处输入“3”，则代表从当前选中行向上的3行商品（含本行）都按本折扣率或折扣金额进行折扣。

①．当某一行商品加折扣之后，便不允许修改。

若需要修改，应先将折扣行删除，待修改完毕再加折扣。

商品行与它的折扣行之间不允许插入其它记录。

②．每一个商品行都可以加折扣，也可以对多行商品统一加折扣。

③．如果是对多行商品统一加折扣，商品名称处将标识统一加折扣的行数，折扣行也算在商品总行数之内。

第三种：

带销货清单的发票：

1．点击工具条上的“

”按钮，便弹出“销货清单填开”窗口，如图5-32所示。

图5-32销货清单填开窗口

2．利用第一种填开商品信息的方法将清单填写完毕，点击工具条上的“退出”按钮，返回到发票填开界面。

此时，商品信息表中出现“清单行”，所有栏目则不允许修改。

①．每一张发票只允许填写一张销货清单。

②．发票上只有一条详见销货清单的记录，显示清单中所有商品的合计金额和税额，在发票上不能再开具其它商品。

【第六步】填写销方信息：

销方信息中企业名称、纳税人登记号和地址、电话均由系统自动从金税卡和系统参数设置中的企业税务信息中提取，开票时不能修改，只有开户行及账号可以修改。

如果该企业有多个账号，可以点击开户行及账号右侧的箭头，从多个账号中任选一个即可。

【第七步】打印发票：

当发票填写完毕且检查无误时，请点击工具条上的“

”按钮，则系统首先将所开发票信息记入金税卡与开票子系统数据库，随后便弹出“发票打印”对话框，在此处，可以设置纸张打印边距、预览打印效果、实施打印，也可以取消打印（待以后在进行发票查询时打印）。

①.开具各种发票时，一张发票只能录入同一种税率的商品。

②.所填开的发票一经打印无法修改。

因此，在填开之初应仔细比对系统给出的发票类别与号码与打印机上安装的纸质发票是否完全一致；

在填写数据时应尽量避免错误。

若出现问题，只能将该发票作废，然后重新填开。

③．在发票填开时，只能打印发票。

可以在发票查询过程中的“打印”按钮选择需要打印的“发票”、“销货清单”和“发票列表”三种信息。

①.发票填开界面工具条上的“

”按钮是“含税价”和“不含税价”的状态切换按钮，当处于上浮状态时，发票上商品行的“单价”、“金额”与“合计金额”值都显示为不含税；

将该按钮按下，则显示为含税价态（见发票上单价和金额栏上的标识或发票窗口下端的状态条提示）。

该按钮主要是为方便操作人员开票习惯而设置的，最终打印的发票是按国家统一规定的形式。

②.发票填开界面工具条上的“

”按钮是用来进行发票复制的，当要填开的发票与以前曾经开过的同种类发票内容全部或部分相同，则可利用该按钮将原有发票数据复制到本张发票，这样既可以提高速度又避免了重复劳动。

其具体操作方法如下：

a.在发票填开界面直接点击该按钮，便弹出“发票复制”窗口，窗口中只显示和待开发票是同种类的已开发票，如图5-31所示。

图5-31发票复制窗口

b.在此窗口上选中所要复制的发票，如果发票上的客户信息和商品信息需要全部复制，双击之或点击“选择”按钮，则所选发票内容便复制到当前发票；

如果只复制发票上的商品信息，而不需要复制客户信息，则点击工具条上的“

”按钮，则弹出选项设置窗口，如图5-32所示，去掉“客户信息”前的选中按钮，“确认”后再点击“选择”按钮，则只将商品信息复制到本张发票上。

图5-32设置复制选项窗口

③．发票填开界面工具条上的“

”按钮是用来对开具农产品收购发票时进行发票地址栏信息的编辑，点击“地址”按钮后弹出“编码维护”的子窗口，如图4-22编码维护的窗口。

a.在地址编码选项卡中可以查询、保存、删除和刷新地址信息。

其中“省/直辖市”和“市”对话框中信息是系统默认的信息，用户只能选择不能修改，用户可以根据需要在“县（区、市）”、“乡（镇）”和“村”的相应对话框中输入或选择地址信息。

输入地址信息后点击“查询”按钮，系统将符合条件的信息在下面的表格中显示，如果没有符合条件的查询信息则下面表格中为空；

用户输入完整的地址信息后，点击“保存”按钮，系统将地址信息保存到数据库中，否则提示“输入信息不完整”提示框；

如果在表格中选中一条地址信息，然后点击“删除”按钮，系统弹出“地址信息删除提示”对话框，点击“确认”则进行删除，点击“放弃”则取消删除操作，如图4-23；

点击“刷新“按钮，则刷新数据库信息。

b.

●填写商品信息：

通过点击“商品名称”栏目中的“

”按钮而打开“商品编码表”，从中选择所需要的商品并双击之或点击工具条上的“选择”按钮，则该商品的基本信息便自动写入发票界面，用户只需填写“数量”或修改“单价”，系统自动计算“金额”及“合计金额”。

可以利用工具条上的“+”按钮或键盘上的“↓”方向键增加多个商品，利用工具条上“-”按钮删除一