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企业建立内部控制是企业加强管理的重要措施,其目的是为了实现企业的目标。
当前我国会计信息失真现象比较严重,社会各界对此极为关注,因此,我们应建立和完善统一的内部会计控制制度。
(一)建立约束管理者的制衡机制
强化单位内控,关键在于单位管理者制度是否与单位控制制度统一起来。
(二)建立以“防”为主的控制体系
对单位有关人员的业务活动,必须明确业务处理权限和应承担的责任。
(三)建立以“堵”为主的监控防线
单位的各个岗位,各个环节、各项业务除会计部门常规性的会计核算外,还必须进行日常性和周期性的检查,及时发现漏洞和处理问题。
(四)建立以“查”为主的治理机制
以现有的单位核算中心为基础,建立内部审计委员会。
(五)加强资金管理,以严理财
高度重视和切实加强单位资金管理工作,建立和完善单位内部结算中心及财务管理制度。
二、内部会计控制的基本方式
内部会计控制应该是一种全方位、多层次的多重会计控制防线,主要包括:
(一)分工控制
单位应合理设置会计及相关工作岗位,不相容职务相互分离,形成相互制衡机制。
主要包括以下几方面:
会计与出纳分离;
授权进行与执行某项经济业务的职务分离;
执行与审核某项经济业务的职务分离;
执行与记录某项经济业务的职务分离;
保管与记录某项财产的职务分离。
(二)授权控制
单位内部部门或某个职员在处理经济业务时,XX和批准,就不能接触这些经济业务。
既规定了各级管理人员的职责范围和业务处理权限,也明确了他们应承担的责任。
使经济业务在发生时就得到了控制,是一种事前控制,可以保证单位既定方针的执行和限制滥用职权。
授权控制有一般授权和特殊授权两种形式。
一般授权是对办理一般经济业务权力等级和批准条件的规定;
特殊授权是当某项经济业务超出一般授权范围时,所给予的处理经济业务的权限。
(三)会计系统控制
要求单位依据《会计法》和国家统一的会计制度,制定适合本单位的会计制度,明确会计凭证、会计账簿和财务报告的处理程序,建立和完善会计档案保管和会计工作交接办法,实行会计人员岗位责任制,充分发挥会计的监督职能。
主要包括:
根据审核无误的原始凭证编制记账凭证,并经专人复核后,经过规范的凭证传递程序,登记明细分类账和总账。
定期将会计账簿记录与实物、款项及有关资料相互核对,作到账账相符、账证相符、账实相符。
(四)预算控制
预算控制要求单位对各项经济业务编制详细的预算或用款计划,井通过一般授权或特殊授权,由相关部门对预算的执行情况进行控制。
预算的编制必须体现单位的经营管理目标,并明确责权;
执行过程中,允许经过授权对预算进行调整,使其更加切合实际;
应当定期反馈预算执行情况,严格控制无预算的支出。
(五)财产保全控制
指为了确保单位财产物资安全完整所采用的各种方法和措施。
对于单位的货币资金、固定资产等财产物资,授权专人进行保管,建立定期清点制度,保证财产物资账实相符。
(六)风险控制
单位必须树立风险意识,针对各个风险点,建立有效的风险管理系统,通过对风险的预警、识别、评估、分析、报告等措施,对财务风险和经营风险进行全面防范和控制,使财务管理更好地为生产经营服务。
(七)内部报告控制
要求单位建立和完善内部报告制度,全面反映经济活动情况,及时提供经济活动中的重要信息,增强内部管理的时间性和针对性。
(八)电子技术控制
运用电子信息技术手段建立内部会计控制系统,确保内部会计控制的有效实施;
但同时也要加强电子信息系统开发与维护、文件储存与保管、网络等安全方面的控制。
三、内部会计控制的实务要点
(一)货币资金控制
1.一般现金收入应采用连续编号的“现金收据”进行控制,有条件的使用收银机,收据由交款员、出纳员、负责人共同签章,存根妥善保管。
2.每天收入的款项,应全部存入银行,“送款单”要及时交会计人员审核,并据以记账。
3.邮寄收款采用“邮寄收款清单”来控制,先由收发人员登记收受日期、汇款单位和个人名称、地址、款项数额,并随时送交出纳员签收。
4.支出款项除零星小额外,一般都应用银行支票支付。
严禁签发无记名、空白支票。
签发支票的图章必须由相关责任人分别保管,不得由出纳员一人包办。
5.一切款项支付,应采取“付款单”控制。
“付款单”除应附有原始收据或发票外,还必须经领导审批,经办人员在凭单上签名盖章。
6.支付工资须编制工资表,经负责人审核后,方可支付。
发放时,应由领款人签章.工资标准若有变动,须有劳资部门文件;
工时、产量记录一定要有班组、车间负责人的审签。
7.日常零星开支可实行备用金制度进行控制,并要求经营人员定期列具清单,进行报销。
8.出纳员的工作要与登记分类账的工作分开,尤其是出纳员不得接近客户明细账,以防挪用、侵占公款。
9.设置专人或由总账会计按月根据银行对账单与有关账簿进行核对,编制调节表,不要由出纳员担任此项工作。
(二)采购业务控制
1.采购业务应由采购部门负责。
主要通过各部门填制“请购单”进行控制,会计部门首先依据“请购单”核对库存和预算,无误后筹资付款,以控制盲目采购。
2太宗定货应采用“定货单”方式控制。
采购人员经过货比三家后,将购货名称、价格,数量及其他条件填入“定货单”上,一份送供应单位按时送货,一份留存备查。
如有巨额货物购进时,应以公开招标方式办理。
3.向个体工商户或农民采购物品,采用“双发票”控制。
除交易市场统一开据发票外,应附有详尽说明的个人收款收据,以防虚假。
4.采购货物送到时,应由保管部门验收,并填制“入库单”,由验收人及负责人签章,一份留备登账,一份交采购部门。
5.采购部门根据定货单,入库单和供应单位的发票,相互核对无误后,送交会计部门,出纳、会计据以付款登记。
6.领用物品凭审签的“出库单”。
财会部门应随时核算账面余额与实存量是否相符,以杜绝监守自盗。
(三)销售业务控制
1.一般单位应设专业销售机构负责销售业务,主要通过“定货单”进行销售控制。
2.所有销货,均应采用统一发票,发票由会计部门统一管理,并采用定期复核制度,以杜绝大头小尾或销售不给发票的弊端。
3.现销交易,应由营业员、出纳员和会计人员三者通过“收银票”控制,各司其职,互相牵制。
4.经手销货人员,不得参与销货明细账和应收账款明细账的登记工作,以防私收账款,挪用现金或捏造客户,虚增资产。
5.赊销业务、销售折让和折扣以及坏账处理,须经主要领导的书面核准,方可办理,以防经办或收款人员私情减让或隐瞒货款弊端的发生。
(四)资产的会计控制
各项资产的增减变动、保管、维护和记录,都要进行严格的控制。
一般情况下采用永续盘存制,会计部门的分类账要定期与仓库、行政设备部门的实物账相稽核。
限制非授权人员触动和处置,防止发生盗窃、损失和伪造、篡改记录的行为。
对资产的会计责任、维护保管责任要划分清楚,以揭发可能存在的损失浪费现象或盗窃行为。
对于重要资产(包括会计凭证和记录),要规定必要的防护措施,定期检查和保险,以确保安全。
对于某些技术资产,应禁止非指定人员操作,防止设备损坏和技术资料失密。
(五)会计记录控制
会计记录控制是整个会计控制的核心,包括可靠的凭证制度,完整的簿记制度,严格的核对制度,科学的预算制度,合理的会计政策和程序等。
1.可靠的凭证制度.其基本要求是种类齐全,内容完整,连续编号。
种类齐全是要求一切经济业务都要通过合法的原始凭证加以反映,不应使某一活动处于凭证的监督之外;
内容完整指凭证具有良好的设计格式,不仅能够全面反映经济业务的情况,还须能反映出几个部门共同处理的手续。
连续编号指所有凭证都应顺序编号,防止伪造和销毁,以掩饰劣迹行为。
所有凭证要按月装订成册,妥善归档保管。
2.完整的簿记制度.是指在可靠的凭证制度基础上,依据设署的科目建立账户,并遵守会计原则进行核算和登记账簿,做到不重不漏,明晰可靠.同时还可按责任会计的账户分类,将其经营成果与有关负责决策人加以记载,不仅确保会计记录的严密性,更重要的是达到有效的成本费用控制。
3.严格的核对制度。
包括凭证之间的核对,凭证和账簿之间的核对,账簿之间的核对,账簿与报表之间的核对。
通过核对,做到证、账、表三相符。
4.科学的预算制度。
如将现金收支予以列表规划,便可揭发截留收入的舞弊行为,制约篡改现金支出的记录、盗用公款的企图。
5.合理的会计政策和程序。
在市场经济条件下,企事业单位应在国家制订的会计准则的指导下,从本单位会计工作的实际出发,建立合理的会计政策和程序,并以书面的形式予以规定。
这样,既能协调工作,又能相互控制。
主要参考文献
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