跟单采购合同Word文件下载.docx
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为加强采购合同管理工作，防范合同采购风险，维护公司利益，依据国家相关法律法规及公司合同管理规定，特制定本制度。
第2条适用范围适用于公司所需产品以及公司日常所需各种物资的采购价格的分析、审核、确认以及对外采购合同的签订、履行和管理工作。
本制度适用于采购开发部和采购跟单部。
第3条权责
1．采供部负责对供应商提供的样品价格进行询价、议价，并负责对采购合同的签订、履行和管理工作。
2．财务部负责对价格进行分析和审查。
3．采购价格和合同由相关部门经理、生产总监审核，报总经理审批。
第2章价格审核规定
第4条询价及议价
1．采购人员应选择三家以上符合采购条件的供应商作为询价对象。
2．询价后，选择两家以上供应商进行交互议价。
3．采购议价应注意品质、交期、服务兼顾。
4．供应商提供报价的产品与请购规格不同或属代用品时，采购人员应送需求部门或生产总监确认。
5．采供部必须经常分析或收集资料，了解和判断市场价格趋势，作为议价的依据。
6．采供部应根据需要会同产品需求部门共同询价与议价。
第5条价格调查
1．本公司各有关部门，均有义务协助提价格讯息，以利于采供部比价参考。
2．采供部有责任向供应商索取详细的价格资料，同时通过其它途经收集相关产品的价格，调查价格信息，建立价格信息体系，便于对产品价格的分析和查找，确保采购产品价格的合理性和适当性。
3．采购人员要随时关注相关产品的主要原材料的价格趋势，分析价格的变化趋势，利于采购价格的谈判。
第6条价格审核
1．询价、议价完成后，采购人员应于《样品资料表》或《采购订单价格表》上填上供应商资料和产品规格等资料，填写询价或议价结果，必要时附上书面说明。
2．采供部经理对议价结果进行审查，认为需要再进一步议价时，退回采购人员重新议价，或由经理亲自与供应商议价。
3．采供部经理审查后的价格，呈送财务部门审核，最后呈总经理确认批准。
4．总经理可视需要再行议价或要求采供等相关部门进一步议价。
5．采购核准权限规定，不论金额多寡，均应先经采供部经理审核，再呈总经理核准。
6．经核准后的采购订单价格表，需送财务部建档。
7．已核定的价格涨跌变化的审核，应同样参照新价格的审核流程执行。
第7条采购谈判规定
1．谈判人员代表公司形象，在谈判过程中应遵守公司员工行为规范。
2．谈判中，谈判人员应和供应商方面有决定权的人员进行谈判，以免浪费时间，同时避免透露公司的立场。
3．采购谈判应在公司会议室中进行，以提高工作效率，不得在饭店、KTV等娱乐场所进行。
4．采购谈判人员应注意商务礼仪，不得使用侮辱性动作和语言，同时注意掌握谈判进度和谈判氛围，防止谈判破裂。
5．谈判过程应当保密，无关人员未经许可不得进入谈判会场，参与谈判人员不得泄露与谈判有关的内容，谈判结果未经审批不得予以公布。
6．在采购谈判期间，公司参与谈判的任何人员不得接受对方的宴请、送礼、贿赂等，否则按公司相关规定处理。
另外不得以任何方式泄露公司的谈判底线，否则对公司所造成的损失由当事人承担。
第3章合同签订
第8条采购签约权限的规定
1．公司所有的采购合同均需公司总经理签署。
2．公司所属分支机构和分公司的采购合同，须在公司总经理的授权范围内签署。
3．对于需要实施招标采购的物资，公司成立由采供部、财务部、生产部、质量部等部门参加的招标小组，负责具体的招标事宜。
第9条供应商调查
签订合同前，采购人员就合同对方的信用（含经营范围，银行资金，履约能力，技术和质量等级，法人资格，签约人是否是法人代表或经法人代表授权的委托代理人等）进行全面了解。
标的总价在100000元以上的合同应当形成书面报告，并就合同对方的资信情况形成会审意见。
第10条采购员根据对方资信情况、谈判情况起草采购合同。
第11条采购合同审批程序
1．采购员提交合同初稿会审稿
2．采购合同初稿会审稿的审查
采购合同签署前，有关责任人应当对合同初稿会审稿所涉及的内容进行全面审查。
合同审查的具体分工和流程如下：
（1）公司财务部主要负责对合同价款的形成依据、款项收取或支付条件等条款进行审查并提出意见；
（2）法律顾问主要对合同内容条款的合法性进行审查并提出审查意见；
（3）质量部主要对合同质量标准要求条款的准确性进行审查并提出审查意见；
（4）生产总监负责对合同所涉内容进行全面审查并提出审查意见；
（5）公司总经理根据相关部门所提意见、办理程序的规范性以及其他认为需要审查的内容对合同进行审阅并签署意见；
（7）采供部根据公司总经理的审核意见修改合同文本，并将总经理审核意见、合同签署相关附件等文件再次报送审查，审查通过后由公司总经理或受总经理委托的合同签署代理人正式与供应商签署采购合同。
第12条公司采供部根据对初稿会审稿修订审批后的合同定稿签订采购合同，零星物资采购根据财务部、使用部门签署的零星物资采购合同主要条款会签表签订采购合同。
第13条采购合同签订过程中各部门的职责划分。
1．公司采供部负责采购合同签署前的合同询价、议价、调研等工作。
2．公司法律顾问对采购合同内容的合法性和可能产生的法律后果进行把关。
3．公司财务部和质量部配合采购跟单部做好合同货款和合同标的的质量检验工作。
4．公司其他职能部门在各自部门职责范围内对采购合同的管理提供支持。
第14条采购合同的订立必须采取书面形式，经签约双方协商的有关修改采购合同的文书、传真、电报、图表、电子邮件、报价书和会签表等，均属于合同的范围。
公司采供部、财务部、档案室、供应商各留一份采购合同原件。
第4章采购合同履行
第15条采购合同签订后即生效，具有法律约束力，公司必须按合同约定全面履行规定的义务，遵守诚实信用原则，根据合同性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。
第16条在合同履行过程中，采购跟单部应根据合同的履行情况作详细全面的书面记录，并保留相关能够证明合同履行情况的原始凭证。
第17条遇履行困难的合同必须及时向相关参与合同管理的部门通报并报告相关公司领导。
第18条在合同履行过程中出现下列情况之一时，采购跟单部应及时报告公司，并按照国家相关法律法规和公司有关规定及合同约定与对方当事人协商变更或解除合同。
1．由于不可抗力因素导致合同不能继续履行的。
2．由于对方在合同约定的期限内没有履行合同所规定义务的。
3．由于情况变更，致使我方无法按约定履行合同，或虽能履行但会导致我方重大损失的。
4．其他合同约定或法律规定的情形出现。
第19条合同发生纠纷时，采供部相关人员应会同法律顾问与合同对方协商解决，协商不成需进行仲裁或诉讼的，协助法律顾问办理有关事宜。
第5章合同管理纪律要求
第20条参与合同签订和合同管理的人员不得出现下列情况，否则公司将视情节轻重给予相应处分。
1．泄露或私自更改合同内容。
2．丢失合同。
3．损害公司利益。
4．参与合同制定、签订的过程中出现严重的不负责任行为。
第21条参与合同履行人员违反国家和公司相关规定，给公司利益造成经济损失或其他损失的，视其性质和情节轻重，由公司给予责任人行政和经济处罚。
第22条触犯刑律的移交司法部门处理，公司保留对责任人的追索权。
第6章合同资料管理
第23条采供部负责采购合同资料的收集、汇总、保存和存档、归档工作。
第24条财务部负责采购合同管理过程中所涉及的原始凭证、票据的备份和保存工作。
第7章货款支付规定
第25条供应商提供的产品，必经过本公司采购跟单部、品控部、财务部等部门人员的相关验收后方能支付货款，主要包括下列内容：
1．确认采购订单；
2．确认采购合同；
3．确认供应商；
4．确认送货日期；
5．确认所送货的名称和规格；
6．送货实收数量；
7．品质检验报告；
8．合法的增值税发票。
第26条采购跟单部和财务部应根据每天的入库单或收货清单分别建立应付账款台账。
采购跟单部相关人员根据公司财务管理规定，在物资质量检验合格的情况下，会同财务部履行付款义务。
第8章附则
第27条本制度未尽事宜，依照国家有关的法律法规和政策执行。
第28条本制度由采购中心制定，采购中心负责解释和修订。
第29条本制度报总经理审批后，自颁布之日起执行，公司在此前发布的有关规定与本制度相抵触的，以本制度为准。
篇五：
工作分析表（采购跟单）
采购跟单工作分析表
篇六：
采购,跟单工作流程
（采购部简易采购和跟单事项）
1，确定正式定单前：
1-1，根据业务部提供的国外客询价产品规格，根据不同产品类别，向不同的供货厂商发单询价，要
求每种规格的产品询问1-3家不同的生产厂商，同时采购人员能够快速并熟练地找到各类产品供货商信息。
1-2，对供货厂商回复的报价进行核算与比较，考核工厂的报价真实性，最终提供处于中低档位的价
格给业务部。
2，正式定单确定中
2-1，在业务部与国外客人确定销售定单时，采购部要协助业务部提供最新的产品市场行情，以便业务部根据实际需要进行调整，要求采购部要随时掌握每日的钢材与市场变动。
2-2，业务部与国外客人确定销售定单后，才能向采购部提供最终确定的采购数量与出货要求，采购在与工厂确定采购合同时要确定以下问题：
2-2-1，采购单号：
以业务部提供的编号为准，双方沟通讨论以避免误差产生。
2-2-2，交货期：
由于我司出货产品较杂，涉及工厂较多，所以要确定一个统一的交货日期2-2-3，箱麦，托盘麦头：
采购部与业务部确定国外客人需求的正确的托盘与纸箱麦头，可
以用正式合同或附件的格式发给生产工厂。
2-2-4，付款事项：
常规我司预付15%，出货后40天左右付清余额，但根据实情况，可以灵
活变更。
2-2-5，合同日期与校对：
采购合同上一定要有打印或手签的确定日期，合同要交业务部核对定单数量。
纸箱和托麦信息，以确保与外销合同一致。
2-2-6，所有采购合同由经采购经理和总经理审核后，签名盖章后发工厂;
总金额大于3万以上的金额必须由公司总经理审核签字确定。
2-3，采购合同与工厂确定后：
2-3-1，要求工厂提供详细的工厂开票银行账号信息或个人银行账号信息，要求提供的银行
信息必须是工厂加盖公章的传真件或是正式合同附件，不接受手机信息与电脑上的
留言。
2-3-2采购部核算出应预付给每家工厂的预付款，并统一记录在采购合同与财务账薄内。
2-3-3，付款方式以采购部提供的付款凭证申请为准，采购应认真仔细核算清楚付款金额并做好账目和
书面申请记录。
3，采购员生产跟进事项：
3-1，采购部在合同与工厂确定后续生产过程中，要与工厂保待密切沟通，一定要让工厂保证完全了解
我司的产品质量，包装要求，如有不清楚之处，应及时与业务部沟通
3-2，生产过程中，要及时跟踪工厂生产进度，并尽可能去工厂现场了解生产进度。
3-3，在合同交货期5-10天前，采购部要与工厂确定最终的交货时间，如果工厂的确情况有变不能及时交货，采购要及时向业务部反映实际情况，以便业务部能及时调整新的船期并与国外客人沟通。
3-4，生产工厂完成总定单60-80%数量时，采购部应安排去工厂验货，要求验货过程中：
1，产品质量必须达国际标准或双方确定的样品与图纸尺寸，2，箱麦与托麦没有错误；
3，托盘必须坚固可靠，4，每个产品拿2-5只样品作出货留底。
3-5，验货合格才可以通知工厂出货，验货不合格，采购部应用标准的商务函加盖公章通知工厂不合格
理由，并要求工厂更正，由于工厂原因产生产品质量问题，由工厂赔偿。
3-6，所有产品出货前，采购部提供最终出货确定的托盆号码给工厂，工厂必须我司要求，每个托盘上贴出货托麦
3-6，工厂发货时，最好要求工厂拍照片留底，货柜拼柜装货，采购部应协助业务部拍装柜照片留底。
20XX年5月21日
篇七：
采购订单管理的跟单和催货
采购订单管理的跟单和催货
采购订单发给供应商之后，采购方会对订单进行跟踪和催货。
订单发出的同时会确定相应的跟踪接触日期。
有些公司甚至设有全职的跟踪和催货人员。
跟踪是对订单所作的例行追踪，以确保供应商能够履行其货物发运的承诺。
如果产生诸如质量或发运方面的问题，采购方就需要对此尽早了解，以便采取相应的行动。
跟踪一般需要经常询问供应商的进度，有时甚至需要到供应商处走访。
不过，这一措施通常仅用于关键的、大额的或提前期较长的采购事项。
为了及时获得信息并知道结果，可通过电话进行跟踪；
不过，有些公司也会使用由计算机生成的、简单的表格，以查询有关发运日期和在某一时点生产计划完成的百分比。
催货是对供应商施加压力，以使其履行最初所作出的发运承诺、提前发运货物或是加快已经延误的订单涉及的货物的发运。
如果供应商不能履行合约，采购方会威胁取消订单或是取消以后可能的交易。
催货应该仅适用于采购订单的个别情况，因为如果采购方对供应商能力已经作过全面分析的话，那被选出的供应商就应该是那些能遵守采购合约的可靠的供应商。
而且，如果一家公司对其物料需求已经做了充分的计划工作，如果不是情况特殊，它就不必要求供应商提前货物的发运日期。
当然，在物资匮乏的时候，催货确实有重要的意义。
具体来说，跟踪和催货的工作内容如下：
1．跟踪供应商工艺文件的准备
工艺文件是进行加工生产的第一步，对任何外购件（需要供应商加工的物料）的采购，订单人员都应对供应商的工艺文件进行跟踪。
如果发现供应商没有相关工艺文件，或者工艺文件有质量、货期问题，应及时提醒供应商修改，并提醒供应商如果不能保质、保量、准时到货，则要按照合同条款进行赔偿。
2．确认原材料的准备
备齐原材料是供应商执行工艺流程的第一步，有经验的订单人员会发现供应商有时说谎，如有可能必须实地考察。
3．跟踪加工过程进展状态
不同物料的加工过程不同，为了保证货期、质量，订单人员需要对加工进行监控。
有些物料采购，其加工过程的监工小组要有订单人员参加，如一次性、大开支的项目采购、设备采购和建筑采购等。
4．跟踪组装调试检测过程进展状态
组装调测是产品生产的重要环节，这一环节的完成表明订单人员对货期有一个结论性答案。
订单人员需要有较好的专业背景和行业工作经验，否则，即使跟踪也难以达到效果。
5．确认包装入库
此环节是整个跟踪环节的结束点，订单人员可以向供应商了解物料最终完成的包装入库信息。
如果有可能，最好去供应商现场考察。
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