LHQP001文件控制程序文档格式.docx
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4.4《质量记录》（四级文件）既指记载各项作业结果所用之表格或表单（含盖各部门各阶段的表格或表单）又可以作为证明质量管理系统执行及维持有力证据之文件（如：
《生产日报表》、《检验记录》、《报告》等）。
4.5外来文件指公司所确定的策划和运行质量管理体系所需的相关方提供之规格、图片或本公司采用适用产品的国家或国际法规、标准等。
5内容
5.1文件控制作业流程（附件一）
5.2文件作成、审核、批准
5.2.1因业务需要及组织要求，由相关责任部门指定专人以各级文件标准格式制订。
5.2.2各级文件之制订、发起与修改需经相关责权人员或上级之审核批准，如经授权其代理人可代为审核及批准（具体权限见表）。
文件等级
包含内容
编制
审核
批准
一级文件
《质量手册》
品质部主管
管理者代表
总经理
二级文件
《程序文件》
各责权部门
总经理或其授权人
三级文件
《产品检验规格》
《检验标准》
工程部/品质部
工程部主管/品质部主管
部门主管
（工程文件）
《外购通知书》《BOM》《图纸》《工模图/表》
《喷油/移印明细表》
工程部
工程主管
《作业指导书》
工程部或各使用部门
《机器设备保养指导书》
行政部或各使用部门
行政部
四级文件
《质量记录》
各相关部门
相关部门主管
部门负责
5.3文件格式
5.3.1一、二级文件皆由“文件封面”（附件二）文件正文（附件三）构成，三级文件视需要而定，但需包括“档案名称、编号、版次、生效日期”等内容，四级文件只需要在收集时编制索引即可，其封面略去。
5.3.2所有二级文件之书写内容及格式：
目的、适用范围、职责、定义（必要时）内容、相关（或参考）文件资料、表单、附件。
5.3.2.1第二级文件章节编目排版格式如下：
内容、要项、小节、细节。
5.3.3第三级文件格式视需要而定。
5.4文件的编号系统
5.4.1所有文件均需要按照文件编号管理且不能重复。
5.4.2公司质量手册编号为LH-QM-01，“LH”为公司代号，“QM”代表质量手册，01为序号：
质量管理程序文件编号原则为LH-QP-XXX，“LH”为公司代号，“QP”为程序文件，XXX为文件的流水号。
5.4.3三级文件编号原则见相关三级文件规定。
5.4.4受控表单编号原则见相关三级文件规定。
5.5文件的分发
5.5.1一、二、三级文件初次发行由文件制订部门按照文件编号系统对文件编号，由该文件相关责任人审核、批准后文控发行，其中工程文件由工程文员发行，文控/工程文员在每份受控文件右上角或相应位置盖“受控文件”蓝色章（附件四）。
5.5.2二、三级文件文控/工程文员需制定《受控文件总表》，文控/工程文员将文件发出需即时更新。
5.5.3文控/工程文员将收到经审批之文件的原件后盖“受控文件”章发行，各部门文件丢失，需写《文件申请单》经管理者代表或总经理批准后，由文控/工程文员盖“受控副本”章发行。
各部门主管/文员或其代理人员接收文件时在《受控文件发放签收记录表》中“签收人”栏签名，表明已接收。
5.6文件的修订、报废、回收
5.6.1因公司运作需要或国际标准修改要求，需进行程序文件修订、废止，由原编制审批人进行编制审批。
5.6.2文件的修订完成后依5.5条款作业。
5.6.3文件的回收：
文件修订一律由文控依分发记录收回各使用部门旧款文件，工程文件由工程文员依分发记录收回各使用部门旧款文件，如为文件报废则由文件编制部门填写《文件报废通知单》交文控/工程文员，文控/工程文员依分发记录收回各部门报废文件，回收时应注意数量及内容之完整性，同时在《受控文件发放签收记录表》注签，因破损、字迹模糊之文件则由文控中心回收后补发。
5.7文件的保存与销毁
5.7.1各类文件之保存与颁布的一、二、三级文件之原稿均由文控中心列账保管，其中三级文件之工程文件由工程部列账保管，各部门接收到文控中心或工程部配发之受控文件，需由专人保管，质量记录则由各责任部门保管。
5.7.2印章之保管
5.7.2.1因业务需要制作印章时，由文控中心根据各需求部门要求统一申请购买，参照关于《物控控制程序》，购回印章后分发需求部门，各需求部门领用时需在《印章管理表》上签名。
5.7.2.2印章的销毁，按5.6条文作业，文控中心应登录在《印章管理表》上。
5.7.3文控/工程文员对旧版保留文件与有效文件分开集中保管。
5.7.4文件保存期限：
所有一、二级文件“O”版永久性保存，其后变更保留到最新版之前一版本即可。
三级文件视其需要而作适当保存，凡旧版文件保存均需在文件上加盖红色“旧版保留”印章（附件七），表单记录保存期视乎需要，可参考《质量记录控制程序》执行。
5.7.5文件的销毁：
各部门回收之旧款废止文件，由文控中心盖红色“作废文件”章，作资源回收使用或销毁（机密文件不作资源回收及直接销毁），如文件原件及质量记录销毁则由文控中心或质量记录保存部门填写《文件销毁记录单》，由经理批准后销毁。
5.8文件档案的管理
5.8.1现场使用之文件，须置于便于查阅之场所，各级文件不可乱放，受控文件与不受控文件档案予以区分、标识。
5.8.2经发行之受控文件，使用部门人员因工作或学习需要可以查阅，但不得在文件上划线、加注涂改内容，文件使用部门不得自行影印或列印受控文件，若因业务需要补发文件或文件因遗失、缺页、破损、字迹不清不能使用时，需填写《文件补发申请单》，经用部门主管审核、总经理批准后由文控中心影印并盖章分发，受控工程文件由工程部影印并盖章分发，表格为印刷类，则由货仓根据各部门需求统一填写《购物申请单》经经理审核后交物控部按《物控控制程序》作业购回入库，由使用部门到货仓自行领取。
5.8.3各使用单位应核对其使用之文件是否为最新版次，若有异处，及时联络文控中心调整。
5.9外来文件之控制
5.9.1所有外来文件（包含）法律法规由相关部门主管审批使用，由文控中心登录分类，原稿留存文控中心，如外来文件为电子媒体原稿，只需保留于磁盘上即可。
5.9.2文控中心按资料性质将客户资料分为受控文件和非受控文件，按规定分派给指定部门并记录在《客户资料清单及发放记录》上，具体分发如下：
客户资料
图纸
工程资料
检验标准
签办
投诉报告
其他
性质
受控
非受控
分发部门
工程、工模、品管
工程、品管、生产
工程、品管
品管
按需要
5.9.3为保持外来文件的有效性，经理应保持与有关主管部门的联系，并在每年的管理评审，由管理者代表组织各部门主管对外来文件的有效性进行审查。
6相关文件
6.1《质量记录控制程序》
6.2《物控控制程序》
7表单
7.1《受控文件总表》
7.2《受控文件发放签收记录表》
7.3《受控文件销毁记录表》
7.4《受控文件增领更改借阅取消申请及通知单》
7.5《受控文件清單及發放範圍一覽表》
7.6《文件报废通知单》
7.7《工程文件发放签收记录表》
8附件
8.1文件控制作业流程图
8.3一、二级文件封面格式
8.3一、二级文件正文格式
8.4受控文件章
8.5受控副本章
8.6非受控文件章
8.7旧版保留章
8.8文件作废章
附件一：
附件二：
兴均祥五金塑胶（深圳）有限公司
文件编号
LH-QP-001
发行日期
年月日
文件名称
文件控制程序
实施日期
版本
版
页次
第页，共页
1.目的
2.适用范围
3.权责
4.名词定义
5.内容
6.参考文件
7.表单
8.附件
受控印章
序号
版本
更改内容
1
2
3
4
5
6
7
8
9
制订
附件三：
版次
页码
第页，共页
附件四：
受控正本章（蓝色）
附件五：
受控副本章（红色）
附件六：
非受控印章（红色）
附件七：
旧版保留章（红色）
附件八：
作废文件章（红色）
附件九：
受控文件总表
生效日期
备注
附件十：
文件发放记录表
文件编号：
文件名称：
发放日期
文件版次
分发
注销
数量
签收人
收回数量
遗失数量
遗失确认
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