招采管理程序Word下载.docx
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抽查招采工作落实情况及招采列支执行情况；
做好招采决策会议记录和保管招标文件、中标合同资料、合同验收、合同归档、会签资料、会议记录、招采信息库等工作；
按权限向董事会和招采决策委员会汇报招采购工作；
接受董事会审计中心、督查中心的监督和检查。
3.3采购申请单位负责本制度中职权范围内的采购工作和依据生产运营需要提出招采申请及相关资料，主要职责：
提交招标、采购申请表，包括调查、论证、立项等批复资料（如属固定资产投资还需填报《固定资产投资申请、批复表》）；
采购申请单位或者使用部门提出需要采购的物品应具有的具体性能、技术指标以及对方单位资质是否有要求；
协助招采部门草拟招采标书和招采意向合同
提供推荐3家以上拟招采对象单位；
协助和执行招标、采购申请表上明确批示的招采工作安排。
接受董事会审计、督查中心及运营管理中心的监督和检查。
3.4各子公司运营部主要职责：
负责依据招采决策委员会批准的招标、采购申请表、招采合同及本单位物料需求计划实施采购；
负责依据《供应商管理程序》和《采购管理程序》完成子公司职权范围内的采购工作。
4管理内容
4.1招采审批权限
4.1.1固定资产的招采：
子公司权限范围外的采购由使用单位申报-运营管理中心审核-总裁审批-董事长批准-运营管理中心组织招采-招采决策委审批-董事长决策。
子公司权限范围内的采购由使用单位申报-运营管理中心审核-总裁审批-董事长批准-子公司运营部组织采购。
各中心权限范围外的固定资产的招采由使用单位申报-运营管理中心审核-总裁审批-董事长批准-运营管理中心组织招采-招采决策委审批-董事长决策。
各中心权限范围内的采购由使用单位申报-行政管理中心审核-总裁审批-董事长批准-由行政管理中心和使用部门组织采购。
4.1.2用于生产经营活动的原辅材料、零部件、低值易耗品、行政办公用品等及运输、服务、广告、等的招采：
子公司/各中心权限范围外的采购由使用单位申报-运营管理中心组织招采-招采决策委审批-总裁决策。
子公司权限范围内的采购由子公司使用单位申报-子公司总经理批准-子公司运营部组织采购。
各中心权限范围内的采购由使用单位申报-本中心总经理批准-行政管理中心组织采购。
技术中心用于生产研发活动的原辅材料、试剂、药品等的采购由技术中心申报-技术中心总经理批准-运营管理中心组织采购。
4.1.3采购权限分类
4.1.3.1采购权限分类规定了按采购内容区别的审批权限，运营管理中心的招采工作重点在硼业集团的直接生产经营活动，其他与直接生产经营无关的招采活动（比如特大采购及大型的基础建设等）由总裁判定并报请董事长指定专门招采机构负责组织。
见采购权限分类表1
4.1.3.2固定资产投资申报是指不论何种采购方式，只要是固定资产投资，必须填报《固定资产投资申请、批复表》，待批复后，方可进行公开招标、邀请招标、议标、询价采购及限价采购等采购方式的招采。
表1采购权限分类表
No
采购内容
金额权限
审核
审批
决策
实施
总裁或公司招采决策委员会裁定必须报请董事长指定专门招采机构负责组织招采的采购项目（比如：
产业园项目、特大采购及大型的基础建设等）。
总裁或公司招采决策委员会裁定
总裁或公司招采决策委员会
董事会
董事长
董事会制定专门招采机构
2
用于生产的设备、设施、工程项目、大型模具等固定资产投资类采购。
单项/次10万元以上的
运营管理中心
招采决策委员会
单项/次10万元以下的
子公司运营部
3
大宗原、辅材料：
锅炉用煤、焙烧用煤、窑气用煤、硫酸、纯碱、包装袋、硼酸、石墨、石油焦、石墨电极等
不限
总裁
4
日常生产所需的非大宗原辅材料、设备备件、工具、配件及量检具等。
单项/次5万元以上的
单项/次5万元以下的
子公司副总经理
子公司总经理
5
研发、化验、检验所需要的原料、辅助材料、工具、化学试剂、量具等。
单项/次2万元以上的
单项/次2万元以下的
6
用于运输、服务、广告、行政办公、劳保、环保、生活等相关采购
7
母公司
单项/次5-10万元的
行政管理中心
行政、运营、使用部门三方
单项/次2-5万元的
行政、使用部门二方
行政副总裁
8
子公司
运营部、行政部
子公司行政部
4.2采购方式
4.2.1公开招标：
是集团运营管理中心以新闻、媒体、网络等招标公告的方式邀请不特定的供应商参与投标。
4.2.2邀请招标：
是集团运营管理中心以招标邀请书或其他邀请形式的方式，邀请三家以上特定的供应商参与投标。
4.2.3议标采购：
是集团和特定的供应商之间通过一对一谈判而最终达到采购目的的一种采购方式。
进行议标的条件，一是物质供应商在质量、安全、品牌或价格等方面的唯一性；
二是顾客、特别机构或董事会指定供应商。
4.2.4询价采购：
若得知、判断或投标截止时间结束后参加投标的供应商不足三家。
为提高效率，可以与有供应能力的供应商进行三家以上的沟通，并通过运营管理中心招采部与供应商询价谈判，将结果报招采决策委批准后实施采购。
4.2.5限价采购：
若运营管理中心判断申请招采部门推荐的供应商报价合理、信誉度较高、前期有过较好的合作、采购交期又比较紧张，则可采取以直接同意对方报价或要求对方降价到集团认可的价位的方式指示申请部门实施采购。
4.2.6合格供应商采购：
根据生产物料需求和采购物质的分类，由招采决策委或其授权机构（或评价小组）选择、评价和重新评价合格供应商，各子公司运营部按指定合格供应商进行采购。
选择、评价和重新评价执行《供应商管理制度》，采购执行《采购管理制度》。
4.3招采流程
4.3.1首先由申请单位通过填写《招标、采购申请表》和提供相关资料，由运营管理中心确定采购方式和招采意见后，报集团招采决策委审批。
若招采申请得到批准，由运营管理中心制定招采文件，报集团招采决策委审批后，主持招采全过程，并协助集团招采决策委完成发标、开标、评标和定标，并落实招采合同会签和履约工作。
4.3.2招采申请。
采购申请单位根据招采权限申请应进行招标采购的项目，在招标实施前十天向运营管理中心提交招采申请资料。
招采申请资料包括：
本单位招采需求信息资料，包括调查、论证、立项等报告的批复资料的复印件或原件；
《招标、采购申请表》，（见后附）；
提供推荐3家以上拟招采供应商的名称、地址、电话、联系人、资质复印件、以往合作情况等必要的材料。
4.3.3申请表确认。
运营管理中心接到申请单位提交的招标、采购申请表和招采申请资料后，在两个工作日内确认招标、采购申请表和提供的招采资料，凡申请单位提交材料不全的应限期补齐。
4.3.4确定采购方式和招采意见。
运营管理中心针对招标、采购申请表的要求确定采购方式和招采意见，若确定为公开招标、邀请招标或议标则按本制度运作；
若确定为询价采购或限价采购，则由运营管理中心或委托子公司运营部执行集团《采购管理制度》，直接实施采购。
4.3.5制定招标文件。
在招采申请书得到集团招采决策委批准后，运营管理中心确定时间计划、招标方式，招标采购部组织相关部门制定招标通知、招标标书及拟定意向合同等。
（招标标书及意向合同式样见附件）：
4.3.5.1招标通知，指招标公告或招标邀请书；
4.3.5.2招标标书内容，主要包括：
招标项目或物质名称；
技术标准或质量要求，包括规格、型号、品牌证明、数量、技术参数、质量标准、外观、包装等要求；
配套设备、备品备件需求；
技术文件、手册、说明书、技术培训及其他要求；
投标方资质证明，包括：
企业法人营业执照、税务登记证、开户银行的资信证明、生产许可证、产品质量检验报告、代理商要有代理证书；
投标方自然情况，包括：
厂家生产历史、技术人员和职工人数、固定资产、年销售额等；
产品“三包”期限；
运输方式、交货时间、完工时间、交货地点及付款方式等；
投标规定，指投标文件编写要求、密封方式、发送方式及有效期等；
评标与中标的标准、方式及中标的原则；
递交方式及联系方式；
开标的时间与地点安排；
采购合同的内容。
大型设备、工程或技术性较强的物质在签订合同时，合同条款中应注明需有5%—10%的质量保证金。
4.3.6会审招标文件。
运营管理中心牵头组建招采决策委员会，召开招标工作会议或组织招标文件会签（后附会签单）。
4.3.7发布招标文件。
运营管理中心招标采购部在适当媒体上公示招采信息，或向供应商发出投标邀请书，也可以组织潜在投标人现场考察或举行开标前的答疑会，必要时组织招采决策委成员和项目申请单位等调查了解投标单位的情况。
任何人都有邀请符合投标条件的供应商参与投标的权利。
4.3.8收集投标书信息。
运营管理中心招标采购部在投标截止日前，登记投标资料，进行报名资格审查，汇总投标文件（但不得拆封投标书），报招采决策委。
4.3.9开标活动。
招采决策委负责开标活动，即启动招标会议议程。
各投标文件的密封情况经投标人代表确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。
开标过程应当记录，并存档备查。
会议议程如下：
主持人宣布招标会议开始；
介绍评标委员会成员和投标方；
宣读招标规则；
投标方投标；
开启标书并唱标；
唱标完毕，投标方暂时离场，评委开始评标并投票。
一般情况下，以得票多的中标；
评标委员在评标会议记录上签字；
请投标方进场，宣布中标结果。
4.3.10评标。
招采决策委负责评标活动。
评标成员尽量由7人以上单数组成。
评标会议首先经过集体讨论后，进行投票，参会成员每人投一票，得票最多的投标方为暂定中标人。
4.3.11二次议价。
采购申请单位牵头运营管理中心协同与中标人进行二次议价，在双方诚意互谅的基础上，争取将价格确定在一个更为满意的程度。
二次议价完成后，由采购申请单位协同运营管理中心与中标方草签正式合同，再由采购申请单位实施招采决策委的合同会签，正式合同会签后由采购申请单位与中标单位拟订正式采购合同。
招标合同的签订，应根据合同标的数额大小分由母/子公司总经理、分管副总/负责人、使用部门负责人签字
4.3.12合同审定及生效。
正式合同（一式五份）上需按权限签字盖章方能生效，重大合同（合同标的金额在20万元以上的）需送交集团战略发展中心法务部审核确认无误后，由招采申报单位与中标单位签字盖章。
同时将双方已盖公章的正式生效合同由运营中心送交财务中心、审计中心，以备其财务付款前审核和审计督察处理。
其余三份分别交运营中心、申请单位和中标单位。
申请单位依据《招标、采购申请表》和招采正式合同执行采购并验收归档。
4.3.13采购档案管理。
运营管理中心必须建立真实、完整的招标采购档案，妥善保管每项采购活动的原始文件资料，不得伪造、变更、隐匿、销毁任何资料。
必须将该项招标活动的全套资料。
常规保存期10年，重要招标采购资料长期保存，跨年资料移交集团档案室存档并有相关移交手续备查。
4.4OA和视频招标
4.4.1为减少人力、物力、财力等支出，实施无纸化和高效率，充分利用现有集团OA和视频资源，对于全集团特别是通辽、宽甸等外阜地区的企业招采工作，如无特殊要求，一般采取视频开标会的形式和OA招采信息查询专栏等形式，具体可通过OA查询，信息中心保障OA和视频效果的有效性。
4.5招采监督和处罚
4.5.1招采申请单位、运营管理中心、招采决策委员会在招采实施过程中出现下列情形之一的，一经发现，由审计中心和督察中心根据情节轻重予以处罚。
招采发生单位应申报招采程序而未报或事后补报的，发现每笔按应申报项目额（1-2%扣减申报单位目标利润计划，并扣项目单位总经理月工资1%）；
应当遵守规定招采方式而擅自采用其他方式采购的，或擅自改动采购标准、招投标条件的，将招标项目化整为零或以其他方式规避招标采购的，（每发现一项扣项目单位责任人年绩效1分。
造成性价比给企业带来经济损失的，扣责任人可计算损失额1%）；
招采过程中与供应单位串通或接收贿赂以及获取其他不正当利益，采取偏袒供应单位或泄露招采单位信息，影响公平竞争的，或开标确认后无正当理由不与中标人签订采购合同造成采购项目性价比明显低于市场水平的。
（查证属实给予责任人和责任单位双重处罚，a、按损失额全额扣减单位目标利润，b、处罚责任人绩效年薪1-10%,情节严重造成恶劣影响的给予撤职处分）。
4.5.2由审计和督察中心负责招标采购的日常检查工作，要求每月必须抽查一次以上，发现后将具体违纪情况和处罚决定予以公布。
4.5.3审计和督查中心及运营中心招采部门牵头，联合使用部门对招标采购项目进行定期检查及不定期抽查。
合同金额在50万元以上的项目，每季度定期检查一次。
合同金额10万-50万元之间的，每季度抽查其中一个项目。
4.6鼓励举报
4.6.1举报可以通过当面举报、电话举报、邮件举报、信息举报等各种方式，同时鼓励真名举报。
4.6.2接受举报的人员和部门为：
董事会董事长、副董事长、审计和督察中心，举报人可以选择最方便的举报方式、联系方便和信得过的人或部门进行举报。
4.6.3经查举报属实的，每次按单项被举报人处罚的数额奖励；
同时为保护举报人，奖金发放时可以只通过接受举报人、或由审计和督察中心联合证明发放等保密方式进行。
5支持性文件
《采购管理程序》-B7412
《供应商管理程序》-B7411
《设备选型规划管理制度》
《采购设备调试验收管理制度》
6质量记录
招采流程图
招标、采购申请表-YY002-SJ01-JL01
董事会固定资产投资申请、批复表（引用表格）
招采会议记录-YY002-SJ01-JL02
招标项目信息发布会签单-YY002-SJ01-JL03
招采合同审批会签单-YY002-SJ01-JL04
招标通知书（模板）-BS-2010-XXX
采购招标标书（模板）-BS-2010-XXX
中标通知书（模板）-YY002-SJ01-JL05
未中标通知书（模板）-YY002-SJ01-JL06
招标、采购申请表-YY002-SJ01-JL01
一联企业存档
申报单位：
申报日期：
年月日请购部门：
请购单号：
招标□议标□采购□
招标/采购项目名称
项目标的额
完成日期
年月日
推荐单位名称
联系人
联系
电话
是否具备各种资质：
是□否□
※具体采购物品或招标项目涉及到的，将要购买的物品，请详细填写以下内容※
序号
产品名称
型号
规格
材质
品牌
单位
数量
单价
金额
备注
合计
付款方式
开具发票类型
1、开据普通发票□
2、开据增值税发票□
3、其他□
涉及招标/采购有关内容的详细说明
招标采购主要
工作完成结果
招采项目负责人：
运营中心招采部经理：
招采委意见
董事长：
相关副总裁：
运营中心意见：
申请单位总经理：
招采委成员意见：
注意事项：
1、如推荐单位具备各种资质证明，请附所有资质证明复印件于表后。
2、请字迹工整、详细填写表格涉及的一切内容。
3、本表一式四联，请完整填写，不得少联。
固定资产投资申请、批复表
申报单位：
年月日
投资项目名称
投资项目预计金额
投资项目完成日期
项目投资
原因及用途
项目投资技术参数、标准及
建议品牌
项目论证报告
有［］文件附后
项目投资建议采用方式
招标：
是［］否［］
议价：
无［］
其他方式：
投资项目负责人意见：
投资单位总经理意见：
运营中心总经理意见：
董事长意见：
总裁意见：
招采会议记录
记录单号：
记录编号:
-YY002-SJ01-JL02
招采项目名称
会议议题
会议时间
会议地点
会议主持
会议记录
招采决策委成员
应参加人数
实参加人数
会议记录摘要（详见记录）：
参加人员（或授权代理人员）签字
签字
部门
招标项目信息发布会签单
编制部门：
运营管理中心单号：
记录编号:
-YY002-SJ01-JL03
信息发布形式
电视□电台□互联网□报纸□广告□机构□其他□
招标项目名称
关于的招标文件
项目单位
申请预算额
万元
招标方式
公开招标□邀请招标□
发布日期
月日~月日
招标项目细则：
总经理签名：
日期：
集团招采决策委员会成员：
运营管理中心意见：
负责人签名：
审计中心意见：
意见：
副总裁签名：
总裁签名：
会签结论：
招采合同审批会签单
单号：
-YY002-SJ01-JL04
中标供方名称
项目单位合同拟定意见：
董事会意见（按审批权限上报）：
招标通知书式样
招标通知
招标编号：
1.招标条件
本招标项目（招标项目名称），招标人为集团有限公司。
项目已具备招标条件，现对该项目的施工进行公开招标。
2.项目概况与招标范围
2.1项目概况：
2.2招标范围：
2.3标段划分：
2.4计划工期：
3.投标人资格要求
本次招标要求投标人须具备
资质，投标人必须是在中华人民共和国境内合法注册的独立法人，具有认证机构认证的质量管理体系证书，具备省、部级颁发的安全生产许可证，安全质量状况良好，有良好的企业社会信誉。
具有
业绩，并在人员、设备、资金等方面具有相应的施工能力。
4.招标文件的获取
4.1有兴趣的投标人请于招标公告发布之日起至
年
月
日
时前，将投标申请表电传给招标人，传真电话：
联系人：
4.2已报名的投标人，请于
日至
日，每日上午
时至
时，下午
时，在集团有限公司运营管理中心持单位介绍信、营业执照、资质证书、安全生产许可证、购买人身份证向招标人索取招标文件。
4.3招标文件每套售价
元，售后不退。
4.4标前会议时间：
时，地点：
5.资格审查及现场踏勘
5.1本次招标拟对投标人进行资格后审。
5.2招标人统一组织投标人进行现场考察。
（统一组织时需明确时间、地点等）
6.投标文件的递交
6.1投标文件递交的截止时间（投标截止时间，下同）为
时
分，地点为集团有限公司运营管理中心，联系人：
XXX，电话。
6.2逾期送达的或者未送达指定地点的投标文件，招标人不予受理。
7．开标
7.1开标时间：
月
时。
7.2开标地点：
集团有限公司运营管理中心
7.3届时请参加投标的投标人法定代表人或其委托的代理人（须出具法人授权
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