新库存管理系统使用手册完整版.docx

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新库存管理系统使用手册完整版

库存管理系统使用手册

一、系统环境搭建

无论在服务器或客户机上都需装上interbase7.5版本。

拷贝整个新库存成本程序文件夹至服务器及客户端。

打开文件夹中的“kucun.ini”文件进行程序配置。

A、[多数据库配置]

进入系统是否允许选择=YES

1=太古店

[太古店]

STORAGE=192.168.4.1:

d:

\新库存成本\data\KC.GDB

FOODBEV=192.168.4.1:

d:

\food\data\FOODBEV.GDB

FBAUDIT=192.168.4.1:

d:

\food\data\FBAUDIT.GDB

在多数据库配置中，进入系统是否允许选择=YES不用去改动，如改成NO的话，程序连接数据库则通过原先库存程序中的“data_set.exe”程序，YES则直接通过“kucun.ini”文件进行连接。

在下面可以加多家分店名称。

上面举的一个例子为只加一个太古店的数据库，即“1＝太古店”。

如还想查看其它分店，可换行再自行增加。

例如：

2＝东钱湖店。

增加完后，再增加其数据库的路径。

上面一个例子已增加了太古店的数据库路径。

如要加东钱湖店，则在太古店数据库路径下另起一行，写上[东钱湖店]，再换行，填写方式跟太古店一样。

B、[数据同步]与[配送中心]的IP地址均改为新物流数据库所在服务器的地址。

二、库存管理使用操作

1、登录界面的使用

在电脑的桌面上打开库存管理程序图标：

，出现如下界面：

，在此只有一家分店，鼠标不需要去选择，如果在界面中的请选择数据库有多家分店显示，则可用鼠标点击该分店，再接点击“确定”按钮，出现程序登录界面，如图：

2、帐套维护

在此登录界面中分为几项容：

2.1、帐套，对于一家分店来讲，基本上使用一个帐套即可，在这里不需选择。

2.2、年度，即默认显示为当年的库存帐套，亦可选择其它年份。

2.3、员工、密码，需自己输入进入库存系统的名及密码。

2.4、界面左下角的“新增帐套”、“删除帐套”、“帐套维护”三个功能在于对一家分店库存帐套需要设两个时，可点“新增帐套”，在点击“新增帐套”之前，需在员工一栏中输入帐套维护工号：

system。

点击后出现如图：

，在此界面中，所出现的帐套编号：

2是指太古店的第二个帐套。

帐套描述即指这个新增帐套的名称，例如第一个帐套名为“太古店”，系统操作员即为帐套维护工号，基本上不用去改动。

系统口令即指帐套维护工号的密码，可自行设定。

在此我们举个例子，新增第二个帐套“太古店二”，确定后如图：

新增完帐套后，需要给使用这个帐套的员工加名，仍在此界面中的员工一栏输入：

system，再输入系统口令，然后点击左下角的“帐套维护”，出现如图：

，此界面中默认出现的是增加“操作员”员界面，可选点取“基本”，在此设定新增帐套的基础功能，如图：

，在此界面中“开机报警”、“凭证号不能为空”、“自动生成凭证号”、“凭证号不能重复”这四项选项默认为不打勾，在此我们全部打上。

最后一项可选，亦可不选（如退库、退库时做单据需要用到以前的入库出库单据凭证号，可把这个选项去掉）

点击“会计期”，出现如图：

，在此不需要修改，默认即可。

最后讲一下操作员，即增加以及权限，如图：

点击左下角的增加，当左边一列的“小黑三角”变为“*”时，可在此输入名，如图：

，加完后按回车键即可，当名加完以后，对该的权限进行编辑，点击界面下面的“操作授权”按钮，出现如图：

在此有很多种权限，对仓库管理员加入除成本以外的所有权限，选完后，点击“确定”按钮即可。

如此，对仓库这个名的权限赋值完成。

如图：

在此界面右边“仓位授权”按钮是对该名限制对分店某一个仓库位的使用，基本上仓库管理员对此不设限制。

点击确定后，返回登录主界面。

返回到登录主界面后，默认帐套为第一个帐套。

我们在此登录第二个帐套，鼠标点击2、太古店二。

再输入员工号，密码在第一次增加时为空，登录库存系统。

3、程序主界面的使用

3.1、状态提醒：

当点击“登录”按钮后，程序首先弹出库存管理的提醒框，如图：

在此界面中，所显示的是物资的周转期提醒、库存物资上限、下限提醒、物资价格异动提醒。

A、周转期提醒，即为一个物资在分店使用周期的设定，如“王朝干红”这个物资在分店中使用周期为1个月，那么设定周转期为30天，然后再让这个物资在到周转期限的前5天报警。

设定方法：

退出数据提醒框，进入程序主界面，如图：

，点击系统初始化按钮，展开出现：

，再点击物资编码，出现物资编码界面：

在此设定一个“王朝干红”的周转期，先点击界面右边的“查找”功能，出现查找物资的界面，如图：

在此界面中，查找方法有三种，界面打开默认的为“按缩写查询（F2）”，另外还有“按编码查询（F1）”、“按名称查询（F3）”，按缩写查询指可用物资名称的拼音缩写进行查询，按编码查询可用物资编码进行查询，按名称查询可用物资中文名进行查询。

我这里按缩写查询，在查询信息一栏中输入“WCGH”，出现再用鼠标选中第一个物资，点击“确定”按钮。

注：

在程序中任何按钮或者输入框前跟着F1、F2、F3或者写着“S”、“Q”等的，可以使用键盘上的F1、F2、F3或者Alt+S。

在物资编码中出现“王朝干红750ML”，如图：

，通常查询到的物资出现在界面的最下面一栏，带有小三角标识的。

在这里我们再点击修改，或者使用鼠标双击该物资，出现此物资的属性：

在此界面中右边“周转期（天）”一栏中就填写此物资的周转使用天数，假如这个王朝干红的周转天数为30天，需要在快要到周转期到期前5天提醒，那就在周转期（天）一栏中输入30，在“提前报警天数”一栏中输入5。

这样周转期提醒就设定完毕。

B、库存超上限提醒：

即为一个物资在分店最大的备货量。

上面已经设定了“王朝干红”的周转期，那继续完成此物资在分店最大的备货量设定，如在一个月周转期设定此物资的最大备货量为12箱，即144瓶，那么在的库存上限中输入144。

如此设定完毕

C、库存超下限：

即一个物资在分店的最低存量。

在此继续设定“王干红”的最低存量：

在此界面中的“库存下限”输入12。

如此设定完毕。

D、价格异动：

指每笔物资原材料入库后，如有同种物资在不同时间价格不动的，则出现在此作为提醒。

此处不需要另行设定。

3.2、程序主界面：

当退出“状态提醒”框时，将出现程序主界面：

在此主界面中分了a、系统初始化，b、采购管理，c、一级库管理，d、二级库管理，e、一级库报表，f、二级库报表，g、特殊操作七大模块，我们现在主要围绕这七大模块来讲解。

3.2.1、系统初始化：

用鼠标点击主界面左边的“系统初始化”，出现，在此功能模块中又分了“系统编码”、“物资类别”、“物资编码”、“仓库期初”、“部门期初”等功能。

A、系统编码：

鼠标点击系统编码，出现下图：

在此界面中分“仓位”、“部门设定”、“物资单位”、“杂项编码”，打开默认为“杂项编码”界面。

仓位：

指物资存放的仓库，有“仓库”、“代销库”、“直拔库”之分。

鼠标点击“仓位”按钮，出现如果是此系统新使用，那么在“全部”中是没有前面一个“+”号的，即没有增加过仓位。

需自行增加仓位。

增加方法：

鼠标点中“全部”，然后再点击右边的“增加”按钮，如图：

与上面一图对比，就会发现原本灰色状态的“编码”和“名称”栏都可以填写。

那么我们在这里举例增加“仓库2”，在编码一栏中输入“03”，名称一栏中输入“仓库2”。

再点击“确定”按钮。

如图因先前已有两个仓位，所以现在所增加的仓位编号为03。

如不需要用到此仓位，亦可以点中该仓位，再点击右边的“删除”按钮即可。

部门设定：

在此设定的是领用物资的部门。

鼠标点击“部门设定”按钮。

如图：

增加方式如同仓位的增加方法。

其功能可增加二级领用部门。

增加方法：

选中一个一级领用部门，如厨房，其一级编码为05，那么二级编码为0501开始。

全部增加完部门后，如图：

物资单位：

指物资出入库的使用单位，如图：

在此不需要进行设定，同步编码即可。

杂项编码：

通常指物资出入库时所填单据中的备注选项。

可自定义增加，界面如图：

直接点击界面右边的增加，即可输入备注的编码及备注容。

编码从01开始。

B、物资类别：

鼠标点击“物资类别”，出现如下图：

在此界面中所显示的是所有的物资名称、物资类别。

不需要进行任何设定，只需要鼠标点击界面上的“一级类别”，如图：

再点击界面右边的“类别单位同步更新”即可。

C、物资编码

鼠标点击“物资编码”出现如下图：

即前面所讲的“状态提醒”框中数据设定的界面，在此可先查找到物资后，再点击修改或双击该物资，即会出现物资的属性，可进行修改物资的容。

如图：

在这界面中，前面所讲的周转期等不再讲叙，这里主要讲一下单位、二级库单位、成本单位、第二单位手工输入选项框、有效选项框。

“单位”是指物流发送至分店仓库的物资单位，“二级库单位”是指分店仓库入库的物资单位。

“成本单位”是指厨房成本设置的物资单位。

后两者单位匀可设定比率，这里的比率是指与“单位”的比率。

比如上图中所显示的大青菜，从物流发货过来时单位是“斤”，入库单位亦是“斤”，而在成本管理系统中所用到的是“克”，那么就需要在成本单位的比率一栏中输入“500”即可，然后再在“有效”选项框中选中。

“单位”旁边的“第二单位手工输入”选项框，是指从物流进来时按“斤”，而分店买出去的时候，需要收银员或点菜员自行输入“只”或“条”等等此类单位的物资时，就需要选中该选项，尔后再在二级库单位中选择“只”、“条”等单位，注意，如某个物资在“第二单位手工输入”选中后，那么以后此物资的入库、出库、直拔等等单据都需要自己手工输入第二单位。

此物资的所有容都设定完后，点击“确定”按钮，即可返回物资编码主界面，继续下一个物资的容设定。

在物资编码界面中可将所有的物资打印、导EXCEL表。

D、仓库期初

鼠标点击“仓库期初”，出现如下界面：

在界面的右边选择仓位，然后点击“修改”，出现仓位盘点物资输入界面，如图：

点击此界面中的“查找”按钮，出现“查找物资”界面，查找到有盘点数的物资，再在以上界面中的选择一列打上勾，数量中输入盘点数量，如看到必须一列打着勾的，也就在数量2一列中输入以“只”、“条”等为单位的数量。

然后再在金额一列输入盘点下来的该物资总金额。

如图：

输完一个物资后，继续点查找，进行第二个物资期初数据的录入。

等全部录完后，点击界面上的“保存”按钮。

即完成此仓位期初数据的录入工作。

再返回到部门期初主界面，对所录入的数据进行核对审查，确保所有的物资期初数据都录入准确以后，如有错误，再点击“修改”按钮，在“期初数据设定”界面中再次录入该物资正确的数量，然后再点击“保存”按钮，返回仓库期初主界面，再点击主界面中的“确认初使”按钮即可。

注意：

“确认初使”按钮只能按一次，确认过以后，将不能再修改仓库的期初数。

E、部门期初：

鼠标点击“部门期初”，出现如下界面：

在此部门期初所设定的数据为领用部门在做成本考核时所用到的期初数据（盘点）。

如需要做酒水、香烟成本考核，那么在此主界面中请选择部门一栏选中吧台或者二楼吧台之类，再点击修改。

操作方式与仓库期初相同。

3.2.2、采购管理

用鼠标点击主界面左边的“采购管理”，出现采购管理模块：

，此模块功能中又分了“供应商定义”、“申购单模版”、“采购询价”、“物资供应商”、“申购单填制”、“申购单审核”、“申购单查询”、“申购上传”、“配送到货入库”

A、供应商定义：

鼠标点击“供应商定义”，出现如下图：

在此界面中所显示的是全部的供应商列表，不需要进行任何设定，直接同步即可。

B、申购单模版：

鼠标点击“申购单模版”，出现如下界面：

此项功能在用分店厨部每晚打申购单时，如在此处事先加好每天都需要采购的原材料，那么在审购单填制中，不再需要一条一条的输入原材料，而直接引用此模版即可。

模版定义方法：

点击界面右边的“增加”按钮，当主界面记录栏中的小黑三角变为“*”号，如图：

双击该记录栏，或者点击右边的“查找”按钮，出现“查找物资”界面，查找物资方法前面已讲，不再讲述。

在此举列，某分店每