公文处理办法Word文件下载.docx
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在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项;
(三)通知
转发上级领导或部门的公文,批转下级部门的公文;
发布规章制度;
要求下级部门办理和有关部门需要周知或者共同执行的事项;
任免和聘用干部等,适用“通知”;
(四)通报
表彰先进、批评错误,传达重要精神或者情况,适用“通报”;
(五)报告
向上级部门或领导汇报工作,反映情况,提出意见或者建议,答复上级部门、领导询问或交办的事项,适用“报告”;
(六)请示
向上级部门或领导请求指示、批准有关事项,适用“请示”;
(七)批复
答复下级部门请示事项,适用“批复”;
(八)意见
对重要问题提出见解和处理办法,适用“意见”;
(九)函
不相隶属公司或部门之间相互商洽工作,询问和答复问题;
向有关主管部门请求批准和答复审批事项,适用“函”;
(十)会议纪要
记载、传达重要会议情况和议定事项,要求与会单位及有关部门共同遵守、执行的适用“会议纪要”。
第三章公文格式
第九条公文一般由秘密等级和紧急程度、发文公司标识、发文字号、签发人、标题、主送公司、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送公司、印发公司和印发时间等部分组成。
(一)涉及公司秘密的公文应当标明密级和保密期限,其中“绝密”、“机密”公文还应当标明份数序号;
(二)紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”的标识。
(三)发文公司标识应当使用发文公司全称或者规范化简称。
联合行文,主办公司排列在前;
(四)上行文,发文公司标识应在距版心上边缘80mm的位置上;
平行文或下行文,发文公司标识应在距版心上边缘25mm的位置上;
(五)发文字号
1、发文字号包括公司代字、年份、序号,由综合办公室统一编号;
2、发文字号格式:
以公司名义对外上行文采用“公司简称司字〔201x〕x号”,平行文、下行文采用“公司简称函字〔201x〕x号”;
公司各部门之间行文采用“综办(主办部门简称信息档案室提供)函字〔201x〕x号”;
会议纪要采用“综办(主办部门简称)涵字〔201x〕x号”。
(详见附件1)
3、各部门之间行文及会议纪要由各部门自行编号留档。
(六)公文标题,应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文公司。
即公文标题应由发文公司、事由、文种三部分组成。
标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号;
(七)主送公司指公文的主要受理公司,应当使用全称或者规范化简称、统称;
(八)公文如有附件,应当在正文之后,成文时间之前,注明附件顺序和名称;
(九)公文除“会议纪要”外,任何以公司名义发送的行文均需加盖印章;
(十)成文日期,以负责人签发的日期为准;
(十一)公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加括号标注;
(十二)公文应当标注主题词。
每个公文的主题词,最多不准超过五个词组,词组之间不加标点符号;
(十三)抄送公司指除主送公司外需要执行或知晓公文的其他公司,应当使用全称或者规范化简称、统称;
第十条公文中各组成部分的标识规范,参照《公司公文模板》。
第十一条公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×
297mm)左侧装订。
张贴的公文(公告、通告、规定)用纸大小,根据实际需要确定。
第四章行文规则
第十二条行文应当确有必要,注重效用。
第十三条向下级部门的重要行文应当同时抄送直接上级部门或领导。
第十四条行文一般不越级。
公文应按隶属关系逐级上报或逐级下发,根据领导要求或工作需要确需越级上报或下发的事项,应抄送越过的发文或收文部门的直接上级部门或领导。
第十五条“报告”中不得夹带请示事项。
第十六条“请示”应当一文一事。
只写一个主送单位或部门,如需送多个单位或部门,应当采取抄送形式。
第十七条制文范围:
(一)以公司名义对外发出的公文,主要包括相关单位的请示及申请、不相隶属的公司之间的工作联系函。
(二)公司内部行文,主要包括以公司名义对全体员工发布的公司内部决议、决定、规定、请示、批复、报告、通知、通报、会议纪要、协议、合同等,以及各部门之间联系工作的函件。
第五章发文办理
第十八条发文办理指以本公司名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第十九条草拟公文应当做到:
(一)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短;
(二)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度;
(三)人名、地名、数字、引文准确。
引用公文应当先引标题,后引发文字号。
引用外文应当注明中文含义。
日期应当写明具体的年、月、日;
(四)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“
(一)”,第三层为“1”,第四层为“
(1)”;
(五)应当使用国家法定计量单位;
(六)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称;
(七)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
第二十条拟制公文,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文,如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调;
仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关部门会签后报请上级部门或领导协调或裁定。
第二十一条以公司名义对外一切行文,必须经过综合办公室审核、编号、登记;
以公司名义对内一切行文综合办公室须做相关记录。
第二十二条公文送公司领导签发前,应当由综合办公室负责人进行审核。
审核的重点是:
(一)是否需要行文;
(二)文稿内容是否符合党和国家的方针、政策、法律、法规及公司的有关规定,与当前中心工作和其他有关文件有无矛盾和脱节;
(三)文稿中提出的措施、办法、要求是否明确具体,切实可行;
(四)涉及其他部门的问题是否协商一致并是否会签。
如不一致,是否把不同意见如实反映;
(五)涉及到时间、数字、专用名词、人名、地名、行文关系等是否正确,中心是否突出,条理是否清楚,文句是否简练通顺,标点符号是否准确,文种、公文格式是否符合要求,附件(含批复请示件)是否齐全,发送范围是否恰当等;
(六)在不损害原意的情况下,对文稿进行修改。
属于内容方面的重大修改要征得原稿部门负责人的同意。
内容紊乱、文字冗长,需要做较大修改的文稿在提出意见后,退回拟稿人进行修改。
第二十三条以公司名义制发的上行文,由公司领导签发;
制发的下行文或平行文,由公司领导或者由公司领导授权的其他负责人签发。
第二十四条核稿工作人员自身要熟悉政策,情况要明了,文字上要精炼,责任心要强,工作要细致,讲效率。
第二十五条公文正式印制前,办公室应当进行复核,重点是:
审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。
第六章收文办理
第二十六条收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序;
(一)上级文件及外部送达我公司的文件、信函、传真、秘密级以上公文、主送单位为我公司的文件,均由综合办公室统一签收、拆封、登记、分发,特急件随到随处理;
(二)传递秘密公文必须采取保密措施,确保安全。
绝密文件不得利用计算机、传真机传输;
第二十七条收到外部送达我公司需要办理的公文,应由综合办公室负责人签署拟办意见,报请相关领导签阅或送相关部门办理;
第二十八条综合办公室公文秘书应根据领导签署意见,将文件及时转交有关部门办理;
需要两个以上部门办理的应当明确主办部门;
紧急公文,应当明确办理时限;
第二十九条综合办公室负责文件的督办。
承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。
紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。
对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的,应当及时退回综合办公室并说明理由;
第三十条审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期。
其他审批人圈阅视为同意。
没有请示事项的,圈阅表示已阅知;
第三十一条送公司领导批示或者交有关部门办理的公文,综合办公室要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。
急件在二十四小时后开始催办,一般件在三至七天后催办,并及时检查,防止漏办和延误;
第七章公文归档
第三十二条公文办理完毕后,应当及时整理(立卷)、归档。
综合办公室公文秘书应将本部门文件材料收集齐全于次年6月底之前打印出文件目录清单一并交公司行政部信息档案室立卷。
个人不得保存应当归档的公文。
第三十三条归档范围内的公文,根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本公司的主要工作情况,便于保管和利用。
第三十四条拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
不得用铅笔、圆珠笔和除黑色、蓝黑色以外的其他色彩的书写工具拟制、修改和签批公文。
第八章公文管理
第三十六条公文由综合办公室统一收发、审核、缮印、用印、归档和销毁。
第三十七条综合办公室应当建立健全本公司公文处理的有关制度。
第三十八条除绝密级和注明不准翻印的公文以外,经公司领导或者办公室负责人批准,可以翻印。
翻印时,应当注明翻印的部门、日期、份数和印发范围。
第三十九条公开发布公司公文,必须经公司总经理批准。
经批准公开发布的公文,同公司正式印发的公文具有同等效力。
第四十条公文被撤销,视作自始不产生效力;
公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。
第四十一条不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经办公室负责人批准,可以销毁,并做好相关记录。
第四十二条销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。
第九章附则
第四十三条行政法规、规章方面的公文,依照有关规定处理。
第四十四条本办法由综合办公室负责解释。
第四十五条本办法自印发之日起施行。
附件:
1.《公司公文模板》
2.《收发文流程图》
3.《发文签批单》
4.《收发文登记表》
5.《文件批示传阅单》
6.《文件阅读签名表》
附加说明:
1.本办法由综合办公室提供。
2.本办法由综合办公室起草、解释并归口。
3.本办法起草人:
某某
4.本办法审核人:
某某
5.本办法批准人: