工程部文档图纸合同管理制度Word格式.docx

1、G册：计划管理 总进度控制计划及评审记录（G1） 施工图纸交付计划（G2） 承包单位进场计划（G3） 甲供材料进场计划（G4） 资金使用计划（G5） 总进度计划（施工单位）（G6） 月计划（施工单位）（G7） 周计划（施工单位）（G8）H册：作业指导书 工程管理指导书（H1） 成本管理指导书（H2） 技术交底记录（H3）册：材料设备管理 封样登记一览表（I1） 收（调）料单（I2） 设备调试验收记录（I3）J册：进度款支付 工程进度款审批单（J1） 物资进度款审批单（J2） 扣款通知单（J3） 奖/罚款通知单（J4）K册：会议纪要 公司每月工程例会纪要（K1） 公司现场工作协调会纪要（K2）

2、甲方召集专题会议纪要（K3） 项目经理部内部会议纪要（K4）L册：后勤管理 考勤表（L1） 项目部固定资产登记表（L2） 其他文件（L3）3.文件索引目录项目部文件按上述方法进行分类， 并在电脑中建立excel清单目录便于随时检索。清单中需注明存档日期及存放地点等要素便于快速寻找。4.文件夹标签文件须以文件夹分类存放，文件夹侧面以标签进行标识。标签上须标明项目名称、卷目名称及卷目编号。各文件夹按卷目编号进行排放。移交公司文件工程完工后项目部需将上述十二册内容分别向公司及相关营运部门、物业等进行移交。二、文档管理办法1.收文管理1） 项目部任何内外文件往来均要求通过项目秘书进行中转，项目部成员带

3、回文件时，应首先交至项目秘书处。2） 秘书收到文档后需按要求进行登记、扫描存档或流转处理等后续工作。3） 外部单位来函、会议纪要流转程序。秘书收文后，a）按照公司文档编号原则进行编号、扫描电子版存档、原件存档。b）制作复印件并加盖流转章，项目部所有成员传阅后在流转章相应部位签署。c）项目经理在跟踪责任人栏内指定项目部成员负责跟踪或拟定回函。4） 档案交接管理：任何个人不得据为己有或者拒绝文件材料归档，不得擅自带走或销毁任何档案。接收部门应将档案与清单仔细核对后签署接收。5） 与其他部门共同参与事项所形成的档案材料，由主办部门负责档案的收集、整理、归档，并做好部门资料备查交接工作。项目部秘书应主

4、动向协同部门取得完整的档案资料进行存档，涉及到公司存档的，应做好记录便于调阅。2. 发文管理1） 拟发出的文档需根据公司审批权限要求进行流转会签。2） 会签完成后，秘书进行编号并通知对方收件人。3） 签收应签署于原件上，并在专门的签收单上签署。签收单内容须与文件主题相符，并需为打印字体，应避免采用手写标题。4） 秘书需要求对方合同内指定的文件签收人签署文件，避免代签。如指定的签收人无法到场，应做好记录后，与对方约定进行补签。5） 上述工作完成后，项目秘书将扫描件、原件及目录进行更新/存档。3. 归档文件的要求：1） 办理完毕的正式文件、审批文件及文件草拟修改稿，审批流程完整有效，无漏签、越级现

5、象；文件内容正确有效，无明显低级错误。2） 文件书写和载体材料应耐久保存；3） 必须是具有保存利用价值；4） 必须经过系统整理，完整地反映了历史活动的全过程，保持文件之间的有机联系；三、合同存档管理1：档案管理按照公司和相关部门（项目部）两级管理的原则进行。2：现场项目部必须完整保存所有与本部门工作职责相关的合同。项目秘书处保存底稿一份，相关工程师如需在日常工作中随时调阅，可申请加印副本或取得电子版扫描件。3：为保证合同的顺利执行和便于监控合同执行过程，所有工程合同必须在签署完成后，向监理移交一份（根据需要，可请成本部专门制作无金额版本）。4：合同执行前，需充分落实条款讲解制度。项目部相关人员

6、可申请由成本部、造价顾问、法律部等相关部门对重要合同条款进行交底，并形成纪要。新员工到岗后，需首先对已签订的合同条款进行熟悉，方可上岗开展工作。5：在合同审批通过、经签字盖章后，项目部应按照公司文档编号原则，对公司留存的合同及审批表进行统一编号存档，便于查询。6：秘书编号完毕后，应将合同审批表、合同文本通过扫描或取得电子版存入电脑，通过办公自动化系统实现共享，以方便有关人员在付款办理和审核时查阅。7： 项目部主导的考察入围、评标、定标的过程文件，必须全数保存。不论投标单位是否中标，相关过程文件均必须在合同签订后一并整理成册，向公司进行移交。四、图纸及设计变更存档管理办法1. 项目体全员都需明确

7、：图纸管理是项目品质管理、成本管理的核心。2. 施工图首先是合同执行的依据，也是后续材料采购、其他专业设计深化、营运部门工作的依据。任何对施工图的变更，都有可能导致不可控的违约、索赔风险，务必高度重视。3. 经公司设计部确认的施工图下发后，项目秘书应首先做好收件日期登记、图纸内容及版本登记，并会同相关专业工程经理/工程师核对是否有缺漏等现象，核对完成后在图纸背面加盖收图日期章。4. 项目秘书处图纸最低存档要求：a）当图纸已被加盖审图章时，至少存档两套。另两套分发至总包、监理。当现场有需求时，需提请设计部加晒。b）当图纸未加盖审图章时，至少存档一套。5. 图纸收到后应联系打印公司将图纸进行扫描存

8、档。设计变更单发至项目部后，项目秘书需会同专业工程师/经理对底图进行更新，将变更单与被变更的图纸装订一处存档，变更单涉及到多份底图时，应要求设计部加晒，并分别装订。6. 经审批完成的深化图纸，应随同原专业图纸一同存档，升版的设计深化图按施工蓝图存档要求进行登记保存。7. 施工单位填报的技术核定单按如下要求进行管理：a） 核定单如仅仅涉及到施工工艺调整，不涉及图纸变更的，按照连续编号原则，经公司审批后予以存档、执行。b） 核定单如涉及到图纸变更，仅允许作为临时的施工检查依据进行审批，在审批完成后，应联系设计部及设计院，及时签发变更单予以覆盖。c） 技术核定单必须经公司成本、工程、设计等部门会审完

9、成后方可签发存档，否则不得作为施工依据。附表:上海市建设项目（工程）竣工档案归档范围类别顺序文件材料名称备注一、前期文件材料（原件或复印件）A立项文件1项目建议书的批复、请示（立项申请报告及批复）2项目建议书3可行性研究报告（或备案）的批复、请示4可行性研究报告5项目评估文件（环境影响评估报告）6计划任务书及计划任务书的批复7关于立项有关的会议纪要、领导讲话等相关文件B选址文件项目选址意见通知书建设项目选址的批复建设项目选址的请示或报告C规划文件控制性详细规划的批复详细规划说明书及图纸D用地文件建设用地规划许可证的通知建设用地规划许可证及附件建设用地批准书工程征用、划拨土地的通知及征用、划拨土

10、地的请示征地明细表国有土地使用证或国有土地使用证转让、抵押等文件土地转让合同及备案登记证明8土地出让合同9土地勘察定界报告书E动拆迁文件动拆迁许可证支拆迁协议书、合同房屋补偿金额审核单房屋产权及有关证明房屋调配报批表试看房屋同意签证动拆迁居民登记调查汇总材料、拆迁安置意见、文字等相关文件F申照文件建设工程规划许可证及附件环保、卫生、人防、交通等审核意见单建设工程灰线复验建设工程施工许可证等相关的工程报建、报监文件G招投标文件市招标办授权管理通知中标通知书（勘察、设计、监理、施工）上海市建设工程招标办事流程表（勘察、设计、施工、监理）上海市建设工程IC卡招标文件、工程量清单、报批表（勘察、设计、

11、施工、监理）投标单位资质审核资料（勘察、设计、施工、监理）招标文件答疑纪要（勘察、设计、施工、监理）送审标底、核查标底（勘察、设计、施工、监理）开标情况汇总表（勘察、设计、施工、监理）10询标记录（勘察、设计、施工、监理）11评标过程的有关资料（勘察、设计、施工、监理）12决标情况汇总表（勘察、设计、施工、监理）13中标单位标函（勘察、设计、施工、监理）14未中标通知书（勘察、设计、施工、监理）15有关法定代表人证明或委托代理人证明或联建协议16委托代理招标协议（勘察、设计、施工、监理）17资金落实证明18查处资料（含处罚决定书、处罚经过、处罚结果）H测绘文件地形测量和拔地测绘成果报告、测绘委

12、托合同等相关文件I其他二、设计文件材料（原件或复印件）设计合同、勘察合同设计计算书或代保管证明书设计（概）预算书工程水文、地质、勘察报告及地质图建设工程施工图设计文件审查合格书方案设计审定通知书及审查意见等相关文件 三、监理文件材料监理合同监理规则、监理实施细则设计交底与图纸会审会议纪要监B1 监理工程师通知单监A6 监理工程师通知回复单监C1 监理工作联系单监C2 工程变更单及附件监A1 工程开工/复工报审表监B2 工程暂停令监A2 施工组织设计（方案）报审表监A3 分包单位资格报审表监A4 报验申请表监A5 工程款支付申请表监B3 工程款支付证书监A7 工程临时延期申请表监B4 工程临时延

13、期审批表监B5 工程最终延期审批表监A8 费用索赔申请表19监B6 费用索赔审批表20监A9 工程材料、构配件、设备的质量证明文件21监A10 工程竣工报验单22测量核验资料23工程进度计划24检查试验资料25隐蔽工程验收资料2627来往函件28监理日记29监理月报30质量缺陷与事故的处理文件31分部工程、单位工程等验收资料32竣工结算审核意见书33工程质量评估报告等专题报告34监理工作总结35一土建工程施工合同及预算工程概况分项、分部工程质量验收证明书（基础、主体）A-1 施工组织设计（质量计划）审批表A-2 施工组织设计修改审批表A-3 施工组织设计A-4 其他规范、规定要求的施组内容B-

14、2 建设工程质量人员从业资格审查表B-3 建设工程特殊人员上岗证审查表B-4 工程地质勘探报告B-5 建设工程开工报告B-6 建设工程复工报告B-7 建设工程竣工报告设计变更依据性文件对照表B-8 图纸会审设计交底纪要B-9 技术核定单17 B-10 设计变更通知B-11 地基验槽记录B-12 技术质量交底记录B-13 建（构）筑物测量复核单B-14-1 建（构）筑物沉降观测成果B-14-2 建筑工程沉降观测点、基准点、专用水准点平面位置布置图B-15 垂直测量成果表隐蔽工程验收记录汇总表B-16 隐蔽工程验收记录B-17 工程技术复核单B-18 施工现场质量管理检查记录B-19 混凝土浇灌令

15、B-20 泼水检验记录表B-21 楼地面管道盛水记录表B-22 屋面天沟蓄水、四周淋水试验检验记录表B-23 住宅垂直集中排烟气系统检查表B-24 工程质量一般事故报告表B-25 工程质量重大事故报告表B-26 工程质量保修书36B-27 施工日记37B-29 其他资料38C-1 砂浆试块抗压报告汇总表39C-2 砂浆试块抗压强度试验报告40C-3 砂浆试块抗压强度统计评定表41C-4 商品砂浆质量说明书42C-5 混凝土试块抗压报告汇总表43C-6 混凝土试块抗压强度试验报告44C-7 混凝土试块数理统计评定表45C-8 混凝土试块非数理统计评定表46C-9 混凝土同条件养护试块抗压强度报告

16、汇总表47C-10 混凝土同条件养护试块抗压强度试验报告48C-11 混凝土同条件养护数理统计评定表49C-12 混凝土同条件养护非数理统计评定表50C-13 混凝土抗渗试验报告汇总表51C-14 混凝土抗渗试验报告52C-15 混凝土非破损检测报告（一）（二）53C-16 混凝土配合比通知汇总表54C-17 混凝土配合比通知55C-18 混凝土质量证明书汇总表56C-19 混凝土质量证明书（含准用证）57C-20 混凝土坍落度测定记录58C-21 混凝土构件质量证明书汇总表59C-22 混凝土构件质量证明书60C-23 砂垫层环刀测定报告61C-24 回填土击实试验测定报告62C-25 钢材

17、质量证明书、复试报告汇总表63C-26 钢材质量证明书（含准用证）64C-27 钢材试验报告65C-28 钢材化学分析试验报告66C-29 钢筋焊接试验报告汇总表67C-30 钢筋焊接试验报告68C-31 钢筋机械连接拧紧扭矩值测定记录69C-32 水泥质量证明书、复试报告汇总表70C-33 水泥质量证明书（含准用证）71C-34 水泥检验报告72C-35 砌体质量证明书、复试报告汇总表73C-36 砌体材料质量证明书（含准用证）74C-37 砌体材料检验报告75C-38 粗骨料质量证明书、复试报告汇总表76C-39 粗骨料质量证明书（含准用证）77C-40 粗骨料检验报告78C-41 细骨料

18、质量证明书、复试报告汇总表79C-42 细骨料质量证明书（含准用证）80C-43 细骨料检验报告81C-44 木制品质量证明书82C-45 门窗质量证明书83C-46 门窗发难检测试验报告84C-47 金属构件质量证明书汇总表85C-48 金属构件质量证明书86C-49 防水材料质量证明书、复试报告汇总表87C-50 防水材料质量证明书（含准用证）88C-51 防水材料检验报告89C-52 烟道质量证明书汇总表90C-53 烟道质量证明书91C-54 焊接材料质量证明书汇总表92C-55 焊接材料质量证明书93C-56 玻璃质量证明书汇总表94C-57 玻璃质量证明书95C-58 饰面材料质量

19、证明书汇总表 96C-59 饰面材料质量证明书97C-60 饰面材料检验报告98C-61 预应力钢材质量证明书、复试报告汇总表99C-62 预应力钢材质量证明书100C-63 预应力钢材质量复试报告101C-64 预应力钢筋锚具、夹具质量证明书、复试报告汇总表102C-65 预应力钢筋锚具、夹具质量证明书103C-66 预应力钢筋锚具、夹具复试报告104C-67 施工现场预应力张拉记录105C-68 外墙屋面保温隔热材料质量证明书汇总表106C-69 外墙屋面保温隔热材料质量证明书（含准用证）107C-70 室内环境检测报告108C-71 其他资料109D-1 单位（子单位）工程质量竣工验收记

20、录110D-2 单位（子单位）工程质量控制资料核查记录111D-3 单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录112D-4 单位（子单位）工程观感质量检查记录113D-6 地基与基础分部（子分部）工程质量验收记录114D-7 主体结构分部（子分部）工程质量验收记录115D-8 建筑装饰装修分部（子分部）工程质量验收记录116D-9 建筑屋面分部（子分部）工程质量验收记录117D-10 分项工程质量验收记录118D-11 检验批质量验收记录119D-12 质监机构签发质量不合格项目通知（含整改单、停工单）120D-13 质量整改报告及复查意见121D-17 其他资料 122施工小

21、结123二围护结构工程分项分部工程质量验收证明书建设工程开工报告建设工程竣工报告A-1 施工方案审批表A-2 施工方案修改审批表A-3 围护结构专项施工方案A-4 规范、标准规定的其他内容B-1 工程地质勘探报告B-2 图纸会审设计交底纪要B-3 工程联系单B-4 技术核定单B-5 设计变更通知B-6 技术质量交底记录B-7 建（构）筑物测量复核单B-8 监测资料B-9 隐蔽工程验收记录B-10 工程技术复核单B-11 混凝土浇灌令B-12 工程质量一般事故报告表B-13 工程质量重大事故报告表B-14 施工日记B-15 规范、标准规定的其他内容C-1 混凝土试块抗压强度试验报告汇总表C-2

22、混凝土试块抗压强度试验报告C-3 混凝土抗渗试验报告汇总表C-4 混凝土抗渗试验报告C-5 混凝土配合比通知汇总表C-6 混凝土配合比通知C-7 混凝土质量证明书汇总表C-8 混凝土质量证明书（含准用证）C-9 混凝土坍落度测定记录C-10 混凝土构件质量证明书汇总表C-11 混凝土构件质量证明书C-12 钢筋质量证明书、复试报告汇总表C-13 钢筋质量证明书（含准用证）C-14 钢筋复试报告C-15 钢筋焊接试验报告汇总表C-16 钢筋焊接试验报告C-17 水泥质量证明书、复试报告汇总表C-18 水泥质量证明书（含准用证）C-19 水泥检验报告C-20 砌体材料质量证明书、复试报告汇总表C-21 砌体材料质量证明书（含准用证）C-22 砌体材料检验报告C-23 粗骨料质量证明书、复试报告汇总表C-24 粗骨料质量证明书（含准用证）C-25 粗骨料检验报告C-26 细骨料质量证明书、复试报告汇总表