1一户式电子档案管理系统业务需求Word文档下载推荐.docx
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对于到达保管期限和须移交的档案进行销毁管理。
3.查询管理：
从不同的业务角度对电子档案进行查询调阅，如按纳税人、按事项、按办理时间、按机关等等。
4.统计管理：
对档案的建立情况、使用情况等进行多维度的统计。
5.全文检索：
为了更好全面自动化的利用好档案，档案使用全文检索技术对档案内容进行识别入库，是档案的利用傻瓜化。
3.2.系统软件技术架构说明
4.总体设计原则及要求
遵循“依法建档、统筹兼顾；
统一领导、分级管理；
结合实际、便于利用”等总体设计原则，具体要求如下：
4.1.符合电子流和纸质流统一管理基本要求
系统应能提供纸质档案转电子档案的途径。
如：
各个部门提交的各类纸质档案，通过扫描条形码，扫描纸质文档，将纸质档案转化为电子档案上传到“一户式电子档案管理平台”的系统平台。
●系统应能提供通过电子档案反查纸质档案的功能。
通过系统对电子档案的检索，提供纸质档案的定位的基本信息，方便对纸质档案的管理和有效利用。
●系统应能提供在系统平台上查看档案的功能。
查看档案是用户的经常性操作，在系统平台上方便快捷的查看档案功能会更好的提高用户的工作效率。
●系统应能提供电子流，纸质流和业务流的统一管理。
用户办理业务，要形成电子流、业务流和纸质流，系统要保证三种流的统一。
如果只有纸质流要经过扫描上传形成电子流，只有电子流要经过导出，打印形成纸质流归档入库。
三种流的一致也加强了地税工作的方便快捷，加强了数据安全性。
●系统应提供电子档案和纸质档案相互对应的功能，方便档案的维护管理和利用。
通过系统的业务流操作，使纸质流和电子流建立对应关系。
可以通过系统扫描纸质档案的条形码，在系统中建立相应的电子流文档。
并且要维护电子流和纸质流的一致。
●系统应支持OCR识别技术，OCR技术是光学字符识别的缩写（OpticalCharacterRecognition），是通过扫描等光学输入方式将各种票据、报刊、书籍、文稿及其它印刷品的文字转化为图像信息，再利用文字识别技术将图像信息转化为可以使用的计算机输入技术。
利用OCR技术可以对纳税人只提供纸质资料而无法提供文字数据电子信息的纸质资料数据进行直接转换，极大提高税务机构人员的工作效率；
可以将OCR识别出的资料推送到风险管理平台。
●系统采用分布式文件系统存储电子档案文件，将电子档案根据所属税务机关，分布存储在相应地市的文件系统节点中，降低了税务专网中网络传输的压力，增加了存储安全性,提高了文件查询和调阅效率。
4.2.符合档案管理基本要求
●系统应能根据我局的实际业务情况，建立各类档案库来组织和管理自己的档案数据，如：
业务档案库、电子文件档案库等。
各个数据库的结构、字段属性、功能操作、以及存储介质等都可以任意定制。
●系统应该拥有档案管理必需的功能，如：
著录、修改、删除、复制、剪切、粘贴、组卷、拆卷、鉴定、销毁、编目、归档、导入、导出、借阅、电子文件的扫描、上载、下载、浏览、打印等。
其中，特别要求条目信息可连同电子文件一起进行导入导出。
●系统应能按照年度、归档单位、保管期限、类别、密级等多种枚举值分类方式组织管理档案。
●系统应提供版本管理功能，应能根据用户需要自动进行版本生成，保留历史版本及修改记录，跟踪版本的变化，确保当前版本的有效性，且应支持不同版本图纸间差异的自动对比，以便追溯。
●系统应提供信息自动维护功能，如：
根据卷内目录的信息自动维护案卷总页数、总件数、文件起止日期等信息，上载电子文件时自动提取文件名、文件大小、文件类型等。
4.3.符合档案实际利用要求
●系统应在导入过程中提供“提示确认”功能，即选定需导入相应字段后，系统筛选符合条件记录并显示，提醒用户核对，确认无误后正式提交导入。
●系统应该能够通过任何属性字段信息对档案进行查询，能按关键字查询，支持组合查询和快速模糊查询。
被查询信息提供单页或多页显示。
●系统应能按分类条目进行多维度导航查询，原则上在10秒内显示查询结果。
●系统应支持预立卷者在系统两级库无障碍地调阅自己立卷归档案卷。
●系统应提供频道专题检索功能，这样只要系统中录入了用户感兴趣的信息，就可以实时的反映在用户定义的频道专题中，不必再做查询等操作（专项工作使用）。
●系统应提供字段筛选查询功能，类似EXCEL表格的数据筛选功能，能够方便准确的定位到所需的目录。
●系统应提供文件关联检索功能，这样在查看某个文件时可以方便快捷的跳转到其他相关文件。
●系统应提供排序功能，满足用户按各个字段排列档案的需求，并可在自动排序基础上手工调整档案顺序。
●对系统中的档案应能够进行统计，要求系统能够生成各种不同类型的报表，输出打印。
统计要求：
●可统计所有的文档，也可只对满足特定条件的文档进行统计；
●统计内容包括个数、均值、和值、最大值、最小值等；
●可进行横向分组与纵向分组的交叉统计，而且支持多级分组；
●统计设置可保存，便于再利用。
●系统应提供打印功能，按要求的格式打印案卷目录、卷内目录、全引目录、全引目录索引、卷内备考表、档案封面、背脊等报表，生成的文件格式为标准的Excel。
同时，系统还应允许用户自行定制各种模板进行打印。
●系统应提供扫描功能，扫描纸质的条形码，扫描纸质文档形成电子文档。
●系统应提供导入电子档案功能。
利于纸质文档进入系统平台。
4.4.符合用户权限设置要求
●系统应提供用户管理功能，管理员可以自行建立组织机构和用户。
●系统应满足不同级别管理员权限的设置，即分级授权。
●系统应满足不同用户群的权限设置，可按部门、角色、用户进行授权。
●设置权限要求细致，可以按保管期限、密级等字段进行授权，也可以对单个图纸文件、档案记录授权。
●系统应满足不同操作类别权限的设置，如可以分别设置录入、修改、删除、查询、统计、浏览、下载、打印、鉴定、销毁、编目、归档等权限。
●权限设置应在系统设置时由管理员设定，各部门档案管理员还应该能对其所在部门的人员进行权限设置。
●授权应有时间范围控制，到期权限自动收回。
●系统应提供权限查询功能，管理员能够了解用户对档案拥有哪些权限，在查询结果的基础上应可修改权限。
4.5.符合系统安全要求
●系统内所有的数据均应能够选择性的导入导出，作为备份保存起来，导入电子文件加入本系统水印。
●系统应具有日志记录数据库，不仅要自动记录用户对文档的每一步操作，而且记录系统启动、停止时间、系统运行情况，记录用户登录系统的时机、登录是否成功等信息。
通过这些信息可以统计文档的使用情况以及用户的访问情况，为系统的安全提供了另一个保障（审计的功能）。
●系统应提供在线监控功能，使管理员能够随时查看使用系统的用户数量及每个用户的状态、登录时间、IP地址等信息，必要时应能将用户签出。
●在系统运行过程中应能够随时增加新的存储介质以存储不断增加的电子文件。
●当系统介质使用的容量达到一定限度时系统应该能够自动发出预警信息，如：
在管理人员登录时通知，发送电子邮件通知，通过手机短信通知。
4.6.符合全系统库房管理要求
●系统应支持对档案的分期限分类分区域管理。
●系统应支持对库存档案的物理存放地的电子查询，与密集架建立关联，实现档案的快速物理定位。
●系统应能对档案实现快速调阅、借阅、归还等。
4.7.符合与其他系统接口要求
系统应预留与省局大集中系统以及其它在用和在建的应用系统的接口，导入稽查类、法制类等数据，及完成数据互换和功能整合。
系统应能方便的与其它系统集成完成单点登陆。
4.8.符合系统技术架构要求
●系统应该是完全B/S架构，录入、管理、查看、浏览等功能均应通过IE浏览器来操作实现，客户端零安装零维护。
●系统开发应完全基于业界成熟的J2EE架构平台，采用JAVA、JSP、Servlet、WebService、XML等编程技术。
●系统应支持UNIX、LINUX、Windows操作系统，Oracle、SQLSERVER、DB2数据库及Websphere、Weblogic、TOMCAT应用服务。
●系统的存储层、数据逻辑层、业务层、表现层应分离，保证系统布署灵活，应可利用负载均衡技术，布署多台应用服务器。
●系统应支持插件式开发，提供二次开发接口，可快速定制新业务功能模块。
●在系统运行过程中应能够随时增加新的存储介质以存储不断增加的电子文件，支持TB级数据存储。
5.术语解释
●“档案”：
特指徐州市各级地方税务机关在过去和现在的工作中直接形成的各类具有保存价值的各种文字、图表、音像、计算机电子数据等不同形式和载体的历史记录。
●“帐外文件”：
帐外文件通常是指未经文书部门登记，在收发文登记簿上无“帐”可查的文件。
主要包括：
领导及有关人员外出学习、考察、参加各种会议带回的有价值的文件材料和内部机构在工作中产生的文件，如：
局办公会议记录、部门工作计划及总结等。
●“件”：
归档文件整理单位，与“卷”相对。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
●“卷”：
归档案卷整理单位，与“件”相对。
一般以一个事项或一个时间段为一卷，完整反映该事项或时间段内全部流转环节的所有相关内容应为一卷。
一般每卷的厚度应控制在30公分以内，若一卷厚度较厚，可再细分为卷一、卷二、卷三等。
●“文件登记簿”：
特指公文处理系统中的登记簿，包括收文登记簿和发文登记簿。
上述登记簿是实现公文处理系统与本档案系统连接的重要纽带，即在本档案系统中调用登记簿，通过在登记条目上实现文件归档方法完成公文处理系统所产生应归档文件的归档操作。
●“档案文件库”：
即存放档案文件的仓库。
一个单位可以有多个档案文件库，相应存放不同类别的文件，文件的著录工作在相应的档案文件库中展开，一个档案文件库可以拆分成多个档案文件库，多个档案文件库也可以合并成一个档案文件库，以便于配合机构的组合和拆分。
●“著录”：
对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
6.收件管理
6.1.影印资料扫描
流程说明：
1、纳服人员角色根据纳税人角色要办理的业务进入3.0对应
业务操作界面。
业务办理完成后，点击“采集资料”，系统显示资料条形码对应窗口，纳服人员张贴条形码检查采集资料是否完整，张贴条形码之后通过条形码扫描枪录入该资料对应条形码，在系统中登记条形码建立采集资料和电子档案数据的一一对应关系。
2、影印资料人员收集登记后的资料一次放入扫描仪能容纳的扫描件数之后进行快速扫描。
扫描仪会根据登记资料的条形码自动产生条形码pdf等格式文件。
3、系统自动检查扫描资料的完整性，对没有扫描的资料进行列表提醒，完成后的资料会通过系统自动上传至文件服务器。
4、影印文件存储采用分布式文件系统，可以将电子档案根据所属税务机关，分布存储在相应地市的文件系统节点中，降低了税务专网中网络传输的压力，增加了存储安全性,提高了文件查询和调阅效率。
5、由于影印处理流程的重要性，我们在此列出该流程的技术架构图，如下：
6.2.影印资料查询
影印资料查询包含三种方式：
1、工作事项查看方式
2、查询条件查看方式
3、一户式查看方式
说明：
1）查看可以先查看资料，然后通过点击感兴趣的资料进行查看，也可以直接以电子书形成查看。
2）查询条件方式就是根据各种查询条件（如工作事项类别、纳税人识别号、受理日期等）进行资料的查询方式。
3）一户式查看方式就是根据纳税人识别号（税务管理码）进行定位，对该纳税人的所有工作事项进行全面查看的查询方式。
对应不同流程相同资料我们采取如下处理方式以满足业务处理需求：
1）针对公用资料在“资料条形码对应”挂接窗口中可以由用户选择是否公用以前资料，条形码录入框会显示所有该资料影印文档下拉列表或者最近一次影印资料供用户选择，如果用户不选择仍可按照条形码录入方式。
如果用户选择以前资料，则系统自动修改该资料的链接方式而不需要用户扫描该资料。
2）所有资料我们按照工作事项进行归类，在针对纳税人进行查询时相同资料会显示不同工作事项标签，不会出现混淆的概念。
7.图像识别子系统
7.1.图像识别功能
系统采用OCR识别技术，OCR技术是光学字符识别的缩写（OpticalCharacterRecognition），是通过扫描等光学输入方式将各种票据、报刊、书籍、文稿及其它印刷品的文字转化为图像信息，再利用文字识别技术将图像信息转化为可以使用的计算机输入技术。
使用OCR技术可以极大提高税务机构人员的工作效率；
图像识别的资料种类包含如下：
1）网上办税平台客户上传的影印资料；
2）征管系统流程采集的资料中没有在征管系统录入数据的资料；
图像识别功能由系统管理员在涉税事项管理中进行维护，对于需要进行图像设别的扫描件资料进行选择。
系统会根据选择好的扫描件资料在服务器后台自动进行识别操作，并转换为数据文件。
该数据文件会自动捆绑对应的影像文件，用户可以对该资料进行查询和修改维护等操作。
7.2.全文检索功能
档案工作中所说的全文检索实际包括两种类型：
一种是仅对档案目录数据库进行检索，找到相关条目后再打开相应的档案全文，目前档案馆尚有很多档案没有电子全文，因此大多采用这种检索方式；
另一种是真正的全文检索，即直接对档案全文库进行检索，而且是对档案全文进行逐字检索。
很明显，后一种检索方式的查全率比前者要高出很多，使用户能从浩如烟海的档案馆藏中找到更多所需信息，更深入地开发利用档案信息资源。
本系统通过OCR技术将扫描图像中的文字变成文本格式，使得对图像中的文字进行逐字检索，从而实现了真正的全文检索。
用户在本系统全文检索功能中，可以选择在固定关键词类型中输入自己要查询的关键词进行查询，也可以在全文检索关键字录入框中输入要查询的关键词，对扫描的全文进行模糊查询，找出用户可能需要查询的文件。
8.档案管理子系统
本模块实现文档资料信息在业务流、电子流、实物流之间贯穿。
8.1.借阅归还流程
本流程适用于实物流资料管理
8.1.1.借阅
一、概要流程图
二、业务处理流程和业务规则
（一）用户角色进入系统，登记借阅申请，点击“提交”。
（二）审核人角色审批同意借阅。
（三）用户去档案馆，办理借阅手续。
（四）档案管理员角色获得借阅列表，根据列表中的存储地址，从密集架上检索出材料并进入借阅界面。
（五）档案管理员角色扫描借阅资料条形码，完成借阅。
8.1.2.归还
两种情况，一是用户主动归还，二是系统催还。
情况一的流程：
（一）用户借阅操作已完毕，申请归还档案。
（二）档案管理员进入归还界面，扫描归还材料的条形码，然后清除该用户的此项借阅记录。
（三）实施管理员根据材料的性质和地区等属性将材料再放回原密集架。
情况二的流程：
系统每天或者定期生成到归还日期但仍未归还的文档列表，以发短信或者其他方式通知用户及时归还。
以下操作同情况一。
8.2.销毁流程
（一）档案管理员将系统生成的过期文档列表提交相应的审核管理员。
（二）审核管理员查看类表中的电子流材料，生产最终的销毁文档列表和不可销毁的文档列表，完成审批工作。
（三）档案管理员获得审批的销毁文档列表和不可销毁的文档列表。
（四）档案管理员根据文档列表的存储位置，使用扫描枪找出可销毁文档。
（五）档案管理员将扫描到的文档在系统标记为已销毁。
（六）档案管理员对文档执行销毁的操作（碎纸等等）。
（七）档案管理员根据不可销毁的文档列表做保管期限变更工
8.3.检索功能
（一）用户根据检索页面的提示，输入相关的文档检索参数。
（二）系统根据用户的检索条件，查询出结果，并显示检索结果。
（三）用户可点击文件名，查看此文档的详细信息（纳税人名称、纳税人代码、业务名称、业务办理时间、存储地点、档案管理员姓名、联系方式和档案状态）及缩略图。
8.3.1.档案管理员辅助检索功能
（一）档案管理员输入相关的检索条件，生成检索列表。
（二）启用扫描枪扫描实物档案。
（三）根据扫描枪的反馈结果，标志此文档的实物是否存在。
9.库房管理子系统
实现档案资料归档后存放地的准确物理定位，作用于全市地税系统全部档案库房的所有门类档案。
实现各独立档案库房的布局展示，容积率的实时反映提醒功能，库存档案的分类、汇总统计功能。
9.1.入库管理
（一）专职档案管理员接收各职能部门工作中形成的，已完成预归档操作的资料，生成档案号。
（二）专职档案管理员完成物理定位。
（三）入库上架。
9.2.出库管理
Figure1：
核心库的档案管理员移交档案流程图
Figure2:
县局的档案管理员移交流程
Figure3:
核心库档案员角色销毁流程
Figure4:
县局专职档案管理员角色销毁流程
核心库档案员角色移交流程：
（一）核心库档案员角色查询盘点出达到规定保管期限、需移交
市档案馆的档案的档案。
（二）核心库档案员角色生成移交清册。
（三）核心库档案员角色报主管部门审批。
（四）主管部门审批审批通过后，核心库档案员角色报局长室审
批。
（五）局长室审批通过后，核心库档案员角色打印移交清册，办
理移交的的档案电子信息生成已移交档案列表，同时在库存数据中扣减存量数据。
县局的档案管理员移交流程：
（一）县局的档案管理员查询盘点出达到规定保管期限、需移交
需移交核心库的档案。
（二）县局的档案管理员生成移交清册。
（三）县局的档案管理员报分县局主管部门审批。
（四）县局主管部门审批通过后，县局的档案管理员报局长室
审批。
（五）局长室审批通过后，县局的档案管理员角色打印移交清
册，办理移交的的档案电子信息转到核心库待接收档案信息队列，同时在分县局库存数据中扣减存量。
核心库档案员角色销毁流程：
（一）核心库档案员角色盘点出到规定保管期限，需进行销毁处理的档案。
（二）核心库档案员角色生成销毁清册，报市局主管部门审批。
（三）市局主管部门审批通过后，报局长室审批。
（四）局长室审批审批通过后，核心库档案员角色导出电子表单，打印销毁清册。
同时，已办结销毁审批程序的档案电子信息转入已销毁档案列表，同时在库存数据中扣减存量数据
县局专职档案管理员角色销毁流程：
（一）县局专职档案管理员角色盘点出到规定保管期限，需进行销毁处理的档案。
（二）县局专职档案管理员角色生成销毁清册，报分县局主管部门审批。
（三）县局主管部门审批通过后，报局长室审批。
（四）局长室审批通过后，县局专职档案管理员角色导出电子表单，打印销毁清册，同时，已办结销毁审批程序的档案电子信息转入已销毁档案列表，同时在库存数据中扣减存量数据。
9.3.库存档案物理位置位置调整
功能简述：
对已入库的档案存放地进行调整。
角色及权限：
专职档案管理员：
筛选所有需调整库区的档案，进行调整操作。
工作流程：
功能及要求：
1、档案管理对档案室内的档案进行存放地的调整工作，需重新定位存放地信息，在其他著录项不变的情况下，只对存放地字段进行修改操作，此项工作只能由档案室管理人员进行。
9.4.库房管理示意图
概述：
直观反映库房使用情况。
功能结构图：
核心库四楼档案库房平面图
功能：
库房管理示意图以平面图反映档案库房使用情况，并根据档案的入库出库，对各区域、各种保管年限的档案进行自动调整。
档案管理发出指令，管理软件自行提取相关数据，对应区域生成示意图。
图上区、列对应入库、出库管理模块下的档案存放地宁段的内容，一一对应。
加进行了入库操作确认后，示意图对应位置出现彩色显示，表示已有档案上架；
出库操作则删去相应彩色填充，表示空。
输入与输出：
输入：
自行从库存档案信息列表中提取相关数据
输出：
彩色填充显示，红色代表存放期限为永久的档案，绿色代表存放期限为定期15年—30年（长期）的档案，蓝色代表存入期限为定期15年以下（短期）的档案。
档案类别
数量
总容积
已使用容积
容积率
1区
文书类永久
2区
文书类定期
3区
┄┄
9.5.库存信息统计表
以统计报表的方式反映库存档案总体情况。
功能结
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