西软FOXHIS酒店前台收银系统Word格式文档下载.docx
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1.6.8结帐挂应收62
1.6.9不用房会议团结帐63
1.6.10用房会议团结帐63
第二节AR帐务&
记挂帐务63
2.1AR帐务63
2.1.1AR帐务查询64
2.1.2转入应收帐务实例65
2.1.3某应收帐做款待处理实例65
2.1.4按时间部结67
2.1.5按费用部结68
2.1.6按金额部结68
2.2记挂帐务68
第三节交班报表70
3.1报表的打印70
3.2交班报表71
3.2.1『交班报表』窗口说明71
3.2.2重要报表介绍71
3.3催帐报表73
3.3.1『打印催帐报表』窗口73
3.3.2催帐报表介绍74
第四节信息查询75
4.1帐务查询75
4.1.1『常用条件查询』窗口76
4.1.2常用条件查询流程与实例76
4.1.3高级条件查询窗口78
4.1.4高级查询实例79
4.2当前客人档案81
4.3历史客人档案83
4.4黑名单档案84
4.5会议室预留情况85
4.6客户（单位）档案86
4.7查询房价码86
4.8公共信息87
第五节系统报表88
5.1稽核报表88
5.2报表专家88
第六节其他89
6.1定义转帐89
6.1.1团体付费89
6.1.2转帐路径90
6.2通知查房92
6.3辅助业务94
6.3.1编辑外汇兑换牌价94
6.3.2外汇兑换处理95
6.3.3历史外币兑换帐目列表95
6.3.4客房其他业务96
6.3.5客房其他业务状态图96
第七节小结97
第八节附录97
附录一：
常用快捷键列表97
附录二：
常用费用码列表98
第三章前台收银系统
FOXHIS前台收银系统主要用于处理酒店客人的各种帐务。
前台收银系统的主菜单总共包括七个部分：
帐务处理、其他业务、交班报表、信息查询、系统报表、窗口、其他。
每个主菜单都有自己的子菜单，单击主菜单即可打开该主菜单的子菜单，子菜单中的每一项都和操作功能紧密相连，因此要求操作着能熟悉这些子菜单的基本功能。
链接子菜单
结帐流程示意图：
①最常用的方法是使用“房号”查询
无联房的情况下，则直接进入该帐务主单
③若该帐户有租赁未还或有留言未传达或有备注，系统将在结帐前弹出这些信息，以示提醒。
第一节前台帐务
本系统把酒店的前台帐务分成以下几种：
◆房间帐：
指需要住店客人自付的费用，如散客的费用，团队成员自负的杂费等。
◆团队费用：
团队费用一般分成两种：
（1）、由团队统一支付的费用如房费、餐费、会议室的租金等，称为公付帐。
（2）、各成员房间发生的杂费如房间的电话费、客人的购物费等，称为自付费用，自付费用归在房间帐里面。
◆宾馆工作帐：
顾名思义就是宾馆为了工作需要，或财务审计为了帐务上的特殊处理的需要而设立的帐户。
如酒店有一项非住店客人的停车费要录入电脑系统，就可以在宾馆帐里录入，又如财务的审计审核出前天的报表数据有错，因为报表一经生成后就不能再修改，所以就可以在宾馆帐里输入数据进行调整，保证报表的累计数正确。
根据以上对酒店帐务的说明，结合本系统特点，把帐务分成四类进行说明：
散客&
成员帐务、团队主单帐务、会议主单帐务、宾馆工作帐。
前台帐务处理的基本流程：
1.1前台帐户
执行帐务处理→前台帐务，打开『前台帐户---散客&
成员』，如图3.1所示。
拖动滚动条可以对屏幕翻页
图3.1
1.1.1前台帐户
如图所示，『前台帐户---散客&
成员』窗口共四个标签页，显示的是四个帐户类别（散客&
成员帐务、团队主单帐务、会议主单帐务、宾馆工作帐）的帐务列表。
右上角显示的是主单状态，窗口的右边部分是一排功能按钮。
如图3.2所示，当前显示的是在住的散客&
成员帐务列表。
列表中的每条记录显示客人的帐号、房号、姓名、团体帐号、客欠、状态等信息。
其中要注意的是客欠的显示情况。
“客欠”显示为黑色正数，表示客人欠酒店钱，即客人已付押金小于客人实际消费额；
“客欠”显示为红色负数，表示客人已付押金大于客人实际消费额。
图3.2
注意：
团体、会议、宾馆帐主单的查询可以通过标签页的切换。
功能按钮：
〖查询〗用于查找客人帐户信息，单击〖查询〗，打开『按指定条件查找xxxxx』窗口，如下图所示。
图3.3
该窗口中可以输入的条件有【房号】、【帐号】、【姓名】、【状态】、【团号】、【到达】、【离开】。
常用的查询条件有【房号】、【帐号】、【姓名】。
其中【房号】、【帐号】支持前匹配，【姓名】支持模糊匹配。
如，【房号】处输入04，查询结果显示所有房号是04开头的房间记录；
【姓名】处输入人，查询结果显示所有姓名中含有“人”字的记录。
根据提示输入已知条件，单击〖确定〗，即可查找到所需信息。
〖刷新〗单击〖刷新〗可及时更新报表中的数据。
〖打开〗用于打开当前选中客人的帐务主单。
〖打印〗通过打印机打印输入。
〖主单〗单击〖主单〗，打开散客（或者团体主单）工作窗口，查看客人的基本资料。
『前台帐户---散客&
成员』窗口默认以房号顺序排列。
如果想改变排序方式，只需单击项目栏中的任何一项。
如，单击“客欠”，系统按“客欠”升序排列，再次单击“客欠”，则按“客欠”降序排列。
成员』窗口，双击可以打开客人的帐务主单。
系统默认的初始状态为“I---在住”，因此想要查询其他状态的客人，首先必须改变列表的主单状态。
单击右上方，打开状态列表如图3.4所示，单击需要的状态即可打开该状态下的客人列表。
如果操作者不知道所查客人的状态，可以选择“所有”，它包含了状态列表中的所有情况。
图3.4
本系统的所有列表，均可通过单击标题栏改变排序顺序。
1.1.2查询帐户
常用的查询帐户方法有两种，不同情况下选择适合的方法能使操作更加简单。
◆方法一：
利用『前台帐户---散客&
成员』
实例3.1：
0907房间客人到前台，要求查看自己的帐务情况。
操作步骤：
（1）、执行帐务处理→前台帐务，打开『前台帐户---散客&
成员』。
（2）、单击〖查询〗，打开『按指定条件查找散客&
成员』窗口（如图3.5所示），在【房号】处输入0907，回车（或者单击〖确定（O）〗），系统显示查询结果。
若有符合条件的客人信息，系统将自动打开0907客人帐务主单。
图3.5
提醒：
若知道客人的多个信息，如不但知道房号，还知道帐号、姓名、状态、团号等，操作者只要在『按指定条件查找散客&
成员』窗口同时输入多个条件即可。
一般情况下，系统推荐通过输入房号进入客人帐务主单的方法。
◆方法二：
利用『帐号查询』
如果操作者正在处理一个客人的帐务时，需处理另一客人帐务，我们可以使用方法一进行查询，打开另一客人帐务主单，但是这样的操作比较麻烦，系统建议使用方法二：
在某一客人帐务主单下，直接按回车键，打开『帐号查询』窗口进行查询。
下面我们通过实例来说明方法二的操作。
实例3.2：
假设当前正处理0907房间客人的帐务，0307房间客人要求查看他的帐务。
（1）、0907客人帐务主单下，按回车，弹出『帐号查询』窗口（如图3.6所示）。
（2）、在『帐号查询』窗口输入房号【0307】，回车，系统直接将界面切换到0307客人的帐务主单。
图3.6
（1）、方法二为在进行帐务处理时，几个客人帐务间的切换提供了方便。
（2）、在『帐号查询』，要求操作者根据实际的情况正确的选择“主单类别”和“主单状态”。
系统默认的类别是“房间帐”，默认的状态是“在住”，同时系统支持对姓名和单位的模糊查找功能。
1.2散客帐务操作简单实例
实例3.3：
在住的客人王海燕的费用清单如下：
押金2500元康乐中心800元
映波厅520元大堂吧120元
客房洗衣80元卡拉OK150元
要求输入这些费用，并且结帐，结帐时收全天的手工房费。
分析：
本实例涉及签单客人（即允许记帐客人）费用的录入、基础的结帐功能的使用。
要求操作员通过该实例掌握费用的输入。
成员』窗口，在【姓名】处输入王海燕，回车，系统显示查询结果，同时自动打开客人王海燕的帐务主单（如图3.9所示）。
（3）、单击〖收款〗，打开『定金输入』窗口，在【4.金额】处输入2500，输入【单号】
（单号指的是手工单据的编号），单击〖确定（O）〗。
（4）、单击〖费用〗，打开『输入费用』窗口，按F1，打开『费用码帮助』，双击“21康乐中心”，双击“21A费用”，【4.金额】输入800，输入【单号】，单击〖确定（O）〗（如图3.7所示）。
（5）、类似于（4），输入映波厅、大堂吧、客房洗衣、卡拉OK的费用。
图3.7
（6）、单击〖结帐〗，打开『选择一起结帐客人』窗口，单击“加收房费”的“全天”，窗口如下图所示。
图3.8
单击〖确定（O）〗，帐务主单显示“结帐”窗口，如图3.9所示。
图3.9
（7）、单击〖收款〗，弹出『结算款输入』，单击〖确定（O）〗（实际业务中必须同时退还客人多余押金或收取不足费用）。
再次单击〖确定（O）〗，弹出『打印帐单』窗口，此处不打印帐单，因此单击〖退出〗，客人状态由“I”→“O”，结帐完毕。
初次录入费用，我们利用帮助进行操作，而实际应用中，系统建议操作者在【代码】处直接输入代码，便于提高工作效率。
这就要求操作者熟记这些费用代码。
1.3帐务主单
1.3.1帐务主单窗口介绍
由1.2的实例我们已经认识了帐务主单，为了使操作者更好的掌握帐务主单，本节着重介绍帐务主单窗口。
不论是散客&
成员、团体还是会议，都有类似的帐务主单，如下图所示。
图3.10
我们把帐务主单分成四个部分进行说明：
A区客人信息、B区帐务分类汇总、C区明细帐务显示、D区功能按钮。
◆A区客人信息
A区显示客人的登记信息，主要包括帐号（帐号后I-主单状态在住）、单位、房号、姓名、特要、房价、备注等信息。
这些信息都是由前台接待员在预订、登记时录入的。
●姓名
系统中用不同的方式来表示不同类型的客人，普通客人——常规，VIP——红色，斜体——回头客。
将光标指向某一客人姓名上，系统将显示该提示。
如上图所示，1212房间有3个客人，“王林”是VIP客人（可打开客人主单验证），陈玉生是回头客，汪国宏是普通客人。
●房价
将鼠标指向房价处，系统将提示“原价：
xxx元，优惠：
xxx元”。
当房价为0时，用红色显示，如上图。
●协议
鼠标指向协议处，系统显示协议内容。
●特要
双击显示特要处，可打开『特要代码帮助』窗口。
●三盏信息灯
信息灯分别用不同的颜色表示，——留言&
备注；
——联房；
——记帐，其中亮绿——全部允许记帐，暗绿——部分允许记帐。
单击灯，可显示具体内容。
◆B区帐务分类汇总
B区显示房间帐务分类汇总的情况，其中有房间公付帐和某某（客人姓名）自付帐。
若该房间有联房，则在最上方依次显示联房记录，单击联房记录可切换显示联房房间的帐务情况。
如上图所示，1212房间与1208、1210房间联房。
若某房间住了两人或两人以上，此处还可以分不同的客人显示各自的帐务。
当然前提是在输入客人帐务的时候必须输入不同的的人里面，对于电脑房费（即稽核房费）和电话费因无法归入哪个客人，因此显示在房间公付帐里面。
B区底行显示帐务汇总，包括该帐号的消费、欠费总额。
对于联房情况则显示所有房间的帐务汇总，如上图所示。
◆C区明细帐务显示
C区明细帐务信息，显示的方式主要由屏幕的右上端“帐务类别”选项的不同而不同。
目前主要有以下显示方式，如下图所示。
图3.11
目前未结宾客账户默认显示有效账目；
未结AR账户默认显示应收账目；
已结账帐户默认显示汇总（Ａ）。
有效账目：
以合并方式（如一天的稽核房费只显示一笔）显示未结账。
有效明细：
所有未结的明细账，一天的稽核房费可能有多笔（如稽核房费.费用、稽核房费.优惠、稽核房费.城建费、稽核房费.加床等等）。
汇总（Ａ）：
按照账务发生的日期顺序来显示未结账。
汇总（Ｂ）：
按照账单（结账，转账等）的单号顺序来显示所有账目。
分类帐：
按一定条件分类别显示帐务汇总。
应收账目：
按照每次转入账的时间顺序来分类显示未结账。
所有明细：
以有效明细的形式显示所有明细账（包括已结帐和未结账）。
对于转帐帐目、调整帐目等，有相同的“关联号”，便于操作者核对比较。
C区帐务信息栏中一屏能显示15条记录，操作者可通过键盘上的PageUp、PageDown或拖动右边的状态条来实现翻页、移动记录。
在此操作者可以选择帐务，实现转帐、结帐等操作。
帐目明细前打上勾的就是被选中的帐务，单击可以选中某条帐务。
系统支持多选（CTRL+鼠标逐个选择）和连选（先用鼠标单击选择一行，然后按住SHIFT键再用鼠标单击另外一行，那么在这两行之间的内容就全被选种）。
每一条明细帐，包括日期、项目、摘要、金额、代码、工号、转帐信息、发生时间等内容。
日期：
帐务发生的实际日期
帐次：
它表示客人的第几笔帐。
工号：
对该笔帐目进行操作的操作员工号。
班号：
进入模块时输入的班号。
项目：
费用的名称
摘要：
费用的说明及传票号码。
代码：
营业费用码，一般在系统初始设置中。
转帐信息：
为转帐帐务，则显示相应的对方帐号。
房号：
发生该笔费用的原始房号，对于转帐的帐务查原始房号非常有用。
营业日期：
系统的日期。
发生时间：
帐务发生的实际时间。
标志：
帐务的标志，一般帐务都是NR，系统默认并且不显示。
帐务标志主要有以下几种
●NR（在标志一格不显示）：
正常发生的帐务。
●C被冲帐，原为NR的帐务用冲帐功能冲掉则原NRC
●CO用来冲的帐，即由冲帐功能自动生成的和原被冲帐目金额向反的帐
●AD用调整功能输入的帐标志为AD
●CA被冲的调整账，即原调整的帐务用冲帐功能冲掉标志由ADCA
●LT按行转帐转进和转出的帐
●CT部分转账
●LL转过不只一次的账
●LA被转的调整账
●LC被转的部分转账
窍门：
帐务明细中双击餐饮转帐，可以查看明细；
双击转帐帐务，可将主单切换到目标主单。
◆D区功能按钮
D区显示了帐务主单窗口的功能按钮，有〖收款（D）〗、〖信用（S）〗、〖费用（C）〗、〖冲帐（A）〗、〖转帐（T）〗、〖结帐（P）〗、〖补救（R）〗等。
每个按钮都有自己的快捷键，分别为ALT+字母（指的是功能按钮后的字母），如〖收款（D）〗的快捷键为ALT+D。
下面我们将逐个介绍各按钮的功能。
●〖收款（O）〗客人入住后，酒店为避免或减少客人逃帐，一般要求客人预付一定数目的定金。
当押金是现金时，输入押金用〖收款〗功能。
●〖信用（S）〗押金为信用卡的输入。
●〖费用（C）〗用于输入、调整费用，输入饮料明细，计算房价差异。
●〖冲帐（A）〗用于冲减当天发生的帐务。
使用冲帐功能，关键要理解【调整为】的含义，系统默认为0，如果在【调整为】处输入金额，系统将自动转化为调整功能。
因此帐务调整也可以通过这个方式来实现。
●〖转帐（T）〗用于把客人帐务从一个房间转到另外一个房间。
转帐有两种方式，按行转帐和部分转帐。
单击〖转帐（T）〗，系统提示“请选择转帐方式：
按行转帐（Y），部分转帐（N）”，操作者可以在此选择转帐方式（如图3.12所示）。
单击〖是（Y）〗，即选择按行转帐，单击〖否（N）〗，即选择部分转帐功能。
转帐功能的具体使用详见1.3.6《按行转帐与部分转帐》。
图3.12
●〖结帐（P）〗单击〖结帐（P）〗，打开『选择一起结帐客人』窗口，如图3.13所示。
该窗口上部分显示当前可能需要结帐的房间（若有联房，所有联房的房间一起显示在此）供操作者选择。
绿色显示行表示为当前结帐的房间（这一行帐默认被选中，且必须结帐），其余的结帐栏前的勾可以被选上（一起结帐）或去掉（暂时不结帐）。
“加收房费”栏，系统会根据日租加收时间设定（这个时间由工程师根据酒店的具体情况设定），默认跳在半日或全日租上，当然最后还是可由操作员根据实际情况选择是否要加收半日还是全天房租。
例如：
酒店设定在12∶30以后退房要加收半日房费，如客人在下午13∶00退房，则加收房费栏中系统默认“加收半天”的选项被选中，一旦选择确定，系统会自动加收半天房费。
图3.13
窗口中部显示“结帐方式”，供操作者选择，结帐方式说明详见《1.3.7结帐退房》、《1.3.8部分结帐》、《1.3.9提前结帐至》。
窗口底部显示四个功能按钮，单击〖全部〗表示所有显示的客人一起结帐（“结帐”前的勾全部打上）〖独自〗表示只有当前客人结帐（“结帐”前的勾只有当前房间有）。
（1）、如果该房间有留言&
备注，单击〖结帐〗系统将先弹出『留言&
备注』。
（2）、留言&
备注可以记录宾客的一些特殊情况，比如上一班收银员需告诉下一班收银员对该宾客结帐时要注意的一些事情，这样下一班收银员对该客人结帐时，系统就会自动弹出备注窗口，提醒当班收银员。
备注操作员的灵活应用，对日常工作会有很大的帮助。
●〖补救（R）〗当结帐发生错误，或者需要重新结帐时，可以使用补救功能，具体详见《1.3.10补救》
◆E区工具按钮
E区包含六个常用工具按钮，当鼠标指向某一按钮时，系统出现功能提示。
六个工具按钮依次为：
修改电话等级（快捷键F2）、定义帐户（快捷键F3）、通知查房（快捷键F4）、留言&
备注（快捷键F5）、联房管理（快捷键F6）、其他功能（快捷键F7）。
●修改电话等级F2：
单击该按钮（或直接按F2），打开『电话类别帮助』，可以设置客房电话开关。
●定义帐户F3：
单击该按钮（或直接按F3），打开『定义帐户』，如图3.14所示。
该功能用于定义客人住店期间在哪些营业点、部门的消费可以记帐（或者说把帐挂房间）。
单击允许记帐的营业点、部门，使其在复选框中有’√’标志。
单击关闭，系统提示“是否保存当前操作”，若要保存，单击〖是（Y）〗，否则单击〖否（N）〗。
图3.14
●通知查房F4：
用于通知客房中心查房。
单击该按钮（或直接按F4），系统提示“是否通知客房中心查房”，单击〖是（Y）〗，客房中心将收到查房通知，单击〖否（N）〗，取消该操作。
●留言&
备注F5：
单击该按钮（或者直接按F5），打开『备忘录』，如下图所示。
宾客留言具体包括留言、记事、备注、去向、备注和客人备注等内容。
【留言】──一般用于记录给客人的留言。
【去向】──用于记录该客人的去向，便于他的亲朋好友寻找。
【记事】──一般用于输入饭店为客人服务的记事，如几点接机、几点送餐等。
【喜好】──用于记录客人的喜好，提高酒店的服务质量。
【备注】──用于记录酒店对该房间的备注信息（针对整个房间），一般情况下该信息不让客人知晓。
备注又细分为前台备注、客房备注、餐饮备注、电话备注、商务备注等。
【客人备注】──用于记录酒店对房间客人的备注信息（针对房间中的某一个客人）。
输入留言和去向内容后，当前住客档案中的去向灯和留言灯将分别显示。
A区
图3.15
若某一客人有留言，则在前台收银系统进入结帐时，系统将自动弹出以备查询。
●联房管理F6：
单击该按钮，打开『联房设置』，利用〖增加〗、〖删除〗、〖存盘〗，可以进行联房设置（如图3.16所示）。
〖切换（S）〗用于联房的房间之间的切换。
〖定义转帐（T）〗用于定义联房之间帐务的自动转移（不建议操作）。
图3.16
●其他功能F7：
单击该按钮，打开如图3.17所示窗口。
图3.17
（1）、“显示帐目”：
显示帐目能为查看分类帐务信息提供方便，如需查看客人电话详细信息，就可以使用此功能。
按F2，打开如下窗口。
图3.18
“所有账目”标签下，可通过选择窗口左面费用树中的复选框，来显示所指定的账目。
假设要显示“自动房费”，只需单击“自动房费”前的复选框即可，如上图所示。
同时系统支持多种费用一起显示。
“电话清单”标签下，可分别显示该房间所打的各类电话（国内长途、国际长途和信息费等）话单，包括呼叫时间，时长和受话号码等等。
“结账记录”标签，则用来显示某一次（多次）结账的明细。
在这个标签下，操作者还可以通过单击〖账单（B）〗，重新打印某一次（多次）结账的账单（发票）。
“信用情况”则用来显示所有通过如下图所示的窗口输入的非指定金额的定金，包括删除，转销明细。
图3.19
（2）、“主单日志：
按F3，打开如下图所示『操作日志』窗口，操作日志记录了操作员对客人主单的修改情况，以备查询。
图3.20
（3）、“团队主单”：
快速从成员房间切换到团队主单。
（4）、“团队成员”：
列出团队成员列表，可以在这里快速选择成员，进入成员房间帐。
（5）、“自动转帐帐务”：
自动转账的账务在当前账户的账目中没有任何痕迹，如果要知道当前账户已经自动转到其他账户的账目明细，可以通过单击“自动转帐帐务”按钮查看。
（6）、“房价方案”：
房价方案的定义功能，可在前台维护模块中设置赋权。
房间的房价方案提供了对包价、服务费与城建费费率及优惠计算方法等房价参数的定义。
单击打开『定义房价方案』窗口，如下图所示。
图3.21
“定义房价”标签下，可通过复选框“免服务费”和“免附加费”设置本房间的是否免除服务费和附加费，同时，还可以编辑房价包中的明细。
实例3.4：
设置0621的房价中包含每天300元映波厅的。
操作方法：
（1）、单击增加按钮，增加一行，输入相应的计费次序、餐厅费用码、金额及相应的计费标志，如上图所示。
（2）、单击〖存盘〗，设置完成。
定义完房价后，可选择“房费预览“标签来检查房价定义的准确性，针对上实例的设置，房费如下图所示。
图3.22
“高级设置”标签页如下图所示，设置费率的各项含义十分明确，不再赘述。
图3.23
（7）、“协议签单人信息”：
可查询该账户的协议单位及相关人的详细信息。
屏幕显示如下图所示。
当客人需要签单挂账时
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