工程部文档图纸合同管理制度Word格式.docx
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G册：
计划管理
总进度控制计划及评审记录（G1）
施工图纸交付计划（G2）
承包单位进场计划（G3）
甲供材料进场计划（G4）
资金使用计划（G5）
总进度计划（施工单位）（G6）
月计划（施工单位）（G7）
周计划（施工单位）（G8）
H册：
作业指导书
工程管理指导书（H1）
成本管理指导书（H2）
技术交底记录（H3）
Ｉ册：
材料设备管理
封样登记一览表（I1）
收（调）料单（I2）
设备调试验收记录（I3）
J册：
进度款支付
工程进度款审批单（J1）
物资进度款审批单（J2）
扣款通知单（J3）
奖/罚款通知单（J4）
K册：
会议纪要
公司每月工程例会纪要（K1）
公司现场工作协调会纪要（K2）
甲方召集专题会议纪要（K3）
项目经理部内部会议纪要（K4）
L册：
后勤管理
考勤表（L1）
项目部固定资产登记表（L2）
其他文件（L3）
3.文件索引目录
项目部文件按上述方法进行分类，并在电脑中建立excel清单目录便于随时检索。
清单中需注明存档日期及存放地点等要素便于快速寻找。
4.文件夹标签
文件须以文件夹分类存放，文件夹侧面以标签进行标识。
标签上须标明项目名称、卷目名称及卷目编号。
各文件夹按卷目编号进行排放。
移交公司文件
工程完工后项目部需将上述十二册内容分别向公司及相关营运部门、物业等进行移交。
二、文档管理办法
1.收文管理
1）项目部任何内外文件往来均要求通过项目秘书进行中转，项目部成员带回文件时，应首先交至项目秘书处。
2）秘书收到文档后需按要求进行登记、扫描存档或流转处理等后续工作。
3）外部单位来函、会议纪要流转程序。
秘书收文后，a）按照公司文档编号原则进行编号、扫描电子版存档、原件存档。
b）制作复印件并加盖流转章，项目部所有成员传阅后在流转章相应部位签署。
c）项目经理在跟踪责任人栏内指定项目部成员负责跟踪或拟定回函。
4）档案交接管理：
任何个人不得据为己有或者拒绝文件材料归档，不得擅自带走或销毁任何档案。
接收部门应将档案与清单仔细核对后签署接收。
5）与其他部门共同参与事项所形成的档案材料，由主办部门负责档案的收集、整理、归档，并做好部门资料备查交接工作。
项目部秘书应主动向协同部门取得完整的档案资料进行存档，涉及到公司存档的，应做好记录便于调阅。
2.发文管理
1）拟发出的文档需根据公司审批权限要求进行流转会签。
2）会签完成后，秘书进行编号并通知对方收件人。
3）签收应签署于原件上，并在专门的签收单上签署。
签收单内容须与文件主题相符，并需为打印字体，应避免采用手写标题。
4）秘书需要求对方合同内指定的文件签收人签署文件，避免代签。
如指定的签收人无法到场，应做好记录后，与对方约定进行补签。
5）上述工作完成后，项目秘书将扫描件、原件及目录进行更新/存档。
3.归档文件的要求：
1）办理完毕的正式文件、审批文件及文件草拟修改稿，审批流程完整有效，无漏签、越级现象；
文件内容正确有效，无明显低级错误。
2）文件书写和载体材料应耐久保存；
3）必须是具有保存利用价值；
4）必须经过系统整理，完整地反映了历史活动的全过程，保持文件之间的有机联系；
三、合同存档管理
1：
档案管理按照公司和相关部门（项目部）两级管理的原则进行。
2：
现场项目部必须完整保存所有与本部门工作职责相关的合同。
项目秘书处保存底稿一份，相关工程师如需在日常工作中随时调阅，可申请加印副本或取得电子版扫描件。
3：
为保证合同的顺利执行和便于监控合同执行过程，所有工程合同必须在签署完成后，向监理移交一份（根据需要，可请成本部专门制作无金额版本）。
4：
合同执行前，需充分落实条款讲解制度。
项目部相关人员可申请由成本部、造价顾问、法律部等相关部门对重要合同条款进行交底，并形成纪要。
新员工到岗后，需首先对已签订的合同条款进行熟悉，方可上岗开展工作。
5：
在合同审批通过、经签字盖章后，项目部应按照公司文档编号原则，对公司留存的合同及审批表进行统一编号存档，便于查询。
6：
秘书编号完毕后，应将合同审批表、合同文本通过扫描或取得电子版存入电脑，通过办公自动化系统实现共享，以方便有关人员在付款办理和审核时查阅。
7：
项目部主导的考察入围、评标、定标的过程文件，必须全数保存。
不论投标单位是否中标，相关过程文件均必须在合同签订后一并整理成册，向公司进行移交。
四、图纸及设计变更存档管理办法
1.项目体全员都需明确：
图纸管理是项目品质管理、成本管理的核心。
2.施工图首先是合同执行的依据，也是后续材料采购、其他专业设计深化、营运部门工作的依据。
任何对施工图的变更，都有可能导致不可控的违约、索赔风险，务必高度重视。
3.经公司设计部确认的施工图下发后，项目秘书应首先做好收件日期登记、图纸内容及版本登记，并会同相关专业工程经理/工程师核对是否有缺漏等现象，核对完成后在图纸背面加盖收图日期章。
4.项目秘书处图纸最低存档要求：
a）当图纸已被加盖审图章时，至少存档两套。
另两套分发至总包、监理。
当现场有需求时，需提请设计部加晒。
b）当图纸未加盖审图章时，至少存档一套。
5.图纸收到后应联系打印公司将图纸进行扫描存档。
设计变更单发至项目部后，项目秘书需会同专业工程师/经理对底图进行更新，将变更单与被变更的图纸装订一处存档，变更单涉及到多份底图时，应要求设计部加晒，并分别装订。
6.经审批完成的深化图纸，应随同原专业图纸一同存档，升版的设计深化图按施工蓝图存档要求进行登记保存。
7.施工单位填报的技术核定单按如下要求进行管理：
a）核定单如仅仅涉及到施工工艺调整，不涉及图纸变更的，按照连续编号原则，经公司审批后予以存档、执行。
b）核定单如涉及到图纸变更，仅允许作为临时的施工检查依据进行审批，在审批完成后，应联系设计部及设计院，及时签发变更单予以覆盖。
c）技术核定单必须经公司成本、工程、设计等部门会审完成后方可签发存档，否则不得作为施工依据。
附表:
上海市建设项目（工程）竣工档案归档范围
类别
顺序
文件材料名称
备注
一、前期文件材料（原件或复印件）
A
立项文件
1
项目建议书的批复、请示（立项申请报告及批复）
2
项目建议书
3
可行性研究报告（或备案）的批复、请示
4
可行性研究报告
5
项目评估文件（环境影响评估报告）
6
计划任务书及计划任务书的批复
7
关于立项有关的会议纪要、领导讲话等相关文件
B
选址文件
项目选址意见通知书
建设项目选址的批复
建设项目选址的请示或报告
C
规划文件
控制性详细规划的批复
详细规划说明书及图纸
D
用地文件
建设用地规划许可证的通知
建设用地规划许可证及附件
建设用地批准书
工程征用、划拨土地的通知及征用、划拨土地的请示
征地明细表
国有土地使用证或国有土地使用证转让、抵押等文件
土地转让合同及备案登记证明
8
土地出让合同
9
土地勘察定界报告书
E
动拆迁文件
动拆迁许可证
支拆迁协议书、合同
房屋补偿金额审核单
房屋产权及有关证明
房屋调配报批表
试看房屋同意签证
动拆迁居民登记调查汇总材料、拆迁安置意见、文字等相关文件
F
申照文件
建设工程规划许可证及附件
环保、卫生、人防、交通等审核意见单
建设工程灰线复验
建设工程施工许可证等相关的工程报建、报监文件
G
招投标文件
市招标办授权管理通知
中标通知书（勘察、设计、监理、施工）
上海市建设工程招标办事流程表（勘察、设计、施工、监理）
上海市建设工程IC卡
招标文件、工程量清单、报批表（勘察、设计、施工、监理）
投标单位资质审核资料（勘察、设计、施工、监理）
招标文件答疑纪要（勘察、设计、施工、监理）
送审标底、核查标底（勘察、设计、施工、监理）
开标情况汇总表（勘察、设计、施工、监理）
10
询标记录（勘察、设计、施工、监理）
11
评标过程的有关资料（勘察、设计、施工、监理）
12
决标情况汇总表（勘察、设计、施工、监理）
13
中标单位标函（勘察、设计、施工、监理）
14
未中标通知书（勘察、设计、施工、监理）
15
有关法定代表人证明或委托代理人证明或联建协议
16
委托代理招标协议（勘察、设计、施工、监理）
17
资金落实证明
18
查处资料（含处罚决定书、处罚经过、处罚结果）
H
测绘文件
地形测量和拔地测绘成果报告、测绘委托合同等相关文件
I
其他
二、设计文件材料（原件或复印件）
设计合同、勘察合同
设计计算书或代保管证明书
设计（概）预算书
工程水文、地质、勘察报告及地质图
建设工程施工图设计文件审查合格书
方案设计审定通知书及审查意见等相关文件
三、监理文件材料
监理合同
监理规则、监理实施细则
设计交底与图纸会审会议纪要
监B1监理工程师通知单
监A6监理工程师通知回复单
监C1监理工作联系单
监C2工程变更单及附件
监A1工程开工/复工报审表
监B2工程暂停令
监A2施工组织设计（方案）报审表
监A3分包单位资格报审表
监A4报验申请表
监A5工程款支付申请表
监B3工程款支付证书
监A7工程临时延期申请表
监B4工程临时延期审批表
监B5工程最终延期审批表
监A8费用索赔申请表
19
监B6费用索赔审批表
20
监A9工程材料、构配件、设备的质量证明文件
21
监A10工程竣工报验单
22
测量核验资料
23
工程进度计划
24
检查试验资料
25
隐蔽工程验收资料
26
27
来往函件
28
监理日记
29
监理月报
30
质量缺陷与事故的处理文件
31
分部工程、单位工程等验收资料
32
竣工结算审核意见书
33
工程质量评估报告等专题报告
34
监理工作总结
35
一
土建工程
施工合同及预算
工程概况
分项、分部工程质量验收证明书（基础、主体）
A-1施工组织设计（质量计划）审批表
A-2施工组织设计修改审批表
A-3施工组织设计
A-4其他规范、规定要求的施组内容
B-2建设工程质量人员从业资格审查表
B-3建设工程特殊人员上岗证审查表
B-4工程地质勘探报告
B-5建设工程开工报告
B-6建设工程复工报告
B-7建设工程竣工报告
设计变更依据性文件对照表
B-8图纸会审设计交底纪要
B-9技术核定单
17
B-10设计变更通知
B-11地基验槽记录
B-12技术质量交底记录
B-13建（构）筑物测量复核单
B-14-1建（构）筑物沉降观测成果
B-14-2建筑工程沉降观测点、基准点、专用水准点平面位置布置图
B-15垂直测量成果表
隐蔽工程验收记录汇总表
B-16隐蔽工程验收记录
B-17工程技术复核单
B-18施工现场质量管理检查记录
B-19混凝土浇灌令
B-20泼水检验记录表
B-21楼地面管道盛水记录表
B-22屋面天沟蓄水、四周淋水试验检验记录表
B-23住宅垂直集中排烟气系统检查表
B-24工程质量一般事故报告表
B-25工程质量重大事故报告表
B-26工程质量保修书
36
B-27施工日记
37
B-29其他资料
38
C-1砂浆试块抗压报告汇总表
39
C-2砂浆试块抗压强度试验报告
40
C-3砂浆试块抗压强度统计评定表
41
C-4商品砂浆质量说明书
42
C-5混凝土试块抗压报告汇总表
43
C-6混凝土试块抗压强度试验报告
44
C-7混凝土试块数理统计评定表
45
C-8混凝土试块非数理统计评定表
46
C-9混凝土同条件养护试块抗压强度报告汇总表
47
C-10混凝土同条件养护试块抗压强度试验报告
48
C-11混凝土同条件养护数理统计评定表
49
C-12混凝土同条件养护非数理统计评定表
50
C-13混凝土抗渗试验报告汇总表
51
C-14混凝土抗渗试验报告
52
C-15混凝土非破损检测报告
（一）
（二）
53
C-16混凝土配合比通知汇总表
54
C-17混凝土配合比通知
55
C-18混凝土质量证明书汇总表
56
C-19混凝土质量证明书（含准用证）
57
C-20混凝土坍落度测定记录
58
C-21混凝土构件质量证明书汇总表
59
C-22混凝土构件质量证明书
60
C-23砂垫层环刀测定报告
61
C-24回填土击实试验测定报告
62
C-25钢材质量证明书、复试报告汇总表
63
C-26钢材质量证明书（含准用证）
64
C-27钢材试验报告
65
C-28钢材化学分析试验报告
66
C-29钢筋焊接试验报告汇总表
67
C-30钢筋焊接试验报告
68
C-31钢筋机械连接拧紧扭矩值测定记录
69
C-32水泥质量证明书、复试报告汇总表
70
C-33水泥质量证明书（含准用证）
71
C-34水泥检验报告
72
C-35砌体质量证明书、复试报告汇总表
73
C-36砌体材料质量证明书（含准用证）
74
C-37砌体材料检验报告
75
C-38粗骨料质量证明书、复试报告汇总表
76
C-39粗骨料质量证明书（含准用证）
77
C-40粗骨料检验报告
78
C-41细骨料质量证明书、复试报告汇总表
79
C-42细骨料质量证明书（含准用证）
80
C-43细骨料检验报告
81
C-44木制品质量证明书
82
C-45门窗质量证明书
83
C-46门窗发难检测试验报告
84
C-47金属构件质量证明书汇总表
85
C-48金属构件质量证明书
86
C-49防水材料质量证明书、复试报告汇总表
87
C-50防水材料质量证明书（含准用证）
88
C-51防水材料检验报告
89
C-52烟道质量证明书汇总表
90
C-53烟道质量证明书
91
C-54焊接材料质量证明书汇总表
92
C-55焊接材料质量证明书
93
C-56玻璃质量证明书汇总表
94
C-57玻璃质量证明书
95
C-58饰面材料质量证明书汇总表
96
C-59饰面材料质量证明书
97
C-60饰面材料检验报告
98
C-61预应力钢材质量证明书、复试报告汇总表
99
C-62预应力钢材质量证明书
100
C-63预应力钢材质量复试报告
101
C-64预应力钢筋锚具、夹具质量证明书、复试报告汇总表
102
C-65预应力钢筋锚具、夹具质量证明书
103
C-66预应力钢筋锚具、夹具复试报告
104
C-67施工现场预应力张拉记录
105
C-68外墙屋面保温隔热材料质量证明书汇总表
106
C-69外墙屋面保温隔热材料质量证明书（含准用证）
107
C-70室内环境检测报告
108
C-71其他资料
109
D-1单位（子单位）工程质量竣工验收记录
110
D-2单位（子单位）工程质量控制资料核查记录
111
D-3单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录
112
D-4单位（子单位）工程观感质量检查记录
113
D-6地基与基础分部（子分部）工程质量验收记录
114
D-7主体结构分部（子分部）工程质量验收记录
115
D-8建筑装饰装修分部（子分部）工程质量验收记录
116
D-9建筑屋面分部（子分部）工程质量验收记录
117
D-10分项工程质量验收记录
118
D-11检验批质量验收记录
119
D-12质监机构签发质量不合格项目通知（含整改单、停工单）
120
D-13质量整改报告及复查意见
121
D-17其他资料
122
施工小结
123
二
围护结构工程
分项分部工程质量验收证明书
建设工程开工报告
建设工程竣工报告
A-1施工方案审批表
A-2施工方案修改审批表
A-3围护结构专项施工方案
A-4规范、标准规定的其他内容
B-1工程地质勘探报告
B-2图纸会审设计交底纪要
B-3工程联系单
B-4技术核定单
B-5设计变更通知
B-6技术质量交底记录
B-7建（构）筑物测量复核单
B-8监测资料
B-9隐蔽工程验收记录
B-10工程技术复核单
B-11混凝土浇灌令
B-12工程质量一般事故报告表
B-13工程质量重大事故报告表
B-14施工日记
B-15规范、标准规定的其他内容
C-1混凝土试块抗压强度试验报告汇总表
C-2混凝土试块抗压强度试验报告
C-3混凝土抗渗试验报告汇总表
C-4混凝土抗渗试验报告
C-5混凝土配合比通知汇总表
C-6混凝土配合比通知
C-7混凝土质量证明书汇总表
C-8混凝土质量证明书（含准用证）
C-9混凝土坍落度测定记录
C-10混凝土构件质量证明书汇总表
C-11混凝土构件质量证明书
C-12钢筋质量证明书、复试报告汇总表
C-13钢筋质量证明书（含准用证）
C-14钢筋复试报告
C-15钢筋焊接试验报告汇总表
C-16钢筋焊接试验报告
C-17水泥质量证明书、复试报告汇总表
C-18水泥质量证明书（含准用证）
C-19水泥检验报告
C-20砌体材料质量证明书、复试报告汇总表
C-21砌体材料质量证明书（含准用证）
C-22砌体材料检验报告
C-23粗骨料质量证明书、复试报告汇总表
C-24粗骨料质量证明书（含准用证）
C-25粗骨料检验报告
C-26细骨料质量证明书、复试报告汇总表
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