科技创新项目管理章程终稿文档格式.docx
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完善科技创新项目管理系统；
及时修改管理系统出现的漏洞；
最新信息、公告的发放；
对项目组请款进程的修改；
项目进展的跟进。
对于系统的维护与建设为网络部的日常工作，其他各项具体操作见第六章：
科技创新管理系统。
第三章、管理小组会议制度
为规范科技创新管理小组的管理，进一步提高工作效率，提高会议质量，严肃会议纪律，促进各项活动和决议的贯彻落实。
根据管理小组的实际情况，特制定此制度。
管理小组会议包括例会以及科技创新项目阶段报告会筹备会。
第一节、例会制度
平均每两周召开一次，由项目部人员发通知召集开会，组长主持，秘书部人员会议的记录，有请假不能出席的直接跟组长请假。
会议流程主要包括：
组长开会词、小组成员工作汇报、组长传达上级指示、阶段工作安排以及自由讨论五个环节。
出席人员：
全体科技创新项目管理小组成员。
会议流程：
1、组长主持，表明这次会议的主要讨论问题和相关的内容。
2、各小组人员工作汇报，着重讲工作过程中遇到的问题和解决问题的过程。
各部门按照工作要求和指标提出下次工作计划。
各部门将工作的最新动向与会人员通报。
3、组长传达上级指示，主要是最近的工作安排。
4、自由讨论环节，时间15分钟。
5、出席工作会议小组组长作总结和指导布置工作。
第二节、科技创新项目阶段报告会筹备会制度
报告会筹备会是：
为了更好的让科技创新项目阶段报告会顺利的完成，对会议开始的前期准备。
具体的工作安排，确定出席人数，时间，地点等。
组织形式：
1、决策之前由小组组长与主席团讨论活动方案，初步确定活动框架。
2、科技创新管理小组召开会议，组长向小组成员介绍活动内容，并根据初步框架与小组成员展开讨论，听取成员意见。
由组长分配工作，全体小组成员做好报告会前期的准备工作。
3、报告会之后小组向主席团汇报报告会情况，小组成员提交报告会的总结心得，由秘书部备案。
（有请假的直接向组长说明）
1、小组组长具体介绍这次报告会的相关内容，让每个成员对这次的活动都有一定的了解。
成员对其还存在困惑，可以在这个环节提出。
2、小组组长分配各成员的工作分配，要求有具体工作完成的截止日期。
若成员觉得有一定的困难，可以直接提出，组长做相关的调整。
调整后要求一定按要求准时完成。
3、大家研究上次报告会存在的问题，每个人提出自己在上次工作时出现的问题，自己觉得用什么办法可以解决。
大家讨论之后看看这种办法是否可行，可以的话在这次的报告会中执行一下。
不断地寻找更好的方案。
4、大家自由讨论环节，时间为15分钟。
5、组长总结这次会议，结束会议。
第四章、经费管理制度
科技创新项目的经费必须切实用于科技创新项目的开展，所有经费必须公开透明，经费申请必须严格按照经费申请流程展开，科技创新管理小组只负责审核、监督，经费不经过科技创新管理小组手里，全部由申请者自己到财务处请款、销账。
第一节、经费申请流程：
科技创新项目经费申请包括需要提前申请经费型，即需要请款，以及直接报销型。
1、提前申请请款型
请款主要用于各科技创新项目组的制作费用垫付，要获取请款需完成相关手续。
省级项目请款流程：
①、在科技创新项目管理系统里经费管理一项添加经费，导出经费列表，具体操作看第六章第六节第6小节——经费管理；
、打印好表格，填写“华南农业借款单”，找指导老师签字后交给科技创新管理小组；
图4-1-1-1：
华南农业借款单
、科技创新管理小组确认后统一找李明老师、张铁民院长签字、盖章，张铁民院长填写卡号后，发回到申请者；
、申请者到行政楼财务处排队领支票；
、支票在十天内到五山工行二楼取卡排队，在会计处登记录入，然后到现金业务窗口办理，（必须带身份证）把钱转入自己的工行卡内或者直接拿现金；
⑥、领钱后于两周内把发票收集好，贴在“华南农业大学报销单据粘贴单”，找指导老师签字；
图4-1-1-2：
华南农业大学报销单据粘贴单
、由科技创新管理小组拿给李明老师签字、张铁民院长盖章后交还申请者，申请者到行政大楼财务处销账。
校级项目请款流程：
、在科技创新项目管理系统里经费管理一项添加经费，导出经费列表；
、科技创新管理小组确认后统一找李明老师、陈润恩书记签字、盖章，周燕老师填写卡号后，发回到申请者；
、申请者到行政楼财务处排队领钱（划账到工行卡）；
、领钱后于两周内把发票收集好，贴在“华南农业大学报销单据粘贴单”，找指导老师签字；
⑥、由科技创新管理小组拿给李明老师、陈润恩书记签字、盖章后交还申请者，申请者到行政大楼财务处销账。
2、直接报销型
、在管理系统中的经费管理上登记，导出经费申请表；
、打印好表格，把发票贴在“华南农业大学报销单据粘贴单”，找指导老师签字；
、科技创新管理小组确认后统一依次找李明老师、张铁民院长（省级项目、填写卡号）、陈润恩书记（校级项目）、李明老师（省级项目）、周燕老师（校级项目、填写卡号）签章后，送还申请人。
、申请人自行到行政楼财务处报销，并报告报销进展。
第二节、科技创新管理小组所负责的内容主要包括以下内容：
此部分由项目部负责。
相关手续如下：
1、各科技创新管理小组在指定网站下载经费申请表，填写项目相关内容并请该项目指导老师签名，后交科联为其提交该表给李明老师过目批准，并盖学院书记章。
2、项目小组提交经费申请表之后，还需填写一份经费登记申请表交由科联备案，注意在“申请内容”部分应在一格之内填写上所需零件名称及费用
3、项目小组需提交一份资料卡，登记每个小组组员的基本资料，方便联系。
4、项目小组填写借款单，用复写纸写，一式两份，需由该项目指导老师及项目组长本人签名，科联为其完成领导批示及单位主管两项。
填写完毕后小组成员持本单到行政大楼获取借款。
第一次借款时，省级项目上限为一万元，校级项目上限为一千五百元。
5、项目小组两周之内将购买零件的发票交至科联，由科联将每一组的发票进行整理。
发票需叠成一叠，贴上报销单据，整理成鱼鳞状，再交由李明老师过目核准，在每张发票上盖章。
6、项目小组持此叠发票至行政大楼销款，完成请款程序。
第五章、科技创新项目阶段性报告会制度
为切实了解科技创新项目的工作进展情况，工作，定期开展阶段性报告会，每学期举办2-3次，包括开题报告、中期阶段报告以及结题报告。
报告会一般一学年举办3-4次，包括科技创新项目开题报告会、中期报告会以及科技创新项目结题报告会，同时分为省级、校级项目两批召开。
第一节、报告会汇报内容、时间
开题报告会：
1、项目介绍，包括：
立项依据、研究内容、预期成果等；
2、课题小组组队情况汇报、工作分配；
3、课题工作开展情况、所遇到问题、所需要的帮助。
中期报告会：
1、课题工作开展情况、经费使用情况、组员工作情况
2、课题所遇到问题、所需要的帮助。
结题报告会：
1、课题总结、经费应用总况；
2、课题进一步完善计划，包括是否申请进一步课题、申报更高级课题。
第二节、报告会汇报流程
（1）嘉宾老师、各组科技创意项目组签到。
安排现场，做好礼仪工作。
（2）主持人致开言辞，介绍老师及报告会流程。
（3）各组组长轮流上台以讲解PPT的方式汇报各自项目做所做项目介绍、项目进展、所遇问题、人员分工等，每组用时约为五分钟。
老师各给予点评二至三分钟。
（4）与会嘉宾总结。
第六章、科技创新管理系统
第一节、科技创新管理系统介绍
科技创新管理系统是在工程学院党委的领导下，考虑到科技联合会是科技的体现，由"
工程学院科技联合会网络部"
自主开发的，于2010年推出第一个版本。
科技创新管理系统，包括“前台登陆界面”、“用户界面”以及“后台管理界面”，将分别在第二节、第三节、第四节进行介绍。
通过点击科技联合会官方主页（图6.1-1）左侧中间的“科技创新管理系统”（图6.1-2）一栏，即可打开科技创新管理系统。
图6.1-1：
科联主页
图6.1-2：
科联主页左侧相关链接
第二节、前台登陆界面
前台登陆界面（图6.2-1）是用户者登陆的界面，报告科技管理公告栏（图6.2-2）、用户登陆端（图6.2-3）、创新项目列表（图6.2-4）。
图6.2-1：
登陆界面
图6.2-2：
公告栏图6.2-3：
用户登陆端
图6-1-4：
项目列表
1、用户登陆
用户只要输入登陆名称，以及登陆密码，点击“登陆”即可登陆
图6-2-1：
登陆页面
2、用户注册
用户只要如实填写项目资料，同时设置登陆密码，点击“添加”即可完成注册。
待页面跳转后，项目列表第一个就是刚注册的项目
图6-2-2：
注册页面
第三节、用户页面
1、用户页面首页
如图4.3.1-1所示，用户页面首页分为左右两栏，左侧为操作栏（图4.3.1-2），包括：
系统首页、修改密码、申请书、项目简表、组员管理、经费管理、添加进度，共7栏；
右侧则为【项目进度列表】，点击操作下的【修改】即可查看并修改进度列表。
图6-3-1-1用户页面首页
图6-3-1-2用户页面操作栏
2、修改用户密码
点击操作栏“修改密码”一项，输入就密码，重复输入新密码，点击“提交”即可修改密码。
图6-3-2-1修改密码
3、查看和修改申请书
点击操作栏“申请书”一项，即可看到申请书，通过下面的“修改”、“重置”、“刷新”可以实现对申请书的修改。
图6-3-3-1查看与修改申请书
4、项目简表
点击操作栏“项目简表”一项，页面跳转进入“项目简表”，通过下面的“修改”、“重置”、“刷新”可以实现对申请书的修改。
图6-3-4-1：
项目简表1
图6-3-4-2：
项目简表2
5、组员管理
点击操作栏“组员管理”一项，页面右侧转为【组内成员管理】
（图4.3.5-1），点击“添加组内成员”，进入添加组内成员界面（图4.3.5-2），如实填写完资料，点击添加，即可完成添加成员。
通过点击对应成员右侧的“修改”则进入查看组员资料界面（图4.3.5-3），点击修改则完成对资料的修改；
点击“删除”即删除该成员。
图6-3-5-1：
组员列表
图6-3-5-2：
添加组内成员
图6-3-5-3：
修改组内成员资料
6、经费管理
点击“经费管理”，进入经费管理一栏，右面页面跳转为图4.3.6，包括添加经费、导出经费以及本组经费列表。
默认显示各组经费申请情况，即到达经费申请的公开透明，又便于查阅，包括费用名称、组别、金额、所属进度、报销、操作6栏。
图6-3-6-1经费申请列表
费用名称：
即费用用途
组别：
即申请费用的小组
金额：
即申请费用金额
所属进度：
即请款、报销次数
报销：
即此经费所在流程，包括已登记、已审核、已请款、已销账四种状态
操作：
默认为【锁定】，即不可改动
点击“添加经费”，页面跳转为图4.3.6-2，如实填写完明细栏，点击“添加”，即完成经费的添加。
图6-3-6-2添加经费
点击“本组经费列表”，即可查看已经添加的经费内容，如图6-3-6-3。
若报销一栏为“已登记”，则仍可通过“操作”下的【修改】、【删除】实现对经费申请项目的删改；
若为其他状态，则操作一栏变为【锁定】
图6-3-6-3本组经费列表
如图图6-3-6-4，点击“导出经费列表”右侧的下拉列表，则有第几次申请经费，点击第一次，即可导出第一次经费申请表，如图6-3-6-4，点击下载，即可得到图4.3.6-6的经费申请表。
经费申请细节将在第八章：
经费申请流程详细列出。
图6-3-6-4导出经费申请表
图6-3-6-5经费申请表下载
图6-3-6-6：
经费申请表
7、进度管理
每次召开科技创新项目阶段报告会，则需完善进度表。
点击“添加进度”，进入添加进度表一栏，右面页面跳转为图6-3-7，如实填写完各项内容，点击提交，即可完成添加进度表，同时在首页会显示。
图6-3-7：
添加进度
第四节、后台管理界面：
后台是项目部人员登陆进去进行对科技创新项目管理，包括对项目资料、人员的管理、经费申请的审核，以及对项目进度的跟进。
1、登陆界面：
图6-4-1登陆界面
2、后台首页
首页选项栏目包括：
系统配置、公告管理、经费管理
图6-4-2-1、后台首页
图6-4-2-2：
首页选项栏目1图6-4-2-3：
首页选项栏目2
3、公告管理
公告管理包括：
添加公告和公告管理
添加公告：
如图，填写好各栏，点击“添加”，即完成添加公告。
图6-4-3-1：
添加公告
公告管理：
点击公告管理，页面跳转为图，点击操作栏下的【修改】、【删除】可完成对公告的删改。
公告管理
4、经费管理
经费管理包括：
添加经费和经费管理
图6-4-4-1：
经费管理
添加经费：
图6-4-4-2：
添加经费
经费管理：
点击经费管理，页面跳转为图，点击操作栏下的【修改】、【删除】可进行对经费的删改。
图6-4-4-3：
经费流程管理
5、项目简表管理
项目简表管理包括：
项目简表管理、添加申请表和申请表管理
添加项目简表：
如图，填写好各栏，点击“添加”，即完成添加项目简表。
图6-4-5-1：
添加项目简表
添加申请书：
如图，填写好各栏，点击“添加”，即完成添加申请书。
图6-4-5-2：
添加申请书
添加进度次数：
如图，填写好各栏，点击“添加”，即完成添加进度次数。
图6-4-5-3：
添加进度次数
添加进度表：
如图，填写好各栏，点击“添加”，即完成添加进度表。
图6-4-5-4：
添加进度表
6、人事管理：
人事管理包括组别管理和人事管理
组别管理：
点击组别管理，页面跳转为【申请书管理】
（图6-6-1），点击操作栏下的【修改】，页面跳转为【修改申请书】
（图6-6-2）点击相关栏目下的【项目简表】、【组别管理】、【经费管理】和【进度管理】可以查看该组的各项相关资料。
图6-3-6-1：
申请书管理
图6-3-6-2：
修改申请书
图6-3-6-3：
组内成员管理
以上各项，均可通过点击【删除】删除相应内容。
第七章、项目资料整理制度
项目资料用于资料审核，方便日后存档取用，同时可用于学习项目内容，有利于以后科技创新项目管理的开展，为科技创新留下一笔丰富的资源。
电子版刻成光碟，纸质版整理装入不同的资料盒。
项目资料包括：
项目组资料、管理小组资料、经费申请资料、报告会资料
第一节、项目组资料
项目组资料包括：
项目申请书、资料卡
项目申请书：
用于项目小组所做项目的申请，应写明项目的立项依据，项目内容，项目前景及意义。
资料卡：
各项目组需提交登记每个组员资料信息的资料卡用于确认。
第二节、管理小组资料
管理小组资料包括：
会议记录、经费使用单、
会议记录：
记录会议内容、报告会筹备会进程、科技创新管理小组各成员分工任务。
第三节、经费申请资料
经费申请资料包括经费申请表、借款单
经费申请表：
用于填写所需零件及经费，提交指导老师，由老师批准申请。
借款单：
办好相关手续之后，小组负责人持此单到行政大楼申请借款。
经费使用单：
项目管理小组为报告会准备的物资情况及所用经费登记于使用单便于报销。
第四节、报告会资料
报告会资料包括：
报告会流程、报告PPT、报告会记录、主持稿、嘉宾稿、新闻稿
报告会流程：
明确报告会当天进程，依据此进程开展报告会，以实际情况围绕此书面进程进行调整。
报告PPT：
内容包括科技创新项目报告会开题页面、各个项目组的项目，组员，指导老师名称、各个项目组用于汇报自制的PPT及报告会结束页面。
报告PPT用于整个报告会的开展和项目组的顺利汇报。
报告会记录：
记录报告会进程，为新闻稿提供资料。
主持稿：
书写主持人当天主持所讲内容，并依据此稿由实际情况发挥。
嘉宾稿：
用于嘉宾总结发言。
新闻稿：
由新闻部负责，汇报报告会当天现场情况，整理成新闻稿上传至科联主页。
第八章、附录
附录包括各种表格。
第一节、表格样例
1、资料卡
20年-20年工程学院创新实验项目资料卡
作
品
资
料
编号
作品名称
类型
指导老师
代
表
情
况
姓名
性别
出生年月
学院
专业、年级
学历
学制
入学时间
通讯地址
邮政编码
手机号码
QQ
E-Mail
短号
其
他
者
姓名
手机
年级
专业
备注
成
员
变
动
其他：
（组长变动请在此注明）
意
见
组长
负责人签名：
年月日
指导老师签名：
科技联合会
签名及公章：
2、申请登记表
科技创新项目经费申请登记表
组
长
信
息
年级专业
时间
申请内容
申请人
经办人
第二节、表格规范：
1、借款单填写规范：
已填写、未审核
已审核、可领款
2、报销单粘贴规范：
报销单样例
升级会员 