扬州大学档案实体分类方案文档格式.docx

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科研类KY

科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。

基本建设类JJ

基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

仪器设备类SB

仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。

产品生产与科技开发类CP

产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。

出版类CB

出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。

外事类WS

外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。

财会类CK

财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

声像类SX

以声音、图像为内容，以磁性或感光材料为载体，可阅读保存使用的文件材料。

实物类SW

反映办学历史及成就的、可收藏保存的物品，包括奖状、证书、奖牌、印章、纪念品、礼品和字画等。

人事类RS

学校人事档案室向档案馆移交的已故人员人事档案材料。

人物类RW

为学校事业发展作出了重大贡献的师生员工、校友及知名人士的文件材料。

征集类ZJ

在档案征集活动中获得的各类档案材料包括校史资料等。

（二）二级（或三级）类目设置及标识符号

二级类目是对一级类目的细分。

二级类目的标识，采用“双位制”。

如：

“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为12、13……99，但不适用10、20……等带“0”的数字。

三级类目是在二级类目基础上的细分和拓展，其标识方法与符号和二级类目相同。

根据我校档案管理工作的实际，二级（或三级）类目的设置及标识如下：

DQ党群

　　DQ11党务综合（各学院党委综合材料入此）

　　DQ12纪检监察

　　DQ13组织

　　DQ14宣传教育

　　DQ15统战（民主党派材料入此）

　　DQ16工会（院工会工作材料入此）

　　DQ17团委（学生社团材料、院团委材料入此）

XZ行政

　　XZ11综合（各学院综合材料入此）

　　XZ12人事（师资培养材料入此）

　　XZ13审计（采购办材料入此）

　　XZ14人武、保卫

　　XZ15国资、后勤

XZ16档案、图书、文博

XZ17学生工作

JX教学

　　JX11综合（管理性文件材料入此）

　　JX12研究生教育

　　JX13全日制本科生教育

JX14继续教育

KY科研

　　KY11综合（管理性文件材料入此）

KY12课题申报、批复及研究、结题、鉴定、报奖等材料

KY13专利材料

KY14军工项目材料

JJ基本建设

　　JJ11综合（管理性文件材料入此）

JJ12维修工程

JJ［13—n］按新建工程项目设置类目

SB仪器设备

　　SB11综合（管理性文件材料入此）

　　SB[12—n]按仪器设备名称设置类目

CP产品生产与科技开发

CP11综合

　　CP[12—n]按产品种类或项目设置类目（档案实体由产品研发和生产单位保存）

CB出版

　　CB11综合（管理性文件材料入此）

　　CB12《扬州大学报》（报纸）

　　CB[13-n]按正式出版刊物名称分类WS外事

　　WS11综合（管理性文件材料入此）

　　WS12出国（境）文件材料（含学校组团出访的材料）

　　WS13来校文件材料（含外籍教师材料）

　　WS14国际合作与主办、承办、参加的国际会议材料

　　WS15外国留学生工作材料（含学籍等）

CK财会

　CK11综合（管理性文件材料入此）

　　CK12会计报表

CK12.12财务处会计报表

CK12.31后勤保障处会计报表

CK12.32资产经营公司会计报表

CK12.33实验农牧场会计报表

　　CK13会计帐簿

CK13.12财务处会计帐簿

　　CK13.15基建财务会计帐簿

　　CK13.21工会财务会计帐簿

CK13.22国际交流服务中心财务会计帐簿

CK13.23校友会财务会计帐簿

CK13.24教育发展基金会财务会计帐簿

CK13.25镇江高新技术研究院财务会计帐簿

CK13.31后勤保障处会计帐簿

CK13.32资产经营公司会计帐簿

CK13.33实验农牧场会计帐簿

　　CK14会计凭证

CK14.12结报中心会计凭证

　　CK14.13瘦西湖校区财办会计凭证　

CK14.14扬子津校区财办会计凭证

　　CK14.15基建财务会计凭证

　　CK14.21工会财务会计凭证

CK14.22国际交流服务中心财务会计凭证

CK14.23校友会财务会计凭证

CK14.24教育发展基金会财务会计凭证

CK14.25镇江高新技术研究院财务会计凭证

CK14.31后勤保障处会计凭证

CK14.32资产经营公司会计凭证

CK14.33实验农牧场会计凭证

　　CK15工资清册

CK15.12财务处工资清册

CK15.31后勤保障处工资清册

CK15.32资产经营公司工资清册

CK15.33实验农牧场工资清册

SX声像

SX12-照片

SX12.12——毕业生集体照

SX12.13——学生个人信息采集照（或学位照）

SX12.14——上级领导来校视察的照片；

上级领导接见我校干部师生的照片。

学校举办的重要会议、活动照片；

学校举办和参加的重大赛事的照片

SX12.15——学校重要外事活动照片

SX12.16——校园建筑物（含基建类照片）和校景照片

SX12.17——校级领导班子集体照；

学校主要领导、院士和其他“著名人物”（列入“人物档案”范畴）的标准照

SX13-录音带

SX14-录像带

SX15-幻灯片

SX16-磁盘

SX17-影视胶片

SX18-缩微胶片

SX19-光盘

SX19.12——照片

SX19.13——学位论文

SX19.14——图纸、数据库

SX19.15——重要会议、重要活动及电视新闻等

SX19.16——其它

SW实物

SW12——奖状

SW13——证书

SW14——奖牌

SW15——锦旗

SW16——礼品

SW17——字画

SW18——印章

SW19——其它（包括学校在重大活动中制作的有保存价值的纪念品、属于学校所有的各类文物或其它反映学校历史面貌的重要物件）

RS人事

学校人事档案室向档案馆移交的已故人员人事档案

RW人物

RW12生平传记材料

RW13创作材料

RW14公务活动材料

RW15个人信函

RW16经济材料

RW17社会评价材料

RW18声像材料

RW19实物材料

ZJ征集

ZJ11文书类

ZJ12声像类

ZJ13实物类

二、档号编制方式

档号是存取档案的代号和排架的依据，反映档案的分类体系和物理位置。

档号通常由全宗号、年度号、分类号、件号组成。

全宗号、年度号、分类号、件号之间用连接符号“-”连结。

“全宗号”根据本单位全宗编号来确定。

我校共设有七个全宗号：

01号全宗，指扬州大学档案全宗；

02号全宗，指原扬州师范学院及其前身档案全宗；

03号全宗，指原江苏农学院及其前身档案全宗；

04号全宗，是指原扬州工学院及其前身档案全宗；

05号全宗，是指原扬州医学院及其前身全宗；

06号全宗，指江苏水利专科学校及其前身档案全宗；

07号全宗，指江苏商业专科学校及其前身档案全宗。

“年度号”是指归档材料形成年份，由四位阿拉伯数字组成。

“分类号”是档号的主体，一般由一、二级（三级）类目代号组成，“件号”是按所选择的分类号中最下位类自然顺序编码。

鉴于人事类档案、人物类档案和征集类档案的特殊性，本办法规定：

人事类档案的档号为“年度号-RS-件号”；

人物类档案的档号为“人物姓名（汉字或英文）-RWxx-件号”；

征集档案档号为“全宗号-年度-ZJxx-件号”

三、附则

本方案由学校档案馆负责解释并自发布之日起执行。