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浅谈对办公室文秘工作内容的认识
我在企业从事办公室秘书工作已有数载，多年来的办公室工作使我深深认识到，办公室是一个单位的行政指挥中心，是一个单位的窗口，是集行政、文字、信息、办公用品管理等工作的综合科室，事情琐碎而繁杂，担负着参与政务、管理事务、综合服务的任务。
就我个人而言，起草各种文字材料是我工作中的一项重要内容，下面，我想就这方面的工作谈几点自己的浅显认识。
一、起草文字材料是一项艰苦的脑力劳动
起草材料之前，首先需要弄清领导的意图，然后精心构思，认真思考，阅读大量的相关资料，才能投入写作，一份文字材料，往往要经过多次修改才能完成。
起草文字材料是一项艰苦的脑力劳动，有时材料要得急，为了赶写材料，经常需要加班加点，打通宵、“连轴转”都是家常事。
当别人休息娱乐或已进入梦乡的时候，往往是文字秘书伏案写作、紧张工作的时间。
而且，这种超负荷的劳动不分“淡旺季”，是常年不断的疲劳战。
因此，如果没有吃大苦、耐大劳的精神，是干不了、干不好文字秘书工作的。
这项工作虽然劳累辛苦，但苦中也有甜。
每当一份材料完成得到领导的肯定和赞许时，每当自己的思路和观点被领导所采纳，都是文字秘书最高兴和最欣慰的时候。
其实只要自己的劳动被组织、被领导、被同事所认可，对企业的发展有益，那么，所有的苦和累就都是微不足道的了。
二、做好服务是文秘工作者的一项基本工作
文秘工作是一项辛苦又光荣的工作，为领导、为基层、为职工服务，是企业文秘人员的天职。
不管是起草文件、撰写讲话稿，还是搞行政服务工作，它的成绩和效益都不会非常明显。
因此，文秘人员必须要提高自己的思想境界，树立不为名、不为利、埋头苦干、无私奉献的精神，甘当“无名英雄”。
这很容易使一些同志对自己工作的价值产生疑惑，认为文字秘书的岗位太普通，太平凡，做不出什么大的成绩。
的确，文字秘书的岗位是普普通通、平平常常、不引人注目的，但这并不能说明文字秘书的工作不重要，更不能说文字秘书不能有大的作为。
众所周知，对于企业来说，大到各项方针政策的制定，小到每项具体工作的组织实施，都离不开文字工作。
文字秘书所写的文字材料首先必须充分体现领导的意图，这是由办公部门的性质所决定的，但并不排斥文字秘书个人创造性的发挥。
在不背离领导意图的前提下，文字秘书完全可以把自己经过学习思考、调查研究形成的思想观点融入到材料之中，提供给领导做决策参考。
因此，从事文字秘书工作的同志，要正确地看待自己的工作岗位，立足于本职工作，自觉为领导和其他职能部门做好服务。
三、做好保密工作是对文秘人员的一项基本要求
一个文秘工作者，经常会接触到本单位的机密。
因此，文秘人员必须时刻保持清醒的头脑，做到不该说的“守口如瓶”，不该做的“纹丝不动”。
在工作中，还要防止计算机、传真机等办公设备的泄密，决不能把领导讨论未决的事情泄露出来，给单位工作造成被动。
因此，一个文字秘书工作者，作为领导与职工、领导与各部门之间联系的桥梁，一言一行，都直接或间接地影响到单位的形象。
文秘工作的这种特殊性，要求每一个文秘工作者应当认真学习，自觉加强思想、作风修养。
同时，还必须具备以下素质：
一是牢固树立忠诚的思想。
要忠实于企业，诚实做人。
文秘人员的品德优劣直接关系到工作大局和领导在职工中的形象。
因而具备忠诚的品德尤为重要。
文秘工作者在任何时候都要作风正派、光明磊落，做老实人，办老实事，说老实话
二是牢固树立敬业的思想。
要热爱本职工作，忠于职守。
文秘工作岗位重要，责任重大。
只要每位文秘工作者树立了正确的人生观、价值观和从业观，不断增强做好文秘工作的责任感和光荣感，把做好自己的本职工作作为崇高的职责，尽心尽力，爱岗敬业，就一定能够在平凡岗位上做出成绩来。
三是牢固树立奉献的思想。
要不计较个人得失，具有任劳任怨的工作精神。
文秘工作繁杂，辛苦，应当甘于吃苦，乐于奉献，埋头苦干，坚持做到以事业为重，工作为重。
四是养成踏实的作风。
要坚持实事求是的工作态度。
不论办文、办事，还是进行信息调研、督促检查，都要从客观实际出发，反映的问题，都应是真实可靠的，决不能道听途说，凭主观臆断。
五是养成高效的作风。
要力求事半功倍的工作效率。
文秘工作的重要地位和作用，要求文秘人员的工作应当是高效的，文秘人员应当树立效率的观念，具有雷厉风行的作风、科学的组织能力，以保证工作任务的圆满完成
办文是办公室工作的“三大件”之一，只有文字水平提高了，文字工作做好了，办公室的参谋辅政、政务服务等职能才能更好的得到发挥，才能确保机关的政令畅通、运转高效。
然而，要真正提高文字工作水平并不是一件容易的事。
它需要文字工作人员有广博的文化知识，深邃的道德素养，高度的敬业精神和娴熟的写作技巧。
俗话说：
聚沙成塔，水滴石穿。
办公室文字人员如何才能熟能生巧、落笔成章，全面提高文字工作能力，我认为主要是要敏学。
古人曰：
“敏而好学，不耻下问。
”学习是我们日常生活中的大事。
一般来说，大多数从办公室出来的文字材料都是起点较高、政策性较强，具有相当的广度和深度；
加上有的材料还是临时交办，要求几天甚至几小时就得交稿。
这时，如果办公室文字人员没有一定的笔才和练达的素材，将难以满足工作需要。
古人有云“不学无以广才，不学无以成才”。
学习是办公室文字人员提高工作水平的基础和保障。
因此，办公室文字人员要十分注重敏学。
首先，要勇于发扬“钉子”精神，善于挤时间学习。
克服办公室岗位特殊、工作繁重、平时难以集中时间系统学习的实际困难，保持应有的韧劲、拼劲和钻劲，时刻把学习挂在心上，挤时间看书看报、上网阅读，把学习巧妙地寓于工作之中，在学习中干好工作。
其次，要拓宽学习知识面，不断丰富学习内容。
“书到用时方恨少”。
对于办公室文字人员来说，没有什么知识是无用的，没有什么是不可学的。
古今中外、天文地理、科教文化、民俗谚语、正反事例等等，无所不容，无所不包。
只有学得多、看得多，想问题才会全面，看问题才会深刻，写材料才有深度。
第三，要避重就轻，讲究学习方法。
每个人的时间和精力都是有限的。
文字工作要求我们成为一个博学多才的“杂家”。
结合办公室工作实践，通过通读、摘读、精读相结合，博览多学，兼收并蓄，不断提高自身的文字表达能力、政策理论水平和专业知识，从而不断增强写作的预见性和创造性。
二是要博采。
也就是说办公室文字人员平时要十分注重广泛收集，点滴积累写作素材。
荀子在《劝学》中提到：
不积跬步，无以至千里，不积小流，无以成江海。
办公室文字工作人员只有平时大量积累素材、吸收素材，才能做到丰富词汇量、拓宽知识面、突出新颖性，起草的材料才会文笔生动、言之有物，不至于单调枯燥、陈旧老套。
我们要采取集腋成裘的方法，像蜜蜂采蜜一样，点滴收集，广采博取。
第一，要有层面性。
重点做好路线、方针、政策等理论知识的积累，广泛收集政治理论书刊、党报党刊发表的理论文章和领导讲话等，掌握政策依据，把握政治路线，有针对性的为我所用，避免出现写材料凭感觉、讲错话的现象。
第二，要有灵活性。
收集素材是一项非常繁琐的工作，要想收集到全面、有价值的素材，必须灵活运用多种方法，多渠道、多角度、多形式的吸收、归纳和整理。
对报刊、杂志上看到的名篇佳句、名言警句、新颖观点，可以复印或剪贴下来，列出条目、标注出处，以备参考；
对经常用到的地方情况、产值收入及本单位、本行业的经济运行情况、增长数据，可以用图表或表格的方法进行记载，确保使用时一目了然；
对网上出现的信息资料、短信语言、BBS评论，必要时可以下载，丰富资料库。
第三，要注重针对性。
尤其要细心留意，仔细观察本行业、本单位的发展情况、重大决策和重大事项的信息动态，从而把握事件的前因后果、来龙去脉。
要做日常工作的有心人，利用各种机会、各种场合，留意收集领导的讲话、指示，紧跟领导思路，把握领导意图，了解领导用语风格，从而总结提炼出对全局工作有指导意义的观点和看法。
三是要善思。
“学而不思则罔，思而不学则殆”。
思考的过程本身就是学习过程的继续和深化，也是提高文字工作水平的重要途径。
勤于思考、善于思考有助于我们把平时所听、所看、所学转化为知识和能力，促进文字功底的升华。
第一，要学会换位思考，提高思维层次。
善于对接领导思路，吃透上情，掌握下情，有的放矢，融会贯通，把握方向；
善于逆向思维、多向思维，对眼前发生的每一件事情，多想几个为什么，不主观武断，不人云亦云；
善于多角度观察，从共性中找出个性，从个性中把握规律。
只有站的高，想的问题多，写的文章材料才能磅礴大气、见解独到、思维缜密。
第二，要学会比较借鉴。
有比较才见差距，有借鉴才有进步。
提高办公室文字工作水平必须善于总结，善于自己和自己比较。
要经常对自己写作的过程进行分析评价，经常对文稿起草工作认真回顾、分析和总结，尤其要反复揣摸、思考领导修改过的稿件，从而准确把握领导的思路和语言风格。
只有通过横向和纵向对比，才能发现问题，找出差距，悟出道理。
要敢于学习借鉴他人的好经验，好笔法，这也可以说是一种立体的比较。
他山之石，可以攻玉。
通过立体对比，仔细揣摩，心得和体会自然会加深，对文字材料的把握也将会从感性认识上升到理性认识。
四是要勤践。
办公室工作部分是服务性的，文字工作也一样。
当前，产业集团已进入重要调整时期。
面对不断出现的新情况、新问题、新矛盾，文字人员仅仅靠闭门思考是远远不够的。
古人说得好：
纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行。
要提高办公室文字人员的以文辅政水平，还必须深入基层，深入实践，调查研究，详尽地掌握第一手资料。
首先，要突出重点，要结合本行业、本单位、本阶段的工作热点、难点和疑点、盲点、亮点问题有的放矢进行调研。
其次，要做到深入，真正“沉”下去。
深入基层，与不同岗位的干部群众多沟通、多交流，倾听他们的呼声，采集他们的建议，从中挖掘出有价值的东西，汲取营养，丰富自己。
第三，要实事求是。
办公室文字人员搞调研的目的是为领导决策服务的，这就要求调研的结果必须准确、真实、全面。
在调研过程中，我们决不能以主观想象为准，要腿勤、嘴勤、手勤，多听、多问、多思，深入细致的探讨，全面辩证地分析，以客观事实为根据，去粗取精，去伪存真，洞察事物的本质，把握事物的内在联系。
五是要深耕。
“常看胸中有本，常写笔下生花”。
文字写作能力的提高，不是一日之功，也没什么捷径可走，关键在于勤学多练，不断地积累写作经验，探索写作技巧，只有这样才能做到厚积薄发、倚马可待。
首先要用心。
思想是行动的先导，文字材料的写作是一种创造性的脑力劳动，其本身就是能力不断积累提高的过程。
因此，对于各种写作任务，无论是草拟公文、讲话报告、汇报材料，还是通讯报道、信息稿件，都要把它当成一次练笔的良机，专心致志，一丝不苟，尽可能写出有份量、有价值的文稿。
其次要精心。
按照主题突出、层次分明、结构严谨、立意新颖、文字简练的要求，谋篇布局，精心组织，字斟句酌。
要注意把突出主题摆在撰写材料的首位，围绕材料的目的和用途，谋篇布局，分清重点。
古人常说：
意犹帅也。
主题明确了，文章材料就等于写好了一半。
要注意讲究结构，做到层次分明。
好的结构对突出文章的主题内容起着关键的作用。
写完材料后，要尽可能地反复读几篇，看是否文通字顺，是否重复累赘；
对拿捏不准的词语，要反复推敲，看是否有更好的词语可以替代。
最后还要做到细心。
一方面留意各种材料的文种、结构和格式，既领会其“神”，又留意其“形”；
另一方面也要对写完的公文、材料进行细心的校对，找出笔误或纰漏。
1、通过多方渠道了解大公司的招聘信息；
2、有针对性的对其岗位要求进行分析（也就是要看公司需要什么样类型的人才，一般岗位要求上都会注明精通什么，了解什么，熟悉什么等等）；
3、对号入座。
可能有些工作细则你并不太了解，但你要“知其然”，也就是扩大你自己的知识面。
比如知道现在很多大的公司都在用的一些软件（如ERP等），不知道不要紧，但一定要听说过，或者有过一点的了解。
4、另外，大公司制度相对比较完善，分工也很细，还有良好的培训机制。
在招聘的时候往往将门槛抬得比较高，只要你冷静应战，将以前在小公司里学习过的东西再深化，自信地去面对。
相信你会有所收获的。
。
因时间的关系，就写到这吧。
文秘人员有三种境界：
一是能成把手；
二是能成把好手；
三是能成把高手。
高手的标志，有三个方面：
一是深厚的思想功底；
二是精准的服务功能；
三是扎实的文字功夫。
还要把文秘这项职业当成一种事业来干，才能成为高手。
我从“思想功底”这个范畴，和大家交流一下对文秘工作基本理念的理解。
一、角色理念。
三句话——当好参谋，不瞎掺和；
当好助手，不乱插手；
当好枢纽，不找别扭
（一）当好参谋，不瞎掺和
文秘人员最重要的角色，就是领导同志的参谋。
当好参谋不容易，不瞎掺和也不容易。
当好参谋有四个标志：
1、备领导之未备，要什么有什么。
作为文秘人员，给领导同志当好参谋，要做的工作很多。
但是，特别要注重一点：
一定要准备好领导同志没准备、没空准备的东西。
比如，上级领导到某个单位检查指导工作，本单位的领导同志就要问文秘人员：
上级领导最近在上边开了几次会议？
在会议上提出了哪些主要观点？
这些方面的信息、材料，我们的领导同志不清楚，也没准备，但是文秘人员必须有这个准备，将这位上级领导最近开了什么会议，在会上提出了什么观点，一一向单位领导汇报清楚。
这样，单位领导与上级领导汇报对接工作时，就主动，就方便。
这就是“要什么有什么”。
再比如：
文秘人员对上级党委政府的政策、法规，指导当前工作的一些重要文件的核心内容等，都要做到心中有数。
单位领导在调度、安排部署一项工作时，往往会问文秘人员：
这项工作，国务院、省里都有什么规定？
文秘人员就得“要什么有什么”，给领导同志提供好材料，保证工作部署的准确性、权威性。
还有，文秘人员陪同领导同志到基层调研，所到单位的基本情况、单位负责人的特点等等，文秘人员必须都要掌握，向领导提供准确的情况。
以上，就是讲“备领导之未备”，领导同志向你要什么，你就有什么，就能提供什么。
2、想领导之未想，用什么有什么。
有些同志问：
领导比文秘人员水平高，也有想不到的东西？
有。
如果领导同志什么都想到了，那就不用参谋、不用文秘人员了。
因为领导关注的层面不同，所以肯定有些东西没有想到，或想的不全面。
“想领导之未想，用什么有什么”，要求文秘人员要有超前思维这样一种习惯性的思维方式。
要当好参谋，必须“想领导之未想”，超前思维，领导同志应该想到的东西你先替他想了，领导未想到的你也替他想到了。
到时候，领导同志“用什么有什么”。
比如，上级领导、基层同志、其他同志经常会问文秘人员，最近某某领导同志在忙什么？
你说不知道、不清楚，这怎么可以？
如果你真的为领导同志当好“高参”了，那么领导同志最近做些什么、干些什么，你必须拿出一个工作安排预案。
这个预案可以是一个周的工作安排，也可以是一个月的工作安排，应该安排得大体准确。
领导同志确实没有去想近期应该忙些什么，干哪些大事，但你得去想，拿出工作预案后，请领导同志拍板。
这样，你就可以按照这个方案为领导同志服务。
再比如，突然接到上级领导要来视察或检查指导工作的通知，作为文秘人员得到这个信息后，首先要替领导同志想到他未想到的问题，诸如领导人数、人员组成、有没有女同志、有没有少数民族干部、领导同志为本地做过哪些工作等等，都要了解掌握，便于领导同志心中有数。
3、提领导之未提，问什么有什么。
文秘人员经常会遇到这些情况，比如：
要向上级报告某项工作，领导同志会问：
这个报告内容怎么写、怎么讲？
领导同志脑子中已经有些思考，但有些问题不适合先提出来，或者说从他这个角度提出来确实有些难度。
这个时候，文秘人员事前必须有过自己的思考，向领导同志报告：
这个事情是怎么样的过程，什么样的结果，应该按照什么样口径报告。
用自己的思考来“提领导之未提”。
再如，上级就某项工作组织一次出国考察活动，安排你单位一个出国名额，单位有三位副职领导都想去，究竟安排谁去，主要领导同志很不宜先表态。
这个时候，文秘人员就得解领导之围，提出参谋意见：
因为这次出国是考察某项工作，某某领导分管这项工作，回来后还要推进这项工作，应该安排分管领导出国考察。
主要领导根据你的提议，再定下来就比较得体了。
其他领导同志因为不分管这项工作，不出国也不会有多大意见了。
还有，下级呈送了一份申请资金扶持的报告，由于财力紧张、保重点建设项目等原因，不能拨付这部分扶持资金。
这件事主要领导不好提，但文秘人员可以提，在请示报告上写上“因某某原因，不宜拨付，请领导批示”的拟办意见。
这就是给领导同志当参谋，“提领导之未提，问什么有什么”。
4、用合适的方式参谋，怎么合适怎么当。
平时，我们都有一些合适的方式在运用，比如：
提报调查报告，这是当参谋的一种合适方式，可以最大程度地发挥给领导同志当参谋的作用，你的思考、你的建议，都可以在报告中表达出来。
再一个方式，为领导撰写工作报告和讲话稿，你觉得领导同志说什么合适、应该说哪些内容，你都可以写进工作报告和讲话稿中去。
还有，可以用客观的文字信息为领导提报工作动态，参谋的作用也非常明显。
也可以在领导征求意见的时候，表达自己的思想、观点。
文秘人员不能不长眼色，“盲人瞎马”。
比如：
领导同志由于一件不愉快的事情，正在心情很烦躁的时候，你拿着一大摞文件、材料向他汇报。
换位思考一下，如果你在这个时候能看进去？
还是能听进去？
再有高见，建议再好，这个时候的时机不合适。
文秘人员要把握时机，要有眼色，用合适的方式为领导进言，给领导当好参谋。
瞎掺和的几种表现：
1、用个人的主观意志左右领导的决策。
文秘人员一定要有角色意识，你就是处在参谋岗位上，不是处在统帅岗位上。
你可以用自己的思想、观点乃至个人的人格、品行来影响领导同志，但是，你不可以用个人的主观意志，去左右领导的决策。
在有些情况下，领导同志在会议上、公开场合上拍板决策一些事情，这个时候，文秘人员不可以用自己的观点去干扰领导同志的决策，不可以用自己的意志去扭曲领导同志的决策，更不能以自己私利去干扰领导同志的决策。
当领导同志根据上级精神，研究如何清退借调、聘用、临时人员的时候，你作为文秘人员，恰恰有一个借调或聘用或临时人员是你的亲戚，就因为这一点，你去干扰领导同志清退借调、聘用、临时人员的决策，是很不合适的。
2、“戴有色眼镜”向领导进言。
向领导同志提出意见和建议，是文秘人员份内的事情，但是错就错在“戴着有色眼镜”向领导同志进言。
这就是瞎掺和。
要向上级推荐一个先进典型，领导同志要文秘人员根据实际情况提报，因为这个先进典型有奖励，你就把在这项工作中一直走在前边的单位“扣”下了，把另外一个单位推荐上去了。
为什么这么做？
因为另外一个单位的负责同志是你的亲戚。
这样做是不可以的。
本单位要提拔一名干部，你不能因为向领导进言方便，就把对这个同志的偏见，向领导同志进言。
这是违反文秘人员政治道德的。
3、打着领导的旗号胡乱表态。
个别文秘人员到处找机会、找场合表现自己，特别是打着领导旗号，说：
某某领导说了，这件事情是这么一会事，应该怎么怎么办，你们去办好了。
这样做，不仅不妥当，也给领导同志带来不良影响。
文秘人员应该守本分才行，不能在当文秘人员的时候，就打着领导旗号胡乱表态、发号施令。
这样下去，领导同志就不支持了，基层同志也就不信任了。
因为表态以后需要兑现，你兑不了现；
你想兑现，领导同志又不知道，你就得撒谎、蒙骗，把自己的心态一步一步地推向了不健康的心态。
（二）当好助手，不乱插手
文秘人员是领导同志的助手，秘书的含义就是助手。
当好领导同志的助手，成为左右膀臂，不容易。
当好助手有三个标志：
1、高效率办事。
在领导同志身边工作，要做的主要工作就是协调、调度、督查、反馈。
根据领导同志的统一安排，在某项工作推进和开展中，文秘人员必须高效率地帮助、协助领导同志搞好协调、抓好调度、跟踪督查、适时反馈，在领导同志要求的时间内，来推进工作落实，做好要做的事情。
这里，特别强调是反馈的问题，向领导同志反馈工作推进和完成情况。
我们许多文秘人员在这个环节上不是太重视、太注意，还经常把“不善于向领导汇报工作”这句话挂在嘴边，说这是自己的缺点。
其他任何人都可以有这个缺点，惟独文秘人员不可以有。
领导同志安排的若干事情，就是因为我们没有发挥及时、适时反馈的作用，致使领导不知情，工作推进迟缓，任务落不到实处。
文秘人员在这个方面应该说责无旁贷，推脱不了责任。
或者说仅仅是你掌握了情况，或向分管领导汇报了，就认为万事大吉了。
大家一定要注意，你作为秘书，是这个领导集体的秘书，你对这个集体的主要领导负责，所以，只要领导同志有安排、有部署、有交代，工作推进到什么程度，任务完成到什么情况，你必须及时、适时地反馈，这是你的责任，千万不要再以“不善于向领导汇报情况”去搪塞自己的失误。
所以，提醒大家注意，要向领导同志适时反馈工作推进情况。
2、高水平办文。
文秘人员一项主要工作，就是要为领导起草工作报告、讲话材料、各类文件，做好各类会议的记录。
这方面的要求，一般化的起草也行，高水平的起草也行。
如果领导同志不在意，或者这个班子的水平就是一般化，那么你一般化的服务也行；
如果领导同志水平很高，这个班子的整体素质很高，你没有高水平的办文能力是肯定不行的。
至于如何高水平办文，培训班邀请了许多行家能手来专题讲授，我在这里就不讲了。
3、高标准办会。
办会非常能展现出一个文秘人员的综合素质和协调能力。
会前筹备，要准备哪些事情；
会中组织，要做哪些事情；
会后落实，要抓哪些关键。
提醒大家一点，就是会后落实的问题，这确实是一个容易让领导同志和文秘人员忽略的问题。
一个会议结束后，领导同志会又有一个新的会议、又有新的公务活动、新的工作，很难有时间、专门就这个会议的贯彻落实情况去抓调度、抓落实。
会后落实的责任，义不容辞地落到了文秘人员头上。
要通过现场调度、跟踪督察、电话了解、面对面沟通等多种形式，掌握会议贯彻落实情况，适时向领导同志反馈，便于领导同志及时掌握情况，研究新的对策，继续推进工作。
会议落实问题，是我们公务活动中的一个薄弱环节，这个环节之所以薄弱，与文秘人员的作用有很大关系，所以文秘人员要负起这个责任来。
乱插手的表现：
1、插手人事。
文秘人员当好助手，两只手一齐忙活，能忙活好了也行。
留一手不行，可怕，领导同志不敢用你；
多一手也不行，可恨，净给领导添乱。
多一手不是“三
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