excel使用技巧文档格式.docx

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很多情况下，我们需要选取表格中的数据，一般情况下都是通过使用拖动鼠标的方式，但是在数据量比较大的时候，比较难于控制，经常回出现多选或则少选的情况。

使用以上组合键就可以避免这样的问题。

它们实现的功能是：

从当前单元格开始，按照选定的方向选取数据，遇到第一个空单元格时结束。

如下图：

图1：

CTRL+SHIFT+方向键示意图

鼠标左键拖动（复制单元格内容到指定范围）

操作：

选取需要复制的单元格（可以为多个），按住CTRL移动鼠标到单元格的右下角，当出现十字形状时开始拖动鼠标，在选定位置释放鼠标。

对数值型单元格有递增和等值两种操作，对非数值型的单元格只有等值复制一种操作。

图2：

鼠标左键拖动（递增操作）

图3：

鼠标左键拖动（等值操作）

同时更改多个插页（worksheet）中同一位置的内容

选取需要更改的所有表格，在需要更改的单元格内输入新内容，如下图

图4：

同时改变多个插页（worksheet）中统一位置的内容

剪切，粘贴命令的鼠标操作

选择需要剪切的范围，移动鼠标到选中范围的左上角，当鼠标变为时，按住鼠标左键拖动到希望粘贴的地方。

状态栏的灵活使用

在Excel的左下角，有一个状态栏，其中提供了许多有用的功能与函数对选定的范围进行处理，如：

记数，求和，求平均数，求最大/最小值等。

图5：

条件格式的使用

有时，我们需要根据数据的特征把它们区别开来，以便一目了然，如：

基站是否开通等。

如下图：

图6：

条件格式的使用（标注）

首先选择想使用条件格式的单元格（也可以为一个范围），然后选择Format-Conditionalformat。

在如下窗口中进行设置：

图7：

条件格式使用（设置）

数据的组合与分组

在数据量比较大，表格中的列/行相对较多时，可以把具有一定特征的数据组合在一起，需要时再展开。

这样可以保证表格的整洁和信息的有效性。

图8：

menu->

Data->

Groupandoutline。

下拉列表选择框制作

在Excel中经常可看到下图所示的列表框

图9：

下拉列表框制作

在Excel中要实现这样的功能比较简单，具体步骤为：

选择Excel菜单中的data-validation弹出下图窗口，按照下图进行设置：

图10：

下拉列表框的制作

鼠标双击进行单元格内容的的复制

某一列已经具有数据，此时可以用这一列作为标志，通过鼠标双击（鼠标形状变为+时）来完成紧接着的下一列单元格的复制，复制结束的标志为前一列第一个空单元格。

（对公式的复制特别有用）

批量清空单元格内容

选择需要清空内容的单元格范围，然后按”Delete”键。

同时也可以一次清空表格中的所有数据，操作方式为：

鼠标左键点击表格左上角的空白处，选中整个表格，如下图，然后按”Delete”键清空整个表格。

图11：

批量清空单元表格

分页操作

有时我们需要把EXCEL中的数据进行分页，方便打印。

这时就会使用到EXCEL的分页功能，如下图

图12：

view->

pagebreakpreview，然后用鼠标调整每一页面到合适的大小。

相对引用和绝对引用

随着公式的位置变化，所引用单元格位置也是在变化的是相对引用；

而随着公式位置的变化所引用单元格位置不变化的就是绝对引用。

下面讲一下“C4”、“$C4”、“C$4”和“$C$4”之间的区别。

在一个工作表中，在C4、C5中的数据分别是60、50。

如果在D4单元格中输入“=C4”，那么将D4向下拖动到D5时，D5中的内容就变成了50，里面的公式是“=C5”，将D4向右拖动到E4，E4中的内容是60，里面的公式变成了“=D4”。

现在在D4单元格中输入“=$C4”，将D4向右拖动到E4，E4中的公式还是“=$C4”，而向下拖动到D5时，D5中的公式就成了“=$C5”。

如果在D4单元格中输入“=C$4”，那么将D4向右拖动到E4时，E4中的公式变为“=D$4”，而将D4向下拖动到D5时，D5中的公式还是“=C$4”。

如果在D4单元格中输入“=$C$4”，那么不论你将D4向哪个方向拖动，自动填充的公式都是“=$C$4”。

原来谁前面带上了“$”号，在进行拖动时谁就不变。

如果都带上了“$”，在拖动时两个位置都不能变。

设置打印区域

在计算数据时经常会用到一些辅助的单元格，我们把这些单元格作为一个转接点，但是又不好删除，此时可以设置一个打印区域，只打印对我们有用的那一部分数据：

选择要打印的部分，打开“文件”菜单，单击“打印区域”项，从子菜单中选择“设置打印区域”命令，在打印时就只能打印这些单元格了，单击“打印预览”按钮，可以看到打印出来的只有刚才选择的区域。

图13：

打印区域的设置

单击“关闭”按钮回到普通视图，选择“文件”菜单“打印区域”子菜单中的“取消打印区域”命令就可以将设置的打印区域取消了。

键盘浏览

当工作表覆盖了多个窗口时，用户就会迫切地需要有一种快捷的方法来找到目标单元格，下面举几个简单的例子：

表1：

移动到

组合键

注意事项

当前单元格

Ctrl+Backspace

在当前单元格移动到屏幕之外的时候使用这个快捷方式

当前行的起始位置

Home

工作表的起始位置

Ctrl+Home

向上或向下移动一个屏幕

PageUp或PageDown

向左或向右移动一个屏幕

Alt+PageUp或Alt+PageDown

窗口的左上角

在滚动锁定时，按Home键

窗口的或下角

在滚动锁定时，按End键

公式审核

使用公式审核功能，能够获取关于所使用公式的详细信息：

包括参与公式计算的单元格，公式错误信息，公式求值等。

图14：

要使用公式审核，首先需要打开公式审核工具条（具体的方法为：

在EXCEL工具栏上的空白处点击鼠标右键，选择公式审核）；

然后选择包含公式的单元格，点击公式审核工具条上的对应按钮获取相关信息

3常用函数

Excel提供了大量的函数对数据进行处理，根据功能的不同分为几个大类：

统计函数，字符/字符串处理函数，查找函数，逻辑函数等。

每一类函数都提供了丰富的功能。

此处就经常用到的函数进行简单的介绍。

Vlookup函数

在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。

这是一个查找并根据查找结果提取所需值的函数，也是我们最常用/最重要的函数。

没有它，可以说我们就无法处理数据。

函数格式：

VLOOKUP（lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup, 

false/true）

参数解释：

Lookup_value 

为需要在数组第一列中查找的数值。

Lookup_value可以为数值、引用或文本字符串。

Table_array 

为需要在其中查找数据的数据表。

可以使用对区域或区域名称的引用，例如数据库或数据清单。

Col_index_num 

为table_array中待返回的匹配值的列序号。

False/true:

根据数组的第一列是否排序来决定。

通常都为FALSE

Vlookup可以在同一表格，不同表格，不同工作薄之间进行查找。

但是不同的使用方式需要进行一些特殊的处理。

HEX2DEX/DEC2HEX函数

这个两个函数完成十进制，十六进制之间的互相转化。

当进行双频网优化时非常的有用，因为NOKIA/ERICSSOCGI使用十进制，而华为使用十六进制。

（缺省不加载，需要手工加载函数库）

MID函数

从一个字符串的某个位置开始提取指定长度的字符串。

经常用于提取基站名称，小区LAC/CI等。

LEFT/RIGHT函数

从一个字符串的左/右边开始提取指定长度的字符串。

也经常用于提取基站名称。

MAX/MIN函数

提取指定行或者列中的最大或最小值

SUMIF/COUNTIF

对满足一定条件的数据进行求和或者记数

SUMIF格式

SUMIF（range,criteria,sum_range）

Range 

为用于条件判断的单元格区域。

Criteria 

为确定哪些单元格将被相加求和的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。

例如，条件可以表示为32、"

32"

、"

>

或"

apples"

。

Sum_range 

是需要求和的实际单元格。

Countif函数使用和SUMIF函数基本类似

实例：

根据基站是否开通统计割接TRX数目（使用SUMIF），统计割接小区数目（使用COUNTIF）

if

条件判断函数。

Large

提取指定数组中的第N大值。

在实际工作中，通常不是一个函数的单独使用，某一项操作有可能需要多个函数结合在一起使用才能完成。

同时公式的灵活使用对效率也有很大影响。

这都要通过多用，多实践才能够提高。

Sumproduct函数

在给定的几组数组中，将数组间对应的元素相乘，并返回乘积之和。

SUMPRODUCT（array1,array2,array3,...）

Array1,array2,array3,...为2到30个数组，其相应元素需要进行相乘并求和。

说明：

数组参数必须具有相同的维数，否则，函数SUMPRODUCT将返回错误值#VALUE!

函数SUMPRODUCT将非数值型的数组元素作为0处理。

图15：

公式

宏的使用

Excel还支持宏，通过编写宏就可以控制Excel，实现Excel中没有提供的或者是我们需要的一些特殊功能，并且通过宏，也可以使一些常规处理自动化，从另外一个方面也提高了工作效率。

宏可以分为两种：

1内嵌于EXCEL中，通过ALT+F8来运行。

这样的宏没有用户界面，不能够接受用户输入和响应用户操作，不够灵活，与用户的交互性不够，一般为了特殊确定的用途编写。

2具有用户界面（也就是窗体）。

这样的宏能够接受用户，输入，根据用户的不同行为执行不同的代码，展示给用户不同的结果，运行灵活，具有较强的交互性和可定制性。

图16：

带用户界面的宏

宏组成结构的简介

宏是用VBA来编写，也就是说它的语法完全是VB的语法。

简单的说，一段宏就是一个过程或者函数，由变量，表达示，语句构成。

如下

'

DetermintewhethertoallowUpdatecellInfo

PrivateSubCheckBox2_Click（）

Dimcasinteger

Ifc=0Then

CommandButton4.Enabled=True

c=1

ElseIfc=1Then

c=0

CommandButton4.Enabled=False

EndIf

EndSub

所以要学习使用宏，必须要知道VBA支持那些变量，如何声明变量，如何组成表达示，有那些语句，每个语句的语法与规则是什么。

如何编写宏

1使用录制宏的方式，然后根据实际需要做一些改动。

2使用EXCEL提供的VBA开发环境从空白开始编写

VBA的开发环境如下图：

图17：

VBA的开发环境

对于开始学习宏的人来说，可以在已经熟悉了VBA相关语法的基础上，自己录制一些简单的宏，然后在VBA开发环境中打开这些宏，看看系统是如何通过代码来实现一些特殊功能的。

4总结

以上只是针对EXCEL的一些常用操作技巧，常用函数进行了简单的介绍。

EXCEL是一个实践性很强的工具，需要多使用，多总结才能提高。