秘书如何处理日常事务Word文档下载推荐.docx

1、“对不起，您可以稍等一下吗？”看看对方的反应再做处理。 当外部电话必须从一个分机转到另一分机时，要把打电话人的姓名和来意转到另一分机，这样?电话的人可不必重复他曾说过的话。如果打来的电话中断了，应把电话听筒放回原位，因为打电话的人将会尽快重新建立联系。即使在下午快下班时，也应该有意识并热情地向对方问好；如果知道打电话人的姓名，那么，在与他谈话时，要亲切地称呼他为某某先生或某某女士等。另外，当电话打来是找领导时，秘书应注意以下几点：转让电话时，要转告清楚：“某某公司某某先生来电话找您。” 转让话筒时，要快速简要地将从对方获得的信息转告领导。这样做可以省去对方重复同一事情的时间。领导相识的人打来电

2、话时，由总机直接接到领导处为好。“某某公司的某某先生来电话了。”转达清楚后，并确认客人与领导的电话已经接通，再放下自己的话筒。另外，平时要努力争取得到与领导相识的人的信赖，使他们能放心地委托你传话。遇到不熟悉的客人或闭口不谈事由的客人，可先留着电话，了解一下该客人是否能与领导通话后再做处理。若是不熟悉的客人，可借口领导外出开会等，询问事由并记录。如果领导正在开会，可采取以下几种方式：转告对方会议预定在几点结束。如“会议预定在四点钟结束”。询问是否由自己这方重打。如“会议结束后，我们给您去电话好吗？若由自己这方重打，要询问对方的电话号码。如“为慎重起见，请您将电话号码告诉我。遇有急事，可用便条与

3、会议室联系，请求指示。如“几分钟后我再给您去电话。”言毕撂下话筒。将电话的内容写在便条上，敲一下会议室的门：“对不起”，说完走进去，将便条交给领导，请求指示。不要因为是急事，就直接将电话接进会议室。当领导正在会客时，处理电话应注意以下几个方面：最好先请示一下。如：是否可在您会谈时直接将电话接过?；用便条请示；不能当场请领导接电话时，要客气地向来电话者道歉，可说：“实在是很抱歉，某某正在会客，回头我给您打电话好吗？”如果领导不在公司时，原则上或请代理人接，?请对方留言，不要因为领导不在而不问事由就挂断电话。现代秘书工作离不开电话，电话作为联系、沟通和表达感情的交际工具，已被人们普遍使用。正确地使

4、用电话并掌握电话礼仪，将有助于与交往对象保持有效的联系。普普通通的接打电话，实际上是在为通话者所在的单位、为通话者本人绘制一幅给人以深刻印象的电话形象。2.秘书到达办公室后的日常整理工作在一般情况下，秘书至少要比领导提前15分钟到达办公室。提前到办公室，主要是为领导整理办公室，为领导办公做好准备工作。如果你每天在正式上班前有15分钟左右以上的富余时间，那么，你的精神就会非常放松，心情舒畅。秘书到达办公室后的第一件事，就是对着镜子迅速检查自己的仪容仪表，如看一下头发是否乱了，脚上的鞋子是否脏了等。在整理完领导的办公室之后，如果时间还有富余，可以松弛一下自己的心情，坐在办公桌前喝点咖啡或茶，顺便上

5、网浏览一下新闻或看看报纸。除了时政要闻，秘书要多关心本行业的新闻。如果发现有领导感兴趣的报道，就下载打印或复印出来，待领导上班后拿给领导看。对于现代企业领导人来说，在开始繁忙的一天工作之前，了解当天行业内外的有关信息是非常重要的。浏览完报纸和网上新闻之后，检查一下有没有昨天自己下班后送来的文件，再在头脑中确认领导今天的日程安排等。不管是自己的办公桌还是领导的办公桌，如果办公桌上杂乱无章，不仅影响工作效率，而且在工作上容易出差错，所以，秘书在平时就要注意整洁，尽量让桌上放的东西有固定的位置，平时不用的东西一般不摆在桌面上，各个抽屉放什么东西应有个大致的归类，并养成每天下班之前收拾好办公桌的习惯。

6、特别是要注意对领导的办公桌进行整理，防止泄漏机密。这些事看起来小，实际事关重大。当然，秘书的日常整理工作还包括以下许多细小的部分。打开空调，调节温度，并注意换气。擦拭写字台、衣帽架等家具上面的灰尘。给领导削好铅笔，补充好办公用品，如别针、夹子等。如果铅笔、钢笔等在笔筒里摆放不规整，应该把它们码放好，并摆放在朝手这边，以提高工作效率。定期给办公室的花卉浇水。如果摆放的是鲜花，到一定的时候要请花木公司的人来更换。领导进办公室后，应根据领导的习惯或爱好，给领导沏茶或泡咖啡。把当天早晨收到的报纸杂志和自己收集打印的要闻送交领导。如果上面有与本公司或本行业有关的重要信息，应用红笔在标题下划上波浪线，以提

7、请领导注意。确认纸篓里没有剩余的垃圾。确认钟表和日历是否指示正确。秘书的许多日常工作难度系数并不是很高，所以做好秘书工作的关键在于细节，在稳妥的前提下实现高效率。3.秘书资料的保存与送发秘书应保存的资料大致可以分为两种：一种是秘书部门共用的；一种是秘书个人专用的。这两种资料在保存的时间、使用的范围以及保存的方式上都有很大的不同。哪些资料归个人专用，哪些资料属大家共用，公司一般都有明确的规定。（1）属秘书部门共用的资料政府法律和公司内的各种规章制度。公司一般都有自己的“文件保存年限规定”或“文件废弃规定”。根据这些规章制度，分别确定各种资料的保存期为5年或10年。秘书必须妥善保存的文件有“公司股

8、东大会章程”、“公司年度决算报告”等。这些文件一般要立卷存档。各种规定和标准。如董事会规定、出差差旅费规定、车辆管理规定、文书管理规定等。但是，每过一段时间公司就要对这些规定进行修订，因此，在保存这类文件时，应注意及时更新换旧。各种业务手册，如国外出差指南、召开董事会程序等具体业务手册。（2）归秘书个人专用的资料领导指示的记录。对于秘书来说，如果事事都要等待领导的指示，那么，秘书的工作就相当轻松简单。但是，对于领导来说，如果这样秘书就起不到助手的作用了。即使领导自己不忙，他也不会事事都给秘书作指示，除非一些特别重要的工作，领?会给秘书下达书面的命令以外，许多指示都是口头的，而且这些口头指示也不

9、会是一字一眼，显得那样正经，一般都是随便说那么几句，点到为止，其余的就让秘书自己去理解和发挥。所以，秘书事后都应把领导的指示记录下来，到一定的时候让他确认一下。领导的资料。作为领导的专职秘书，要把领导的一些往来书信、报告原稿、谈话记录以及以领导名义签发的指示和命令保存起来。还要保存领导目前处理工作所需的资料和业务问题的复印件。另外，像领导的身份证、驾驶证等一定要有复印件备份，如果你上星期为领导买飞机票跟他要身份证?今天买机票又跟他要身份证，那?就会很不高兴。秘书个人的资料。根据领导的工作需要或当前正关注的一些问题，秘书专门收集的杂志、剪报，还有一些日后也许用得着的资料。比如，领导与某证券公司老

10、总有很深的私交，秘书就收集了对方的一些个人情况，如他的健康状况、业余爱好、家庭成员等，这样，即使将来自己调动工作，新任秘书的工作也不会脱节。同时，秘书每天都会收到许多寄给领导的材料（包括邮件）。是不是一收到材料就要马上送给领导呢？不一定，一般是急件才需要立即送到领导办公室。如果送给领导的文件资?很多，就要分清轻重缓急，哪些东西应立即送到领导的办公室去，哪些东西可以先转给有关部门传阅，对于这些问题，都是凭秘书的经验来判断。一般来说，传真、电子邮件的内容都比较急，因此，收到传真、电子邮件后应该立即送给领导；如果领导正在开会或者出差在外，也应想方设法把它转送到领导手中。有些东西虽不像传真、电子邮件的

11、内容那样紧急，但秘书也不能拖延，比如，某分公司送来一个请示报告，请示将公司生产的饮料改变一下包装式样，以适应消费者求新的需要。对于这份请示报告，秘书应赶紧送给领导批示，否则该分公司就?可能失去一部分市场，从而使整个?司的利益蒙受损失。将给领导送材料的顺序总结一下，应该参照以下顺序：电话留言、传真、电子邮件、快递、挂号信。私人信件。一般信函。公司内部通知。杂志和样本等。一般来说，作为秘书，应该了解领导对什么东西感兴趣，对什么东西不感兴趣。对于邮寄来的一些东西，如新杂志和样本之类，只有在领导比较空闲的时候才能送给他看。如果是领导不感兴趣和太浪费时间的东西，就不要送给他。4.秘书如何做好会议记录会议

12、记录是一种实用文体，是记载会议基本情况的文字材料，是日后工作中可供查考的凭证。它可以为检查会议决议的贯彻执行情况、整理会议纪要、下达与上报会议精神、分析研究与总结工作提供依据。它是会议情况的真实反映，通常是由负责记录的人员（如秘书）对会议进行情况及会上发言和决定事项进行记载。（1）会议记录的要求会议记录要求准确、真实、清楚、完整。记录人员应当有高度的政治责任心，以?肃认真的态度忠实记录发言人的原意，重要的内容应记原话，不得任意取舍增删。会议的主要情况、发言的主要内容和意见，必须记录完整，不要遗漏。记录字体力求清晰易认，不要过于潦草，不要使用自造的简称或文字。（2）会议记录的格式会议组织情况：要

13、写明会议名称、届数或次数、时间、地点、出席人、列席人、缺席人（包括缺席原因）、主持人、记录人等。会议内容：由会议议程、议题、讨论过程、发言内容、决定事项等组成。会议记录的结尾没有固有程式，以“散会”、“结束”、“完”等均可。（3）会议记?使用的工具会议记录可?用统一制发的会议记录本或记录纸,使用灌注有黑或蓝墨水的钢笔。（4）会议记录的技巧一般说来，有四条：一快、二要、三省、四代。一快，即书写运笔要快，记得快。字要写得小一些、轻一点，多写连笔字。要顺着肘、手的自然趋势，斜一点写。二要，即择要而记。就记录一次会议来说，要围绕会议议题、会议主持人和主要领导人发言的中心思想，与会者的不同意见或有争议的

14、问题、结论性意见、决定或决议等做记录，就记录一个人的发言来说，要记其发言要点、主要论据和结论，论证过程?以不记。就记一句话来说，要记这句话的中心词，修饰语一般可以不记。要注意上下句子的连贯性、可读性，一篇好的会议记录应当可以独立成篇。三省，即在记录中正确使用省略法。如使用简称、简化词语和统称。省略词语和句子中的附加成分，比如“但是”只记“但”，省略较长的成语、俗语、熟悉的词组，句子的后半部分，画一曲线代替，省略引文，记下起止句或起止词即可，会后查补。四代，即用较为简便的写法代替复杂的写法。一可用姓代替全名；二可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字；三可用一些数字和国际上通用的符号代 文字；四

15、可用汉语拼音代替生词难字；五可用外语符号代替某些词汇，等等。但在整理和印发会议记录时，均应按规范要求处理。会议记录的质量如何，将直接影响其日后转化为档案的质量。因此，秘书必须重视会议记录工作。5.秘书陪同领导出访应注意哪些方面许多时候，秘书需陪同领导出访客户。在这个时候，领导和秘书的配合程度直接关系到公司的形象，作好陪同工作是对秘书工作的基本要求。比如有重要的契约或接受订货时，必须与领导同行，这时一般有两种情况要注意：第一种是客户和领导有直接的关系。这时作为秘书，应该站在辅助的地位，和客户初次见面时应该亲切地寒暄，并且作适当的自我介绍，第一次就要给对方留下一个印象。在整个谈话过程中，要不卑不亢

16、，给人以良好的感觉。当客户和领导谈话时，陪同的秘书应该细心地倾听。如果对方有问题问你，你要直接或间接地征询领导的意见，然后给对方以满意的回答。在谈判过程中，如果领导和客户在某个方面争论得比较激烈，你要适时地从中打圆场。在商谈结束时，无论成交还是不成交，都不要被当时的气氛所影响，应尽宾主之仪，亲切地道别，不要让对方有这样的评价：“这个公司的人员怎么一点礼貌都不懂？”或是：“这个公司领导还不错，可用人不太精明，怎么选了这么不懂礼貌的人来陪同？还有一种情况是领导访问自己所熟悉的客户。这时首先要注意的是前面已讲过的不要“越位”，应该将自己立于领导和客户之间的中间人立场，使领导有许多讲话的机会。在领导与

17、客户商谈时，应该注意领导的谈判技巧和应对方式，并且要充分掌握气氛。气氛过“热”时，适当地“降温”，如：“来，大家先喝杯茶。”气氛过“冷”时，不时地“加温”，可以说：“这茶不错，你们认为呢？”这样适度地转移话题，解除尴尬，才不失为中间人的身份。当然，这时也不能一味地骑墙，毕竟商谈是为了本公司的利益。因此，你要不太显露地为本公司出力。比如当领导在谈判中进一步向对方提问时，你可以若无其事地推动；当你认为领导谈判的内容不当或有必要进行更正时，应该很默契地助领导一臂之力。但是，你也不要过多地同领导联系以求占得上风，这样会使对方提高警惕，产生戒备心理，对双方的相互沟通无益。况且，有领导在场，你也大可不必过

18、多地参与商谈的主要内容，领导心中自然是有数的。在陪同领导访问客户时，秘书如果能配合他们，尊重他们，不仅能增进上下级的关系，而且在客户眼中会认为你是一个应对得体的好帮手，从而提高公司的信誉。6.秘书随从事务的工作程序秘书随从事务的类型很多，诸如随领导进行商务调查研究、随领导出席会议、谈判、商务出访（出县、出省、出国）。随从事务，往往内容不同，时间有短有长，但其工作程序却大致相同。以随从领导出访为例，其工作程序大致可分为三个阶段。（1）准备阶段当领导确定出访后，秘书要在出发前做好充分的准备工作，包括思想、组织、物质和资料等方面的准备工作。思想准备。秘书要了解商务出访的意图、目的；出访的内容和重点；

19、邀请单位和对象?参加出访的有关人员；出访的大致日程安排；希望邀请单位做哪些准备工作等。组织准备。秘书要根据领导指示，拟订出访方案；通知有关部门确定参加出访的随从人员名单，并进行编组和分工；组织所有人员参加预备会，听取领导关于预备工作的指示，学习有关文件，布置具体任务；印发出访方案和日程安排；与邀请单位联系，使其有所准备。资料准备。秘书要收集：邀请单位的历史沿革、领导班子、当前工作状况及评价的资料；同出访工作相关的领导指示政策、法规性文件；同出访中心内容相关的理论和典型经验方面的资料；有关出访地?的地理、气候、交通情况以及风?人情方面的资料。物质准备。秘书要携带：办公用具、常用药物、差旅费以及照

20、相机、录音笔等物品。（2）出访阶段做好组织安排。领导商务出访免不了有察看商品生产现场、召开座谈会或个别访问等形式。这就要求随从秘书为其安排好时间、地点和有关人员。无论哪种活动，随从秘书都要做好记录，以便事后分析、研究。秘书看到、听到的情况要及时、准确地向领导汇报。主动提出建议。在出访阶段，随从秘书如发现问题，应主动向领导提出如何处理的建议。及时同本企业联系。在领导出访期间，秘书要同企业总部及时沟通信息。如将外出领导的活动情况及时用通讯工具告知企业，使企业留守领导者掌握外出领导的状态。同时也要从企业内部获取信息，使外出领导及时了解本企业的工作动向，保证领导信息灵通，以利领导作决策。处理好日常事务

21、。随从秘书要主动处理日常的事务工作。在组织安排中碰到人事、时间、地点等方面的矛盾，要主动协调，尽量做到事半功倍，提高效率，还要尽可能保证领导的生活和休息，使之身心健康、精力充沛地投入工作。（3）结束阶段随从秘书要做好出访活动的善后工作?这个阶段主要有：做好返程安排。联系安排好返程的交通工具，预定好车、船、机票，安排好途中食宿，确保领导的安全。整理调查资料。回企业后，要把出访中发现的问题整理归纳成条，提出改进工作、解决问题的建议。抓紧有关问题的落实。在出访时，领导答应办的事，回企业后，秘书要及时通知、督促有关部门落实，做到言而有信。报销差旅费。随从秘书要协助领导结算开支、报销差旅费、偿还预借款。

22、回顾总结。随从秘书要对自己跟随领导出访期间的工作进行回顾总结，主动征求领导的批评、帮助，对秘书自身的提高不失为一种有效的办法。秘书在整个跟随领导外出活动期间，要时刻注意维护领导的威信，执行政策，遵守纪律，谦虚谨慎，平易近人，为领导同时也为自身树立良好的形象。7.秘书如何做好商务接待和拜访工作商务接待和拜访工作在秘书职业中必不可少。因此，学会一定的技巧，有助于工作的开展。在商务接待中遵循“以客为尊”的原则会让客人感受到你的亲和力。接待工作繁杂琐碎，如有疏漏，将会有损于企业的形象，给企业造成不必要的损失。在进行接待和拜访工作时，应注意以下几点：接待人员服饰要整洁、端庄、得体、高雅；女性应避免佩戴过

23、于夸张或有碍工作的饰物，化妆应尽量淡雅。如果来访者是预先约定好的重要客人，则应根据来访者的地位、身份等确定相应的接待规格和程序。在办公室接待一般的来访者，谈话时应注意少说多听，最好不要隔着办公桌与来人说话。对来访者反映的问题，应作简短的记录。客人到来时，领导由于种种原因不能马上接见时，要向客人说明等待理由与等待时间，若客人愿意等待，应该向客人提供饮料、杂志，如果可能，应该时常为客人换饮料。客人要找的负责人不在时，要明确告诉对方负责人到何处去了，以及何时回本单位。请客人留下电话、地址，明确是由客人再次来单位，还是我方负责人到对方单位去。接待人员带领客人到达目的地，应该有正确的引导方法和引导姿势，

24、具体如下：a.在走廊的引导方法。接待人员在客人二三步之前，配合步调，让客人走在内侧。b.在楼梯的引导方法。当引导客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走在后面，若是下楼时，应该由接待人员走在前面，客人在后面，上下楼梯时，接待人员应该注意客人的安全。c.在电梯的引导方法。引导客人乘坐电梯时，接待人员应先进入电梯，等客人进入后关闭电梯门，到达时，接待人员按“开”的钮，让客人先走出电梯。d.在客厅里的引导方法。当客人走入客厅，接待人员用手指示，请客人坐下，看到客人坐下后，才能行点头礼后离开。如客人错坐下座，应请客人改坐上座（一般靠近门的一方为下座）。秘书在工作中，由于各种原因，经常要去拜访别人，这

25、时就更需要讲究礼仪，才能使你尽量顺利地完成工作任务，达到拜访的目的。拜访前应先和被访对象约定，以免扑空或扰乱主人的计划。拜访时要准时赴约。拜访时间长短应根据拜访目的和主人意愿而定，一般而言，时间宜短不宜长。当你到达时，告诉接待员你的名字和约见的时间，递上你的名片，以便接待员能通知对方。如果需要等待接见，应安静地坐着，不要随意与其他人员闲聊来打发时间，如果想抽烟，需先注意观察该场所是否允许吸烟。即使你等候时间过长，也不要明显地抬腕看表或显出不耐烦的样子。实在无法再等候，可以向秘书说明，并另定机会，不可大发雷霆。当你被引到约见者办公室时，如果是第一次见面，应先做自我介绍，如果已经认识了，只要互相问

26、候并握手就行了。谈话时应开门见山，言归正传，而不要闲扯个没完。清楚直接地表达你要说的事情，与接待者的意见相左时，不要争论不休。对接待者提供的帮助要致以谢意，但不要过分。要注意观察接待者的举止表情，适可而止，当接待者有不耐烦或有为难的表情时，应转换话题或口气；当接待者有结束会见的表示时，应立即起身告辞。告辞时要同主人和其他客人一一告别，说“再见”、“谢谢”；主人相送时，应说“请回”、“留步”、“再见”。商务接待和拜访工作对于业务往来、单位形象都非常重要。一般来说，秘书在拜访客户前，要对拜访对象的喜好以及对方的信用、信誉等方面有所了解，以免交谈时无话可说而陷入尴尬境地。8.秘书如何做好外事迎送工作

27、迎来送往是常见的社交礼节，秘书认真做好迎送工作，举行周到的仪式，可使宾客高兴而来，满意而归。（1）确定迎送规格迎送规格应根据应邀客人的身份和到来的目的、性质和时间长短等因素综合考虑。外事迎送遵循对等的原则。迎送人员一般由级别相当的人员代为迎送，主人身份要与客人相差不大，同客人对口、对等为宜。其他迎送人员不宜过多。（2）掌握抵达和离开的时间迎候人员应当准确掌握对方抵达的时间，提前到达机场、车站或码头，以示对对方的尊重，只能由你去等候客人，绝不能让客人在那里等你。送别人员应事先了解对方离开的准确时间，提前到达来宾住宿的宾馆，陪同来宾一同前往机场、车站或码头；亦可直接前往机场、车站或码头恭候来宾，与

28、来宾道别。在来宾临上飞机、火车或轮船之前，送行人员应按一定顺序同来宾一一握手话别。（3）做好接待的准备工作在得知来宾抵达的日期后应首先考虑其住宿安排问题。客人到达后，通常只需稍加寒暄，即陪客人前往宾馆，在行车途中或在旅馆简单介绍一下情况，征询一下对方意见后即可告辞。4）迎送中的陪车迎送辆都应事先安排好，不可临时调遣，给人以仓促之感。陪车时，应请宾客坐在主人右侧。上车时，客人要从右侧门上车，主人从左侧门上车。如果客人已先上车并坐在了主人位置上，则不宜再请客人挪换座位。（5）送客送客时，要表达依依惜别之情。一般客人可送至电梯及大门口，或送上车替客人关上车门。如果是贵宾，则必须送至机场、车站等地，并等客人的身影离开自己的视线后再离去。秘书应把整个迎送活动安排得热情、周到、有条不紊，使客人有“宾至如归”的感觉，绝不能出现冷淡、粗心或怠慢客人的情形。要知道，迎来送往的每一个细节都是体现我们形象的重要组成部分。9.秘书如何拟定旅行计划公务旅行有不同的任务，如参加会议、实地考察、参观访问、业务洽谈、签订合同等；时间也有长有短，有的一两天，有的则长达数月。秘书在为领导作旅行安排时，必须向领导了解清楚本次旅行的目的、任务和要求，然后