办公室工作流程图.docx
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办公室工作流程图
办公室职责
1行政管理
1.1行政事务工作计划
1.1.1行政事务年度/月度工作计划草案
1.1.2行政事务年度/月度工作计划审查
1.1.3行政事务年度/月度工作计划核准
1.1.4行政事务工作计划公告
1.1.5行政事务工作计划实施\监督
1.2日常行政会议与接待
1.2.1总经理办公例会
1.2.1.1会议通知(会议时间变动时)
工序说明:
总经理办例会定在每周一上午召开,若有点时间变动需通知到各位领导。
(责任人:
Q)
1.2.1.2会议纪要
工序说明:
将会议的主要内容记录、整理,并汇总成文档,发放至各与会人员。
(责任人:
Q)
1.2.1.3会议纪要正确性审查、核准(责任人:
Q)
1.2.1.4会议纪要发放(责任人:
Q)
1.2.2月度生产例会
1.2.2.1会议通知
工序说明:
通知会议时间到各与会人员。
(责任人:
Q)
1.2.2.2会议纪要
工序说明:
将会议的主要内容记录、整理,并汇总成文档,发放至各与会人员。
(责任人:
Q)
1.2.2.3会议纪要正确性审查、核准(责任人:
Q)
1.2.2.4会议纪要发放(责任人:
Q)
1.2.3其他公司级专题会议
1.2.3.1会议通知
工序说明:
针对某个项目各部门工作联络的专题会议通知时间到各与会人员。
(责任人:
Q)
1.2.3.2会议纪要
工序说明:
将会议的主要内容记录、整理,并汇总成文档,发放至各与会人员。
(责任人:
Q)
1.2.3.3会议纪要审查、核准
1.2.3.4会议纪要发放(责任人:
Q)
1.2.3.5会议纪要重要事项实施跟踪
1.2.4公司其他重要活动
1.2.4.1活动立项
工序说明:
公司举办的各类活动,分为由公司立项后组织及办公室负责策划两类。
1.2.4.1.1接受任务
1.2.4.1.2策划活动
1.2.4.2活动方案建立
1.2.4.2.1草案建立
工序说明:
根据已定的活动类型,收集相关的案例、资料,进行活动草案策划,策划内容包括活动内容、宣传方案、场地要求、活动奖品等。
(责任人:
Q)
1.2.4.2.2草案审查
1.2.4.2.3草案核准
1.2.4.3活动宣传
工序说明:
根据活动需要,向公司内部员工或社会发布活动的主题、基本内容、时间等。
(责任人:
)
1.2.4.4费用预算
工序说明:
根据已确定的活动方案进行费用预算,内容包括场地布置(租场)费用、宣传费用、活动需要采购的物资费用等。
(责任人:
)
1.2.4.5建立活动筹备小组
工序说明:
根据活动需要,组织相关人员成立活动筹备小组。
(责任人:
)
1.2.4.6活动准备工作展开
1.2.4.6.1活动工作人员任务安排
工序说明:
对已成立的。
(责任人:
)
1.2.4.6.2场地联系/安排
工序说明:
依活动需要,确定需要在外租场或公司内部举办,若是在外租场的,需联系合适的场地,洽谈价格等。
(责任人:
)
1.2.4.6.3场地布置
工序说明:
根据活动需要,进行场地布置。
(责任人:
)
1.2.4.6.4活动所需物资采购
工序说明:
根据已确定的活动方案,采购活动需要的物资,如布场物品、活动道具、与会人员招待用品等。
(责任人:
Q)
1.2.4.7活动组织
工序说明:
按已确定的活动方案进行活动。
(责任人:
)
1.2.4.8建立相关的活动记录并存档
工序说明:
活动中涉及的资料、记录,包括影像资料等整理归档,做为企业文化资料。
(责任人:
)
1.3文件管理
1.3.1外部文件
1.3.1.1外部文件签收、登记
工序说明:
政府部门、上级主管部门来文、通知等收集、存档,并进行登记,建立目录。
(责任人:
Q)
1.3.1.2外部文件复印后送相关人员收阅签字(相关人员)
工序说明:
外部文件收到后,复印后根据文件内容关交相关人员,并签字确认。
(责任人:
)
1.3.1.3根据内容进行催办
工序说明:
对文件要求的事项进行催办,以保证在规定时间内完成。
(责任人:
Q)
1.3.1.4文件整理、编号、归档、保管
工序说明:
月度、年度对文件进行盘点,建立目录,并进行编号,统一归档保管。
(责任人:
Q、Q)
1.3.2 内部文件
1.3.2.1拟写文件
工序说明:
根据公司的决定,拟定文件。
(责任人:
Q/Q)
1.3.2.2文件草案审核
工序说明:
文件草案拟定人草案拟定后,填写《公司文件发放审批单》,根据文件需要呈领导审核或召集各部门进行会签,审核文字正确性和文件可行性。
责任人:
Q
1.3.2.3文件批准
(责任人:
Q)
1.3.2.4文件打印
工序说明:
文件用红头文件纸打印。
(责任人:
Q)
1.3.2.5文件发放、签收/登记
工序说明:
填制文件发放表,并由各部门在文件收到时进行签收。
(责任人:
Q)
1.3.2.6文件整理、编号、归档、保管
工序说明:
月度、年度对文件进行盘点,建立目录,并进行编号,统一归档保管。
(责任人:
Q、Q)
1.4上级领导和业务重要来访者接待及筹备
1.4.1筹备工作
工序说明:
当接到通知,有上级领导或业务重要来访者到公司来时,应及时进行筹备接待工作,如写欢迎词、采购招待用品、确定布置招待场所等。
(责任人:
Q)
1.4.2通知相关工作人员及接待人员
工序说明:
根据来访者的目的、级别等安排相关工作人员和接待人员,并通知到责任人。
(责任人:
Q)
1.4.3来访人员接待活动的组织
1.4.4来访人员接待活动记录
工序说明:
对来访人员的行程、来访沟通内容等进行记录,包括来访人员提出的问题、意见等。
(责任人:
Q)
1.4.5资料整理、归档
工序说明:
对活动记录进行整理,并将相关事宜落实到人。
(责任人:
Q)
1.5参加政府召开的有关会议
1.5.1.1接收通知,并转告相关人员(责任人:
Q)
1.5.1.2参加会议并记录
1.5.1.3会议精神传达/贯彻
1.6公司行政管理规章
1.6.1员工手册
1.6.1.1员工手册的信息收集、汇总(责任人:
Q)
1.6.1.2员工手册草案的拟定(责任人:
Q)
1.6.1.3员工手册草案的审查(责任人:
Q)
1.6.1.4员工手册草案的会签(责任人:
Q)
1.6.1.5员工手册草案的核准(责任人:
Q)
1.6.1.6员工手册草案的公告(责任人:
Q)
1.6.1.7员工手册草案的修订(责任人:
Q)
1.6.1.8员工手册的实施、监督(责任人:
各部门)
1.6.2企业规章制度
1.6.2.1企业规章制度的信息收集、汇总(责任人:
Q)
1.6.2.2企业规章制度草案的拟定(责任人:
Q)
1.6.2.3企业规章制度草案的审查(责任人:
Q)
1.6.2.4企业规章制度草案的会签(责任人:
Q)
1.6.2.5企业规章制度草案的核准(责任人:
Q)
1.6.2.6企业规章制度草案的公告(责任人:
办公室)
1.6.2.7企业规章制度草案的修订(责任人:
Q)
1.6.2.8企业规章制度的实施、监督(责任人:
各部门)
1.6.3办公室管理规定
1.6.3.1办公室管理规定的信息收集、汇总(责任人:
Q)
1.6.3.2办公室管理规定草案的拟定(责任人:
Q)
1.6.3.3办公室管理规定草案的审查(责任人:
Q)
1.6.3.4办公室管理规定草案的核准(责任人:
Q)
1.6.3.5办公室管理规定的实施、监督(责任人:
Q)
1.6.4档案管理办法
1.6.4.1档案管理办法的信息收集、汇总(责任人:
Q)
1.6.4.2档案管理办法草案的拟定(责任人:
Q)
1.6.4.3档案管理办法草案的审查(责任人:
Q)
1.6.4.4档案管理办法草案的会签
1.6.4.5档案管理办法草案的核准(责任人:
Q)
1.6.4.6档案管理办法草案的公告
1.6.4.7档案管理办法的实施、监督
1.6.5其它管理制度
2企业文化建设
2.1企业文化建设年度计划
2.1.1收集相关企业年度文化建设相关资料
2.1.2企业文化建设年度计划草案
2.1.3企业文化建设年度计划审查
2.1.4企业文化建设年度计划核准
2.1.5企业文化建设年度计划实施\监督
2.1.5.1企业文化建设组织实施
2.1.5.2咨询公司/内部组织
2.1.5.3考察、参与洽谈\起草\合约
2.1.5.4参与实施
2.1.5.5组织开展相关文化建设活动
2.1.5.6企业文化建设的阶段性总结及汇报
2.2组织企业对外形象宣传与联络
2.2.1组织企业对外形象策划、宣传与联络
2.2.1.1企业形象推广、广告宣传、品牌提升计划
2.2.1.1.1企业形象推广、广告宣传、品牌提升信息收集
2.2.1.1.2企业形象推广、广告宣传、品牌提升与预算草案拟定
2.2.1.1.3企业形象推广、广告宣传、品牌提升与预算草案审查
2.2.1.1.4企业形象推广、广告宣传、品牌提升与预算草案核准
2.2.1.2企业形象推广、广告宣传、品牌提升活动开展
2.2.1.3企业形象推广、广告宣传、品牌提升活动的评估
2.2.1.4企业发展需要与有关政府部门及其它部门的联络
2.3企业网站管理
2.3.1服务器维护
2.3.1.1供应商联系
工序说明:
了解市场行情,寻找服务稳定、实力较强的供应商提供企业网站的服务器,保证企业网站不会因服务器不稳定而造成不能正常运行。
(责任人:
Q)
2.3.1.2故障处理
工序说明:
对遇到的突发性服务器故障,如网站不能正常登录等状况,与供应商联系及时处理故障。
(责任人:
Q)
2.3.1.3续费
工序说明:
服务器空间年度租费续费联系,并办理续费申请及汇款通知等。
(责任人:
Q)
2.3.2网站信息即时更新(外贸部门)
2.3.3故障处理(外贸部门)
2.3.4阿里巴巴销售平台续费
工序说明:
年度租费续费联系,并办理续费申请及汇款通知等。
(责任人:
Q)
2.3.5阿里巴巴销售平台信用注册
工序说明:
提供信用注册所需的相关资料,报注册公司。
(责任人:
Q)
2.4内部宣传工作
2.4.1企业简报
2.4.1.1简报内容题材要点提示发放(责任人:
Q)
2.4.1.2简报材料收集(责任人:
Q)
2.4.1.3简报稿修改(责任人:
Q)
2.4.1.4简报排版(责任人:
Q)
2.4.1.5简报草稿打印(责任人:
Q)
2.4.1.6简报草案复审、批准(责任人:
Q)
2.4.1.7简报印制/发放(责任人:
Q)
2.4.1.8简报入档(责任人:
Q)
2.4.2宣传窗内容更新、维护(责任人:
Q)
2.4.2.1根据当月要点材料准备(责任人:
Q)
2.4.2.2材料制作/审阅(责任人:
Q、Q)
2.4.2.3更新/维护、清洁(责任人:
Q)
2.4.3欢迎词
2.4.3.1根据节、会议、来客内容选定(责任人:
Q)
2.4.3.2内容制作/审核(责任人:
Q、Q)
2.4.3.3实地布置(责任人:
Q)
2.4.3.4及时清理处理(责任人:
Q)
2.5各类协会管理
2.5.1协会目录
工序说明:
各类行业协会建立名册。
(责任人:
Q)
2.5.2会费管理
2.5.2.1接收续费通知(责任人:
Q)
2.5.2.2办理续费申请
工序说明:
年度租费续费联系,并向公司领导办理续费申请。
(责任人:
Q)
2.5.2.3续费核准
2.5.2.4发票跟催(责任人:
Q)
2.5.2.5记入会费台帐
工序说明:
根据参加的协会目录,登录会费缴纳情况。
(责任人:
Q)
2.5.3协会会议管理
工序说明:
收到协会举办的各类会议通知时,请示领导,并联系相关责任人参加会议。
(责任人:
)
2.5.4报表管理
2.5.4.1报表信息收集
工序说明:
收到协会要求填报的报表通知时,根据报表内容收集相关数据。
(责任人:
Q)
2.5.4.2编制报表(责任人:
Q)
2.5.4.3报表审查\核准(责任人:
Q)
2.5.4.4上交(责任人:
Q)
2.6企业无形资产管理
2.6.1专利申请及维护
2.6.1.1专利申请资料收集(提供单位:
)
2.6.1.2专利申请
2.6.1.3专利(项目)申报
2.6.1.4专利证件及其资料档案管理
2.6.2企业商标申请及管理
2.6.2.1企业商标注册相关资料收集/申请
2.6.2.1.1申报
2.6.2.1.2资料整理\存档
2.6.2.1.3商标使用管理
3企业资质
3.1企业资质申报
3.1.1资质项目资料收集\整理
工序说明:
企业正常运作需要申报的各类资质申报,收集资质申报条件及相关的国家法律法律,进行整理汇总。
(责任人:
Q)
3.1.2按项目要求整理申报材料
工序说明:
根据整理汇总的申报条件相关法律法规整理申报材料。
(责任人:
Q)
3.1.3材料审核(责任人:
Q)
3.1.4申报
工序说明:
材料申报到资质颁发部门。
(责任人:
Q)
3.1.5接受上级部门对投资项目验收的接待和组织
工序说明:
按要求接受上级主管部门的评审,提供相关的材料等。
(责任人:
Q)
3.1.6材料汇总\存档
工序说明:
对在资质申报、现场评审中产生的材料进行汇总、存档,以备作为下一次申报或复审时的参考资料。
(责任人:
Q)
3.2企业科技项目申报
3.2.1项目相关资料收集(责任人:
Q)
3.2.2按项目要求整理申报材料(责任人:
Q)
3.2.3材料审核
3.2.4申报(责任人:
Q)
3.2.5其它项目材料上报后续事项(接受验收、组织项目鉴定等)(责任人:
Q)
3.2.6接受上级部门对投资项目验收的接待和组织
3.2.7材料汇总\存档(责任人:
Q)
3.3企业发展所需的其它项目申报
3.3.1其它项目文本起草(责任人:
Q)
3.3.2其它项目材料上报与对外联络(责任人:
Q)
3.3.3其它项目材料上报后续事项(接受验收、组织项目鉴定等)
4总务
4.1办公用品管理
4.1.1公司办公用品的使用、维护办法
4.1.2纸值易耗品办公用品计划(责任人:
Q)
4.1.3耐用办公用品计划
4.1.4办公用品计划、审批、核定
4.1.5办公用品根据需求采购(责任人:
Q)
4.1.6采购电话联系送货
4.1.7上门采购
4.1.8办公用品的登记、入库
4.1.9办公用品发放、签收
4.1.100办公用品保管
4.1.11月未汇总做月报表/上报/结算
说明:
1、目前办公室采购的要本属低值易耗,如:
低、墨盒、笔为主,耐用办公品不属本办采购。
2、一般单件在10元以上文具用品,去向都有可在送货单上反映追溯。
4.1.12办公用品采购
4.1.12.1办公用品部门需求申请
4.1.12.2办公用品需求汇总(责任人:
Q)
4.1.12.3办公用品的统一申购(责任人:
Q)
4.1.12.4办公用品的集中购买(责任人:
Q)
4.1.13办公用品统一保管(责任人:
Q)
4.1.14办公用品的领用(责任人:
Q)
4.1.15办公用品的台帐记录(责任人:
Q)
4.1.16每月底汇总、结账、月报表(责任人:
Q)
4.2信函收发
4.2.1信件、挂号、邮包、邮局送保安处
4.2.2保安做好验收记
4.2.3保安把信件、挂号、邮包送办公室
4.2.4办公室签收登记
4.2.5办公室发到相关部门签收登记
4.2.6登记薄整理、保管备查
注:
供应科的大邮包由供应科直接到保安处领取签收。
4.3客户接待
4.3.1预约客户
工序说明:
接待部门应提前通知接待员客户姓名、单位及接待地点等,待客户来访后,通知接待部门,并将客户带至接待地点。
(责任人:
Q)
4.3.2非预约客户
工序说明:
对未预约来访的客户,对客户进行登记,通知接待部门,征得接待部门的同意后,将客户带至接待地点。
(责任人:
Q)
4.4档案管理
4.4.1技术文件资料(责任人:
Q)
4.4.1.1常规产品图纸
4.4.1.1.1出图
工序说明:
设计人员填写出图单,经主管领导签字确认后打印一套图纸。
图纸输出后由设计人员、主要技术负责人在图纸上签字。
(责任人:
Q)
4.4.1.1.2存档
工序说明:
设计人员填写图纸归档单,将图纸交资料室存档,资料员签收后,对图纸进行整理、装订、存档,记录资料台帐中,并做好图纸归档的电子档记录。
(责任人:
Q)
4.4.1.1.3借阅
工序说明:
申请借阅人填写借阅单,经相关领导批准后,交资料员,待图纸归还后,由资料员检查图纸是否完好无损,签字确认后返还一联。
(责任人:
Q)
4.4.1.1.4发放
工序说明:
设计部门图纸归档后,通知生产部门可以领用图纸,资料室复印图纸一套,交设计部门加盖图纸专用章及受控章,并打印图纸发放清单,由领用人申请,技术科长批准后,由资料员负责发放。
(责任人:
Q)
4.4.1.1.5定期查档
工序说明:
对产品图纸进行定期盘存,档案目录定期更新。
(责任人:
Q)
4.4.1.1.6技术资料作废/销毁/保留管理
工序说明:
当图纸遇到修改等需作调整,并销毁一部分文件时,相关人员填写技术资料作废/销毁/保留申请单,经领导/技术科长审批后,对作废的文件留存一份存档,并加盖作废保留章,其余的文件销毁处理,并作记录。
(责任人:
Q)
4.4.1.2新产品图纸
4.4.1.2.1出图
工序说明:
设计人员填写出图单,经主管领导签字确认后打印一套图纸。
图纸输出后由设计人员、主要技术负责人在图纸上签字。
(责任人:
Q)
4.4.1.2.2存档
工序说明:
设计人员填写图纸归档单,将图纸交资料室存档,资料员签收后,对图纸进行整理、装订、存档,记录资料台帐中,并做好图纸归档的电子档记录。
(责任人:
Q)
4.4.1.2.3借阅
工序说明:
申请借阅人填写借阅单,经相关领导批准后,交资料员,待图纸归还后,由资料员检查图纸是否完好无损,签字确认后返还一联。
(责任人:
Q)
4.4.1.2.4试制发放
工序说明:
设计部门图纸归档后,通知生产部门可以领用图纸,资料室复印图纸一套,交设计部门加盖试制专用章,并打印图纸发放清单,由领用人申请,技术科长批准后,由资料员负责发放。
产品试制完成后,领用人需将该产品图纸归还资料室。
(责任人:
Q)
4.4.1.2.5图纸更新
工序说明:
设计人员对新产品图纸进行更新后,资料室打印。
程序按:
4.3.1.1。
(责任人:
Q)
4.4.1.2.6收回的试制图纸作废/销毁/保留管理
工序说明:
相关人员填写技术资料作废/销毁/保留申请单,经领导/技术科长审批后,对作废的文件留存一份存档,并加盖作废保留章,其余的文件销毁处理,并作记录。
(责任人:
Q)
4.4.1.3工装模具图纸(责任人:
Q)
4.4.1.3.1出图
工序说明:
设计人员填写出图单,经主管领导签字确认后打印一套图纸。
图纸输出后由设计人员、主要技术负责人在图纸上签字。
(责任人:
Q)
4.4.1.3.2存档
工序说明:
设计人员填写图纸归档单,将图纸交资料室存档,资料员签收后,对图纸进行整理、装订、存档,记入资料台帐中,并做好图纸归档的电子档记录。
(责任人:
Q)
4.4.1.3.3借阅
工序说明:
申请借阅人填写借阅单,经相关领导批准后,交资料员,待图纸归还后,由资料员检查图纸是否完好无损,签字确认后返还一联。
(责任人:
Q)
4.4.1.3.4发放
工序说明:
设计部门图纸归档后,通知生产部门可以领用图纸,资料室复印图纸一套,交设计部门加盖图纸专用章及受控章,并打印图纸发放清单,由领用人申请,技术科长批准后,由资料员负责发放。
(责任人:
Q)
4.4.1.3.5定期查档
工序说明:
对产品图纸进行定期盘存,档案目录定期更新。
(责任人:
Q)
4.4.1.3.6技术资料作废/销毁/保留管理
工序说明:
相关人员填写技术资料作废/销毁/保留申请单,经领导/技术科长审批后,对作废的文件留存一份存档,并加盖作废保留章,其余的文件销毁处理,并作记录。
(责任人:
Q)
4.4.1.4计算书
4.4.1.4.1存档
工序说明:
设计室人员计算书上传到服务器,资料员打印后由设计人员填写归档单,资料员签收,并对设计计算书进行装订存档,记录资料台帐中。
(责任人:
Q)
4.4.1.4.2借阅
工序说明:
申请借阅人填写借阅单,经相关领导批准后,交资料员,待归还后,由资料员检查是否完好无损,签字确认后返还一联。
(责任人:
Q)
4.4.1.4.3领用
工序说明:
领用申请人填写资料领用申请,经技术负责人批准后可领用。
(责任人:
Q)
4.4.1.5外部参考/新产品说明书
4.4.1.5.1存档
工序说明:
归档人填写归档单,资料员签收,并对外来的产品新说明进行装订存档,记录资料台帐中。
(责任人:
Q)
4.4.1.5.2借阅
工序说明:
申请借阅人填写借阅单,经相关领导批准后,交资料员,待归还后,由资料员检查是否完好无损,签字确认后返还一联。
(责任人:
Q)
4.4.1.5.3领用
工序说明:
领用申请人填写资料领用申请,经技术负责人批准后可领用。
(责任人:
Q)
4.4.1.6工艺文件
4.4.1.6.1打印
工序说明:
设计人员将工艺文件传输到服务器后,资料员打印,打印完后由设计人员、技术科长在工艺卡片上签字。
(责任人:
Q)
4.4.1.6.2存档
工序说明:
填写文件归档单,将工艺卡片交资料室存档,资料员签收后,对工艺卡片进行整理、装订、存档,记录资料台帐中,并做好归档的电子档记录。
(责任人:
Q)
4.4.1.6.3借阅
工序说明:
申请借阅人填写借阅单,经相关领导批准后,交资料员,待工艺卡片归还后,由资料员检查是否完好无损,签字确认后返还一联。
(责任人:
Q)
4.4.1.6.4发放
工序说明:
设计部门归档后,通知生产部门可以领用,资料室复印一套,交设计部门加盖技术文件专用章及受控章,并打印发放清单,由领用人申请,技术科长批准后,由资料员负责发放。
(责任人:
Q)
4.4.1.6.5定期查档
工序说明:
对产品图纸进行定期盘存,档案目录定期更新。
(责任人:
Q)
4.4.1.6.6作废/销毁/保留管理
工序说明:
相关人员填写技术资料作废/销毁/保留申请单,经领导/技术科长审批后,对作废的文件留存一份存档,并加盖作废保留章,其余的文件销毁处理,并作记录。
(责任人:
Q)
4.4.1.7新产品试制文件
工序说明:
新产品试制文件是指除图纸及工艺以外的文件,如产品的设计开发文件、可行性报告、技术总结报告等。
技术部门编制完后交资料室归档,填写归档单。
资料室按产品进行整理、归档,制定目录,并定期进行更新。
(责任人:
Q)
4.4.2综合档案资料
4.4.2.1综合档案分类
4.4.2.1.1公司文件
4.4.2.1.2外来文件
4.4.2.1.3科技类档案
4.4.2.1.4企业文化建设类档案
4.4.2.1.5人员信息类档案
4.4.2.1.5.1职工档案
4.4.2.1.5.2工程技术人员资质档案(责任人:
Q)
4.4.2.1.5.3特种作业人员资质档案(责任人:
Q)
4.4.2.1.6企业资质档案
4.4.2.1.7设备档案
4.4.2.1.8基础建设类档案
4.4.2.1.9政府机构综合报表
4.4.2.2归档管理
4.4.2.2.1综合档案归档、整理、建档
工序说明:
由归档人填