文档编写培训基础规范详细说明文档格式.docx

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修订记录

修订人

修订内容摘要

产生版本

修订日期

审核人

李晓霈

新建，对文档编写培训PPT的补充

2010-6-21

苏红宇

目录

一.前言1

1.1编写目的1

1.2读者对象1

1.3相关资料1

二.创建文档模板2

2.1封面2

2.2文档信息2

2.3修订记录3

2.4目录3

2.5章节和正文4

三.定义样式5

3.2使用自带的样式5

3.3自定义样式6

四.文档属性8

五.图片与表格9

5.1图片9

5.2表格10

一.前言

二.编写目的

本文是《项目文档编写说明》培训PPT的补充说明，主要是对文档编写基础技巧（规范）进行了详细的说明。

本文将以Word2007为例，进行具体的操作步骤讲解。

三.读者对象

期望了解文档编写基础技巧（规范）的相关人员。

四.相关资料

《项目文档编写说明》

五.

创建文档模板

任何文档都是以模板为基础的。

模板决定了文档的基本结构和文档设置，例如文字大小、格式、段落格式、页面格式、页眉页脚等。

一般来说，流程、规范或技术文档的模板需定义以下几部分内容：

封面

文档信息（文档编号、文档类型、文档密级、版本号……）

章节、正文

六.封面

文档封面一般包括了以下几部分：

本单位Logo

本单位Logo必须是规范的图片文件（通常是由本单位的UI部门提供），可放置在封面的顶端，即文档名称之上，如本文封面所示。

文档名称一般放置在封面的中间位置，如有副标题，可以换行显示，如本文封面所示。

发布日期

当前文档的发布日期一般放置在封面的底部，居中显示，如本文封面所示。

对于无需发布的文档，则不必编写。

封面不要包含页眉或页脚。

七.文档信息

对于流程、技术文档等需要版本管理的文档，需标明以下信息：

文档名称必须准确定义，以免编写文档时名称叫法不统一，产生歧义。

文档编号具有唯一性，编号规则可根据本单位的实际情况来制定。

根据本单位的实际情况，可将文档划分为几大类，不同类型的文档对应不同的编写者、审核者、管理者。

在此必须写明该文档的密级。

文档密级，即文档的保密级别。

不同密级的文档对应不同的分发范围、纸质和电子版的保存方式、销毁方式、传输方式等。

该文档最新发布的版本号，如V1.0。

通常情况下，文档信息放置在封面之后、目录之前。

八.修订记录

文档每次编辑和修订的记录，必须准确的列出来，通常采取表格的形式（可参见本文的修订记录表）。

修订记录主要包含以下内容：

本版本的文档编写/修改人姓名。

若有多个编写/修改人，依次写明。

简述本次修改的内容，一般是阐述修改了X章X节内容。

不宜过长。

本次修改后发布的版本号。

如果内容修改较多、影响范围较广，大版本号递增；

如果修改内容较少、影响范围不大，小版本号递增。

本次修改后通过审核的发布日期，即本版本的生效日期。

本版本的文档审核人姓名。

若有多个审核人，依次写明。

注意：

审核人不得与修订人相同。

通常情况下，修订记录放置在封面之后、目录之前。

九.目录

目录均为Word自动生成。

通常情况下，建议只显示前3级的标题。

一十.章节和正文

分页

对于篇幅较长的文档，建议插入分页符，使得每章的内容都从新一页开始。

对于Word2007，插入分页符的方法如下：

（1）将光标置于第一章的末尾；

（2）单击【插入】【分页】，如图2.1所示。

第二章即可从下一页开始。

图一十.1插入分页符

模板结构

在文档模板中，需明确大纲标题名称；

说明性的文字建议用斜体，指明X章X节写什么内容。

从图2.2可以看到，文档编写者按照说明文字的要求编写具体内容即可。

图一十.2文档模板示例

一十一.

定义样式

所谓样式，就是将修饰某一类段落的一组参数（包括字体类型、字体大小、字体颜色、对其方式、段落间距等），命名为一个特定的段落格式名称，通常，将这个名称叫做样式。

概括的说，样式就是被冠以同一名称的一组命令或格式的集合。

如图3.1所示，可以打开样式窗口（如图3.2），右侧的样式表中包含全部Word自带的样式，我们可以在创建文档模板时，新建或修改样式。

图一十一.1打开样式窗口

图一十一.2Word样式

一十二.使用自带的样式

打开样式窗口，可以看到Word自带的“标题1”、“标题2”、“标题3”……只要把插入点定位于某个段落，然后单击样式窗口中的某个样式，那么该段落应用了所选样式。

示例如图3.3所示。

图一十二.1使用自带样式

一十三.自定义样式

如果Word自带的样式不能满足实际工作需要，就该创建自己的样式。

以“列表（符号一级）”为例，操作步骤如下：

（1）单击图标

弹出新建样式的窗口，定义样式名称，如图3.4所示。

（2）在新建样式的窗口中，单击【格式】即可对字体、段落、编号方式等进行设置，如图3.5所示。

（3）全部设置完毕，单击【确定】，“列表（符号一级）”出现在样式窗口中。

应用到文档中如图3.6所示。

图一十三.1自定义样式的窗口

图一十三.2选择格式进行设置

图一十三.3使用自定义样式

一十四.

文档属性

文档属性包含了标题、作者、修改日期、单位等摘要信息，在打开文档之前，将鼠标置于文档名称上，即可显示它的属性。

因此，在编写文档之前必须准确填写摘要信息。

在Word2007中，单击Office按钮的【准备】【属性】，即可进行设置。

一般情况下，需要填写标题、作者和单位，如图4.1所示。

图一十四.1文档属性

一十五.

图片与表格

一十六.图片

在文档中插入图片、图表、流程图或组织结构图时，注意以下几个细节：

1.在图片正下方要有图片标注（如下所示）。

图一十六.1图片标注示例

2.制作组织结构图或流程图时，尽量清晰、简洁、一目了然；

另外可根据情况设置为横向或竖向（如下所示）。

3.处理图片大小时，锁定大小比例（设置图片大小的窗口，如图5.2所示）。

图一十六.2设置图片大小

4.底色比较浅的图片，适当增加边框（选中图片并单击鼠标右键，弹出快捷菜单，如图5.3所示）。

图一十六.3设置图片的边框

一十七.表格

表格标注通常放置在表格的正上方，如下所示。

表格标注示例

列一

列二

列三

列四

列五

列六

行一

行二

行三