产权档案的整理Word格式.docx
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通过房地产产权档案的整理工作，使房地产产权档案有序化。
从中可以发现房地产产权档案是否齐全、完整、准确，及时反馈于收集工作，促进档案的收集，保证档案的质量。
三、房地产产权档案整理的内容
档案整理工作的内容；
又称档案整理工作的基本程序或整理工作的各个环节。
主要包括：
对产权档案的分类、组卷、卷内文件的排列与编号、卷内文件目录和备考表的编制、案卷封面的编目、菜卷的装订、案卷的排列、案卷目录的编制、库房排架。
档案整理工作，从其中各个环节作业的性质上，又可概括为系统化和编目两大部分。
档案的系统化包括区分全宗、分类、组卷、卷内文件的排列、案卷的排列。
案卷的编目主要包括编制卷内文件目录、备考表、案卷封面的编目、案卷目录的编制。
系统化是整理工作的开始，编目是整理工作的结束；
系统化是编目的基础，编目是系统化的反映。
在实际工作中，二者往往交错进行。
总之，房地产产权档案的整理是档案馆（室）工作中一项经常性的工作。
各地档案馆（室）应认真组织开展档案的整理工作，熟悉整理档案的原则和方法。
四、房地产产权档案整理的原则
房地产产权档案整理工作的基本原则是遵循房地产产权档案的形成规律，保持卷内文件之间的历史联系，充分利用原来的整理基础，便于保管和利用。
解放前留下来的地籍档案一般都做过整理，有一定的基础，不要轻易打乱重整。
只要整理有序，有规可循，有目可查，就应力求保持其原有的整理体系。
要尊重前人劳动的成果，客观上要承认它，正视它，不能脱离当时的历史背景，一味追求“高标准”和“整齐划一”的整理标准，去要求，去衡量。
要如实地反映当时档案整理的历史背景和客观形势。
应在原来整理的基础上趋于科学化、规范化、标准化。
本章目录
第二节产权档案的分类
房地产管理部门建立了综合档案馆（室），对于机关各种载体的档案实行统一管理，需要对所有的档案进行综合分类。
可以按照门类分类法。
门类分类法基本上保持原来档案门类的划分，将全部档案分为文书档案、科技档案、人事档案、会计档案、产权档案等若干门类，赋予每种门类以一定的门类代字或代号。
各门类档案中，根据不同门类档案的特点，沿用各门类的分类方法。
一、档案常用分类法
档案分类的方法很多，常用的有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法、作者分类法、地区分类法、文件名称分类法等六种。
在通常情况下，单纯地采用一种方法是比较少的，往往将两种方法结合使用。
如年度——组织机构分类法，年度——问题分类法等。
二、房地产产权档案的分类
它是人们区分房地产产权档案的异同，借以认识房地产产权档案的—种逻辑方法。
房地产产权档案的分类，是根据房地产产权档案的来源、内容、时间和形式特征，运用逻辑的方法加以分门别类的过程，使其构成有机的体系。
分类的内容包括：
选择分类方法、制订分类方案，档案的归类和案卷排列等。
三、房地产产权档案的分类方法
我国幅员辽阔，城市众多，各地房地产产权档案整理的基础不同，对档案整理的认识不同，所采取分类建档的方法也不相同，归纳起来主要有以下几种：
（一）按业主姓名（单位名称）分类
（二）按行政区域、街道、门牌分类
（三）按产别分类
（四）按房屋权证号顺序分类
（五）按丘号分类
（六）按时间分类
（七）按种类分类
在实际工作中，仅用一种分类标准整理档案是不够的，需要把几个标准结合起来运用。
如上述第（五）项与第
（一）项结合；
第（三）、
（二）、
（一）项结合。
四、房地产产权档案分类方法的选择和分类方案的编制
（一）分类方法的选择
上述分类虽各有利弊，但相比之下，还是按《城市房屋产权产籍管理暂行办法》规定，采用丘号编制分类方案较为科学。
它既不随行政区域、街道名称及门牌的改变而改变，也不因产权转移、房地产产权人变更而变动，是目前适应房地产产权档案动态管理较为科学的一种方法。
各地应尽快在现有的管理基础上，逐步走向全国统一的、规范的、标准化的整理轨道上来，为房地产产权档案全国联网奠定基础。
（二）分类方案的编制
分类方法确定以后，就应编制分类方案。
所谓分类方案，就是标明各个类别名称，表示档案分类体系的纲要，所以又称分类大纲，它是档案分类的依据。
分类大纲是依据国家“档案法”及其有关规定，结合本地市的具体情况编制的。
通常由类目表、标记符号、说明与注释、索引等部分组成。
编制档案分类方案应注意五点：
1．统一性：
即同位分类按同一标准。
房地产产权档案分类依据和分类方法要统一，在同一级分类中，只能采用一种分类方法。
2．排它性：
同位类之间互不交叉、互不相容，不能你中有我，我中有你。
3．包含性：
下位类之和必须等于上位类，没有任何弃舍或外加，要求类目齐全，不重、不漏、不虚设。
4．阶段性：
档案分类，可以是多层次的，应划类准确，层次分明。
先确定上位类，后确定属类，再划分下位类。
5．伸缩性：
类别设置要留有余地，以便增减类别。
第三节产权档案的立卷
一、立卷的含义
立卷就是把一组有联系的文件，以卷、册、袋、盒等形式组合在一起，使它能够表达一个相对独立的概念，以便于保管、保密和利用。
“卷”是借用古代文献的一个计量单位，是档案部门管理房地产产权档案并提供利用的基本单位。
立卷，也叫组卷。
实质上也是一种分类，是最低层次的分类，要根据房地产产权档案的内容和形式特征，同其所同、异其所异。
二、立卷的内容
立卷工作的内容包括：
卷内文件的排列与编号，填写卷内文件目录和备考表，案卷封面编目与案卷的装订。
本章主要介绍总登记后档案的建立——立卷。
档案建立后的异动，在第七章介绍。
三、立卷的方法
立卷时，应以1949年为界，将房地产产权文件按其形成的历史时期，分为解放前和解放后两大类分别组卷。
解放前的房地产产权档案，原则上不再重整，保持原状。
解放后的房地产产权档案应当按《城市房屋产权产籍管理暂行办法》第十五条、第十六条规定：
“城市房屋的产籍，应当依照房地丘（地）号建立。
房地丘（地）号的编写，按照房地产测量规范执行”。
“城市房屋产权档案，应当以产权人为宗立卷”，即每宗案卷应是一个产权人的某一处房产。
卷宗内所存文件以时间为序，同一时期的有关表格、图纸、证件按相互关系排列，再按时间顺序统一装订成卷。
零编制新旧档号对照表，将解放前、解放后的档案联系起来，组成一个整体。
四、立卷的要求
（一）同一房地产产权人不同座落的房屋，应分别立卷。
（二）凡属典权、抵押权的案卷，应与所有权的档案存放在一起，不另行立卷。
所有权文件在前，典权、抵押权文件在后，依次排列。
（三）同楼号、不同单元、不同层次、不同房号的，同一产权人的房屋案卷，均应分立案卷。
五、卷内文件的整理
文件组成案卷后，还需要对卷内文件进行整理。
其内容包括：
卷内文件排列和编号，填写卷内文件目录和备考表。
（一）卷内文件的排列
卷内文件的排列就是使卷内文件系统化。
要求保持文件之间的有机联系，有条理地依次排列，给每份文件以固定的位置。
“宗内文件排列可以按照产权变化时间为序”。
也可以在同一时间中按文件的重要程度排列。
无论采取哪种方法排列，都要方便利用，层次分明。
文件名称，应尽量采用全国统一的房地产业务部门专用名称。
一般排列方法为：
1．历史资料在前，现行文件在后。
2．土地文件在前，房屋文件在后。
3．所有权文件在前，他项权文件在后。
4．主件在前，附件在后。
即批复在前，请示在后；
正件在前，附件在后；
印件在前，定稿在后；
非诉讼案件，结论、决定、判决性文件材料在前，依据性材料在后。
5．幢号小的文件在前，幢号大的文件在后。
6．权证号小的房产证存根在前，权证号大的房产证存根在后。
卷内文件的排列顺序一经固定，任何人不得随意更改和变动。
（二）卷内文件的鉴定
卷内文件排列时，正是了解案情，仔细审定文件价值的好时机，应边排列边鉴定。
鉴别档案内的文件材料是否都属同一产权人的，有无同名异人或张冠李戴的材料；
剔除那些与案卷无关的、重复的、无保存价值的文件或材料，另行造册登记。
经领导审批后分别处理；
发现卷内文件残缺不全的，应及时通知有关部门补救。
（三）、卷内文件的编号
1．编制页号
卷内文件排列好后，应按统一的方法编上页号，以固定次序，便于查找利用和保护文件。
2．编号要求
（1）编写页号是一项十分细致的工作，要求工作人员认真慎重，务求准确，防止重编、漏编、倒编、或错编。
（2）编后要仔细检查，发现问题应即时采取措施补救。
重号：
将重号改为支号式。
如6号为重号，可改为“6—1”和“6—2”，在备考表内注明“第6页共两页”。
漏号：
采用分号式。
如第6页后应是7而编印成8，可将第6页改成“6—7”，在备考表中注明“6—7”页共1页。
倒号：
将页号划掉，重新打号应在备考表中加以注明。
错号：
将错号划掉，重新打上正确的页号。
一页打有两个或两个以上页号，应将错号划掉，留下正确的页号并在备考表中注明。
上述补救办法是不得已的，应尽量避免以上现象的发生。
（3）为规范编号，页号可用自动编号机，碳素墨水或油墨打印。
（4）页号位置，正面文件打在右上角，反面的文件打在左上角。
图表、照片可编在与此相应位置的空白处或其背面。
（5）凡有文字或照片、图表的页面均应逐一编号。
小册子每本编一个页号（如所有权证），但须在备考表中注明：
“本卷第XX页为一册。
共XX页”。
（6）封面、扉页、卷内目录、备考表、底页或无字无图的页面均不编号。
（7）编制页号一律使用阿拉伯数字，从“1”开始，有效数字前均不得出现“0”。
（四）编制卷内目录
编制卷内文件目录是以文件为单位著录的，置于卷首。
用以介绍卷内文件的成分和内容，便于查阅和统计卷内文件。
具体项目格式如下：
卷内目录表
（十六开）
建档
时间
数序号
文件
名称
文件类别
文件号
页号
立卷人
备注
原件
复印
抄写
表中各项内容的填写
卷内目录表应按卷内文件排列的顺序填写，卷内目录表上的内容应与卷内文件的份数及排列的顺序相一致。
不重登、不漏登、不错登。
1．建档时间：
按实际建档时间填写。
2．顺序号：
卷内文件按排列顺序编的流水号，每份文件有一个顺序号。
3．文件名称：
即卷内文件的名称，如登记申请书、公证书等。
由于房地产产权档案的类别多，且每户房屋的产权来源、取得方式、房屋变动等情况发生的时间不同，所形成的文件内容也不同，事先无法印制统一的排列模式。
目前，各地填写的方式有以下几种：
（1）事先印好统一的排列模式，有哪项填哪项。
（2）由档案人员笔墨书写，要求字体端正，整齐美观。
（3）由档案人员抄写后，微机打印。
（4）将所有的文件名称刻成印章，需要哪个盖哪个，要求横竖成行。
最好在有条件的地方，还是按第三种方法打印为好，既美观清晰，又统一规范。
4．文件类别：
分原件、复印件、抄写件三种，在相应的栏目内填上实际件数。
5．文件号：
即文件字号，指发文机关编有字号的文件。
6．页号：
指卷内文件所在之页的编号。
7．立卷人：
应与备考表上的立卷人一致，一目了然，以示负责。
8．备注：
留待案卷发生变化情况之用。
以上顺序号、文件名称、页号、备注为必要项目。
（五）备考表
1．备考表作用
备考表用以保护文件，介绍和说明卷内房地产演变，产权变更、房屋变动、档案注销及文件完整程度等情况，便于档案人员管
理和利用者了解卷情。
具体项目与格式如下：
卷内备考表
产权人
（单位）
产别
案卷目录号
卷内文件
页数
页
与本卷有直接关系的案卷号
所有
权人
卷内情况说明：
立卷人：
年月日
检查人：
2．填写要求
（1）以文字记载各项内容，力求及时，文字简炼，内容真实、准确。
（立）备考表由立卷人笔墨书写，要求字体工整、清晰、美观，并注明填写日期，签字盖章，以示负责。
（3）检查人为房地产产权部门或档案馆（室）负责人。
对整理的档案逐一进行检查后，应签字盖章，以示负责。
（4）检查人、立卷人的名章不带框，用印泥盖章。
（5）备考表每卷一份。
如暂时没有情况填写的，也要放一张于卷末，以供日后登记、鉴定、交换、移出、并卷等变动时使用。
备考
表可以说是每卷档案的档案。
六、案卷封面的设计与填写
（一）案卷封面的设计
根据国家档案局有关规定，为了保护档案文件和便于保管档案，对房地产产权档案封面的规格、样式拟作统一规定。
今后凡新制作时，一律按统一的规格、样式制作。
1．案卷封面的设计及表面尺寸、字体型号、文字排列、天地页边，封面设计的规格和处置都应得体、划一。
封面显得庄重，清新悦目，有特色。
2．用纸规格：
参照文书档案国家标准，长280mm，宽210mm。
（硬卷皮）
3．书写一律自左而右，横写横排，左侧装订，装订线严禁写字、印字。
4．版头、版色为墨色大字体印有“xx市房地产管理局房地产产权档案”字样。
5．封面项目有：
全宗名称、类目名称、产权人、房屋坐落、产别号、目录号、案卷号、图瞩号、丘号、柜号。
（二）封里设计
封面里页设计印有“查阅者须知”。
具体内容如下：
档案资料是党和国家的宝贵财富。
查阅者一律由单位开介绍信，经领导同，意方可查阅。
并负责所查阅档案资料的安全、保密和完整。
不得拆散档案或撕去其中表格、证明等材料，不得在表格、证明材料上，填加文字、划线、打圈和涂改，不得折卷和损污案卷。
未经领导同意，不得摄制、翻印、复制和公布档案材料。
（三）具体填法：
1．全宗名称：
应填全称，一般事先都印好。
2．类目名称：
是指全宗内分类方案的第一级类目名称，应填房地产产权档案或房地产登记发证档案。
3．产权人：
即房屋的所有权人或共有权人。
若共有权，只写其中一人的姓名，后加等几人即可。
如张三等三人。
4．房屋坐落：
即房屋所在的街道（巷、里、胡同）门牌号码。
若无门牌号码，可借用毗邻房屋的门牌在其后加“东”、“西”、“南”、“北”、或“左”“右”等字样表示。
5．产别号：
按建设部统一规定的产别代号填写。
6．目录号：
案卷所属目录的编号。
7．案卷号：
目录内案卷的顺序编号。
8．图幅号：
按国家《房产测量规范》规定编写。
9．丘号：
10．柜号：
档案存放位置。
即档案柜架及其栏、格的编号次序。
上述代号一律用阿拉伯数字填写。
（四）脊面上半部项目为全宗和类目名称，下半部项目为档号，若档案按丘号排列，则为丘号。
产别号
目录号
案卷号
7cm⊙7cm⊙7cm⊙
XX市
房地产等级发证档案
产权人
房屋坐落
图幅
号
丘
柜
XX市房地产管理档案馆
七、案卷的装订
案卷装订是为了固定和保护卷内文件，避免散失和损坏。
具体做法和要求是：
（一）确定装订线：
根据文件书写情况和纸形大小，确定案卷装订位置。
左装，左空2．5厘米；
上装，上空2．5厘米，最少不得少于1．5厘米。
（二）复查核对：
装订前，一是核对卷内目录与卷内文件是否一致。
二是核对档案袋、档案封面上的姓名与卷内文件上的姓名是否一致。
姓名不得用同音字或随意简化字代替，发现问题及时纠正。
（三）去除金属物：
将文件上的金属物全部剔除干净，注意清除时不要损坏文件。
（四）折叠取齐：
按规定大小折叠整齐。
纸面过大的文件要按规定大小折叠整齐；
纸面小的文件，要用化学浆糊粘贴在粘贴纸上。
在实际工作中，可事先按规定大小裁剪一块硬板模子，折叠起来省时又方便。
如折叠的文件较多，可在装订线上0日垫马粪纸（不得用白纸或有文有图的纸折叠起来当垫条）、，以便使装订部位同折叠起来的文件薄厚一致。
（五）加边托裱：
装订部位过窄或有字迹的文件要加贴衬边；
对破损、卷角、折皱的文件要进行技术处理，用棉纸裱糊或展平。
注意在处理过程中，不要损坏原件的字迹和印章。
（六）薄厚适宜：
案卷装订薄厚要适宜。
厚了难以装订，薄了不便阅读，最好在不影响文件之间联系的基础上，厚的不超过2印页，薄的衬垫马粪纸。
（七）装订：
采用三孔一线，孔间相距7厘米，用白线绳或白鞋绳装订。
结头打在背面，要求装订整齐，结实美观。
不压字、不掉页、不倒页、不损坏文件、不妨碍阅读，与封面装订在一起。
（八）重要和珍贵的文件、图片及声像材料采用合适的宜装袋盒等装具，可不装订。
（九）案卷格式安排：
案卷封面一卷内文件目录——卷内文件——备考表——封底
第四节案卷排列与编号
一、案卷排列
房地产产权档案经过分类，组卷之后，还必须进行案卷的排列，以确定案卷的前后次序和存放位置。
案卷的排列有多种方法：
可以按案卷所反映的问题排列；
按时间先后排列；
按地区排列；
按房地产产权人排列；
按权证号排列；
按产别排列；
按丘（地）号等方法排列。
上述的排列方法，可以单独使用，也可以结合使用。
各类排列韵方法，可以一致，也可以不—致。
但无论采用哪种方法，同一类型的房地产产权档案用F列的方法应统一，以便保持案卷之间的有机联系，便于保管和利用。
比较而言，还是按丘（地）号排列方法较好。
一是动态变化范围小，二是可以与房地产产权档案分类大纲前后呼应，相互嵌合印证，使房地产产权档案在结构上的隶属关系或工作程序上的衔接关系保持更加紧密，使房地产产权档案分类和组卷的意图体现得更加充分。
无丘号的，可暂按街道、门牌（或楼号）排列，也可将门牌号（或楼号）作为丘号，以适应档案的动态管理。
再怎样变，也不离其丘，不离其院、不离其楼（除非拆迁）。
在一丘内，最好按姓氏排列。
姓氏多的在前，少的在后，查阅方便，直观性强。
二、编制档号
（一）编制档号的方法
在案卷排列的基础上，要给每个案卷编一个号，叫档案号，简称“档号”。
它是以卷为单位编制的，通常包括分类代号和案卷顺序号两部分。
两者之间用“破折号”隔开。
其中分类代号由汉字或汉语拼音字母组成，案卷顺序号统一使用阿拉伯数字。
档号编制结构有两种：
一种是分类全用代号表示，档案号不出现字母，叫单纯号码制；
另一种是分类有代字，那么档案号中既有字母又有数字，叫混合号码制。
编号示例
10034450—4
户号—案卷号
丘号—
房产分区号—分类代号
户号区号
（二）编制档号应注意以下几点：
1．尽可能简炼。
简炼可以减少工作量和降低差错率。
只要能够揭示案卷的基本特点，不必要求包含案卷标引的全部内容。
档案号里的“案卷顺序号”只占2—3个字符，是固定不变的。
2．逻辑性强，直观性好。
逻辑性主要体现在编号层次分明上。
例如：
案卷号—对象名称代号—种类代号等都是隶属关系，不可任意拼凑。
为了直观，凡能用代字之处尽可能不用代号。
3．留有发展余地。
一是便于档案的增减，要求案卷的顺序号一定要隶属于对象名称代字或代号，如丘号，不能用大流水号，否则房屋一旦发生分析、继承等现象，案卷的增加就会牵一发而动全身，难以处理，导致目录不规范或重编。
二是便于电子计算机检索。
从目前情况看，尽管有处理汉字功能的计算机，但汉字存贮总不如汉字拼音字母存贮方便。
因此，代字尽可能用拼音字母。
4．尽可能规范化。
档案号由分类号和案卷顺序号两部分组成，两者之间应当统一用“破折号”隔开；
分类代号中的不同层次，要用“．”符号隔开。
如：
F·
J·
D·
W·
3—20
保管单位（案卷号）
四级属类（产别）
三级属类（王村）
二级属类（东郊乡）分类代号
一级属类（郊区）
门类代字（产权档案）
（三）编制要求
在房地产产权档案的整理和管理中，常用的档案号有五种：
即全宗号、产别号、案卷目录号、案卷号、卷内文件页号。
编制要求如下：
1．全宗号只有一个，由各地档案部门指定。
2．全宗内的产别号不能重复。
3．全宗内的案卷目录号不能重复或漏号。
4．一本案卷目录中的案卷号不能重复或漏号。
5．案卷中卷内文件的页号不能重复或漏号。
第五节编制案卷目录
一、案卷目录的含义
案卷经过排列以后，应当按顺序编号登记到案卷目录上。
案卷目录，即案卷花名册。
它是巩固整理工作成果的必要手段，是管理和统计房地产产权档案的重要工具。
解放前、解放后的房地产产权档案应分别编制案卷目录。
每类房地产产权档案可根据档案案卷数量的多少，编制一本或若干本目录。
统一由档案馆（室）编定案卷目录号。
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