董事会股东大会召开工作流程.docx
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董事会股东大会召开工作流程
董事会、股东大会召开工作流程
董事会会议工作流程
（内部适用）
时间
工作安排
注意事项
完成情况
T-15
收集会议议题
确定会议时间地点
T-11
确定会议议题、制作议案
T-10（临时T-3）
发出会议通知和议案
T-5（临时T-3）
预定会议室
根据参加会议的人数，预定合适的会议室。
T-2
提前安排、确定董事行程
如有董事在外出差，或有其他会议、事务，需提前确认并安排其行程；
T-1
参会人员的会前提醒
电话提醒董事及列席人员（监事、高管）会议的时间、地点；根据实际情况，电话提醒需参会的高管；
会议资料准备
准备以下会议资料，并将相关会议资料装订成册：
1、会议通知；
2、会议议程（如有）；
3、会议议案、附件资料；
4、签到表；
5、表决票；
6、会议决议（草稿）；
7、会议纪要（草稿）；
8、公告（草稿）；
9、独立董事意见、保荐机构意见草稿（如有）。
1、制作会议PPT；
2、准备会议决议、纪要的签字页；
3、议案所需特殊格式的决议文件（如综合授信申请等需要）。
会议准备、会议室提前调试
根据参加会议人数，预定合适的用餐地点
1、通知行政部采购水果、茶点；
2、领取瓶装水；
3、准备茶具、茶叶、咖啡（如需要）。
4、调试会议室：
调试空调、音响、投影仪。
T
会场布置、会议安排
提醒司机接送参会董事及其它参会人员（如需要）
1、打开空调、音响；
2、打开PPT；
3、摆放好会议资料、茶点、水果、茶水。
1、安排司机接送预定的酒店就餐；
2、会议期间添加茶水。
安排并检查董事签署签到表、表决票、会议决议、会议纪要等文件。
会议完成后整理会场、归还所借物品
T—T+2
T++
…
…
…
股东大会会议工作流程
（内部适用）
时间
工作安排
注意事项
完成情况
收集会议议题
确定会议议题、制作议案
预定会议室
根据可能参加会议的人数，预定合适的会议室。
预约见证律师、保荐机构
提醒律师，股东大会需由两名律师见证。
董事会审议通过关于召开股东大会会议的通知
T-15（年度T-20）
对外公告会议通知和议案
通常和董事会决议一起公告；
会议通知应确定股权登记日及会议登记日。
T-10
安排制作会议礼品或纪念品（如需要）
T-5
申请截止日的股东名册
在股权登记日之前向中登公司申请
T-2
参会人员的会前提醒
1、电话提醒董事、监事、高管、律师、保荐人会议的时间、地点；
2、确定出席会议的股东、董事、监事、高管、律师、保荐机构等人员；
3、将议案发给律师，并提醒律师准备好法律意见书的签字盖章页（两名见证律师及事务所负责人签字，加盖公章）。
提前安排外地股东、董事、高管行程
1、给在外地的股东、董事、高管预定机票、酒店、安排接送司机（如需要）；
2、确定在外地的股东、董事、高管的行程，并提醒做好相关接待及后勤工作；将相关安排通知外地股东、董事、高管。
T-1
停牌申请
通过业务专区，向深交所提交停牌申请
会议资料准备
1、制作会议PPT；准备股东名册；
2、准备签字笔、纸、名牌。
准备以下会议资料：
1、会议通知；
2、会议议案、附件资料；
3、会议议程、规则；
4、签到表；
5、表决票；
6、会议决议（草稿）；
7、会议纪要（草稿）；
8、公告（草稿）。
会议准备、会议室提前调试
1、通知行政部采购水果、茶点；
2、领取瓶装水；
3、准备投票箱。
调试会议室：
调试空调、音响、投影仪、电子牌。
T
会场布置、会议安排
提醒司机接送参会人员（如需要）
1、打开空调、音响、投影仪、电子牌；
2、摆放好会议资料、茶点、水果、水。
资料准备
会前资料准备：
PPT、通知、议程、表决票、决议、纪要的签名页。
股东签到
1、仔细核对身份证和股东代码卡；
2、授权委托的，需核对营业执照复印件、授权委托书、法人代表证明书、股东卡等资料。
统计到会股东人数及股份数额
会议开始前统计完成股东人数、持股数、持股比例等并提交给主持人宣布
分发表决票
将表决票发给参会股东
纪要
纪要股东发言要点
收取表决票
投票箱
计票、监票、统计票数
注意股东签到人数和表决票数及总股份数是否相符
完成决议、纪要、法律意见书
完成会议决议、纪要、法律意见书
主持人宣读决议并询问股东是否有异议
见证律师宣读法律意见书
董事在决议、纪要上签字
仔细检查签字文件，看是否存在漏签
会场清理
删除重要电子文件等
T
会后重要事项
完成公告，并上传至深交所。
T—T+2
会议资料整理归档
会议资料内容包括：
1、会议审批单；通知邮件；非直接送达电话确认情况表；
2、会议通知；
3、会议议案、附件资料；
4、签到表；
5、表决票；表决票统计表；
6、会议决议（6份）；
7、会议纪要（2份）；
8、法律意见书（2份）；
9、股东资格的相关资料（身份证、营业执照复印件、股东卡复印件以及法人代表证明书）
10、授权委托资料（身份证复印件、授权委托书，如有）。
T++
决议执行情况跟踪
1、制作会议决议事项执行情况记录表；
2、将会议决议送达给相关执行部门、执行人，并由其在决议事项执行情况记录表上签收。
1、跟踪决议执行进度；
2、记录决议执行结果。
…
…
特别注意事项：
1、议案名称与投票顺序应保持一致；
2、提醒所有董事、监事、高级管理人员必须参加会议；
3、………
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