苏州市数字档案馆建设项目可行性研究报告Word格式.docx
《苏州市数字档案馆建设项目可行性研究报告Word格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《苏州市数字档案馆建设项目可行性研究报告Word格式.docx（50页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
⏹制定了必要的规章制度
为了加强全市档案信息化工作，市档案局先后制订并实施了《苏州市档案事业发展“十五”计划》、《苏州市档案信息化建设实施方案》、《苏州市档案局网络安全职责》、《机房管理制度》、《设备管理制度》、《录入人员职责》等十余项文件制度，保证了档案信息化工作持续、健康、稳步的向前发展。
⏹馆藏档案存储
馆藏档案数字化工作才刚刚开始，纸张是主要的存储介质，辅助的存储介质有磁带、影像带，黑白照片、彩色照片和部分电子文档资料。
由于大部分的馆藏的存储介质是纸质文件，纸质文件不仅难以永久保存和备份，极易受到外界的环境的损坏，而且占用的大量空间，随着数量的不断增加，仓储的费用和管理成本不断增加。
⏹档案管理模式
目前档案馆的管理模式主要采用手工管理模式，包括档案的接收、整理、鉴定、保管、利用、编研等，都以手工为主的，管理不是很科学、工作效率低，档案资源不能得到充分利用。
⏹档案信息查询
在手工查询档案信息的检索过程中，检索流程为：
查到案卷目录，再查到文件目录，根据文件目录记录的档案档号信息查到档案在库房的存放地址，然后通知库房调卷，办理相关手续。
纸质文件给检索调阅带来了困难，且在此过程中，查询的途径不够全、查全率低、查准率低，容易出现文件丢失、损坏或无法找到所需的资料，难以充分的利用档案资源向政府机关部门和公众提供良好的服务。
2.2发展趋势
现代技术迅速发展的今天，数字档案馆不失为档案馆发展的新方向，是档案馆与社会交融、与国际接轨的新契机，也是避免成为信息孤岛的最佳选择。
然而，数字档案馆的建设也是一项庞大的系统工程，它不仅要靠档案界的自身努力，更要依托于整个国家信息化建设水平的提高；
不仅需要得到社会各方的支持，更需要宏观的超前战略意识。
数字档案馆是政府信息资源的数据中心和数据交换站，它是建立在现代信息技术的普遍应用基础上，利用数字手段，以高度有序的综合档案信息资源为处理核心，以高速宽带通信网络为技术设施的超大规模、分布式数字信息系统，属于国家数字化信息基础工程，建设数字档案馆是政府信息化建设工作的发展趋势。
2.3项目建设的必要性
信息化是新世纪档案事业发展的重要方向，档案信息是经济发展的重要保证，在以知识和信息为主要特征的知识经济时代，档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化已势在必行，档案中蕴藏的丰富信息将在新世纪发展的工作中发挥不可替代的作用，我们必须加快档案的现代化管理进程，逐步实现档案管理的信息化建设。
国家档案局于２００２年１１月印发了《全国档案信息化建设实施纲要》，明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务：
本着统筹规划，统一标准，分级建设，安全保密的原则，加强档案信息化基础设施，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字和数据库建设，在部分中心城市建设示范性数字档案馆，开展公众网上查询档案信息服务，加快推进档案信息化标准体系，安全保障体系和队伍建设。
依托当地电子政务建设工程，建立为各级党政机关服务的档案目录信息中心。
档案部门一定要转变观念，必须把信息化作为档案基础业务建设的重点内容来抓。
（一）档案管理现代化、信息化是必然趋势。
随着现代科学技术的开展，档案管理专门软件的开发、利用和升级，档案管理的现代化与信息化已经成为不可逆转的大趋势。
但是由于各个部门、各个地区的发展水平存在差异，所以在某些新成立档案部门的单位、偏远地区仍存在着信息化不够的现象。
（二）档案管理现代化可以拓展档案工作的服务领域。
档案管理归根结底是信息资源的管理。
信息资源的社会价值在于开发利用，开发利用的效果取决于开发的时效和利用的广泛程度。
相比较而言，现代化管理手段储存的各种信息，更便于利用和开发，也就能产生更广泛的社会效益。
（三）档案现代化管理可以增加信息存储量
现代科学技术的发展，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用，可以大大增加档案信息的存储量，存储密度比纸质档案高出许多倍。
纸质载体的文件一般只能记录文字、图形、图表等信息，但电子文件却可以在一份文档里同时记录文字、图形、图表、声音、动画等各种媒体信息。
这样利用很小的空间就可以保存大量的信息，而且开发利用的速度快。
具有直观性、选择性、易操作性。
（四）电子文件大量产生的必然要求
随着网络电子政务建设的全面展开，产生了大量的电子文件，对这些电子文件需要及时收集、整理、归档、利用，如果不采用先进网络软件系统是无法实现的。
（五）档案数量不断增加的必然要求
随着时间的推进，本馆以及下属档案馆（室）的馆藏档案数量不断增加，必须采取信息化的手段才能胜任管理职能。
（六）档案信息的重要性
档案是历史的真实记录，它具有原始性和真实性。
所谓真实性，是因为档案是职能活动的原始记录，是一次信息，所以它是原始的、真实的。
档案的真实性，原始性决定了它在事实公证、领导决策活动中重要的凭证作用。
特别是在市场经济活动中，了解苏州的投资环境，了解苏州的资源条件，了解苏州的投资政策，档案信息最可靠、最全面、最方便。
这充分显示出档案信息的珍贵价值。
要使这浩如烟海的珍贵档案能为广大公众所用，数字化是解决这一难题的根本途径。
所以，为了达到资源共享，建设数字档案馆势在必行。
（七）适应新形势的需求
21世纪是信息化的时代，市政府把数字苏州建设摆在了十分突出的位置，无疑是十分及时和正确的。
数字档案馆是数字苏州的重要组成部分，新形势的需求，其一，档案馆就是市委、市政府保管和提供利用档案信息的职能部门。
它馆藏有数十万卷档案资料，数百万件档案文件，是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，数字苏州就不是真正意义上的数字苏州。
所以，要建设数字苏州，首先要建设数字档案馆。
其二，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。
档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质，发展了几千年，记录下了中华文明和世界文明史。
近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代所更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案馆的数字化。
目前，档案馆与形势的发展要求并不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集、和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。
这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。
（八）社会强烈需求
当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；
各职能部门工作查考要求快速及时；
社会广大公众对档案信息需要量不断增加，特别是一些外商投资者，他们想了解苏州的整体情况，才敢于投资，那么要了解苏州的详细内容恰恰只有市档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，特别是我们建立苏州市现行文件查阅中心之后，对各界人士及外商投资查阅信息更为方便，这都迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。
（九）上级要求
今年，国家档案局、省档案局都把档案馆的数字化建设列为档案工作的首要任务，并且制定了数字档案馆建设规划，做为今年的重要考核目标。
档案管理的目标是实现档案电子化管理，即将各类档案资料数字化，利用档案管理软件建立基于电子文件的管理系统，实现传统的纸张调阅向计算机查阅的转变，对档案进行数字化处理，一方面是为了提供方便的查阅、利用方式，另一方面是为了保存档案数据，防止各种原因导致的实体档案的损毁而造成的档案数据的遗失，综上所述根据国家档案信息化2001-2010年的发展规划，苏州市档案馆迫切需要建设档案馆信息化系统的建设。
三、需求分析
3.1主要应用描述
随着信息技术的在档案行业的不断深入应用，采用数字化管理手段管理馆藏档案，对各种类型的档案进行有效组织、管理、利用，最后最终实现档案的社会价值，是摆在档案管理人员面前的重要问题。
数字档案馆是建立在现代信息技术的普遍应用基础上，利用数字化手段，以高度有序的综合档案信息资源为处理核心，通过高速宽带通信网络设施相连接和提供利用，实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。
以“有序的信息空间和开放的信息环境”为特征的完整意义上的数字档案馆，不是封闭的档案馆信息网络，而是包含在办公自动化系统、计算机辅助设计和管理系统、公共信息数据管理系统等更为广阔的大系统中的组成部分。
它是由分布式文件、档案数字资源构成的具有强大服务功能的跨机构、跨地域的信息系统。
是继“数字图书馆”之后，将在因特网上扮演重要角色的又一种知识网络，属于国家数字信息基础工程。
作为苏州市政府下属的苏州市档案馆，档案的数字化管理是苏州市政府电子政务的重要环节。
根据当前IT技术在档案行业的应用潮流，参照国内数字化档案馆的应用需求，苏州市数字档案馆建设应包括以下几个方面：
✧档案馆基础设施建设，包括土建、机房、网络、主机、存储以及数字化设备等基础硬件设施。
✧对馆藏案卷分批进行数字化，并建立专门的数字化档案管理人员队伍，包括专业的上载、著录的数字化队伍，专业的档案管理人员。
✧研发技术先进的档案管理系统软件，建立档案馆互联网站，实现对公务员、公众的畅通的档案利用渠道，并创建在数字化条件下的档案管理的有关规章制度的政策软环境。
3.2功能和性能要求
苏州市数字档案馆应用系统按照信息流的过程应分为四个功能模块：
档案数据采集与加工、档案数据存储及管理、档案数据的查询利用和系统维护管理。
其功能涵盖对非数字化档案的数字化转化、数字档案信息的采集、处理、存储，应用程序的维护和对转化后的所有数字档案的归档、组织、发布、利用等过程。
功能构架图如下：
3.2.1档案数据采集与加工模块
档案数据采集与加工模块承担各类数字档案的采集并发出存储指令。
数字档案信息的来源包括馆藏数字化档案、接收立档单位档案、相关档案馆信息（或目录）以及面向社会征集的信息和其它信息。
1.档案接收系统
立档单位信息：
指立档单位形成的电子档案及档案信息，并对信息进行整理、分类。
相关档案馆信息：
它们的档案较多，一般只移交目录，不移交文件实体。
系统将专设一个档案的目录中心，保存档案目录，不保存文件实体。
面向社会接收档案信息：
它们主要是社会上单位或个人通过某种方式移交档案部门的档案信息，可以是目录和文件,也可以只是目录。
2.部分馆藏资源数字化
部分馆藏资源是指对利用率高的纸质档案、视频资料和音频资料，对它们进行数字化加工。
利用数字档案馆的流媒体采集工作站、高速扫描仪、数码专用设备作为信息入口，将纸张、缩微胶片、影像、音像的信息转换成数字影像文档，并将数字化信息的图文数据库存储到海量存储载体中，采用OCR技术，实现扫描结果的文本转化。
（1）纸质公文档案的OCR与原件影像扫描、采集、著录
纸质文件的扫描需要考虑速度、识别率和影像的清晰度，同时在原文件的影像信息信息入库前，需要对信息进行防伪处理,加入水印等。
扫描后的影像信息在进入数据仓库之前，最好经过一个复查检验的过程，这个过程可以由扫描工作人员完成，也可以由其他经系统授权的工作人员完成。
扫描形成的电子文档（主要记录文章内容），可以方便实现全文检索，同时，检索要有一定的效率。
提供文本、图片、视音频数字化上载工具，自动提取部分元数据信息。
图片采集工具支持多种图片格式，包括BMP、TIFF、GIF、JPEG、TGA、EPS、PSD、PIC等格式，自动生成缩略图。
视频文件采集支持高低码率同时输出，高码率MPEG2格式支持广播级编辑，低码率MPEG4格式或REAL格式可用于网上VOD点播，采集过程支持自动关键帧提取。
文本采集程序支持各种文本格式转换。
（2）照片的整理与影像扫描、采集、著录
A、标准：
需要支持通用的图片格式，如果可能，提供不同格式图片的转换工具。
B、要求：
对图片的著录项目（包括照片内容）首先要全面，其次检索和使用要方便，第三，在转入转出数据库的过程中，照片同其著录信息不能分离。
（3）多媒体档案采集与著录
请说明方正准备采用的格式，
提供流媒体的采集、非线性编辑平台（不需要整合在系统中，允许独立运行，但应当同整个数据仓库留有转入转出的接口），对于流媒体可以轻松实现浏览和检索。
（4）其他档案类型数据库的转入
支持主流数据库（数据仓库）的转入转出，如果有可能，最好实现跨操作平台的操作，或者WINDOWS平台和UNIX平台各有一个与之配套的程序。
适应性强，可以借鉴第三方程序，完成不同种类数据库的转入或数据字段的抽取工作，可以灵活设置数据库中字段，便于接受数据库相同但字段结构不同的数据库。
（5）电子文件的接收：
支持主流数字文件的采集，如WORD，NOTES。
平台既能方便地对电子文档进行存取修改等操作，又可以对其进行必要的（如从全文或其他项目）检索。
C、能在公文格式上实现固定模板的编制和下发
D、需要：
存数据库后的档案加密工作。
即使有非法用户进入系统也无法得到最终原始数据。
3.2.2档案数据存储及管理模块
档案数据存储及管理主要是对采集过来的信息进行整理、分类、维护等处理，将大量无序的档案信息有序化。
工作主要包括：
档案信息标准化、分类及主题词标引、元数据录入、鉴定、长期存储、目录管理、报表制作、信息统计、信息备份。
1.档案信息标准化
保证档案的真实和完整，可读性，要符合国家和国际的有关技术标准。
2．档案分类
根据现有馆藏对档案进行分类，分别建立目录库，同时对于图书、资料也建立目录库，以便利用。
3．元数据著录
元数据是描述对象文件数据的数据，是构成电子文件的背景信息的重要组成部分。
对于馆藏档案、社会征集档案进行元数据著录，在元数据中记录文件的特征、属性。
4．信息鉴定
电子档案的鉴定，包括内容鉴定和技术鉴定两方面。
内容鉴定包括价值鉴定、开放鉴定、真伪鉴定和销毁鉴定。
技术鉴定的任务是对电子文件的各方面技术状况进行全面检查，包括对文件信息真实性、完整性、可读性分析以及对文件载体性能的检测。
5.存储方式
采用足够容量的存储介质，保证系统运行的速度。
加强数字档案信息的安全，选择安全存储的数据库，保证数字档案的原始性和真实性。
6．目录管理
目录是文件信息的分类方式，目录管理包括目录完整性维护、目录权限设置、目录清单维护。
7．报表打印
功能：
1）能够打印国家规定的档案报表、目录。
2）各种目录、报表，均能通过检索打印。
3）打印分类目录、专题目录、文号索引；
4）允许用户自定义报表，对系统提供的所有报表、目录允许用户进行简单修改，并提供恢复原状功能。
由维护人员或者计算机应用水平较高的用户来完成。
5）．所有打印都提供打印预览。
8．信息统计
信息统计是对系统中的基本数据进行汇总，包括标准的统计表和自定义统计表。
统计表的输出形式有报表和图形两种。
一些标准的统计表包括基本情况年报、人员统计、设备统计、利用情况统计等。
自定义统计表可对一些统计表进行细化。
如利用情况统计表可细化为总的利用情况统计、各个类别档案利用统计、各全宗档案利用统计、各档案点击率等。
3.2.3档案数据查询利用模块
档案数据的查询利用包括档案信息开发、综合智能查询、支持网站信息发布等系统.
1．档案信息开发
档案信息的开发是实现档案资料充分利用的重要手段。
通过对档案资料的编研重组后信息的更利于查询和发布（例如专题编研、统计汇编等），并且在信息开发过程中提供规范化的编研模板和流程以提高信息开发的效率和质量。
另外对馆藏数字档案或编研档案可根据情况进行版权保护工作或加注版权信息。
为便于信息开发者进行编研，可以提供专题库和素材库的管理。
专题库管理：
专题库是对编研成果的汇总，对其管理的功能包括制作专题目录，管理各专题的名称、时间、期限、专题类别、状态、创建者、参与者等信息，并提供增加、修改、删除、查询专题等功能。
素材库管理：
根据编研需要，从系统目录结构的档案库或从档案库外通过输入、扫描、摘录等方式得到素材，并提供素材描述信息的输入、修改、删除等功能。
2．综合智能查询
查询是档案业务中最常见的服务方式。
为了提高档案的查询效率和查询准确率，可通过分类查询和模糊查询得到对馆藏库存档案进行检索得到所需的档案目录，对图形图像类的档案提供浏览、缩放等功能，并对查询结果通过在线订阅、发放等方式进行利用。
3.支持网站信息发布
网站是数字档案馆对外的门户，用户能够通过Internet浏览器检索阅读、下载数据库中的档案目录信息、内容信息以及相关图形图像信息、语音视频信息。
包括以下功能：
●向网站提供信息支持
●维护利用者的信息，并对其身份验证
●提供利用者对发布的信息进行检索
●对利用情况进行统计
4．支持多种文件格式的浏览，阅读信息无需调用其它软件。
5、在线OCR：
对于选定的图文，进行文本转换。
3.2.4系统维护模块
系统维护管理模块是为了保证本系统在安全的环境下正常运转，并对各个模块进行支持。
1.基础数据维护
基础数据维护是维护系统各业务模块正常运行的基础数据。
这些基础数据包括辅助字典、实体分类表、主题词表、档案类别表、全宗表等。
2.权限管理系统
权限管理和系统各业务模块密切相关，下面说明本系统的权限模型。
本系统由用户操作，用户登陆时首先要进行身份认证。
身份认证后，可确定用户属于哪一种角色：
1）从权限对象上
系统只对角色赋权限，不直接对用户赋权。
用户和角色都可以增加和删除，但系统有以下几种预定义的角色不能删除。
ADMIN：
系统管理者，拥有系统所有权限，并可给其它角色赋权。
GUEST：
外部用户，不在系统的用户表中，拥有系统的最低权限。
主要是外部网站上授权的功能权限（如检索和馆外利用等）。
DIRECTOR：
领导，拥有检索和审批功能权限。
对于馆内工作人员或其他查询者可根据实际需要进行角色权限的设定。
2）从权限内容上
分功能权限和数据权限。
两部分权限相互独立。
功能权限：
各个功能模块的操作权限。
数据权限：
操作某个数据表的过滤数据的权限。
如对不同密级的数据有不同的权限。
3）从数据操作上
在数据权限中，又分查询、修改和原文权限
查询：
对数据只有读的权限
修改：
对数据有读和写的权限（包含查询权限）
原文：
对数据中的原文有操作权限（包含查询权限）
3．数据备份与恢复
为保障网络功能的安全实现和数据库本身的安全，软件需要具备备份与恢复、遭遇异常情况报警等功能，能够在较短时间内恢复正常运行。
4.信息加密
对传输数据进行加密。
5．版权保护
为了维护招商局档案馆的合法权益，对发布的图片、文档等资料加入图示等标志，以防止他人非法盗用，也可通过加入徽标和数字水印加以保护。
同时，采用有关技术，避免用户的多次利用。
6.日志管理
为了对用户的操作进行监控，防止用户进行非法操作以及遇到故障时可根据日志信息进行部分恢复操作。
日志包括登录日志和原文日志:
登录日志是记录每个用户登陆时的情况。
原文日志是记录操作员对文件进行各项操作的情况。
3.2.5性能要求
通用性强：
能根据用户的实际要求定制数据结构，包括打印报表及编目格式，另外档案的分类也可以根据用户的要求设置。
甚至档案的借阅单及文件的催办单等都可以根据实际的借阅文件，由用户自行设置。
内容管理：
本系统应采用关系型数据库与内容数据库相结合管理的形式。
不同形式的内容相互之间应有关联，比如：
文本和多媒体、期刊之间。
数据任意分类：
本系统应遵循国家档案分类原则，用户可结合实际情况需求，通过自定义将档案进行分类管理，并能增加下级类目。
另外应具有编辑当前类目、删除当前类目的功能。
任意增加或删除数据表：
用户可根据本单位档案管理实情增加、修改、删除类目下的数据表，修改数据库结构中的字段名称、长度、类型。
数据输入方式多样性：
为了方便数据的登录，系统应提供多种数据输入方式。
如主题词自动抽取、重复上一条记录、编码输入、菜单、自动输入等。
使用界面友好：
应设操作程序引导，不用看说明书根据系统提示进行操作。
全部功能应在一个界面执行、浏览。
安全性：
数据定时备份，用户进入密码校验等使数据安全性有保证。
约束条件：
方便地建立约束条件保证数据录入的准确性和完整性。
全文检索：
可以对数据库中的数据进行全文检索，并应限制在规定的时间内。
支持扫描仪直接输入：
系统应将原文扫描与目录著录无缝连接，扫描界面单独为档案人员编制，简洁明了，并应有消蓝、原文质量修复等功能，原文图象文件的压缩采用国际标准格
升级会员 