办公室工作流程图.docx

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办公室工作流程图

办公室职责

1行政管理

1.1行政事务工作计划

1.1.1行政事务年度/月度工作计划草案

1.1.2行政事务年度/月度工作计划审查

1.1.3行政事务年度/月度工作计划核准

1.1.4行政事务工作计划公告

1.1.5行政事务工作计划实施\监督

1.2日常行政会议与接待

1.2.1总经理办公例会

1.2.1.1会议通知（会议时间变动时）

　　工序说明：

总经理办例会定在每周一上午召开，若有点时间变动需通知到各位领导。

（责任人:

Q）

1.2.1.2会议纪要

工序说明：

将会议的主要内容记录、整理，并汇总成文档，发放至各与会人员。

（责任人:

Q）

1.2.1.3会议纪要正确性审查、核准（责任人:

Q）

1.2.1.4会议纪要发放（责任人:

Q）

1.2.2月度生产例会

1.2.2.1会议通知

工序说明：

通知会议时间到各与会人员。

（责任人:

Q）

1.2.2.2会议纪要

工序说明：

将会议的主要内容记录、整理，并汇总成文档，发放至各与会人员。

（责任人:

Q）

1.2.2.3会议纪要正确性审查、核准（责任人:

Q）

1.2.2.4会议纪要发放（责任人:

Q）

1.2.3其他公司级专题会议

1.2.3.1会议通知

工序说明：

针对某个项目各部门工作联络的专题会议通知时间到各与会人员。

（责任人:

Q）

1.2.3.2会议纪要

工序说明：

将会议的主要内容记录、整理，并汇总成文档，发放至各与会人员。

（责任人:

Q）

1.2.3.3会议纪要审查、核准

1.2.3.4会议纪要发放（责任人:

Q）

1.2.3.5会议纪要重要事项实施跟踪

1.2.4公司其他重要活动

1.2.4.1活动立项

工序说明：

公司举办的各类活动，分为由公司立项后组织及办公室负责策划两类。

1.2.4.1.1接受任务

1.2.4.1.2策划活动

1.2.4.2活动方案建立

1.2.4.2.1草案建立

工序说明：

根据已定的活动类型，收集相关的案例、资料，进行活动草案策划，策划内容包括活动内容、宣传方案、场地要求、活动奖品等。

（责任人:

Q）

1.2.4.2.2草案审查

1.2.4.2.3草案核准

1.2.4.3活动宣传

工序说明：

根据活动需要，向公司内部员工或社会发布活动的主题、基本内容、时间等。

（责任人:

　　　　　　）

1.2.4.4费用预算

工序说明：

根据已确定的活动方案进行费用预算，内容包括场地布置（租场）费用、宣传费用、活动需要采购的物资费用等。

（责任人:

　　　　　　）

1.2.4.5建立活动筹备小组

工序说明：

根据活动需要，组织相关人员成立活动筹备小组。

（责任人:

　　　　　　）

1.2.4.6活动准备工作展开

1.2.4.6.1活动工作人员任务安排

工序说明：

对已成立的。

（责任人:

　　　　　　）

1.2.4.6.2场地联系/安排

工序说明：

依活动需要，确定需要在外租场或公司内部举办，若是在外租场的，需联系合适的场地，洽谈价格等。

（责任人:

　　　　　　）

1.2.4.6.3场地布置

工序说明：

根据活动需要，进行场地布置。

（责任人:

　　　　　　　）

1.2.4.6.4活动所需物资采购

工序说明：

根据已确定的活动方案，采购活动需要的物资，如布场物品、活动道具、与会人员招待用品等。

（责任人:

Q）

1.2.4.7活动组织

工序说明：

按已确定的活动方案进行活动。

（责任人:

　　　　　　）

1.2.4.8建立相关的活动记录并存档

工序说明：

活动中涉及的资料、记录，包括影像资料等整理归档，做为企业文化资料。

（责任人:

　　　　　　）

1.3文件管理

1.3.1外部文件

1.3.1.1外部文件签收、登记

工序说明：

政府部门、上级主管部门来文、通知等收集、存档，并进行登记，建立目录。

（责任人:

Q）

1.3.1.2外部文件复印后送相关人员收阅签字（相关人员）

工序说明：

外部文件收到后，复印后根据文件内容关交相关人员，并签字确认。

（责任人:

　　　　　　）

1.3.1.3根据内容进行催办

工序说明：

对文件要求的事项进行催办，以保证在规定时间内完成。

（责任人：

Q）

1.3.1.4文件整理、编号、归档、保管

工序说明：

月度、年度对文件进行盘点，建立目录，并进行编号，统一归档保管。

（责任人:

Q、Q）

1.3.2　内部文件

1.3.2.1拟写文件

工序说明：

根据公司的决定，拟定文件。

（责任人:

Q/Q）

1.3.2.2文件草案审核

工序说明：

文件草案拟定人草案拟定后，填写《公司文件发放审批单》，根据文件需要呈领导审核或召集各部门进行会签，审核文字正确性和文件可行性。

责任人:

Q

1.3.2.3文件批准

（责任人:

Q）

1.3.2.4文件打印

工序说明：

文件用红头文件纸打印。

（责任人:

Q）

1.3.2.5文件发放、签收/登记

工序说明：

填制文件发放表，并由各部门在文件收到时进行签收。

（责任人:

Q）

1.3.2.6文件整理、编号、归档、保管

工序说明：

月度、年度对文件进行盘点，建立目录，并进行编号，统一归档保管。

（责任人:

Q、Q）

1.4上级领导和业务重要来访者接待及筹备

1.4.1筹备工作

工序说明：

当接到通知，有上级领导或业务重要来访者到公司来时，应及时进行筹备接待工作，如写欢迎词、采购招待用品、确定布置招待场所等。

（责任人:

Q）

1.4.2通知相关工作人员及接待人员

工序说明：

根据来访者的目的、级别等安排相关工作人员和接待人员，并通知到责任人。

（责任人:

Q）

1.4.3来访人员接待活动的组织

1.4.4来访人员接待活动记录

工序说明：

对来访人员的行程、来访沟通内容等进行记录，包括来访人员提出的问题、意见等。

（责任人:

Q）

1.4.5资料整理、归档

工序说明：

对活动记录进行整理，并将相关事宜落实到人。

（责任人:

Q）

1.5参加政府召开的有关会议

1.5.1.1接收通知,并转告相关人员（责任人:

Q）

1.5.1.2参加会议并记录

1.5.1.3会议精神传达/贯彻

1.6公司行政管理规章

1.6.1员工手册

1.6.1.1员工手册的信息收集、汇总（责任人:

Q）

1.6.1.2员工手册草案的拟定（责任人:

Q）

1.6.1.3员工手册草案的审查（责任人:

Q）

1.6.1.4员工手册草案的会签（责任人：

Q）

1.6.1.5员工手册草案的核准（责任人:

Q）

1.6.1.6员工手册草案的公告（责任人:

Q）

1.6.1.7员工手册草案的修订（责任人:

Q）

1.6.1.8员工手册的实施、监督（责任人：

各部门）

1.6.2企业规章制度

1.6.2.1企业规章制度的信息收集、汇总（责任人:

Q）

1.6.2.2企业规章制度草案的拟定（责任人:

Q）

1.6.2.3企业规章制度草案的审查（责任人:

Q）

1.6.2.4企业规章制度草案的会签（责任人：

Q）

1.6.2.5企业规章制度草案的核准（责任人:

Q）

1.6.2.6企业规章制度草案的公告（责任人:

办公室）

1.6.2.7企业规章制度草案的修订（责任人:

Q）

1.6.2.8企业规章制度的实施、监督（责任人:

各部门）

1.6.3办公室管理规定

1.6.3.1办公室管理规定的信息收集、汇总（责任人:

Q）

1.6.3.2办公室管理规定草案的拟定（责任人:

Q）

1.6.3.3办公室管理规定草案的审查（责任人:

Q）

1.6.3.4办公室管理规定草案的核准（责任人:

Q）

1.6.3.5办公室管理规定的实施、监督（责任人:

Q）

1.6.4档案管理办法

1.6.4.1档案管理办法的信息收集、汇总（责任人:

Q）

1.6.4.2档案管理办法草案的拟定（责任人:

Q）

1.6.4.3档案管理办法草案的审查（责任人:

Q）

1.6.4.4档案管理办法草案的会签

1.6.4.5档案管理办法草案的核准（责任人:

Q）

1.6.4.6档案管理办法草案的公告

1.6.4.7档案管理办法的实施、监督

1.6.5其它管理制度

2企业文化建设

2.1企业文化建设年度计划

2.1.1收集相关企业年度文化建设相关资料

2.1.2企业文化建设年度计划草案

2.1.3企业文化建设年度计划审查

2.1.4企业文化建设年度计划核准

2.1.5企业文化建设年度计划实施\监督

2.1.5.1企业文化建设组织实施

2.1.5.2咨询公司/内部组织

2.1.5.3考察、参与洽谈\起草\合约

2.1.5.4参与实施

2.1.5.5组织开展相关文化建设活动

2.1.5.6企业文化建设的阶段性总结及汇报

2.2组织企业对外形象宣传与联络

2.2.1组织企业对外形象策划、宣传与联络

2.2.1.1企业形象推广、广告宣传、品牌提升计划

2.2.1.1.1企业形象推广、广告宣传、品牌提升信息收集

2.2.1.1.2企业形象推广、广告宣传、品牌提升与预算草案拟定

2.2.1.1.3企业形象推广、广告宣传、品牌提升与预算草案审查

2.2.1.1.4企业形象推广、广告宣传、品牌提升与预算草案核准

2.2.1.2企业形象推广、广告宣传、品牌提升活动开展

2.2.1.3企业形象推广、广告宣传、品牌提升活动的评估

2.2.1.4企业发展需要与有关政府部门及其它部门的联络

2.3企业网站管理

2.3.1服务器维护

2.3.1.1供应商联系

工序说明：

了解市场行情，寻找服务稳定、实力较强的供应商提供企业网站的服务器，保证企业网站不会因服务器不稳定而造成不能正常运行。

（责任人:

Q）

2.3.1.2故障处理

工序说明：

对遇到的突发性服务器故障，如网站不能正常登录等状况，与供应商联系及时处理故障。

（责任人:

Q）

2.3.1.3续费

工序说明：

服务器空间年度租费续费联系，并办理续费申请及汇款通知等。

（责任人:

Q）

2.3.2网站信息即时更新（外贸部门）

2.3.3故障处理（外贸部门）

2.3.4阿里巴巴销售平台续费

工序说明：

年度租费续费联系，并办理续费申请及汇款通知等。

（责任人:

Q）

2.3.5阿里巴巴销售平台信用注册

工序说明：

提供信用注册所需的相关资料，报注册公司。

（责任人:

Q）

2.4内部宣传工作

2.4.1企业简报

2.4.1.1简报内容题材要点提示发放（责任人:

Q）

2.4.1.2简报材料收集（责任人:

Q）

2.4.1.3简报稿修改（责任人:

Q）

2.4.1.4简报排版（责任人:

Q）

2.4.1.5简报草稿打印（责任人：

Q）

2.4.1.6简报草案复审、批准（责任人:

Q）

2.4.1.7简报印制/发放（责任人:

Q）

2.4.1.8简报入档（责任人:

Q）

2.4.2宣传窗内容更新、维护（责任人:

Q）

2.4.2.1根据当月要点材料准备（责任人:

Q）

2.4.2.2材料制作/审阅（责任人:

Q、Q）

2.4.2.3更新/维护、清洁（责任人:

Q）

2.4.3欢迎词

2.4.3.1根据节、会议、来客内容选定（责任人:

Q）

2.4.3.2内容制作/审核（责任人:

Q、Q）

2.4.3.3实地布置（责任人:

Q）

2.4.3.4及时清理处理（责任人:

Q）

2.5各类协会管理

2.5.1协会目录

工序说明：

各类行业协会建立名册。

（责任人:

Q）

2.5.2会费管理

2.5.2.1接收续费通知（责任人:

Q）

2.5.2.2办理续费申请

工序说明：

年度租费续费联系，并向公司领导办理续费申请。

（责任人:

Q）

2.5.2.3续费核准

2.5.2.4发票跟催（责任人:

Q）

2.5.2.5记入会费台帐

工序说明：

根据参加的协会目录，登录会费缴纳情况。

（责任人:

Q）

2.5.3协会会议管理

工序说明：

收到协会举办的各类会议通知时，请示领导，并联系相关责任人参加会议。

（责任人:

　　　　　　　）

2.5.4报表管理

2.5.4.1报表信息收集

工序说明：

收到协会要求填报的报表通知时，根据报表内容收集相关数据。

（责任人:

Q）

2.5.4.2编制报表（责任人:

Q）

2.5.4.3报表审查\核准（责任人:

Q）

2.5.4.4上交（责任人:

Q）

2.6企业无形资产管理

2.6.1专利申请及维护

2.6.1.1专利申请资料收集（提供单位：

）

2.6.1.2专利申请

2.6.1.3专利（项目）申报

2.6.1.4专利证件及其资料档案管理

2.6.2企业商标申请及管理

2.6.2.1企业商标注册相关资料收集/申请

2.6.2.1.1申报

2.6.2.1.2资料整理\存档

2.6.2.1.3商标使用管理

3企业资质

3.1企业资质申报

3.1.1资质项目资料收集\整理

工序说明：

企业正常运作需要申报的各类资质申报，收集资质申报条件及相关的国家法律法律，进行整理汇总。

（责任人:

Q）

3.1.2按项目要求整理申报材料

工序说明：

根据整理汇总的申报条件相关法律法规整理申报材料。

（责任人:

Q）

3.1.3材料审核（责任人:

Q）

3.1.4申报

工序说明：

材料申报到资质颁发部门。

（责任人:

Q）

3.1.5接受上级部门对投资项目验收的接待和组织

工序说明：

按要求接受上级主管部门的评审，提供相关的材料等。

（责任人:

Q）

3.1.6材料汇总\存档

工序说明：

对在资质申报、现场评审中产生的材料进行汇总、存档，以备作为下一次申报或复审时的参考资料。

（责任人:

Q）

3.2企业科技项目申报

3.2.1项目相关资料收集（责任人:

Q）

3.2.2按项目要求整理申报材料（责任人:

Q）

3.2.3材料审核

3.2.4申报（责任人:

Q）

3.2.5其它项目材料上报后续事项（接受验收、组织项目鉴定等）（责任人:

Q）

3.2.6接受上级部门对投资项目验收的接待和组织

3.2.7材料汇总\存档（责任人:

Q）

3.3企业发展所需的其它项目申报

3.3.1其它项目文本起草（责任人:

Q）

3.3.2其它项目材料上报与对外联络（责任人:

Q）

3.3.3其它项目材料上报后续事项（接受验收、组织项目鉴定等）

4总务

4.1办公用品管理

4.1.1公司办公用品的使用、维护办法

4.1.2纸值易耗品办公用品计划（责任人:

Q）

4.1.3耐用办公用品计划

4.1.4办公用品计划、审批、核定

4.1.5办公用品根据需求采购（责任人:

Q）

4.1.6采购电话联系送货

4.1.7上门采购

4.1.8办公用品的登记、入库

4.1.9办公用品发放、签收

4.1.100办公用品保管

4.1.11月未汇总做月报表/上报/结算

说明：

1、目前办公室采购的要本属低值易耗，如：

低、墨盒、笔为主，耐用办公品不属本办采购。

2、一般单件在10元以上文具用品，去向都有可在送货单上反映追溯。

4.1.12办公用品采购

4.1.12.1办公用品部门需求申请

4.1.12.2办公用品需求汇总（责任人:

Q）

4.1.12.3办公用品的统一申购（责任人:

Q）

4.1.12.4办公用品的集中购买（责任人:

Q）

4.1.13办公用品统一保管（责任人:

Q）

4.1.14办公用品的领用（责任人:

Q）

4.1.15办公用品的台帐记录（责任人:

Q）

4.1.16每月底汇总、结账、月报表（责任人:

Q）

4.2信函收发

4.2.1信件、挂号、邮包、邮局送保安处

4.2.2保安做好验收记

4.2.3保安把信件、挂号、邮包送办公室

4.2.4办公室签收登记

4.2.5办公室发到相关部门签收登记

4.2.6登记薄整理、保管备查

注：

供应科的大邮包由供应科直接到保安处领取签收。

4.3客户接待

4.3.1预约客户

工序说明：

接待部门应提前通知接待员客户姓名、单位及接待地点等，待客户来访后，通知接待部门，并将客户带至接待地点。

（责任人:

Q）

4.3.2非预约客户

工序说明：

对未预约来访的客户，对客户进行登记，通知接待部门，征得接待部门的同意后，将客户带至接待地点。

（责任人:

Q）

4.4档案管理

4.4.1技术文件资料（责任人：

Q）

4.4.1.1常规产品图纸

4.4.1.1.1出图

工序说明：

设计人员填写出图单，经主管领导签字确认后打印一套图纸。

图纸输出后由设计人员、主要技术负责人在图纸上签字。

（责任人:

Q）

4.4.1.1.2存档

工序说明：

设计人员填写图纸归档单，将图纸交资料室存档，资料员签收后，对图纸进行整理、装订、存档，记录资料台帐中，并做好图纸归档的电子档记录。

（责任人：

Q）

4.4.1.1.3借阅

工序说明：

申请借阅人填写借阅单，经相关领导批准后，交资料员，待图纸归还后，由资料员检查图纸是否完好无损，签字确认后返还一联。

（责任人：

Q）

4.4.1.1.4发放

工序说明：

设计部门图纸归档后，通知生产部门可以领用图纸，资料室复印图纸一套，交设计部门加盖图纸专用章及受控章，并打印图纸发放清单，由领用人申请，技术科长批准后，由资料员负责发放。

（责任人：

Q）

4.4.1.1.5定期查档

工序说明：

对产品图纸进行定期盘存，档案目录定期更新。

（责任人：

Q）

4.4.1.1.6技术资料作废/销毁/保留管理

工序说明：

当图纸遇到修改等需作调整，并销毁一部分文件时，相关人员填写技术资料作废/销毁/保留申请单，经领导/技术科长审批后，对作废的文件留存一份存档，并加盖作废保留章，其余的文件销毁处理，并作记录。

（责任人:

Q）

4.4.1.2新产品图纸

4.4.1.2.1出图

工序说明：

设计人员填写出图单，经主管领导签字确认后打印一套图纸。

图纸输出后由设计人员、主要技术负责人在图纸上签字。

（责任人:

Q）

4.4.1.2.2存档

工序说明：

设计人员填写图纸归档单，将图纸交资料室存档，资料员签收后，对图纸进行整理、装订、存档，记录资料台帐中，并做好图纸归档的电子档记录。

（责任人：

Q）

4.4.1.2.3借阅

工序说明：

申请借阅人填写借阅单，经相关领导批准后，交资料员，待图纸归还后，由资料员检查图纸是否完好无损，签字确认后返还一联。

（责任人：

Q）

4.4.1.2.4试制发放

工序说明：

设计部门图纸归档后，通知生产部门可以领用图纸，资料室复印图纸一套，交设计部门加盖试制专用章，并打印图纸发放清单，由领用人申请，技术科长批准后，由资料员负责发放。

产品试制完成后，领用人需将该产品图纸归还资料室。

（责任人：

Q）

4.4.1.2.5图纸更新

工序说明：

设计人员对新产品图纸进行更新后，资料室打印。

程序按：

4.3.1.1。

（责任人：

Q）

4.4.1.2.6收回的试制图纸作废/销毁/保留管理

工序说明：

相关人员填写技术资料作废/销毁/保留申请单，经领导/技术科长审批后，对作废的文件留存一份存档，并加盖作废保留章，其余的文件销毁处理，并作记录。

（责任人:

Q）

4.4.1.3工装模具图纸（责任人：

Q）

4.4.1.3.1出图

工序说明：

设计人员填写出图单，经主管领导签字确认后打印一套图纸。

图纸输出后由设计人员、主要技术负责人在图纸上签字。

（责任人:

Q）

4.4.1.3.2存档

工序说明：

设计人员填写图纸归档单，将图纸交资料室存档，资料员签收后，对图纸进行整理、装订、存档，记入资料台帐中，并做好图纸归档的电子档记录。

（责任人：

Q）

4.4.1.3.3借阅

工序说明：

申请借阅人填写借阅单，经相关领导批准后，交资料员，待图纸归还后，由资料员检查图纸是否完好无损，签字确认后返还一联。

（责任人：

Q）

4.4.1.3.4发放

工序说明：

设计部门图纸归档后，通知生产部门可以领用图纸，资料室复印图纸一套，交设计部门加盖图纸专用章及受控章，并打印图纸发放清单，由领用人申请，技术科长批准后，由资料员负责发放。

（责任人：

Q）

4.4.1.3.5定期查档

工序说明：

对产品图纸进行定期盘存，档案目录定期更新。

（责任人：

Q）

4.4.1.3.6技术资料作废/销毁/保留管理

工序说明：

相关人员填写技术资料作废/销毁/保留申请单，经领导/技术科长审批后，对作废的文件留存一份存档，并加盖作废保留章，其余的文件销毁处理，并作记录。

（责任人:

Q）

4.4.1.4计算书

4.4.1.4.1存档

工序说明：

设计室人员计算书上传到服务器，资料员打印后由设计人员填写归档单，资料员签收，并对设计计算书进行装订存档，记录资料台帐中。

（责任人:

Q）

4.4.1.4.2借阅

工序说明：

申请借阅人填写借阅单，经相关领导批准后，交资料员，待归还后，由资料员检查是否完好无损，签字确认后返还一联。

（责任人：

Q）

4.4.1.4.3领用

工序说明：

领用申请人填写资料领用申请，经技术负责人批准后可领用。

（责任人：

Q）

4.4.1.5外部参考/新产品说明书

4.4.1.5.1存档

工序说明：

归档人填写归档单，资料员签收，并对外来的产品新说明进行装订存档，记录资料台帐中。

（责任人:

Q）

4.4.1.5.2借阅

工序说明：

申请借阅人填写借阅单，经相关领导批准后，交资料员，待归还后，由资料员检查是否完好无损，签字确认后返还一联。

（责任人：

Q）

4.4.1.5.3领用

工序说明：

领用申请人填写资料领用申请，经技术负责人批准后可领用。

（责任人：

Q）

4.4.1.6工艺文件

4.4.1.6.1打印

工序说明：

设计人员将工艺文件传输到服务器后，资料员打印，打印完后由设计人员、技术科长在工艺卡片上签字。

（责任人:

Q）

4.4.1.6.2存档

工序说明：

填写文件归档单，将工艺卡片交资料室存档，资料员签收后，对工艺卡片进行整理、装订、存档，记录资料台帐中，并做好归档的电子档记录。

（责任人：

Q）

4.4.1.6.3借阅

工序说明：

申请借阅人填写借阅单，经相关领导批准后，交资料员，待工艺卡片归还后，由资料员检查是否完好无损，签字确认后返还一联。

（责任人：

Q）

4.4.1.6.4发放

工序说明：

设计部门归档后，通知生产部门可以领用，资料室复印一套，交设计部门加盖技术文件专用章及受控章，并打印发放清单，由领用人申请，技术科长批准后，由资料员负责发放。

（责任人：

Q）　

4.4.1.6.5定期查档

工序说明：

对产品图纸进行定期盘存，档案目录定期更新。

（责任人：

Q）

4.4.1.6.6作废/销毁/保留管理

工序说明：

相关人员填写技术资料作废/销毁/保留申请单，经领导/技术科长审批后，对作废的文件留存一份存档，并加盖作废保留章，其余的文件销毁处理，并作记录。

（责任人：

Q）

4.4.1.7新产品试制文件

工序说明：

新产品试制文件是指除图纸及工艺以外的文件，如产品的设计开发文件、可行性报告、技术总结报告等。

技术部门编制完后交资料室归档，填写归档单。

资料室按产品进行整理、归档，制定目录，并定期进行更新。

（责任人：

Q）

4.4.2综合档案资料

4.4.2.1综合档案分类

4.4.2.1.1公司文件

4.4.2.1.2外来文件

4.4.2.1.3科技类档案

4.4.2.1.4企业文化建设类档案

4.4.2.1.5人员信息类档案

4.4.2.1.5.1职工档案

4.4.2.1.5.2工程技术人员资质档案（责任人:

Q）

4.4.2.1.5.3特种作业人员资质档案（责任人:

Q）

4.4.2.1.6企业资质档案

4.4.2.1.7设备档案

4.4.2.1.8基础建设类档案

4.4.2.1.9政府机构综合报表

4.4.2.2归档管理

4.4.2.2.1综合档案归档、整理、建档

工序说明：

由归档人填