秘书电话礼仪原则Word格式文档下载.docx

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当然，秘书在工作中遇到紧急情况，可随时与有关部门和人员电话联络，但是也要注意把握分寸。

　　拨打电话除了要注意时间的选择，还要注意空间的选择。

一般来讲，私人电话是在家里打的，公务电话是在办公室打的，在工作场合，拨打私人电话应该尽量用自己的手机。

此外，在公众场所拨打电话实际上是制造噪音污染，除非工作之需，有教养的人一般是不在公众场所拨打电话的，秘书人员更应该注意这一问题，切不可不管有无必要，总是旁若无人地大声吆喝，令他人厌烦。

　　第二，简短通话。

　　电话打多长好呢?

在日常生活中拨打电话，有多少事就说多长时间，说清楚为止。

但是，在秘书工作中，通话时间是宜短不宜长，要遵守电话礼仪中的“3分钟原则”，即每次通话的时间应该有效地控制在3分钟之内。

当然，这里的“3分钟”并非是绝对的只能通话3分钟，而是指要长话短说，废话少说，没话不说。

拨打电话不是为了排遣寂寞，不可拿着话筒捉迷藏：

“喂，你猜我是谁啊?

你听不出来啊!

你慢慢再猜吧!

不对!

你再猜!

我是谁你都不知道啊?

”好不容易猜对了，又问：

“你猜我在干什么?

”任何一个有教养的人都是讲求办事效率的人，都是珍惜时间的人，因为时间就是金钱，时间就是效益，时间就是生命，浪费他人的时间就是浪费他人的生命，所以打电话一定要有时间观念。

　　第三，通话内容精练有序。

　　秘书人员正确把握通话内容的一个有效方法就是要养成重要电话列提纲的习惯。

首先，要知道通话对方有几个电话号码，第一个打不通就拨第二个。

接通后要先做自我介绍。

其次，要列出通话的事项，先讲重要的事情，后讲次要的事情。

　　第四，礼貌挂机。

　　结束通话后要礼貌地挂机。

首先，要了解怎样暗示对方终止通话。

其标准化的做法就是重复要点，比如：

“陈部长，那我们这次就说好了，请您下个星期一参加我们单位的专家论证会。

如果没有记错的话，我应该让司机于下周一早晨8点到您家楼下，接您过来。

”这就是重复要点的方法，以免对方记错了，或者忘记了，同时也说明秘书人员训练有素，不说废话。

　　其次，要熟知挂机的顺序。

不少秘书人员以为通话完毕应该由对方挂断电话，这虽然是出于礼貌，但实际上却行不通。

倘若中国人民大学与北京大学都规定打电话由对方先挂机，那双方通话时将出现何种状态?

那只能是双方都永远不挂机了。

实际上，从礼仪角度来说，通话完毕应该由地位高者先挂断电话。

对秘书人员来说，应该由上级先挂，客人先挂。

如遇特殊情况，即通话双方地位一样，都是秘书，性别相同，年龄相仿，此时一般就是谁先拨打谁先挂断。

　　二、接听电话时须注意的问题

　　第一，铃响不过3声。

　　拨打电话要注意“通话3分钟”原则，而接听电话则要遵循“铃响不过3声”原则，及时接听电话，尤其是有约在先的电话。

约好通话而不接是严重的失礼行为。

当然，训练有素的秘书人员应该在电话铃声响两三声后再接，如果铃声刚一响就接，很可能电话会掉线。

倘若电话铃声响到6声以上才接，接电话的人应该首先向对方致歉：

“抱歉!

让您久等了。

”

　　第二，要安排合理而有序的表达。

　　作为秘书人员，要尽量亲自接听电话，尤其是有约在先的电话，不要随便让别人代接电话。

而且，对于秘书人员，更多的是要代领导接听电话。

如果领导不在的话，秘书人员应该首先告诉对方领导不在，然后才能问对方的身份，来电为何事，是否需要转达等。

千万不可先盘问对方，再说领导不在，以免对方误以为领导有意回避。

接听电话也要首先“自报家门”，自我介绍身份，其好处就是万一对方拨错了，不至于一错再错。

　　第三，正确处理打错的电话。

　　当我们接听到对方拨错的电话，首先仍然要向对方问好，说明电话拨错了，然后要将本单位的电话号码重复一下，让对方验证。

　　在日常工作中，电话中断是经常遇到的情况，尤其是手机，说着说着就断了，可能是没电了，也可能是掉线了。

遇到这种情况，秘书人员有责任告诉对方，自己所在的位置可能网络没有覆盖，并请对方指定一个时间，我们拨打过去。

万一没有一点先兆，电话“啪”地就断了，要马上把电话打回去，打回去的时候第一句话就要道歉，并告知对方电话掉线了，或者说电池用完了。

把电话首先打回去，这是对他人的尊重。

如欲同对方另约其他时间通话，应该说好自己将按时主动拨打对方的电话。

　　三、使用手机时须注意的问题

　　第一，要安全使用。

　　和平与发展是当今时代的主题，但不安全因素仍然大量存在，所以一个有经验的秘书人员是不会用移动电话来传送重要信息的。

尤其在国际交往中，有些非法组织和个人使用窃密的工具，窃取移动电话中的信息资料。

所以，从保密的要求来讲，移动电话是不适合传递重要信息的。

秘书人员还要注意遵守安全规范，比如开车的时候不打手机，乘坐飞机时手机要关机，在加油站附近和病房之内不使用手机等。

　　第二，要文明使用。

　　这一要求是指秘书人员在使用手机时要有尊重人、爱护人、关心人、体谅人的意识。

在公众场合，秘书人员要养成手机改成振动或者静音、甚至关机的习惯。

不要让手机在大庭广众中频频响起，更不要在人多之处接听电话。

另外，手机有一些特殊的附带功能，比如发短信、拍照等。

在使用这些功能时就要注意，给别人拍照要先征得对方同意。

发手机短信应该发有效、有益的信息，不可动辄给他人发黄色段子，开庸俗玩笑。

　　第三，要规范使用。

　　首先，使用手机通话，跟使用座机是一样的，礼貌用语要有，电话该谁挂就是谁挂，该道别就要道别。

这些要按照一般座机的使用规则去遵守。

其次，手机也同样不宜相互借用，手机里储存的电话号码、短信以及通话记录等，从某种意义上讲都是个人隐私。

最后手机还要注意携带的位置。

秘书的手机不可别挂在腰带上，因为这样会导致西装七扭八歪，上衣鼓鼓囊囊，有损秘书人员的形象。

同时，秘书人员的手机也不可挂在脖子上，因为这样既不符合身份，也影响身体健康。

秘书基本礼仪

　　1、妆容和着装

（1）妆容

　　化妆并不是一种随心所欲的涂抹，而是一种审美的艺术过程。

其基本原则如下：

　　化妆是为了突出自己美的部分，掩饰自己不足或有缺陷的部分;

色彩的选用取决于肤色和服装的色彩;

因人、因时、因地制宜，切记强求一律;

化妆创造新意时不失自己的基本形象寻找统一和谐美。

净面后，均匀打好粉底定妆，粉薄而均匀;

眉头自然、眉峰清晰;

眼影涂于眼部凹陷处;

眼线紧贴睫毛;

腮红自颧骨向上;

口红先画唇线，再涂口红。

（2）着装

　　“云想衣裳花想容”，相对于偏于稳重单调的男士着装，女士们的着装则亮丽丰富得多。

得体的穿着，不仅可以显得更加美丽，还可以体现出一个现代文明人良好的修养和独到的品位。

职业女性着装要求四讲究。

　　整洁平整。

服装并非一定要高档华贵，但须保持清洁，并熨烫平整，穿起来就能大方得体，显得精神焕发。

整洁并不完全为了自己，更是尊重他人的需要，这是良好仪态的第一要务。

　　色彩和谐。

不同色彩会给人不同的感受，如深色或冷色调的服装让人产生视觉上的收缩感，显得庄重严肃;

而浅色或暖色调的服装会有扩张感，使人显得轻松活泼。

因此，可以根据不同需要进行选择和搭配。

　　配套齐全。

除了主体衣服之外，鞋袜手套等的搭配也要多加考究。

如袜子以透明近似肤色或与服装颜色协调为好，带有大花纹的袜子不能登大雅之堂。

正式、庄重的场合不宜穿凉鞋或靴子，黑色皮鞋是适用最广的，可以和任何服装相配。

　　饰物点缀。

巧妙地佩戴饰品能够起到画龙点睛的作用，给女士们增添色彩。

但是佩戴的饰品不宜过多，否则会分散对方的注意力。

佩戴饰品时，应尽量选择同一色系。

佩戴首饰最关键的就是要与接待员的整体服饰搭配统一起来。

　　2、仪态

　　1.站姿

　　站姿是静态的造型动作，是其他动态美的起点和基础。

良好的站立姿势应给人一种挺、直、高的感觉。

（1）基本站姿

　　两脚跟相靠，脚尖展开45度到60度，身体重心主要支撑于脚掌、脚弓之上;

两腿并拢直立，腿部肌肉收紧，大腿内侧夹紧，髋部上提;

腹肌、臀大肌微收缩上提，臀、腹部前后相夹，髋部两侧略向中间用力;

脊柱、后背挺直，胸略向前上方提起;

两肩放松，下沉，气沉于胸腹之间，自然呼吸;

两手臂放松，自然下垂于体侧;

脖颈挺直，头向上顶;

下颌微收，双目平视前方。

　　2.坐姿

　　坐是一种静态造型，是秘书每日的主要内容之一，无论是伏案书写、参加会议、会客交谈、娱乐休息都离不开坐。

不正确的坐姿会显得懒散无礼，正确的坐姿能给人一种安详端庄的印象。

（1）基本坐姿

　　入座要轻而稳，女士着裙装要先轻拢裙摆，而后入座;

面带笑容，双目平视，嘴唇微闭，微收下颌;

双肩平正放松，两臂自然弯曲放在膝上，也可放在椅子或沙发扶手上;

立腰挺胸、上体自然挺直;

双膝自然并拢，双腿正放或侧放;

至少坐满椅子的三分之二，脊背轻靠椅背;

起立时，右脚向后收半步而后起立;

谈话时，可以侧坐，此时上体与腿同时转向一侧。

（2）坐姿的种类

　　女士坐姿要挺拔优雅，表现出女士的魅力，可以有如下几种姿势。

开关式坐姿。

坐正，双膝并紧，两小腿前后分开，两脚前后在一条线上，两手合握置于两腿间或腿上;

右侧点式坐姿。

坐正，双膝并紧，上身挺直，两小腿向左斜伸出，左脚靠近右脚内侧，左脚脚掌内侧着地，右脚脚跟提起，双手放置于右腿上，头向右侧转;

右侧挂式坐姿。

在左侧点或右侧点式基础上，将左脚提起挂在右脚踝关节处，两脚并拢，上身左转45度，立腰挺胸。

　　侧身重叠式坐姿。

髋部左转45度，头胸向右转，左小腿垂直于地面，右腿重叠于左腿上，右腿向里收，右脚尖向下。

男士坐姿应注意这几个方面，男士前伸式坐姿。

坐正，两腿前伸，双脚在踝关节处交叉。

男士后点式坐姿。

坐正，上体微向前倾，双小腿向后屈回，双脚掌着地。

男士开关式坐姿。

坐正，两小腿前后分开，两脚前后在一条线上，两手合握置于两腿间。

男士正身重叠式坐姿。

右小腿垂直于地面，左腿在其上重叠，左小腿向里收，脚尖向下，双手扶于扶手上或交叉于腿间。

不论男女，坐姿的关键在上体的挺直，腰部要立住，而后再变化的不同姿态，重点在头、颈部、躯干和四肢的协调配合，和谐的姿态会让人感到端庄、大方、自然、舒适。

　　（3）坐姿中容易出现的问题

　　女士不宜将双膝分开，或大腿并拢而小腿分开;

坐在松软的沙发中，不可将整个人推入沙发里;

不要为了表现谦虚，故意坐在椅子边上，身体前倾给人阿谀之感。

　　3、常见的手势

　　一般常见的手势有横摆式、直臂式、曲臂式、斜摆式。

　　横摆式。

表示的是“请进”。

五指伸直并拢，然后以肘关节为轴，手从腹前抬起向右摆动至身体右前方，不要将手臂摆至体侧或身后。

同时，脚站成右丁字步，左手下垂，目视来宾，面带微笑。

　　直臂式。

表示“请往前走”。

五指伸直并拢，屈肘由腹前抬起，手臂的高度与肩同高，肘关节伸直，再向要进行的方向伸出前臂。

　　曲臂式。

表示“里边请”。

当左手拿着物品，或推扶房门、电梯门，而又需引领来宾时，即右手五指伸直并拢，从身体的侧前方，由下向上抬起，上臂抬至离开身体45度高度，然后以肘关节为轴，手臂由体侧向体前左侧摆动成屈臂状，请来宾进去。

　　斜摆式。

表示“请坐”。

当请来宾入座时，即要用双手扶椅背将椅子拉出，然后一只手曲臂由前抬起，再以肘关节为轴，前臂由下向上摆动，使手臂向下成一斜线，表示请来宾入座，当来宾在座位前站好，要用双手将椅子前移到合适的位置，请来宾坐下。

　　但在介绍人或为他人指路时不可用手指指点点，而应使用手掌，四指并拢，掌心向上;

手势不宜过多，幅度不宜过大，更不要手舞足蹈，手势要控制在一定范围内;

在公共场合切忌挠头皮、抓耳挠腮、咬指甲、用手指在桌上乱写乱画。