办公自动化论文范文Word文件下载.docx
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1.1、办公自动化的基本概念
办公自动化（OfficeAutomation,简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。
办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。
在行政机关中，大都把办公自动化叫做电子政务，企事业单位就大都叫OA，即办公自动化。
通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。
计算机的诞生和发展促进了人类社会的进步和繁荣，作为信息科学的载体和核心，计算机科学在知识时代扮了重要的角色。
在行政机关、企事业单位工作中，是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作;
改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。
一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。
中国专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公自动化的定义为：
利用先进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系统。
1.2、办公自动化的三大特性
OA的核心即为ezOFFICE（easyoffice），强调的就是办公的便捷方便，提高效率，所以，作为办公软件，就应具备三大特性：
易用性、健壮性、开放性。
（1）.易用性——没有全面的应用做基础，一切都是空谈。
（2）.健壮性——必须具备超大用户、高并发应用的稳定性。
（3）.开放性—能够与其它软件系统完成必要的关联性整合应用。
1.3、办公自动化的发展现状
我国办公自动化自70年代开始发展，到90年代末期大致经历了六个发展阶段：
（1）.硬件配置阶段
70年代末，企业办公过程中普遍使用的办公设备如传真机、打字机、复印机等，标志办公自动化系统开始兴起。
（2）.数据处理自动化
80年代中期开始，MIS（管理信息系统）的发展标志OA进入数据处理自动化的第2代OA阶段。
（3）.C/S架构下工作流程自动化阶段
伴随着企业内部局域网的兴起，第3代OA开始关注并实施企业不同部门间工作流程的自动化。
（4）.B/S无障碍工作流程自动化阶段
90年代中期开始，随着Internet技术的兴起，第4代OA实现了移动办公，企业资源不再受到通讯技术的限制。
（5）.协同工作型办公自动化
90年代末期开始，旨在实现项目团队协同、部门之间协同、业务流程协同与办公流程协同、跨越时空协同的第5代OA兴起，其核心即为KM（知识管理）。
（6）.协同发展型办公自动化
是一种领先的企业管理思想，在实现方式上仍以工作流自动化Workfiow及KM为核心。
1.4、办公自动化的主要内容
办公自动化中软件主要包括：
word、excel、PowerPoint等办公软件的操作和使用
1.4.1、Word的概念简介
Word是由Microsoft公司出版的一个文字处理器应用程序。
它最初是由RichardBrodie为了运行DOS的IBM计算机而在1983年编写的。
随后的版本可运行于AppleMacintosh（1984年）,SCOUNIX，和MicrosoftWindows（1989年），并成为了MicrosoftOffice的一部分。
1.4.2、Word的功能介绍
（1）.所见即所得
用户用Word软件编排文档，使得打印效果在屏幕上一目了然
（2）.直观的操作界面
Word软件界面友好，提供了丰富多彩的工具，利用鼠标就可以完成选择，排版等操作。
（3）.多媒体混排
用Word软件可以编辑文字图形、图像、声音、动画，还可以插入其它软件制作的信息，也可以用Word软件提供的绘图工具进行图形制作，编辑艺术字，数学公式，能够满足用户的各种文档处理要求。
（4）.强大的制表功能
Word软件提供了强大的制表功能，不仅可以自动制表，也可以手动制表。
Word的表格线自动保护，表格中的数据可以自动计算，表格还可以进行各种修饰。
在Word软件中，还可以直接插入电子表格。
用Word软件制作表格，既轻松又美观，既快捷又方便。
（5）.自动功能
Word软件提供了拼写和语法检查功能，提高了英文文章编辑的正确性，如果发现语法错误或拼写错误，Word软件还提供修正的建议。
当用Word软件编辑好文档后，Word可以帮助用户自动编写摘要，为用户节省了大量的时间。
自动更正功能为用户输入同样的字符，提供了很好的帮助，用户可以自己定义字符的输入，当用户要输入同样的若干字符时，可以定义一个字母来代替，尤其在汉字输入时，该功能使用户的输入速度大大提高。
（6）.模板与向导功能
Word软件提供了大量且丰富的模板，使用户在编辑某一类文档时，能很快建立相应的格式，而且，Word软件允许用户自己定义模板，为用户建立特殊需要的文档提供了高效而快捷的方法。
（7）.丰富的帮助功能
Word软件的帮助功能详细而丰富，Word软件提供的形象而方便的帮助，使得用户遇到问题时，能够找到解决问题的方法。
为用户自学提供了方便。
（8）.Web工具支持
因特网（internet）是当今计算机应用最广泛、最普及的一个方面，Word软件提供了Web的支持，用户根据Web页向导，可以快捷而方便地制作出Web页（通常称为网页），还可以用Word软件的Web工具栏，迅速地打开，查找或浏览包括Web页和Web文档在内的各种文档。
（9）.超强兼容性
Word软件可以支持许多种格式的文档，也可以将Word编辑的文档以其它格式的文件存盘，这为Word软件和其它软件的信息交换提供了极大的方便。
用Word可以编辑邮件、信封、备忘录、报告、网页等。
（10）.强大的打印功能
Word软件提供了打印预览功能，具有对打印机参数的强大的支持性和配置性。
1.4.3、Excel的概念简介
MicrosoftExcel是微软公司的办公软件Microsoftoffice的组件之一，是由Microsoft为Windows和AppleMacintosh操作系统的电脑而编写和运行的一款试算表软件。
Excel是微软办公套装软件的一个重要的组成部分，它可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作，广泛地应用于管理、统计财经、金融等众多领域。
1.4.4、Excel的作用和意义
使用MicrosoftExcel可以执行计算，分析信息并管理电子表格或网页中的数据信息列表。
1.4.5、PowerPoint的概念简介
Powerpoint简称PPT。
用户不仅在投影仪或者计算机上进行演示，也可以将演示文稿打印出来，制作成胶片，以便应用到更广泛的领域中。
利用Powerpoint不仅可以创建演示文稿，还可以在互联网上召开面对面会议，远程会议或在网上给观众展示演示文稿。
Powerpoint的功能利用Powerpoint做出来的东西叫演示文稿，它是一个文件，其格式也叫.ppt格式。
演示文稿中的每一页就叫幻灯片，每张幻灯片都是演示文稿中既相互独立又相互联系的内容。
1.4.6、PowerPoint的作用和优势
（1）.使用MicrosoftOfficeFluent用户界面更快地获得更好的结果
（2）.创建功能强大的动态SmartArt图示
（3）.通过OfficePowerPoint幻灯片库轻松重用内容
（4）.与使用不同平台和设备的用户进行交流
（5）.使用自定义版式更快地创建演示文稿
（6）.使用OfficePowerPoint和OfficeSharePointServer加速审阅过程
（7）.使用文档主题统一设置演示文稿格式
（8）.使用新的SmartArt图形工具和效果显著修改形状、文本和图形
（9）.进一步提高PowerPoint演示文稿的安全性
（10）.同时减小文档大小和提高文件恢复能力
2、办公自动化在生活中的应用
2.1、办公自动化在企业中的应用
（1）传统办公模式
大部分中小企业自成立至今，办公模式为传统的办公模式并主要以纸介质为主，在信息革命的浪潮中，显然已经远远不能满足高效率、快节奏的现代工作和生活的需要。
（2）网络办公模式
现有网络办公自动化系统和大型信息管理系统中，企业业务流程重组或者是文件流转功能都是核心功能。
同时企业办公主要是一个文件流转的过程，所有的办公事务都可以抽象成一个数据库对象。
（3）中小企业办公模式的现状
如今普遍使用计算机来提高员工的工作效率，但是在需要许多员工一起协同工作环境中，公司更需要提高整体的工作效率，利用网络通讯基础及先进的网络应用平台，建立一个安全、可靠、开放、高效的信息网络和办公自动化、信息管理电子化系统，为管理公司提供现代化的日常办公条件及丰富的综合信息，实现档案管理自动化和办公事务处理自动化，以提高办公效率和管理水平，实现公司各部门日常业务工作的规范化、电子化、标准化，实现信息的在线查询、借阅。
最终实现“无纸”办公。
在传统的办公模式中，由于缺少重要的信息传递和工作流程环节，办公的各个部门之间无法实现信息共享和信息集成，从而难以实现各个部门之间的高效协作。
在日常的办公过程中，比较容易出现以下的差错：
①部门的信息传递和事务交接仍然由人工完成，容易出现差错;
②上下级和部门之间无法实现协同工作，难以及时沟通;
③信息和工作流程相互分离，缺少至关重要的随时记录，使工作监控和评估困难重重。
随着信息技术的发展和国内信息技术应用水平的提高，在办公过程中，传统的工作方式和审批模式己经难以满足新的需求，实现办公自动化已经是提高政府机关和企事业单位办公效率，规范化管理的必然趋势。
办公自动化系统的带来的好处有：
①信息传递与沟通交流顺畅
排除因职能、职位、距离等原因造成的信息联络不畅而带来的企业发展羁绊，通过构建内部通讯、信息发布与交流平台，实现多途径的联络与沟通，减少信息在途时间，提高信息的时效性，与此同时，缩短领导与职员之间，各部门之间的距离。
②规范工作管理，提高整体效率
解决了跨地域跨部门多岗位间的业务处理诸多问题，有效避免工作中出现的脱节、延误、错办等情况，杜绝职责不清、工作推脱等怠工现象，实现网上协同办公，增强组织协调能力，提高团队协作能力。
同时，加强了领导实时了解事务状态，实时掌控工作进度，强化了过程控制与监督，加强了工作管理。
③整合信息资源，实现知识管理
打破“信息孤岛”，彻底改变文件丢失遗漏、管理分散、查找不方便等现象，解决因人事变动导致经验流失等问题，通过知识管理，有效整合并积累各类资源，实现再利用。
④增强凝聚力，提高响应能力
在降低管理成本，促进管理进步的同时，能够培养全员信息化关注与参与意识，激发掌握和利用先进信息技术的热情，提高专业素质，形成全新的企业文化。
2.2、办公自动化在校园中的应用
高校办公自动化是指利用先进的科学技术，尽可能充分地利用信息资源，提高工作效。
其基本特征是采用计算机文字处理技术生产、存储各种文档，使用复印机、传真机或网络等其他先进设备复制、传递文档。
高校办公自动化系统的建设应着眼于顺应现代行政办公的需要，总体上要体现出操作方便、信息共享、切合实际、功能完整、安全高效、设置灵活、智能决策等特点。
高校办公自动化系统主要功能为：
事务型、管理型、决策型。
事务型为基础层，包括公文管理、督查管理、电子公文审批、公共信息查阅及收集，内部请示报告管理、会议管理、领导活动管理、个人待办事宜、日程安排、通讯录、快递办理、资源管理，以及其他有关机关行政事务处理等;
管理型为中间层，它包含事务型，管理型系统是支持各种办公事务处理活动的办公系统、支持管理控制活动的管理信息系统相结合的办公系统;
决策型为最高层，它以事务型和管理型办公系统的大量数据为基础，通过建立校内的邮件系统和信息发布平台，使办公文档、规章制度、新闻简报、技术交流等能够在高校机关内部得到及时的传播或传送。
高校办公自动化不仅能为高校管理和决策提供大量的信息服务，而且还能实现教育管理信息资源的交流与共享、提高高校的行政管理水平和工作效率及增强高校的节能意识。
2.2.1、学校OA须具备以下功能
教工管理：
包括教工基本信息、教师入校、教籍变动、部门管理、培训管理、奖惩管理、教研管理、考勤
学生管理：
包括学生基本信息、学籍管理、入学管理、奖惩管理、成绩管理公文管理：
公文流程的定义、公文模板的生成、公文流向等流程的处理工作管理：
工作计划、课程管理、教案管理、责任管理、绩效考核
档案管理：
记录学校各种规章制度，办公指南、工作指导等
图书管理：
包含新书入库、分类管理、图书检索、借阅管理
会议管理：
会议的申请、会议准备、会议通知、会议安排、会议纪要的生成等
在线讨论（BBS）：
公众及小组就主题进行讨论
公共信息：
包括常用电话、火车时刻表、飞机时刻表及全国各大、中、小学校及其他的一些热门站点等，通过INTERNET可以迅速、快捷的查询到所需信息
公告拦：
网上信息发布、公告发布
办公指南：
规章制度、工作指导
意见箱：
员工可以畅所欲言，发表个人意见建议，群策群力为学校服务内部邮件：
实现学校内部邮件系统，方便信息交流，并可以和Internet互通电子邮件
个人助理：
包括日程安排、待办事宜自动提醒、个人通讯录等
2.2.2、办公自动化在教学管理中的运用
（1）办公自动化是高校教学管理发展的必然要求
现代意义上的办公自动化不仅包括公文流转、查询检索、实时办公、信息处理等部分，还包括决策支持系统，使办公自动化理论和实践在智能化方面取得更大发展，办公自动化的内涵又被进一步扩充。
信息时代的到来，信息技术的发展，将使办公自动化建设理论和实现手段继续发展。
高校的教学管理部门是学校各项政策的推行者，也是学校师生的服务者。
其办公自动化程度的高低，不仅关系到自身的管理水平，也关系到学校数字化建设的进程，乃至学校的形象和声誉。
笔者作为工作在教学管理部门第一线的工作人员，对此深有体会。
因此，我们必须加大力度，积极进行高校办公自动化的建设。
一个学校实现办公自动化的程度是衡量其实教学现代化管理程度的重要标准之一，也是促进学校科学发展的方式之一。
（2）教学管理的工作特点需要办公自动化
①日常事务繁琐，工作任务量大。
教学管理工作涉及到高校教学工作的方方面面。
既有日常的教学管理工作，又要处理一些突发性的教学异常情况。
既面向全体教学和学生，又要面向职能部门和上级领导。
每一项工作都涉及到学校、教师和学生的切身利益。
很多时候事情需要反复地监督和催办，工作任务量大，且繁杂而琐碎，非常有必要借助办公自动化来更好地完成工作。
②工作时限紧，需要科学的管理和规划。
高校教学工作主要围绕着学校的教学计划和教学大纲进行，程序化的管理工作有着严格的时间限制，任务集中，责任重大，容不得半点的疏忽和失误。
为学校教学秩序的正常运行提供有利的保障，需要教学管理工作实时地发布和反馈各种信息，检验工作的正确性，合理地规划工作，并对工作进行科学的管理和监督，需要办公自动化来进行科学有效的辅助。
2.3办公自动化在现代秘书工作中的应用领域
（1）发文处理
公文的制发，主要包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、分发等程序。
现在，公文的撰写主要是用word软件在电脑上完成。
这样的好处主要体现在通过电脑排版的文档，可以很方便地对文档进行修改，且不会留下任何痕迹。
文档的字体、字号和格式等均可以根据需要进行设置，使得公文的格式更加规范，也体现出了公文的严肃性和权威性。
而且，再加上打印机的复印机等辅助设备，使公文的印制也更加的方便。
避免了以往公文排版印刷的麻烦。
（2）收文处理
以往传送一份文件，多是通过邮政系统靠人工投送，速度相对来说比较慢，而且还不排除在投送过程中会出现丢失、损毁、投送错误等情况。
如果是普发性文件，还需要一笔不小的开支。
而现在，通过传真机或者网络传输文件，是一种“点对点”的传输方式。
一般情况下，只有收发双方知道文件的内容，避免了在文件传送过程中机密的泄露。
不仅速度快，而且成本相对低廉。
正是因为如此，“无纸化办公”现在越来越受到人们的重视。
（3）文书的整理和归档
文件办理完毕之后，就需要把其中有保存价值的那些文件材料作为档案资料分门别类地整理、保存起来，作为以后工作的参考。
在过去，这些档案资料常常需要专门的库房和设备来保存。
而库房的容量总是有限的，若干年以后，总会饱和。
只能再选址建造新的库房，添置新的设备，这无疑需要大笔的资金投入。
文件的整理和归档包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等环节，是一系列纷繁复杂的工作，处理起来十分麻烦。
任何一个环节上出了问题，都会直接影响到后面工作的进行。
尤其是在大型的档案室和档案馆，档案整理工作更加要做到细致、准确。
况且，由于档案材料多为纸质的文件，在保管过程中要求比较高。
比如，不能有日光直射，还要防火防盗，防止档案的损坏和霉烂等等。
而现在，有了现代化的科学技术，这些问题都可以得到解决。
我们我们可以把文件资料制作成电子文档，保存在容量巨大的硬盘中或者刻录成光盘，库房和档案柜自然就不需要了。
什么时候需要，直接从电脑中调出来就行了。
这样算起来，日常的保管成本还是相对低廉的。
另外，对于重要的或者珍贵的档案资料，如果需要，还可以采取复制、影印等方式提供复制件，从而更好地保存原件不被损坏。
文件的检索工作也可以交给计算机去做。
文件标注主题词，就为文件档案实行信息化管理和利用提供了方便。
（4）办公自动化技术在组织会议中的应用。
无论是党政机关还是公司企业，在日常的管理活动中，大大小小的会议总是必不可少的。
而每开一次会议，总是要衍生出一大笔这样那样的费用。
比如食宿交通、会议的场地设备、招待费用，文件材料等等。
一年下来就是一笔相当大的开支，再加上有的领导，无论大小事情，都把大家召集起来开会。
这就使得会议更多，花费更大。
以致有外电说中国是“文山会海”，会议泛滥成灾。
从某种意义上来说倒也是事实。
其实，随着现代科技的发展，我们应该对会议方式进行改革，除了重要的大型会议以外，其他会议可以根据实际情况灵活采用电视、电话、网络会议等新的会议方式。
这些方式和传统的会议方式相比，其突出的特点就是方便快捷，不受时间空间的限制。
更重要的是其运行成本相对低廉，节约了开支。
开会还有一项重要的工作，就是对领导讲话和会议情况的记录和整理。
有人认为，最好的记录方式还是手写速记。
它方便、不受场地和设备的限制。
只要一支笔、几张纸就可以了。
我不否认速记是秘书人员应该掌握的一项基本技能，它具有其他方式不可替代的优越性。
但是，在有条件的情况下，把速记和录音、录像、电子速录机等现代化的手段和方式结合起来，效果可能会更好。
因为速记的效果和速记人员的能力和水平有很大的关系。
而现代科学技术可以弥补人在这方面的不足，把二者结合起来，效果会更好。
3、办公自动化的建设
3.1、办公自动化存在的问题
（1）安全问题
OA在计算机网络的基础上才得以实现，因而企业必然面临着OA系统的安全与保密问题。
办公自动化系统所处理的信息除了企业日常工作之外，一般也会涉及单位机密和内部敏感的商业、政治、军事信息等，一旦泄漏后果不堪设想，因此安全控制和保密功能成为办公自动化系统得以投入使用的先决条件。
在此，企业可以对OA系统设置具有防止非法用户侵入、权限控制存储和传输加密以及电子签名等保障性措施。
（2）技术问题
中小企业技术条件的制约，使得办公自动化建设难以达到预期目的，因而选择与世界发展潮流吻合的技术，实现标准化和开放性程度的提高，积极实现C/S结构向B/S结构的转变是企业必行之事。
（3）管理问题
传统的企业管理模式与管理理念已经逐渐满足不了现代企业的管理要求，为了实现企业办公自动化的高效管理和运行，知识管理应运而生。
目前，办公自动化已经发展到了以知识管理为核心的体系，如何在工作流技术与工作流管理系统的支撑下实现OA系统的知识管理便成了企业达到快速有效接收、发送各种上下级信息，组织、协调办公系统内各种信息，为企业日常工作提供必要决策服务的关键。
所以企业应重视在市场全球化、经济一体化的浪潮中知识管理的效用和积极作用。
3.2、可以提高工作人员办公自动化的操作水平
提高办公自动化的水平离不开人的因素，首先是领导的重视，实现办公自动化涉及到一个单位各个办公室和每个工作人员，在具备一定的硬件及技术条件后需要各级领导的高度重视和工作人员的密切配合。
3.3、计算机的重要应用是对信息的管理
在我国普遍缺乏适用的信息管理软件，这就需要进行开发自己的单用户信息管理系统以提高办公自动化水平，在校园里，办公自动化系统有着先进和成熟的网络环境和技术支持，校长、教务长给于极大的关注和支持，学校和办公室领导十分重视办公自动化系统的建设，将全校独立单元、教职员工及学生的编码进行统一规划。
另外，统一了办公室日常使用的文字处理软件及其他的应用软件，规范各种文字的标准和文件编号，对校内外文件用数据库进行管理，外来部分文件的索引及校内部分文件，有专人负责上传的校园网上，用户可很方便的从网上查询和下载所需信息，不必再把大量的时间花在信息的查找和重复的操作上。
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