行政规章制度Word文档下载推荐.docx
《行政规章制度Word文档下载推荐.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《行政规章制度Word文档下载推荐.docx（18页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
二、文件资料的收集及立卷
1.外部来文：
在文件办理完毕后（文件办理包括传阅及催办）按年度立卷，即一年后集中整理归档一次。
2.本公司文件：
由相关档案管理人员登记编号发放后，档案室对每份文件均留原件存档，并根据仁（深）字、仁（深）财字、仁（深）办字、仁（深）工字、仁（深）营字、仁（深）采字分类立卷。
3.投资项目档案的收集和立卷：
投资项目档案按各个投资项目分别立卷，或成立一个子公司（则多立一卷），投资项目档案的收集应视当时报批要求材料而定。
4.固定资产有关材料：
4.1行政用品的有关材料：
如交通工具，通讯工具、电脑、办公家具（参照固定资产管理办法）等有关材料。
4.2房屋租赁有关材料：
公司所有权证明、使用维修说明、技术状况图表及其他相关的原始资料。
三、档案的整理和编目
公司档案室的档案由公司档案管理员负责整理、立卷、存档。
各部门档案由部门资料员负责收集、整理、立卷、归档。
1.卷内文件材料整理：
3.1文件材料排列：
主要以文件形成时间的先后次序来排列。
3.2卷内文件编号：
卷内文件编号以卷内文件顺序号为主，每个案卷用独立的顺序流水号，同一案卷内不能有重复件号。
文件号一般标注于每份文件首页的右上角。
3.3卷内文件以左边取齐装订。
2.卷内文件编目：
3.1卷内文件目录应包括卷内文件顺序号、文件形成时期、所在页号、备注等项。
3.2卷内文件备考表包括卷内文件情况说明（如文件数量、份数、页数；
质量－完整性、准确性以及卷内文件的变化情况）、立卷人、立卷时间等。
3.编制案卷封面与案卷目录：
3.1案卷封面应包括立档名称、卷内文件起止年月与份数、页数、案卷保管期限。
3.2案卷目录是以案卷为记录单位，表示案卷内容、保管期限、编号情况的一种检索工具。
四、公司档案文件资料管理职能部门设置、管理权限及职责
1.公司档案文件资料管理部门设置：
公司设立总经理办公室档案室，档案管理员一名；
各部门设资料管理岗位，各有资料管理员一名。
2.管理权限：
2.1总经理办公室负责保管的档案资料：
各部门对日后实际工作和研究有一定查考价值的档案及重要的文件；
公司的一级文件、部分二级文件由公司级档案管理员保管。
2.2各部门负责保管的档案资料：
正在承办中的文件；
短期内有参考价值的文件；
平时部门的利用率很高，有长期保存价值的文件，暂由各部门资料员管理（具体细则详见文件档案管理办法）。
3.管理职责：
3.1总经理办公室档案员的管理职责：
负责公司总经理办公室档案室档案资料的登记、索引、归类、保管、提供利用；
负责公司所有部门资料档案管理的监督工作；
负责对各部门资料的跟踪。
3.2各部门资料员的职责：
负责各部门重要档案的临时整理、归类，送行总经理办公室档案室保存；
负责部门各类档案、文件及日常文件的收发工作；
负责对部门内部短期档案管理，并及时请示上级将一些不必要的文件销毁。
五、保密级别界定及档案保存期限
1.文件的保密级别界定：
1.1一级：
所有原始证照、公司级会议纪要、财务文件、人事档案、原始立项资料、竣工图、批复图纸、设计方案、以公司名义与政府各部门签订的合同、协议、公司财务资料。
归档时状态应为：
“不公开”,且不设“经办人”。
查阅时应出具公司总经理签批的档案借阅单方可获取该文件的影印件或借出原件。
公司财务资料、财务文件应由财务人员在场的情况下查阅，不得复印或借出原件。
（注：
原件交公司档案室保管，财务文件、公司财务文件由财务部负责保管）
1.2二级：
收、发文，部门会议纪要、各部门业务合同、公司行政通知、工程使用图纸、各类联系单、公司各项规章制度、员工手册。
1.3三级：
媒体文件（传播媒体）
2.档案的期限：
档案的期限分为永久、长期、短期三种，本公司档案均为永久保存，外部来文和部门档案分短期和长期两种。
六、档案及文件资料管理流程
1.档案工作实行统一领导、分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。
公司所有的归档文件、资料应完整齐全，不得有缺损。
2.各部门产生的文件由经办人交部门资料管理员统一登记归档，并由部门资料管理员妥善保管。
（各部门应制定详细的部门档案管理规则）；
公司级文件交公司档案管理员确认归档。
3.部门资料管理员填写归档登记表时，应将归档文件进行扫描处理，将扫描的影印件添加到归档登记表的附件栏目中，附件应制作清晰、完整。
如文件来源系电子文件类，可直接进行附件添加。
（所有归档文件都必须进行影印处理）
4.如归档登记表内容与原件有误差，须由相关部门档案管理员提出书面申请，经由总经理批准后交公司档案员统一进行修改。
5.档案管理员调整岗位时应及时、准确、完整的将档案进行移交（电子档案及档案库的实物应核对清楚）给继任者。
6.每年的12月所有部门的资料员将重新整理部门的资料，编制目录，并将其上报到总经理办公室档案管理员处备案，此项工作由总经理办公室负责牵头完成。
七、档案文件资料借阅规定
1.本公司员工可根据公司文件的保密级别办理相关的借阅手续借阅档案。
2.借阅期间，档案不得有损坏或遗失。
如发生损坏或遗失，须由借阅人办理说明，总经理签批处理意见后存档留下原始记录。
3.重要（机密）档案原件不允许外借，如确有需要，经总经理批准，可申请借用原件。
4.借阅档案应注明归还日期，档案管理员应督促按期归还。
如工作需要，到期无法归还，应办理延期手续。
文件归还时应办理相关注销手续。
5.员工借阅档案必须严格执行公司的保密制度。
6.档案员必须熟悉所有档案并能及时、准确、完整地为借阅者提供档案。
八、财务档案保密规定
1.财务形成的档案由财务部独立保管，同时须将档案目录报公司档案管理员保存。
相关批文、年度报表、审计报告等原件须归公司档案室保存。
2.财务凭证由财务部指定专人保管。
年度报表、年度审计报告、工商税务等重要批复文件的原件应交公司档案室统一保存。
3.副董事长、总经理、财务总监在任何时间均可向财务部查阅档案，其他人一律不得查阅。
确因工作需要查阅相关资料的，须经财务部经理同意后办理由董事长签批的查阅手续。
未办理审批手续，财务文件不得出借或复印。
4.与工作相关的政府、监督部门（税务、审计等）例行检查，需办理正常的档案查阅审批程序。
5.财务工作人员须严格自律，不得泄漏公司财务机密，违规者将受到相应惩处。
所有财务工作必须在公司完成，任何时候，不得以任何理由将财务工作带离公司。
九、档案及文件材料销毁规定
1.总经理办公室和各部门资料员在每年的12月份初整理本部门的资料和档案，由行政部负责牵头。
并在整理年度资料目录的同时将年度临时性保存的文件目录交部门领导考虑是否销毁。
2.总经理办公室档案员及各部门资料员应定期对自己保管档案、资料进行鉴定，将需及时销毁的资料目录交部门领导、主管副总、总经理鉴别批准。
待批准后按规定程序进行销毁。
总经理办公室档案室和各部门资料管理员建立档案销毁记录备案。
3.销毁的程序：
3.1各部门资料员根据实际情况列出需销毁的档案和资料清单。
3.2请示部门经理签字、主管副总签字、总经理签字批准销毁。
3.3至少必须有两人在指定的地点监销并在销毁册上签字。
十、处理条例
任何个人都不得将属于公司所有的档案据为已有或者拒绝归档，对于有下列行为之一的，根据情节轻重，将给予必要的处罚、处分，并根据档案的价值和数量，责令赔偿损失：
1.损毁、丢失或擅自销毁应保存的档案。
2.将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为已有，拒绝向档案管理人员转交。
3.擅自提供、抄录、公布属于公司档案以及应当保密的档案。
4.涂改、伪造档案或资料。
5.玩忽职守，造成档案损失。
6.档案管理者未及时上报归档或管理不善。
7.未办手续即借阅、外带或越级查阅档案（档案管理者同罚）。
十一、其他
1.凡公司各职能部门、职权范围内产生的、使用的或引用的文件、资料及工作文案，不论以何种载体存在，均属本档案管理规定的有效范围。
2.本制度监督责任部门为行政部，第一责任人为各部门指定的资料员；
第二责任人为资料员所在部门的部门经理。
第二章 图书及报刊杂志管理规定
根据工作的需要和有利于员工发展的原则，公司出资为部门和个人购进一批图书和杂志，为方便大家的查阅和互相的借阅和学习，规定如下：
一、图书和报刊杂志的采购
1.图书的购买：
根据需求，个人或部门向上级报批需买的图书的名称和价格，单次购买总金额在500元以下，经部门经理批准后，由总经理办公室图书管理员直接购买；
单次购买总金额在500-2000元，须经主管领导批准；
单次购买金额在2000元以上的需经总经理批准，由总经理办公室图书管理员采购。
2.报刊杂志的订阅：
各部门可根据工作和业务需要，在每年年底（10月—11月）申请订阅相关报刊，申请时须列出明细。
总经理办公室汇总所有需订报刊明细报总经理签批后，统一办理订阅手续。
二、图书的管理
1.经公司同意购进的图书，必需经总经理办公室登记、盖章，并经整理编制目录后，由所需部门办理申领或借阅手续，由部门经理指定专人（资料员）保管。
2.总经理办公室将公司的所有的已存图书编制成目录，在办公自动化的网上进行公布，以便供大家共享、互相借阅。
总经理办公室负责将网上的图书目录进行及时的更新，录入新买的图书。
3.公共类的用书由总经理办公室保存，各部门的人员借阅必须到档案员处办理相关手续并按时归还。
4.专业性的图书由各部门的资料员自行保存，如有本部门的人员或其他部门的人员借阅，也须按规定办理借阅手续并定期归还；
专业用书严禁以个人名义长期保存，须存部门以上的资料库（专业所必需的工具书除外）。
三、报刊杂志的管理
1.报刊杂志由各部门在每年的年底申请订阅，总经理办公室汇总所有需订报刊明细，报总经理签批后，统一办理订阅手续。
2.经总经理签批后的各部门所订报刊，由总经理办公室行政文员与各部门经理确认，再整理成公司各部门全年订阅分发报刊明细交由前台发放。
3.总经理办公室负责汇总所有部门的报刊杂志的目录，公布到公司内部网上，以便大家共享和互相借阅。
4.各部门自定的相关专业报刊须交总经理办公室行政文员，纳入公司报刊总分发明细表。
5.各部门须有专人对所订报刊进行接受、保存及有关信息征集工作。
6.各部门负责保管报刊的员工，要做好报刊的保管及定期整理工作，注意留存相关信息或有意义报导，提高报刊特别是专业刊物的使用价值。
7.总经理办公室须将此项工作纳入对部门负责保管工作员工的考核内容。
8.每年年底，要组织各部门负责此项工作的员工进行一次交流，对有关公司发展的报刊资料，汇总入档。
9.由于工作性质的不同，各部门报刊品种不一，临时需要阅读本部门没有的报刊，可到相关部门借阅，并办理借阅手续。
10.对于专业性的报刊及杂志，有较高的保存价值，须到年底统一汇总收集，存档总经理办公室。
第三章会议纪要管理规定
一、各部门召开的业务会议、工作会议（如工程例会、销售工作例会等）须指定专人写好会议纪要，会议纪要应在会议后两天内报送总经理办公室和主管副总。
工程例会纪要送至总经理办公室的为电子版本，文本形式的由工程部资料员保存）
二、由总经理主持召开的业务会议、工作会议（部门经理工作例会、员工大会），由总经理办公室指定人员负责纪录、整理会议纪要，会后两天内将会议纪要发送各有关部门、主管副总经理和总经理。
三、所有会议纪要由总经理办公室分类登记归档。
四、总经理在会议上布置、安排的各部门工作，由总经理办公室指定人员根据会议纪要负责监督，纳入计划管理工作。
对未能按期完成的工作，部门经理须写明具体原因经总经理办公室指定人员报总经理。
第四章办公用品管理规定
一、购买制度
1.各部门若需购置的特殊办公用品或办公设备，且单件价值超过2000元以上，应填写申购单或申请报告，并附所购物品清单，经主管副总、总经理签批后，由总经理办公室集中办理购买手续。
2.购置2000元以下的物品及日常办公用品，则由各部门填写申购单，于每月25日前交总经理办公室汇总并报总经理批准后，实行月度购买及统一发放；
尽量减少紧急采购。
3.采购人员应优质优价选购所需物品并开具正式票据，将采购物品及清单，连同填妥的报销单据，送物品保管人员验核，凭保管人员验核签字的报销单据申请报销，经审核后，予以报销。
二、领用、借用制度
1.办公用品的领用，应填写“办公用品领用单”，单项价值在200元以内的，需报部门经理签批；
单项价值200-500元或批量领用的，需报部门经理和主管副总签批；
单项价值500元以上的领用，需报总经理签批。
申请人凭签批的领用单直接在物品保管员处领用。
2.办公设备等物品的借用，应填写“办公用品借用单”，借用期限在一周以内的，报部门经理签批；
借用物品单项价值在2000元以上或借用周期在一周以上的物品须部门经理和主管副总签批；
必要时经总经理批准；
所有借用物品均需注明归还时间，方可借用。
借用者应正确使用并妥善保管所借物品，不需要时应及时归还退库。
部门共用设备由该部门指定专人办理借用或退库手续，并负责日常维护和保管。
3.公司公用物品由总经理办公室统一配置并予以登记及定期检查，每月末根据记录整理及统计。
4.因工作需要申购的图书，由经办人将书送至总经理办公室图书管理员处加盖“图书专用章”。
三、存放制度：
1.物品保管人员应妥善保管物品，严格按批准手续发放；
采购人员要及时解决公司办公用品的短缺、申购。
2.物品保管员应每月根据购领记录做出盘存表，并核查所保管物品的实际数量，发生缺损应及时向部门经理汇报。
3.采购物品入库时，采购人员应与物品保管员核对数量，检查质量，对超批准采购物品应由采购人员补办批准手续，否则物品保管员应予以拒收。
在正常使用过程中，发生因质量原因所造成的不能使用，应由使用人员办理退库，由采购人员办理退换货。
四、其他：
1.涉及资产项目的购领，按公司“财务管理制度”的相关规定执行。
2.公司员工离岗应先向物品保管人员办理缴回借用物品及办公物品，手续经核查无误后予以签字认可，方能办理离岗手续。
第五章公章使用管理规定
一、公章指“仁恒置地投资管理咨询（深圳）有限公司”，“仁恒置地投资管理咨询（深圳）有限公司合同专用章”，“仁恒置地投资管理咨询（深圳）有限公司总经理办公室专用章”以及仁恒置地下属企业的公章、合同专用章等以及深圳仁恒置地下属公司各类公章。
公司公章和合同章的使用必须填写“用章申请表”，并须把盖章的文件和附件一并递交逐级审批，报总经理批准后方可使用。
本部门专用章盖章审批流程按部门管理规定执行。
第六章打字、复印和传真管理规定
一、凡须打印对外发送的材料、文件，需填写“文件签发单”，报总经理批准后用公司统一发文稿纸及规定格式打印。
二、非对外发送的内部资料，文件应由各部门打印成文。
打印的材料必须字迹清楚，初稿完成时送件人自行校对。
三、私人打印、复印的材料一律不予办理。
四、国内、国际长途和传真，需在总台办理登记手续。
第七章合同（协议）签订管理规定
一、在总经理没有安排的情况下，不允许私下承诺签订合同（协议）事项。
二、与外界洽谈合同（协议）的经办人必须为两人以上，重要合同的洽谈、签订，经办人须由总经理指定。
三、经办人必须及时汇报合同（协议）洽谈过程和结果，必要时须书面报告。
四、合同（协议）草案确定之后，经办人必须填写“合同（协议）审批表”，经审批后，方可签订正式合同（协议）。
五、签订售楼合同按销售工作管理办法执行；
工程类合同须遵守工程管理办法执行。
六、各类合同签订后须在总经理办公室将合同正本归档，总经理办公室应根据审批单将合同或复印件发放到有关部门，并办理签收手续。
第八章计算机网络管理规定
一、归口管理部门
公司各部门使用的计算机及外设、数码产品、正版软件等统一由总经理办公室管理。
二、管理职责
1.建立详细的计算机网络设备（含服务器、PC、网络设备、外设等）及正版软件档案，设备的购进、报废等都必须做记录，定期核查，随时更新。
2.根据工作环境的差异制定相应的维护方案。
维护措施包括：
开箱清理灰尘，更新驱动程序，检查网络传输介质的联接状态。
3.终端的随机资料由使用人员自行保管，也可由管理员代为保管，资料需在相应的档案中登记。
4.如遇设备升级或原设备由于使用年限等原因需要重新购置，应由网络主管报总经理办公室主任及总经理审批后统一购置，原硬件设备须到网管处登记报废。
5.管理员应保证服务器端的正常运行及网络的畅通无阻，根据各部门的要求合理地规划网络资源。
6.所有计算机上安装软件均需由使用人提出书面申请，经部门负责人批准后由网络主管负责安装。
任何人员不得私自安装或卸载软件。
三、系统安全管理
1.提高安全防范意识，未经许可不得擅自使用他人的终端，不得随意进入XX的终端系统并更改他人的资料，不得利用公司的终端设备从事私人目的的事项。
2.使用人员应爱护公司设备，不得擅自开箱或人为损坏。
下班后应仔细检查是否已关机，电源是否断开。
3.公司的重要资料应及时做好备份工作，同其他部门共享的资源应及时处理，保证资料来源的准确性。
4.所有重要文档不得存放于系统盘符下（通常为C盘），例如“我的文档”中。
5.公司网络用户不得利用计算机制作、复制和传播妨害公司利益的相关信息。
6.上班时间严禁玩电脑游戏，进行股市操作等一切与工作无关的活动。
制度执行监督人员须坚持检查监督，发现一次，给予当事人及其所在部门经理各100元处罚；
查实两次加倍处罚,并通报批评。
四、帐号管理
1.公司的计算机如需要接入局域网，由人事主管与总经理办公室计算机管理人员联系，获得入网的用户帐号及密码，岗位调动及离职的人员由人事主管及时通知行政部计算机管理人员注销帐号。
2.计算机用户应对自己的帐号及密码妥善保存，不得泄露。
3.用户帐号下的数据属于用户私有数据，当事人具有全部的存取权限，管理人员具有管理和备份存取权限
4.网络管理人员应对帐号及IP地址进行合理的调配及管理，并对用户帐号及数据的安全和保密负责。
五、 数据备份
1.建立双备份制度，对重要资料除在本电脑贮存外，还应在公司分配的网络存储区域中备份。
2.重要档案、资料文件的电子文档需及时提交资料员或档案员统一存档。
3.资料员或档案员定期对档案、资料文件归档整理，刻录光盘备份。
六、病毒的防治管理
1.任何人不得在公司的局域网上制造传播任何计算机病毒，不得故意引入病毒。
2.任何计算上必须安装防病毒软件，使用员工不得自行卸载防病毒程序。
3.计算机的病毒防治由网络管理员总负责，各使用人员协助完成。
4.未经管理员许可，员工不得擅自使用任何软件；
经认可而使用的软件，亦须防止病毒传染。
5.员工不应随意打开陌生人发来的电子邮件。
6.管理员密切关注互联网流行病毒，并通知各使用人员做好预防措施，所有电脑使用人员应遵照执行。
7.在各种基本杀毒办法无效后，须由管理员重新对电脑格式化，装入正规渠道获得的无毒系统软件。
第九章固定资产管理规定
一、固定资产管理准则
固定资产的管理和使用必须贯彻统一领导、分工管理、层层负责、责任到人、物尽其用的原则。
总经理办公室负责管理公司的固定资产的有形管理。
财务部门负责对固定资产的帐务管理（核查及折旧、报废受理），使固定资产保持完好，帐实相符。
固定资产管理部门应相对稳定，确需要调整时，必须办清交接手续。
对玩忽职守发生财产被窃、损坏等事故者，要认真查清责任，并承担一定的经济责任。
二、固定资产的界定标准及分类
凡属于以下条件的均属于公司固定资产管理范畴：
1.使用年限在二年以上，单位价值在2000元以上、并在使用过程中基本保持物质形态的（非经营性）资产。
2.单位价值虽不足规定标准，但耐用时间在一年以上单位价值在1000元以上的大批同类物资，按固定资产进行管理。
根据上述界定标准将公司的固定资产做如下分类：
办公设备：
2.1办公自动化设备（含计算机及外设、网络设备、复印机、打印机、传真机、碎纸机、扫描仪等）。
2.2影音设备（含数码相机、普通胶片照相机、摄像机、投影仪、卡拉ok点歌系统、电视机、影碟机、会议用扩音系统、视频会议系统等）。
2.3通讯设备。
2.4通用设备。
2.5办公楼宇配套设备（厨房设备、中央空调器、锅炉、照明系统、电梯等）。
2.6非固定办公桌椅、书橱、沙发等
三、固定资产管理
1.总经理办公室设立公司办公用品库并指定专人进行管理，办公设备、办公家具另设专人进行物品采购、跟踪管理、日常维护的等工作。
2.申购手续：
由需求部门提交，申报相关领导审核批准，签批结果报总经理办公室统一办理。
总经理办公室相关管理人员根据部门申报物品型号或相应功能（本着节约成本、物尽其用的原则）进行市场调研，并办理款项申报手续（需详细注明询价情况及定价理由）。
3.登记入帐：
申购的物品应由公司办公用品管理员统一登记入库（保存发票影印件、质保卡原件等）。
相关人员应做好设备的跟踪管理工作，建立详细的设备台帐、维护记录，并定期制作汇总表报财务部门备案。
4.物品领用、及借用的责任认定：
各项登记办理完毕，立即通知申购部门办理物品领用、借用手续，凡个人使用物品由本人妥善保管，正确使用。
部门共用物品必须由部门经理明确责任人，该物品由责任人进行保管及日常维护，如由非正常操作、故意损坏设备等情况则根据实际情况由责任人负责相应赔偿或支付相应的维修费用。
5.设备变更、维修、报废手续：
如遇设备责任人岗位调动、离职，则应由总经理办公室人员办理相应的变更、退库手续。
部门共用物品应由部门经理重新指定责任人，并办理好交接手续。
如设备不能正常工作，责任人应及时通知设备管理人员进行维修。
维修过程中产生的费用由设备管理人员办理相应的申报手续，需由责任人进行签字确认。
因设备使用年限过长无法进行修复或配件
升级会员 