制度编写规范.docx

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制度编写规范

制度编写规范

第一条本规范适用于公司所有单体制度。

制度起草时须严格遵循规范进行起草，公文印发时的制度附件也须符合本规范。

制度汇编或单行本的印刷版式、打印设置、装订要求须遵照公司的印刷要求进行排版、印刷、装订，此处不另行规范。

第二条制度编写总体要求

（一）依法合规：

制度应正确体现法律法规、相关政策及公司上位制度要求，不得与上述规范性文件存在矛盾或冲突；

（二）全面具体：

制度应将所涉及到的业务逐一阐明，制度内容尽量细化，明确流程，体现闭环管理的思想。

对所规定的适用范围、操作步骤、评价标准等要具体、明确；

（三）严谨规范：

制度撰写时应严格依照制度模板进行撰写，符合格式规范。

制度的行文用语应尽量准确，不使用弹性语言和模糊性描述。

第三条制度标题规范

（一）制度统一按照“适用范围+制度内容+体现制度属性的名称”进行命名。

“适用范围”是指该制度施行时所涵盖的范围，一般使用简称，如“神华国能集团”等；“制度内容”是指该制度针对哪些内容做出了规范，如“电力安全管理”等；“体现制度属性的名称”指基于制度属性对该制度的命名，如“章程”、“规定”、“办法”、“细则”等。

根据属性，不同制度应使用不同名称。

纲领类制度可使用章程、纲要；原则类制度可使用规定；实施类制度可使用办法、细则、规范、守则、规则、预案。

（二）制度的“试行”、“暂行”等版本说明，以括号括起来放在标题下方。

如无，则说明是正式版本。

制度的生成和修订记录等修订历史信息应记录在《制度关键信息表》中，并于每次修订时更新。

第四条制度索引规范

每项制度均应标注一个索引号，以便于未来的信息化管理。

索引号的编排规则为：

“SHZD组织机构代码+发布年份+编号”，其中组织机构代码应能覆盖全公司，发布时间具体到年，编号为当年发布的所有制度按发布时间顺序排列的流水编号。

如SHZD5100-2013-0001”。

制度索引号是适用于公司全局的统一编码，由总部制度管理归口部门统一按照规则对单体制度编制索引号。

神华国能集团有限公司组织机构代码为5100-5199总部代码5100；各单位代码（5101-5199）分配见附件：

神华国能集团有限公司制度管理组织机构代码分配表。

第五条制度结构规范

（1）制度一般包括以下内容：

1.第一章为总则，说明制作本制度的目的、依据、适用范围、执行原则、关键名词术语解释等；

2.第二章为组织与职责，说明业务相关的组织体系、管理模式以及相关组织和部门的职责等；

3.关于制度的执行监督、检查以及相应的考核、奖惩等内容是制度的关键内容，一般应独立成章，置于附则之前；

4.最后一章为附则，说明一般名词术语解释、所属单位实施说明、生效日期、解释权、修订记录等未尽事宜；

5.除上述四章之外，中间各章制订具体的业务流程、执行标准、管理措施等；

6.附则之后，给出制度的附件列表；

（二）根据内容的复杂程度，制度的层级结构可依次分为“章”、“节”、“条”、“款”、“项”、“目”；

1.“章”是制度内容划分的基本单元，以中文数字配合文字依次表述，如“第一章”、“第二章”。

编号应从“总则”章开始直到“附则”结束；

2.“节”是章的细分，以中文数字配合文字依次表述，如“第一节”、“第二节”。

每章中至少需包含两节。

单独一节不能成章；

3.“条”是节或章的细分，每章或每节中至少需包含有两条。

单独一条不能成章或成节；

4.“款”是条的组成部分，表示一个独立的内容，或对前一款内容的补充。

款可以独立适用。

“款”的表现形式为条中的自然段，每个自然段为一款，“款”前不编序号；

5.“项”是以列举的形式对前段文字的说明。

含有项的条目，其前段文字中一般都有“下列”二字或相应的文字表述。

“项”前冠以中文数字加括号依次表示，如

（一）、

（二）、（三）。

标识

（一）、

（二）、（三）后不加标点，直接跟文字；

6.“目”是“项”的内容细分，是制度层级结构的最小单位。

“目”的序号用TimesNewRoman字体（以下也称“新罗马”字体）数字依次表述。

新罗马数字后加全角的圆点标识与文本间隔开。

（三）篇幅超过一百条（含）的制度可用“章”、“节”、“条”、“款”、“项”、“目”；篇幅少于一百条超过三十条（含）的制度可使用“章”、“条”、“款”、“项”、“目”；篇幅少于三十条的制度，可使用“条”、“款”、“项”、“目”；

（四）为使制度结构清晰易读，避免内容层级嵌套过深，应尽量限制“目”的使用。

严格禁止“目”下的下一级细分标识的使用；

（五）制度的中间章节，可按照制度所涵盖内容的业务种类、执行环节、所涉及业务的关键因素、管理对象等划分，但应保持划分逻辑的一致性。

章节划分应做到不重不漏、均匀连贯。

条目划分方式与章节划分类似；

（六）章节标题和条目标题应能够言简意赅地体现本章节的内容主旨。

章节必须有标题。

若条目内容不便归纳，或仅是操作性说明，则可不撰写条目标题，直接撰写条目内容。

使用细分标识的条目，则必须使用条目标题对内容进行归纳，使文档更加清晰；

（七）制度应与相应业务流程进行关联（纲领类制度除外）。

如出台的制度已有相对应的流程，则须在制度中说明相关的流程，并将流程做为制度附件；如尚未制定制度相关流程，则应按照统一的流程规范绘制流程，并做为制度附件。

第六条制度格式规范

（一）制度正文及文本类附件的页面设置采用A4，纵向，左侧装订；页面设置为上边距37mm，下边距35mm，左边距28mm，右边距26mm，版心尺寸为156mm×225mm（不含页码）。

制度的图、表类附件，如需要可使用A3幅面，但装订时须折为A4大小；

（二）页眉页脚设置：

无页眉，页脚仅包含页码，使用阿拉伯数字表示，小五号Arial字体，居中，距页边距1cm；

（三）正文格式

1.制度名称：

方正小标宋简体，二号，居中，行间距30磅，其他格式无。

与正文之间空1行；

2.章标题：

黑体，三号，居中，段前间距1行，段后间距1行，行间距28磅，其他格式无；

3.节标题：

楷体，三号，居中，段前间距0.5行，段后间距0.5行，行间距28磅，其他格式无；

4.条标识：

黑体，三号，行间距28磅，首行缩进2字符，其他格式无。

编号后无标点符号，与正文之间隔一个中文空格。

条目直接延续上章的条目编号，不重新编号；

5.项标识：

仿宋，三号，行间距28磅，首行缩进2字符，其他格式无。

编号后无标点符号，与正文之间隔一个空格。

各条目下的项应在本条目内重新编号；

6.目标识：

仿宋，三号，行间距28磅，首行缩进2字符，其他格式无。

各项下的目应在本项内重新编号；

7.正文：

仿宋，三号，行间距28磅，首行缩进2字符，两端对齐，其他格式无。

款格式同正文。

正文中数字及英文表述均应使用三号新罗马字体。

文中所有标点符号使用仿宋字体。

（四）其他需说明的规范

1.未作特殊说明制度中文字颜色均为黑色；

2.电子版格式的制度目录采用自动生成的方式；

3.关键术语可加粗表示；

4.附件中的内容（附表、附图或其他附件）须在制度正文中提及，并给出索引；

5.符号、代号、缩略语须在正文中予以说明。

第七条附件规范

附件是对制度内容具有解释性、参考性、指示性的图、表、文本，以及业务相关的标准、规范等。

附件与制度正文具有同等效力。

附件清单中的附件名称应与制度正文中提及的附件名称按照文中出现顺序一一对应。

附件清单置于制度正文之后，空一行，第一行缩进2字符，在“附件：

”后，以“新罗马数字+全角句点”顺序列出附件名称，数字编号需对齐。

如附件名称超过一行时，下面的文字应缩进并与上一行第一字对齐。

格式如下所示：

中文字体为仿宋，三号，行间距28磅，附件顺序号为新罗马三号，其他格式无。

各附件应按附件清单顺序逐一附在制度正文后。

附件与附件之间应以分页符间隔开，并于每页页面左上角以“附件1”、“附件2”的格式顺次说明所附内容，“附件”字体格式为黑体三号，顺序号为新罗马三号。

附件中“图、表、说明”等标题格式均为方正小标宋简体二号，居中。

（一）附件中表的规范

1.同一个附件中若有多个表，则需要对表进行编号。

表的编号采用从1开始的新罗马数字编号，如：

“表1”、“表2”、……。

表的编号与表题之间应空一个汉字的间隙。

表的编号与表的标题置于表上方，居中。

若同一附件中只有一个表，则不再对表编号，直接书写表的标题；

2.表的标题用方正小标宋简体二号，数字和字母为二号新罗马字体，居中，行间距28磅，标题前后各回车空一行，英文语句首字母须大写；其他格式无；

3.附件表格中的中文字体为仿宋，西文字体为TimesNewRoman，四号，单倍行距；表头文字加粗，居中；

4.如某个表需要转页接排，设置为“允许跨页断行”，“在各页顶端以标题行形式重复出现”。

表头跨页，在随后的各页上应重复表的编排。

编号后跟表题（可省略）和（续）”；

5.表单需附注文字说明时，附注写在表的下方。

所附表单的整体说明在表后附注中的第一条进行描述。

表中只有一个注时，在注的第一行文字前标明“注：

”，顶行；表中有多个注时，在“注：

”后加“新罗马数字+全角句点”表示，数字编号需对齐。

每个表的注应单独编号，并采用如下规范：

文字为四号仿宋，数字和字母为四号新罗马字体。

单个附注超过一行时，下面的文字应缩进并与上一行第一字对齐。

具体如下所示：

6．表的外框线及表内框线均为黑色实线，宽度0.5磅。

（二）附件中图的规范

1.同一个附件中若有多个图，则需要对图进行编号。

图的编号采用从1开始的新罗马数字编号，如：

“图1”、“图2”、……。

图的编号与图题之间应空一个汉字的间隙。

图的编号与图的标题置于图上方，居中。

若同一附件中只有一个图，则不再对图编号，直接书写图的标题；

2.图题应明确简短，用方正小标宋简体二号，数字和字母为二号新罗马字体，居中，行间距28磅，标题前后各回车空一行，英文语句首字母须大写；其他格式无。

3.图应具有“自明性”，即只看图、图题和图例，不阅读正文，就可理解图意；

4.图需附注文字说明时，附注写在图的下方，与图之间空一行。

图的附注规范同表的附注。

（三）附件中说明的规范

1.说明文字。

附件说明的格式与制度文本格式规范相同，三号字体，中文为仿宋，西文为TimesNewRoman字体。

2.说明文字中结构层次序数依次可以用“一、”、“

（一）”、

“1．”、“

（1）”标注。

一般第一层用黑体、第二层用楷体、第三层和第四层用仿宋字体。

3.附件说明性文字，如使用序号表述的，第一级标题使用黑体；第二级标题使用楷体；第三级标题及所有正文，中文字体为仿宋，西文为TimesNewRoman，三号。

首行缩进2字符，两端对齐。

行间距为“最小值28磅”。

第八条其他规范

任何数字均应从小数点符号起，向左或向右每三位数字为一组，组间空一个英文半角的空格，但表示年号的四位数除外。

如23456；2345；2.3456；2010（年号）。

表示公式时，应尽量避免使用多于一行的表示形式，乘号使用“×”，除号应使用“÷”。

公式示例：

ω—角频率

……

表示物理量的数值时，应使用后跟法定计量单位符号的新罗马数字。