办公室工作流程图.docx

1、办公室工作流程图办 公 室 职 责1行政管理1.1行政事务工作计划1.1.1行政事务年度/月度工作计划草案1.1.2行政事务年度/月度工作计划审查1.1.3行政事务年度/月度工作计划核准1.1.4行政事务工作计划公告1.1.5行政事务工作计划实施监督1.2日常行政会议与接待1.2.1 总经理办公例会1.2.1.1会议通知（会议时间变动时）工序说明：总经理办例会定在每周一上午召开，若有点时间变动需通知到各位领导。(责任人:Q)1.2.1.2会议纪要工序说明：将会议的主要内容记录、整理，并汇总成文档，发放至各与会人员。(责任人:Q)1.2.1.3会议纪要正确性审查、核准(责任人:Q)1.2.1.4

2、会议纪要发放(责任人:Q)1.2.2 月度生产例会1.2.2.1会议通知工序说明：通知会议时间到各与会人员。(责任人:Q)1.2.2.2会议纪要工序说明：将会议的主要内容记录、整理，并汇总成文档，发放至各与会人员。(责任人:Q)1.2.2.3会议纪要正确性审查、核准(责任人:Q)1.2.2.4会议纪要发放(责任人:Q)1.2.3 其他公司级专题会议1.2.3.1会议通知工序说明：针对某个项目各部门工作联络的专题会议通知时间到各与会人员。(责任人:Q)1.2.3.2会议纪要工序说明：将会议的主要内容记录、整理，并汇总成文档，发放至各与会人员。(责任人:Q)1.2.3.3会议纪要审查、核准1.2.

3、3.4会议纪要发放(责任人:Q)1.2.3.5会议纪要重要事项实施跟踪1.2.4 公司其他重要活动1.2.4.1活动立项工序说明：公司举办的各类活动，分为由公司立项后组织及办公室负责策划两类。1.2.4.1.1接受任务1.2.4.1.2策划活动1.2.4.2活动方案建立1.2.4.2.1草案建立工序说明：根据已定的活动类型，收集相关的案例、资料，进行活动草案策划，策划内容包括活动内容、宣传方案、场地要求、活动奖品等。(责任人:Q)1.2.4.2.2草案审查1.2.4.2.3草案核准1.2.4.3活动宣传工序说明：根据活动需要，向公司内部员工或社会发布活动的主题、基本内容、时间等。(责任人:)1

4、.2.4.4费用预算工序说明：根据已确定的活动方案进行费用预算，内容包括场地布置（租场）费用、宣传费用、活动需要采购的物资费用等。(责任人:)1.2.4.5建立活动筹备小组工序说明：根据活动需要，组织相关人员成立活动筹备小组。(责任人:)1.2.4.6活动准备工作展开1.2.4.6.1活动工作人员任务安排工序说明：对已成立的。(责任人:)1.2.4.6.2场地联系/安排工序说明：依活动需要，确定需要在外租场或公司内部举办，若是在外租场的，需联系合适的场地，洽谈价格等。(责任人:)1.2.4.6.3场地布置工序说明：根据活动需要，进行场地布置。(责任人:)1.2.4.6.4活动所需物资采购工序说

5、明：根据已确定的活动方案，采购活动需要的物资，如布场物品、活动道具、与会人员招待用品等。(责任人:Q)1.2.4.7活动组织工序说明：按已确定的活动方案进行活动。(责任人:)1.2.4.8建立相关的活动记录并存档工序说明：活动中涉及的资料、记录，包括影像资料等整理归档，做为企业文化资料。(责任人:)1.3 文件管理1.3.1 外部文件1.3.1.1外部文件签收、登记 工序说明：政府部门、上级主管部门来文、通知等收集、存档，并进行登记，建立目录。(责任人:Q)1.3.1.2外部文件复印后送相关人员收阅签字（相关人员）工序说明：外部文件收到后，复印后根据文件内容关交相关人员，并签字确认。(责任人:

6、)1.3.1.3根据内容进行催办工序说明：对文件要求的事项进行催办，以保证在规定时间内完成。（责任人：Q）1.3.1.4文件整理、编号、归档、保管工序说明：月度、年度对文件进行盘点，建立目录，并进行编号，统一归档保管。（责任人:Q、Q）1.3.2内部文件1.3.2.1拟写文件工序说明：根据公司的决定，拟定文件。(责任人:Q/Q)1.3.2.2文件草案审核工序说明：文件草案拟定人草案拟定后，填写公司文件发放审批单，根据文件需要呈领导审核或召集各部门进行会签，审核文字正确性和文件可行性。责任人:Q1.3.2.3文件批准 (责任人:Q)1.3.2.4文件打印工序说明：文件用红头文件纸打印。(责任人:

7、 Q)1.3.2.5文件发放、签收/登记工序说明：填制文件发放表，并由各部门在文件收到时进行签收。(责任人:Q)1.3.2.6文件整理、编号、归档、保管工序说明：月度、年度对文件进行盘点，建立目录，并进行编号，统一归档保管。（责任人:Q、Q）1.4 上级领导和业务重要来访者接待及筹备1.4.1筹备工作工序说明：当接到通知，有上级领导或业务重要来访者到公司来时，应及时进行筹备接待工作，如写欢迎词、采购招待用品、确定布置招待场所等。(责任人:Q)1.4.2通知相关工作人员及接待人员工序说明：根据来访者的目的、级别等安排相关工作人员和接待人员，并通知到责任人。(责任人:Q)1.4.3来访人员接待活动

8、的组织1.4.4来访人员接待活动记录工序说明：对来访人员的行程、来访沟通内容等进行记录，包括来访人员提出的问题、意见等。(责任人:Q)1.4.5资料整理、归档工序说明：对活动记录进行整理，并将相关事宜落实到人。(责任人:Q)1.5 参加政府召开的有关会议1.5.1.1接收通知,并转告相关人员(责任人:Q)1.5.1.2参加会议并记录1.5.1.3会议精神传达/贯彻1.6公司行政管理规章1.6.1 员工手册1.6.1.1员工手册的信息收集、汇总(责任人:Q)1.6.1.2员工手册草案的拟定(责任人:Q)1.6.1.3员工手册草案的审查(责任人:Q)1.6.1.4员工手册草案的会签（责任人：Q）1

9、.6.1.5员工手册草案的核准(责任人:Q)1.6.1.6员工手册草案的公告(责任人:Q)1.6.1.7员工手册草案的修订(责任人:Q)1.6.1.8员工手册的实施、监督（责任人：各部门）1.6.2 企业规章制度1.6.2.1企业规章制度的信息收集、汇总(责任人:Q)1.6.2.2企业规章制度草案的拟定(责任人:Q)1.6.2.3企业规章制度草案的审查(责任人:Q)1.6.2.4企业规章制度草案的会签（责任人：Q）1.6.2.5企业规章制度草案的核准(责任人:Q)1.6.2.6企业规章制度草案的公告(责任人:办公室)1.6.2.7企业规章制度草案的修订(责任人:Q)1.6.2.8企业规章制度的

10、实施、监督(责任人:各部门)1.6.3 办公室管理规定1.6.3.1办公室管理规定的信息收集、汇总(责任人:Q)1.6.3.2办公室管理规定草案的拟定(责任人:Q)1.6.3.3办公室管理规定草案的审查(责任人:Q)1.6.3.4办公室管理规定草案的核准(责任人:Q)1.6.3.5办公室管理规定的实施、监督(责任人:Q)1.6.4档案管理办法1.6.4.1档案管理办法的信息收集、汇总(责任人:Q)1.6.4.2档案管理办法草案的拟定(责任人:Q)1.6.4.3档案管理办法草案的审查(责任人:Q)1.6.4.4档案管理办法草案的会签1.6.4.5档案管理办法草案的核准(责任人:Q)1.6.4.6

11、档案管理办法草案的公告1.6.4.7档案管理办法的实施、监督1.6.5其它管理制度2企业文化建设2.1企业文化建设年度计划2.1.1收集相关企业年度文化建设相关资料2.1.2企业文化建设年度计划草案2.1.3企业文化建设年度计划审查2.1.4企业文化建设年度计划核准2.1.5企业文化建设年度计划实施监督2.1.5.1企业文化建设组织实施2.1.5.2咨询公司/内部组织2.1.5.3考察、参与洽谈起草合约2.1.5.4参与实施2.1.5.5组织开展相关文化建设活动2.1.5.6企业文化建设的阶段性总结及汇报2.2组织企业对外形象宣传与联络2.2.1组织企业对外形象策划、宣传与联络2.2.1.1企

12、业形象推广、广告宣传、品牌提升计划2.2.1.1.1企业形象推广、广告宣传、品牌提升信息收集2.2.1.1.2企业形象推广、广告宣传、品牌提升与预算草案拟定2.2.1.1.3企业形象推广、广告宣传、品牌提升与预算草案审查2.2.1.1.4企业形象推广、广告宣传、品牌提升与预算草案核准2.2.1.2企业形象推广、广告宣传、品牌提升活动开展2.2.1.3企业形象推广、广告宣传、品牌提升活动的评估2.2.1.4企业发展需要与有关政府部门及其它部门的联络2.3企业网站管理2.3.1服务器维护2.3.1.1供应商联系工序说明：了解市场行情，寻找服务稳定、实力较强的供应商提供企业网站的服务器，保证企业网站

13、不会因服务器不稳定而造成不能正常运行。(责任人:Q)2.3.1.2故障处理工序说明：对遇到的突发性服务器故障，如网站不能正常登录等状况，与供应商联系及时处理故障。(责任人:Q)2.3.1.3续费工序说明：服务器空间年度租费续费联系，并办理续费申请及汇款通知等。(责任人:Q)2.3.2网站信息即时更新（外贸部门）2.3.3故障处理（外贸部门）2.3.4阿里巴巴销售平台续费工序说明：年度租费续费联系，并办理续费申请及汇款通知等。(责任人:Q)2.3.5阿里巴巴销售平台信用注册工序说明：提供信用注册所需的相关资料，报注册公司。(责任人:Q)2.4内部宣传工作2.4.1企业简报2.4.1.1简报内容题

14、材要点提示发放(责任人:Q)2.4.1.2简报材料收集(责任人:Q)2.4.1.3简报稿修改(责任人:Q)2.4.1.4简报排版(责任人:Q)2.4.1.5简报草稿打印（责任人：Q）2.4.1.6简报草案复审、批准(责任人:Q)2.4.1.7简报印制/发放(责任人:Q)2.4.1.8简报入档(责任人:Q)2.4.2宣传窗内容更新、维护(责任人:Q)2.4.2.1根据当月要点材料准备(责任人:Q)2.4.2.2材料制作/审阅(责任人:Q、Q) 2.4.2.3更新/维护、清洁(责任人:Q) 2.4.3欢迎词 2.4.3.1根据节、会议、来客内容选定(责任人:Q) 2.4.3.2内容制作/审核(责任

15、人:Q、Q) 2.4.3.3实地布置(责任人:Q) 2.4.3.4及时清理处理(责任人:Q)2.5各类协会管理2.5.1协会目录工序说明：各类行业协会建立名册。(责任人:Q)2.5.2会费管理2.5.2.1接收续费通知(责任人:Q)2.5.2.2办理续费申请工序说明：年度租费续费联系，并向公司领导办理续费申请。(责任人:Q)2.5.2.3续费核准2.5.2.4发票跟催(责任人:Q)2.5.2.5记入会费台帐工序说明：根据参加的协会目录，登录会费缴纳情况。(责任人:Q)2.5.3协会会议管理工序说明：收到协会举办的各类会议通知时，请示领导，并联系相关责任人参加会议。(责任人:)2.5.4报表管理

16、2.5.4.1报表信息收集工序说明：收到协会要求填报的报表通知时，根据报表内容收集相关数据。(责任人:Q)2.5.4.2编制报表(责任人:Q)2.5.4.3报表审查核准(责任人:Q)2.5.4.4上交(责任人:Q)2.6企业无形资产管理2.6.1专利申请及维护2.6.1.1专利申请资料收集（提供单位： ）2.6.1.2专利申请2.6.1.3专利(项目)申报2.6.1.4专利证件及其资料档案管理2.6.2企业商标申请及管理2.6.2.1企业商标注册相关资料收集/申请2.6.2.1.1申报2.6.2.1.2资料整理存档2.6.2.1.3商标使用管理3企业资质3.1企业资质申报3.1.1 资质项目资

17、料收集整理工序说明：企业正常运作需要申报的各类资质申报，收集资质申报条件及相关的国家法律法律，进行整理汇总。(责任人:Q)3.1.2按项目要求整理申报材料工序说明：根据整理汇总的申报条件相关法律法规整理申报材料。(责任人:Q)3.1.3材料审核(责任人:Q)3.1.4申报工序说明：材料申报到资质颁发部门。(责任人:Q)3.1.5接受上级部门对投资项目验收的接待和组织工序说明：按要求接受上级主管部门的评审，提供相关的材料等。(责任人:Q)3.1.6材料汇总存档工序说明：对在资质申报、现场评审中产生的材料进行汇总、存档，以备作为下一次申报或复审时的参考资料。(责任人:Q)3.2企业科技项目申报3.

18、2.1项目相关资料收集(责任人:Q)3.2.2按项目要求整理申报材料(责任人:Q)3.2.3材料审核3.2.4申报(责任人:Q)3.2.5其它项目材料上报后续事项(接受验收、组织项目鉴定等) (责任人:Q)3.2.6接受上级部门对投资项目验收的接待和组织3.2.7材料汇总存档(责任人:Q)3.3企业发展所需的其它项目申报3.3.1其它项目文本起草(责任人:Q)3.3.2其它项目材料上报与对外联络(责任人:Q)3.3.3其它项目材料上报后续事项(接受验收、组织项目鉴定等)4总务4.1办公用品管理4.1.1 公司办公用品的使用、维护办法4.1.2纸值易耗品办公用品计划(责任人:Q)4.1.3耐用办

19、公用品计划4.1.4办公用品计划、审批、核定4.1.5办公用品根据需求采购(责任人:Q)4.1.6采购电话联系送货4.1.7上门采购4.1.8办公用品的登记、入库4.1.9办公用品发放、签收4.1.100办公用品保管4.1.11月未汇总做月报表/上报/结算说明：1、目前办公室采购的要本属低值易耗，如：低、墨盒、笔为主，耐用办公品不属本办采购。2、一般单件在10元以上文具用品，去向都有可在送货单上反映追溯。4.1.12办公用品采购4.1.12.1办公用品部门需求申请4.1.12.2办公用品需求汇总(责任人:Q)4.1.12.3办公用品的统一申购(责任人:Q)4.1.12.4办公用品的集中购买(责

20、任人:Q)4.1.13办公用品统一保管(责任人:Q)4.1.14办公用品的领用(责任人:Q)4.1.15办公用品的台帐记录(责任人:Q)4.1.16 每月底汇总、结账、月报表(责任人:Q)4.2信函收发4.2.1 信件、挂号、邮包、邮局送保安处4.2.2 保安做好验收记4.2.3 保安把信件、挂号、邮包送办公室4.2.4 办公室签收登记4.2.5 办公室发到相关部门签收登记4.2.6 登记薄整理、保管备查注：供应科的大邮包由供应科直接到保安处领取签收。4.3客户接待4.3.1预约客户工序说明：接待部门应提前通知接待员客户姓名、单位及接待地点等，待客户来访后，通知接待部门，并将客户带至接待地点。

21、(责任人:Q)4.3.2非预约客户工序说明：对未预约来访的客户，对客户进行登记，通知接待部门，征得接待部门的同意后，将客户带至接待地点。(责任人:Q)4.4档案管理4.4.1技术文件资料（责任人：Q）4.4.1.1常规产品图纸4.4.1.1.1出图工序说明：设计人员填写出图单，经主管领导签字确认后打印一套图纸。图纸输出后由设计人员、主要技术负责人在图纸上签字。(责任人:Q)4.4.1.1.2存档工序说明：设计人员填写图纸归档单，将图纸交资料室存档，资料员签收后，对图纸进行整理、装订、存档，记录资料台帐中，并做好图纸归档的电子档记录。（责任人：Q）4.4.1.1.3借阅工序说明：申请借阅人填写借

22、阅单，经相关领导批准后，交资料员，待图纸归还后，由资料员检查图纸是否完好无损，签字确认后返还一联。（责任人：Q）4.4.1.1.4发放工序说明：设计部门图纸归档后，通知生产部门可以领用图纸，资料室复印图纸一套，交设计部门加盖图纸专用章及受控章，并打印图纸发放清单，由领用人申请，技术科长批准后，由资料员负责发放。（责任人：Q）4.4.1.1.5定期查档工序说明：对产品图纸进行定期盘存，档案目录定期更新。（责任人：Q）4.4.1.1.6技术资料作废/销毁/保留管理工序说明：当图纸遇到修改等需作调整，并销毁一部分文件时，相关人员填写技术资料作废/销毁/保留申请单，经领导/技术科长审批后，对作废的文件

23、留存一份存档，并加盖作废保留章，其余的文件销毁处理，并作记录。 (责任人:Q)4.4.1.2新产品图纸4.4.1.2.1出图工序说明：设计人员填写出图单，经主管领导签字确认后打印一套图纸。图纸输出后由设计人员、主要技术负责人在图纸上签字。(责任人:Q)4.4.1.2.2存档工序说明：设计人员填写图纸归档单，将图纸交资料室存档，资料员签收后，对图纸进行整理、装订、存档，记录资料台帐中，并做好图纸归档的电子档记录。（责任人：Q）4.4.1.2.3借阅工序说明：申请借阅人填写借阅单，经相关领导批准后，交资料员，待图纸归还后，由资料员检查图纸是否完好无损，签字确认后返还一联。（责任人：Q）4.4.1.

24、2.4试制发放工序说明：设计部门图纸归档后，通知生产部门可以领用图纸，资料室复印图纸一套，交设计部门加盖试制专用章，并打印图纸发放清单，由领用人申请，技术科长批准后，由资料员负责发放。产品试制完成后，领用人需将该产品图纸归还资料室。（责任人：Q）4.4.1.2.5图纸更新工序说明：设计人员对新产品图纸进行更新后，资料室打印。程序按：4.3.1.1。（责任人：Q）4.4.1.2.6收回的试制图纸作废/销毁/保留管理工序说明：相关人员填写技术资料作废/销毁/保留申请单，经领导/技术科长审批后，对作废的文件留存一份存档，并加盖作废保留章，其余的文件销毁处理，并作记录。 (责任人:Q)4.4.1.3工

25、装模具图纸（责任人：Q）4.4.1.3.1出图工序说明：设计人员填写出图单，经主管领导签字确认后打印一套图纸。图纸输出后由设计人员、主要技术负责人在图纸上签字。(责任人:Q)4.4.1.3.2存档工序说明：设计人员填写图纸归档单，将图纸交资料室存档，资料员签收后，对图纸进行整理、装订、存档，记入资料台帐中，并做好图纸归档的电子档记录。（责任人：Q）4.4.1.3.3借阅工序说明：申请借阅人填写借阅单，经相关领导批准后，交资料员，待图纸归还后，由资料员检查图纸是否完好无损，签字确认后返还一联。（责任人：Q）4.4.1.3.4发放工序说明：设计部门图纸归档后，通知生产部门可以领用图纸，资料室复印图

26、纸一套，交设计部门加盖图纸专用章及受控章，并打印图纸发放清单，由领用人申请，技术科长批准后，由资料员负责发放。（责任人：Q）4.4.1.3.5定期查档工序说明：对产品图纸进行定期盘存，档案目录定期更新。（责任人：Q）4.4.1.3.6技术资料作废/销毁/保留管理工序说明：相关人员填写技术资料作废/销毁/保留申请单，经领导/技术科长审批后，对作废的文件留存一份存档，并加盖作废保留章，其余的文件销毁处理，并作记录。 (责任人:Q)4.4.1.4计算书4.4.1.4.1存档工序说明：设计室人员计算书上传到服务器，资料员打印后由设计人员填写归档单，资料员签收，并对设计计算书进行装订存档，记录资料台帐中

27、。(责任人:Q)4.4.1.4.2借阅工序说明：申请借阅人填写借阅单，经相关领导批准后，交资料员，待归还后，由资料员检查是否完好无损，签字确认后返还一联。（责任人：Q）4.4.1.4.3领用工序说明：领用申请人填写资料领用申请，经技术负责人批准后可领用。（责任人：Q）4.4.1.5外部参考/新产品说明书4.4.1.5.1存档工序说明：归档人填写归档单，资料员签收，并对外来的产品新说明进行装订存档，记录资料台帐中。(责任人:Q)4.4.1.5.2借阅工序说明：申请借阅人填写借阅单，经相关领导批准后，交资料员，待归还后，由资料员检查是否完好无损，签字确认后返还一联。（责任人：Q）4.4.1.5.3

28、领用工序说明：领用申请人填写资料领用申请，经技术负责人批准后可领用。（责任人：Q）4.4.1.6工艺文件4.4.1.6.1打印工序说明：设计人员将工艺文件传输到服务器后，资料员打印，打印完后由设计人员、技术科长在工艺卡片上签字。(责任人:Q)4.4.1.6.2存档工序说明：填写文件归档单，将工艺卡片交资料室存档，资料员签收后，对工艺卡片进行整理、装订、存档，记录资料台帐中，并做好归档的电子档记录。（责任人：Q）4.4.1.6.3借阅工序说明：申请借阅人填写借阅单，经相关领导批准后，交资料员，待工艺卡片归还后，由资料员检查是否完好无损，签字确认后返还一联。（责任人：Q）4.4.1.6.4发放工序

29、说明：设计部门归档后，通知生产部门可以领用，资料室复印一套，交设计部门加盖技术文件专用章及受控章，并打印发放清单，由领用人申请，技术科长批准后，由资料员负责发放。（责任人：Q）4.4.1.6.5定期查档工序说明：对产品图纸进行定期盘存，档案目录定期更新。（责任人：Q）4.4.1.6.6作废/销毁/保留管理工序说明：相关人员填写技术资料作废/销毁/保留申请单，经领导/技术科长审批后，对作废的文件留存一份存档，并加盖作废保留章，其余的文件销毁处理，并作记录。（责任人：Q）4.4.1.7新产品试制文件工序说明：新产品试制文件是指除图纸及工艺以外的文件，如产品的设计开发文件、可行性报告、技术总结报告等

30、。技术部门编制完后交资料室归档，填写归档单。资料室按产品进行整理、归档，制定目录，并定期进行更新。（责任人：Q）4.4.2综合档案资料4.4.2.1综合档案分类4.4.2.1.1公司文件4.4.2.1.2外来文件4.4.2.1.3科技类档案4.4.2.1.4企业文化建设类档案4.4.2.1.5人员信息类档案4.4.2.1.5.1职工档案4.4.2.1.5.2工程技术人员资质档案(责任人:Q)4.4.2.1.5.3特种作业人员资质档案(责任人:Q)4.4.2.1.6企业资质档案4.4.2.1.7设备档案4.4.2.1.8基础建设类档案4.4.2.1.9政府机构综合报表4.4.2.2归档管理4.4.2.2.1综合档案归档、整理、建档工序说明：由归档人填