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“对不起，您可以稍等一下吗？
”看看对方的反应再做处理。
⑧当外部电话必须从一个分机转到另一分机时，要把打电话人的姓名和来意转到另一分机，这样?
电话的人可不必重复他曾说过的话。
⑨如果打来的电话中断了，应把电话听筒放回原位，因为打电话的人将会尽快重新建立联系。
⑩即使在下午快下班时，也应该有意识并热情地向对方问好；
如果知道打电话人的姓名，那么，在与他谈话时，要亲切地称呼他为某某先生或某某女士等。
另外，当电话打来是找领导时，秘书应注意以下几点：
①转让电话时，要转告清楚：
“某某公司某某先生来电话找您。
”
②转让话筒时，要快速简要地将从对方获得的信息转告领导。
这样做可以省去对方重复同一事情的时间。
③领导相识的人打来电话时，由总机直接接到领导处为好。
“某某公司的某某先生来电话了。
”转达清楚后，并确认客人与领导的电话已经接通，再放下自己的话筒。
④另外，平时要努力争取得到与领导相识的人的信赖，使他们能放心地委托你传话。
⑤遇到不熟悉的客人或闭口不谈事由的客人，可先留着电话，了解一下该客人是否能与领导通话后再做处理。
若是不熟悉的客人，可借口领导外出开会等，询问事由并记录。
如果领导正在开会，可采取以下几种方式：
①转告对方会议预定在几点结束。
如“会议预定在四点钟结束”。
②询问是否由自己这方重打。
如“会议结束后，我们给您去电话好吗？
③若由自己这方重打，要询问对方的电话号码。
如“为慎重起见，请您将电话号码告诉我。
④遇有急事，可用便条与会议室联系，请求指示。
如“几分钟后我再给您去电话。
”言毕撂下话筒。
将电话的内容写在便条上，敲一下会议室的门：
“对不起”，说完走进去，将便条交给领导，请求指示。
不要因为是急事，就直接将电话接进会议室。
当领导正在会客时，处理电话应注意以下几个方面：
①最好先请示一下。
如：
是否可在您会谈时直接将电话接过?
；
②用便条请示；
③不能当场请领导接电话时，要客气地向来电话者道歉，可说：
“实在是很抱歉，某某正在会客，回头我给您打电话好吗？
”
④如果领导不在公司时，原则上或请代理人接，?
请对方留言，不要因为领导不在而不问事由就挂断电话。
现代秘书工作离不开电话，电话作为联系、沟通和表达感情的交际工具，已被人们普遍使用。
正确地使用电话并掌握电话礼仪，将有助于与交往对象保持有效的联系。
普普通通的接打电话，实际上是在为通话者所在的单位、为通话者本人绘制一幅给人以深刻印象的电话形象。
2.秘书到达办公室后的日常整理工作
在一般情况下，秘书至少要比领导提前15分钟到达办公室。
提前到办公室，主要是为领导整理办公室，为领导办公做好准备工作。
如果你每天在正式上班前有15分钟左右以上的富余时间，那么，你的精神就会非常放松，心情舒畅。
秘书到达办公室后的第一件事，就是对着镜子迅速检查自己的仪容仪表，如看一下头发是否乱了，脚上的鞋子是否脏了等。
在整理完领导的办公室之后，如果时间还有富余，可以松弛一下自己的心情，坐在办公桌前喝点咖啡或茶，顺便上网浏览一下新闻或看看报纸。
除了时政要闻，秘书要多关心本行业的新闻。
如果发现有领导感兴趣的报道，就下载打印或复印出来，待领导上班后拿给领导看。
对于现代企业领导人来说，在开始繁忙的一天工作之前，了解当天行业内外的有关信息是非常重要的。
浏览完报纸和网上新闻之后，检查一下有没有昨天自己下班后送来的文件，再在头脑中确认领导今天的日程安排等。
不管是自己的办公桌还是领导的办公桌，如果办公桌上杂乱无章，不仅影响工作效率，而且在工作上容易出差错，所以，秘书在平时就要注意整洁，尽量让桌上放的东西有固定的位置，平时不用的东西一般不摆在桌面上，各个抽屉放什么东西应有个大致的归类，并养成每天下班之前收拾好办公桌的习惯。
特别是要注意对领导的办公桌进行整理，防止泄漏机密。
这些事看起来小，实际事关重大。
当然，秘书的日常整理工作还包括以下许多细小的部分。
①打开空调，调节温度，并注意换气。
②擦拭写字台、衣帽架等家具上面的灰尘。
③给领导削好铅笔，补充好办公用品，如别针、夹子等。
如果铅笔、钢笔等在笔筒里摆放不规整，应该把它们码放好，并摆放在朝手这边，以提高工作效率。
④定期给办公室的花卉浇水。
如果摆放的是鲜花，到一定的时候要请花木公司的人来更换。
⑤领导进办公室后，应根据领导的习惯或爱好，给领导沏茶或泡咖啡。
⑥把当天早晨收到的报纸杂志和自己收集打印的要闻送交领导。
如果上面有与本公司或本行业有关的重要信息，应用红笔在标题下划上波浪线，以提请领导注意。
⑦确认纸篓里没有剩余的垃圾。
⑧确认钟表和日历是否指示正确。
秘书的许多日常工作难度系数并不是很高，所以做好秘书工作的关键在于细节，在稳妥的前提下实现高效率。
3.秘书资料的保存与送发
秘书应保存的资料大致可以分为两种：
一种是秘书部门共用的；
一种是秘书个人专用的。
这两种资料在保存的时间、使用的范围以及保存的方式上都有很大的不同。
哪些资料归个人专用，哪些资料属大家共用，公司一般都有明确的规定。
（1）属秘书部门共用的资料
①政府法律和公司内的各种规章制度。
公司一般都有自己的“文件保存年限规定”或“文件废弃规定”。
根据这些规章制度，分别确定各种资料的保存期为5年或10年。
秘书必须妥善保存的文件有“公司股东大会章程”、“公司年度决算报告”等。
这些文件一般要立卷存档。
②各种规定和标准。
如董事会规定、出差差旅费规定、车辆管理规定、文书管理规定等。
但是，每过一段时间公司就要对这些规定进行修订，因此，在保存这类文件时，应注意及时更新换旧。
③各种业务手册，如国外出差指南、召开董事会程序等具体业务手册。
（2）归秘书个人专用的资料
①领导指示的记录。
对于秘书来说，如果事事都要等待领导的指示，那么，秘书的工作就相当轻松简单。
但是，对于领导来说，如果这样秘书就起不到助手的作用了。
即使领导自己不忙，他也不会事事都给秘书作指示，除非一些特别重要的工作，领?
会给秘书下达书面的命令以外，许多指示都是口头的，而且这些口头指示也不会是一字一眼，显得那样正经，一般都是随便说那么几句，点到为止，其余的就让秘书自己去理解和发挥。
所以，秘书事后都应把领导的指示记录下来，到一定的时候让他确认一下。
②领导的资料。
作为领导的专职秘书，要把领导的一些往来书信、报告原稿、谈话记录以及以领导名义签发的指示和命令保存起来。
还要保存领导目前处理工作所需的资料和业务问题的复印件。
另外，像领导的身份证、驾驶证等一定要有复印件备份，如果你上星期为领导买飞机票跟他要身份证?
今天买机票又跟他要身份证，那?
就会很不高兴。
③秘书个人的资料。
根据领导的工作需要或当前正关注的一些问题，秘书专门收集的杂志、剪报，还有一些日后也许用得着的资料。
比如，领导与某证券公司老总有很深的私交，秘书就收集了对方的一些个人情况，如他的健康状况、业余爱好、家庭成员等，这样，即使将来自己调动工作，新任秘书的工作也不会脱节。
同时，秘书每天都会收到许多寄给领导的材料（包括邮件）。
是不是一收到材料就要马上送给领导呢？
不一定，一般是急件才需要立即送到领导办公室。
如果送给领导的文件资?
很多，就要分清轻重缓急，哪些东西应立即送到领导的办公室去，哪些东西可以先转给有关部门传阅，对于这些问题，都是凭秘书的经验来判断。
一般来说，传真、电子邮件的内容都比较急，因此，收到传真、电子邮件后应该立即送给领导；
如果领导正在开会或者出差在外，也应想方设法把它转送到领导手中。
有些东西虽不像传真、电子邮件的内容那样紧急，但秘书也不能拖延，比如，某分公司送来一个请示报告，请示将公司生产的饮料改变一下包装式样，以适应消费者求新的需要。
对于这份请示报告，秘书应赶紧送给领导批示，否则该分公司就?
可能失去一部分市场，从而使整个?
司的利益蒙受损失。
将给领导送材料的顺序总结一下，应该参照以下顺序：
①电话留言、传真、电子邮件、快递、挂号信。
②私人信件。
③一般信函。
④公司内部通知。
⑤杂志和样本等。
一般来说，作为秘书，应该了解领导对什么东西感兴趣，对什么东西不感兴趣。
对于邮寄来的一些东西，如新杂志和样本之类，只有在领导比较空闲的时候才能送给他看。
如果是领导不感兴趣和太浪费时间的东西，就不要送给他。
4.秘书如何做好会议记录
会议记录是一种实用文体，是记载会议基本情况的文字材料，是日后工作中可供查考的凭证。
它可以为检查会议决议的贯彻执行情况、整理会议纪要、下达与上报会议精神、分析研究与总结工作提供依据。
它是会议情况的真实反映，通常是由负责记录的人员（如秘书）对会议进行情况及会上发言和决定事项进行记载。
（1）会议记录的要求
会议记录要求准确、真实、清楚、完整。
记录人员应当有高度的政治责任心，以?
肃认真的态度忠实记录发言人的原意，重要的内容应记原话，不得任意取舍增删。
会议的主要情况、发言的主要内容和意见，必须记录完整，不要遗漏。
记录字体力求清晰易认，不要过于潦草，不要使用自造的简称或文字。
（2）会议记录的格式
①会议组织情况：
要写明会议名称、届数或次数、时间、地点、出席人、列席人、缺席人（包括缺席原因）、主持人、记录人等。
②会议内容：
由会议议程、议题、讨论过程、发言内容、决定事项等组成。
会议记录的结尾没有固有程式，以“散会”、“结束”、“完”等均可。
（3）会议记?
使用的工具
会议记录可?
用统一制发的会议记录本或记录纸,使用灌注有黑或蓝墨水的钢笔。
（4）会议记录的技巧
一般说来，有四条：
一快、二要、三省、四代。
一快，即书写运笔要快，记得快。
字要写得小一些、轻一点，多写连笔字。
要顺着肘、手的自然趋势，斜一点写。
二要，即择要而记。
就记录一次会议来说，要围绕会议议题、会议主持人和主要领导人发言的中心思想，与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等做记录，就记录一个人的发言来说，要记其发言要点、主要论据和结论，论证过程?
以不记。
就记一句话来说，要记这句话的中心词，修饰语一般可以不记。
要注意上下句子的连贯性、可读性，一篇好的会议记录应当可以独立成篇。
三省，即在记录中正确使用省略法。
如使用简称、简化词语和统称。
省略词语和句子中的附加成分，比如“但是”只记“但”，省略较长的成语、俗语、熟悉的词组，句子的后半部分，画一曲线代替，省略引文，记下起止句或起止词即可，会后查补。
四代，即用较为简便的写法代替复杂的写法。
一可用姓代替全名；
二可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字；
三可用一些数字和国际上通用的符号代文字；
四可用汉语拼音代替生词难字；
五可用外语符号代替某些词汇，等等。
但在整理和印发会议记录时，均应按规范要求处理。
会议记录的质量如何，将直接影响其日后转化为档案的质量。
因此，秘书必须重视会议记录工作。
5.秘书陪同领导出访应注意哪些方面
许多时候，秘书需陪同领导出访客户。
在这个时候，领导和秘书的配合程度直接关系到公司的形象，作好陪同工作是对秘书工作的基本要求。
比如有重要的契约或接受订货时，必须与领导同行，这时一般有两种情况要注意：
第一种是客户和领导有直接的关系。
这时作为秘书，应该站在辅助的地位，和客户初次见面时应该亲切地寒暄，并且作适当的自我介绍，第一次就要给对方留下一个印象。
在整个谈话过程中，要不卑不亢，给人以良好的感觉。
当客户和领导谈话时，陪同的秘书应该细心地倾听。
如果对方有问题问你，你要直接或间接地征询领导的意见，然后给对方以满意的回答。
在谈判过程中，如果领导和客户在某个方面争论得比较激烈，你要适时地从中打圆场。
在商谈结束时，无论成交还是不成交，都不要被当时的气氛所影响，应尽宾主之仪，亲切地道别，不要让对方有这样的评价：
“这个公司的人员怎么一点礼貌都不懂？
”或是：
“这个公司领导还不错，可用人不太精明，怎么选了这么不懂礼貌的人来陪同？
还有一种情况是领导访问自己所熟悉的客户。
这时首先要注意的是前面已讲过的不要“越位”，应该将自己立于领导和客户之间的中间人立场，使领导有许多讲话的机会。
在领导与客户商谈时，应该注意领导的谈判技巧和应对方式，并且要充分掌握气氛。
气氛过“热”时，适当地“降温”，如：
“来，大家先喝杯茶。
”气氛过“冷”时，不时地“加温”，可以说：
“这茶不错，你们认为呢？
”这样适度地转移话题，解除尴尬，才不失为中间人的身份。
当然，这时也不能一味地骑墙，毕竟商谈是为了本公司的利益。
因此，你要不太显露地为本公司出力。
比如当领导在谈判中进一步向对方提问时，你可以若无其事地推动；
当你认为领导谈判的内容不当或有必要进行更正时，应该很默契地助领导一臂之力。
但是，你也不要过多地同领导联系以求占得上风，这样会使对方提高警惕，产生戒备心理，对双方的相互沟通无益。
况且，有领导在场，你也大可不必过多地参与商谈的主要内容，领导心中自然是有数的。
在陪同领导访问客户时，秘书如果能配合他们，尊重他们，不仅能增进上下级的关系，而且在客户眼中会认为你是一个应对得体的好帮手，从而提高公司的信誉。
6.秘书随从事务的工作程序
秘书随从事务的类型很多，诸如随领导进行商务调查研究、随领导出席会议、谈判、商务出访（出县、出省、出国）。
随从事务，往往内容不同，时间有短有长，但其工作程序却大致相同。
以随从领导出访为例，其工作程序大致可分为三个阶段。
（1）准备阶段
当领导确定出访后，秘书要在出发前做好充分的准备工作，包括思想、组织、物质和资料等方面的准备工作。
①思想准备。
秘书要了解商务出访的意图、目的；
出访的内容和重点；
邀请单位和对象?
参加出访的有关人员；
出访的大致日程安排；
希望邀请单位做哪些准备工作等。
②组织准备。
秘书要根据领导指示，拟订出访方案；
通知有关部门确定参加出访的随从人员名单，并进行编组和分工；
组织所有人员参加预备会，听取领导关于预备工作的指示，学习有关文件，布置具体任务；
印发出访方案和日程安排；
与邀请单位联系，使其有所准备。
③资料准备。
秘书要收集：
邀请单位的历史沿革、领导班子、当前工作状况及评价的资料；
同出访工作相关的领导指示政策、法规性文件；
同出访中心内容相关的理论和典型经验方面的资料；
有关出访地?
的地理、气候、交通情况以及风?
人情方面的资料。
④物质准备。
秘书要携带：
办公用具、常用药物、差旅费以及照相机、录音笔等物品。
（2）出访阶段
①做好组织安排。
领导商务出访免不了有察看商品生产现场、召开座谈会或个别访问等形式。
这就要求随从秘书为其安排好时间、地点和有关人员。
无论哪种活动，随从秘书都要做好记录，以便事后分析、研究。
秘书看到、听到的情况要及时、准确地向领导汇报。
②主动提出建议。
在出访阶段，随从秘书如发现问题，应主动向领导提出如何处理的建议。
③及时同本企业联系。
在领导出访期间，秘书要同企业总部及时沟通信息。
如将外出领导的活动情况及时用通讯工具告知企业，使企业留守领导者掌握外出领导的状态。
同时也要从企业内部获取信息，使外出领导及时了解本企业的工作动向，保证领导信息灵通，以利领导作决策。
④处理好日常事务。
随从秘书要主动处理日常的事务工作。
在组织安排中碰到人事、时间、地点等方面的矛盾，要主动协调，尽量做到事半功倍，提高效率，还要尽可能保证领导的生活和休息，使之身心健康、精力充沛地投入工作。
（3）结束阶段
随从秘书要做好出访活动的善后工作?
这个阶段主要有：
①做好返程安排。
联系安排好返程的交通工具，预定好车、船、机票，安排好途中食宿，确保领导的安全。
②整理调查资料。
回企业后，要把出访中发现的问题整理归纳成条，提出改进工作、解决问题的建议。
③抓紧有关问题的落实。
在出访时，领导答应办的事，回企业后，秘书要及时通知、督促有关部门落实，做到言而有信。
④报销差旅费。
随从秘书要协助领导结算开支、报销差旅费、偿还预借款。
⑤回顾总结。
随从秘书要对自己跟随领导出访期间的工作进行回顾总结，主动征求领导的批评、帮助，对秘书自身的提高不失为一种有效的办法。
秘书在整个跟随领导外出活动期间，要时刻注意维护领导的威信，执行政策，遵守纪律，谦虚谨慎，平易近人，为领导同时也为自身树立良好的形象。
7.秘书如何做好商务接待和拜访工作
商务接待和拜访工作在秘书职业中必不可少。
因此，学会一定的技巧，有助于工作的开展。
在商务接待中遵循“以客为尊”的原则会让客人感受到你的亲和力。
接待工作繁杂琐碎，如有疏漏，将会有损于企业的形象，给企业造成不必要的损失。
在进行接待和拜访工作时，应注意以下几点：
①接待人员服饰要整洁、端庄、得体、高雅；
女性应避免佩戴过于夸张或有碍工作的饰物，化妆应尽量淡雅。
②如果来访者是预先约定好的重要客人，则应根据来访者的地位、身份等确定相应的接待规格和程序。
在办公室接待一般的来访者，谈话时应注意少说多听，最好不要隔着办公桌与来人说话。
对来访者反映的问题，应作简短的记录。
③客人到来时，领导由于种种原因不能马上接见时，要向客人说明等待理由与等待时间，若客人愿意等待，应该向客人提供饮料、杂志，如果可能，应该时常为客人换饮料。
④客人要找的负责人不在时，要明确告诉对方负责人到何处去了，以及何时回本单位。
请客人留下电话、地址，明确是由客人再次来单位，还是我方负责人到对方单位去。
⑤接待人员带领客人到达目的地，应该有正确的引导方法和引导姿势，具体如下：
a.在走廊的引导方法。
接待人员在客人二三步之前，配合步调，让客人走在内侧。
b.在楼梯的引导方法。
当引导客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走在后面，若是下楼时，应该由接待人员走在前面，客人在后面，上下楼梯时，接待人员应该注意客人的安全。
c.在电梯的引导方法。
引导客人乘坐电梯时，接待人员应先进入电梯，等客人进入后关闭电梯门，到达时，接待人员按“开”的钮，让客人先走出电梯。
d.在客厅里的引导方法。
当客人走入客厅，接待人员用手指示，请客人坐下，看到客人坐下后，才能行点头礼后离开。
如客人错坐下座，应请客人改坐上座（一般靠近门的一方为下座）。
秘书在工作中，由于各种原因，经常要去拜访别人，这时就更需要讲究礼仪，才能使你尽量顺利地完成工作任务，达到拜访的目的。
①拜访前应先和被访对象约定，以免扑空或扰乱主人的计划。
拜访时要准时赴约。
拜访时间长短应根据拜访目的和主人意愿而定，一般而言，时间宜短不宜长。
②当你到达时，告诉接待员你的名字和约见的时间，递上你的名片，以便接待员能通知对方。
③如果需要等待接见，应安静地坐着，不要随意与其他人员闲聊来打发时间，如果想抽烟，需先注意观察该场所是否允许吸烟。
即使你等候时间过长，也不要明显地抬腕看表或显出不耐烦的样子。
实在无法再等候，可以向秘书说明，并另定机会，不可大发雷霆。
④当你被引到约见者办公室时，如果是第一次见面，应先做自我介绍，如果已经认识了，只要互相问候并握手就行了。
⑤谈话时应开门见山，言归正传，而不要闲扯个没完。
清楚直接地表达你要说的事情，与接待者的意见相左时，不要争论不休。
对接待者提供的帮助要致以谢意，但不要过分。
⑥要注意观察接待者的举止表情，适可而止，当接待者有不耐烦或有为难的表情时，应转换话题或口气；
当接待者有结束会见的表示时，应立即起身告辞。
⑦告辞时要同主人和其他客人一一告别，说“再见”、“谢谢”；
主人相送时，应说“请回”、“留步”、“再见”。
商务接待和拜访工作对于业务往来、单位形象都非常重要。
一般来说，秘书在拜访客户前，要对拜访对象的喜好以及对方的信用、信誉等方面有所了解，以免交谈时无话可说而陷入尴尬境地。
8.秘书如何做好外事迎送工作
迎来送往是常见的社交礼节，秘书认真做好迎送工作，举行周到的仪式，可使宾客高兴而来，满意而归。
（1）确定迎送规格
迎送规格应根据应邀客人的身份和到来的目的、性质和时间长短等因素综合考虑。
外事迎送遵循对等的原则。
迎送人员一般由级别相当的人员代为迎送，主人身份要与客人相差不大，同客人对口、对等为宜。
其他迎送人员不宜过多。
（2）掌握抵达和离开的时间
迎候人员应当准确掌握对方抵达的时间，提前到达机场、车站或码头，以示对对方的尊重，只能由你去等候客人，绝不能让客人在那里等你。
送别人员应事先了解对方离开的准确时间，提前到达来宾住宿的宾馆，陪同来宾一同前往机场、车站或码头；
亦可直接前往机场、车站或码头恭候来宾，与来宾道别。
在来宾临上飞机、火车或轮船之前，送行人员应按一定顺序同来宾一一握手话别。
（3）做好接待的准备工作
在得知来宾抵达的日期后应首先考虑其住宿安排问题。
客人到达后，通常只需稍加寒暄，即陪客人前往宾馆，在行车途中或在旅馆简单介绍一下情况，征询一下对方意见后即可告辞。
4）迎送中的陪车
迎送辆都应事先安排好，不可临时调遣，给人以仓促之感。
陪车时，应请宾客坐在主人右侧。
上车时，客人要从右侧门上车，主人从左侧门上车。
如果客人已先上车并坐在了主人位置上，则不宜再请客人挪换座位。
（5）送客
送客时，要表达依依惜别之情。
一般客人可送至电梯及大门口，或送上车替客人关上车门。
如果是贵宾，则必须送至机场、车站等地，并等客人的身影离开自己的视线后再离去。
秘书应把整个迎送活动安排得热情、周到、有条不紊，使客人有“宾至如归”的感觉，绝不能出现冷淡、粗心或怠慢客人的情形。
要知道，迎来送往的每一个细节都是体现我们形象的重要组成部分。
9.秘书如何拟定旅行计划
公务旅行有不同的任务，如参加会议、实地考察、参观访问、业务洽谈、签订合同等；
时间也有长有短，有的一两天，有的则长达数月。
秘书在为领导作旅行安排时，必须向领导了解清楚本次旅行的目的、任务和要求，然后
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