档案管理课程内容Word格式文档下载.docx

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缣帛是古代丝织品的通称。

缣帛质地优良、柔软轻便、幅面宽广，宜于绘画书写，所以春秋时已用作书写材料。

缣帛档案最早发现于1942年被盗掘的长沙子弹库战国楚坟墓，既有文字，又有图画，但原件已流失国外。

几乎与简犊档案同时产生

轻便，便于传递，但造价昂贵

•纸质档案

⏹以纸张作为载体的档案。

纸张是中国古代四大发明之一，公元2世纪后，纸逐渐在中国内地和西北地区广为使用。

1986年在甘肃天水放马滩一座西汉墓中，出土了约公元前179——前150年间的纸质地图残片，是目前所知世界上最早的纸质档案。

汉代

书写方便，便于传递和保存，造价低廉

（二）国外档案的演变

⏹泥板档案

⏹纸草档案

⏹蜡板档案

⏹羊皮档案

⏹棕榈档案

Ø

请利用网路、书刊等资源搜集信息，了解上述档案形成年代、地区、记载内容，完成一份报告，以“外国档案载体演变情况”为内容，图文并茂，提交电子稿。

三、档案的词源

•档案从一开始将叫“档案”吗？

⏹对档案最早的称呼：

册、典

❑甲骨文中就有“册”、“典”这两个字

⏹周代：

中

⏹商周以后：

简、牍、简策、简牍、简书、帛书、竹帛

⏹汉唐以后：

文案、案牍、文牍、文书、簿书

⏹档案一词，最早出现清代

•档案的外文词

⏹档案：

Archive,其原意为行政机关所在地，进而兼指保存与这些地方的档案。

⏹文件：

Record

中外词汇比较

四、档案的定义

档案的定义

⏹档案是国家机构、社会组织和个人在各项活动中直接形成的具有保存和利用价值的各种载体形式的历史记录。

❑档案的来源¡

ª

¡

广泛性

❑内容领域¡

丰富性

❑形成过程¡

限定性

第一，必须是具有一定查考利用价值的文件。

第二，必须是按照一定的程序和条理集中保存起来的文件。

第三，必须是办理完毕的文件。

❑形式是¡

多样性

❑本质属性¡

原始记录性

问题：

请说出下列哪些属于档案

五、档案的属性与价值

（一）一般属性

⏹知识性

⏹信息性

（二）档案的基本作用（基本价值）

Archivevalue

⏹档案是历史的真实凭证——凭证作用

❑档案之所以具有凭证作用，是由档案形成的特点和档案自身的因素所决定的。

⏹档案是第一手的参考资料——参考作用

❑档案的参考作用主耍在于其可靠性和广泛性。

六、档案的分类

⏹按档案形成的时间划分：

❑分为古代档案、近代档案、现代档案。

⏹按档案的来源标准划分：

档案形成者

❑公务档案国家机关档案、党派团体档案、企业档案、事业单位档案等

❑私人档案

⏹按档案的内容

❑划分为十大类

❑文书档案、科技档案、专门档案

任务二认识档案工作

一、档案工作的内容

•对档案工作的描述

⏹从广义上讲，它包括档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作、档案宣传出版工作、档案外事工作等。

⏹从狭义上讲，通常所说的档案工作，是指档案馆室）所从事的档案业务工作，即用科学的原则和方法管理档案，为社会的各项工作提供档案信息服务。

•档案工作的内容

⏹ArchiveWork

⏹其基本内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等八项工作，通常称为档案工作的八个业务环节。

⏹8项工作中，除鉴定和统计之外的6项工作基本构成一个流程性的工作过程。

⏹8项工作内容，从理论上可划分成两个基本方面：

档案实体管理和档案信息的开发利用。

二、档案工作的基本性质

档案工作的基本性质

⏹档案工作是一项服务性、辅助性的工作

❑从档案的主耍作用和与其他工作的关系来悦，档案工作是属于服务性的、条件性的工作。

这是档案工作的一个主耍特点。

❑通过管理和提供档案资料为各项工作服务，是档案工作与社会上其他服务工作的区别所在。

⏹档案工作是一项管理性的工作

❑档案工作是科学地管理档案的一项专门业务。

❑由于档案工作是专门管理档案的一项科学性工作，因而耍求档案工作人员必须具备相应的知识和技能：

档案专业知识；

历史知识和本行业专业知识；

科学文化知识。

⏹档案工作的政治性、机密性等

三、档案工作的基本原则

⏹我国档案工作的基本原则是在实贱中逐步完善的，《中华人民共和国档案法》中对档案工作的基本原则作了明确的规定：

“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。

”

⏹档案工作的这一基本原则，确定了档案工作的组织原则和管理体制，提出了档案管理的基本要求，体现了档案工作的根本目的和主要标准。

1、统一领导、分级集中管理国家全部档案，是我国档案工作的组织原则和管理体制。

❑统一领导，统一管理

❑国家全部档案由各级档案机构分别集中保存，实行党政档案的统一管理。

❑全国档案工作由各级档案行政管理机构统一、分层地进行监督和指导。

2、维护档案的完整、安全是档案管理的最基本要求，只有保证档案的完整和安全，才能为档案工作提供必要的物质基础。

3、便于社会各方面的利用，这是检验档案工作的主要标准．它体现了档案工作的根本目的。

❑便于社会各方面利用这一思想，必须贯穿在档案工作的各个方面和档案管理的各个环节中，使档案工作者从当前和长远利用的需要这一点去开展工作，并以此为主耍标准去检查档案工作的效果。

❑从这个意义上讲，这一原则是档案工作基本原则中一个最重耍的方面。

四、档案机构

•档案业务机构

•档案室

↘档案馆

档案室：

recordoffice、achives

双重性

v是本单位工作的重要组成部分；

v是国家档案工作组织体系中的基层组织，是档案馆工作的基础。

档案室的几种类型：

↘文书档案室

AdministrativeAchives

↘科技档案室

ScientificandtechnicalAchives

↘综合档案室

ComprehensiveAchives

↘人事档案室

PersonnelAchives

↘专门档案室

SpecializedArchives

综合档案室

档案室的职责

⏹指导、监督本单位文件材料的归档工作

⏹接收本单位的全部档案，对档案进行整理、鉴定、保管、统计，并编制必要的检索工具、文件汇编和参考资料，积极提供利用，为本单位的工作、生产和科研服务；

⏹把具有长远保存价值的档案移交给国家档案馆；

档案馆

archives

⏹档案馆是收集、保管档案的机构。

负责接收、征集、管理档案和开展档案利用等。

⏹永久保存档案的基地

档案馆的具体任务

⏹接收和征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料，科学地管理；

⏹通过多种方式，积极开展档案资料的利用工作；

⏹参与编修史志工作。

档案馆设置的几种情况：

↘综合档案馆

Comprehensivearchives

国家级：

中央档案馆、一史馆、二史馆

地方级：

省级、市级、区级

↘专业档案馆

Specializedarchives

中央档案馆

•档案行政管理机构

——档案局、处

↘档案行政管理机构

ArchivalAdministrativeDepartment

↘各级档案行政管理部门，是我国档案工作组织系统中的行政管理系统。

国家授权各级档案行政管理部门主管全国和各行政区域的档案工作，对各地区、各专业系统的档案工作进行分层、分专业管理。

项目二档案的收集

一、档案收集的概述

•定义

⏹档案收集工作就是按照党和国家的有关规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，把分散在各单位、单位内部各机构和个人手中的档案，以及散失在社会上的零散档案，分别集中到有关的档案室和各级各类档案馆，实行集中统一管理。

•工作内容

⏹接收Accession

❑档案室的接收：

接收本单位文书部门或业务、职能部门整理后的移交档案。

⏹已归档档案的接收

⏹未及归档档案的补充收集

❑档案馆的接收：

档案馆接收各现行机关和撤销机关移交的需要永久或长期保存的档案。

⏹征集Acquisition

❑按照国家规定的征收在社会上的档案和有关文献的活动。

见《档案法》第十六条

❑征集的方法——收购、征购、捐赠

•档案收集工作的意义

⏹档案收集工作是档案工作的起点。

❑档案馆（室）所管理的档案，主耍不是由档案馆（室）自已产生的，而是依靠长期收集，逐步积累和补充起来的。

⏹档案收集工作是实行档案集中管理原则的前提和保证。

⏹档案收集工作是档案工作各环节的基础。

❑从全部档案业务工作的程序来说，收集工作是档案工作中的第一个环节。

收集工作的质量决定和影响着其他环节的质量。

•档案收集工作的基本要求

⏹丰富和优化的馆（室）

❑数量充分、质量优化、成份充实、结构合理

⏹加强馆（室）外调查研究

❑既耍防止把档案形成机关尚在经常使用的档案过早地集中起来；

❑又要防止忽视整体的需要，把需要集中的档案当做“小家底”据为己有，或者“拒之门外’不愿接收。

⏹推行入馆（室）档案的标准化

⏹坚持全宗不可分散性原则

❑在收集过程中，必须把一个单位的档案全部集中到一个档案馆（室）。

二、文件管理工作的基本要求

⏹要提高档案与档案工作的质量，不能单纯地依靠提高档案管理水平来实现，更重要的是严格控制文件管理过程。

1、设立机构

⏹大型机构，工作量大，需要设立专门的文件处理机构，如办公厅（室），秘书处（室），综合处

⏹小型机构，设立一至两名专职或者兼职人员

2、健全制度

⏹文件工作制度体系包括：

❑文件形成制度

❑文件处理制度

❑文件传递制度

❑文件清退制度

❑文件销毁制度

❑平时归卷制度

3、控制文件数量

⏹文件数量增长的原因：

❑社会实践的丰富

❑现代技术的发展

❑双套制保管方法

❑工作程序繁杂

⏹针对原因控制的措施

4、加强文件的质量管理

⏹档案的质量是受文件的运用性、可靠性、时效性影响的，而这些通过文件的内容、体例、载体材料等几个方面体现出现，所以要做到：

❑把好文件的内容关

❑严格文件的行文规范

❑选择耐久的载体和书写材料

公文行文规范

机关之间行文关系的划分

耐久的载体

⏹公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2～80g/m2的胶版印刷纸或复印纸

⏹纸张白度为85%～90%

⏹横向耐折度≥15次

⏹不透明度≥85%

⏹PH值为7.5～9.5。

5、严格文件处理程序

⏹收文处理程序可分为文件的收进阶段和阅办阶段，具体包括签收、拆封、登记、加盖收文章、分发、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办、归卷等环节。

⏹发文处理程序可分为文件的制作阶段和制发阶段，具体包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印、登记、封发、传递、询办、归卷等环节。

三、档案室的收集工作

⏹收集归档流程图：

•机关内文件的归档

⏹档案室的收集工作主要是指机关单位内文件材料的归档。

⏹归档，指机关的文书部门或业务部门将工作活动中办理完毕的有查考利用价值的文件材料，按照国家有关法规的规定，定期移交给档案室集中保存的过程。

⏹文件立卷归档属于文书部门的任务，它是文书工作最后一个环节，同时也是档案室工作的第一个环节，可以说归档是文书工作和档案工作的“结合部”。

档案室的收集工作是建立在归档工作基础上的，没有归档工作，或归档制度不幢全．就没有完整的档案和健全的档案工作。

•归档制度的内容

⏹归档范围

❑是指哪些文件应该归档，哪些文件不必归档。

❑凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

❑归档范围应以本单位工作活动为主，突出反映本单位基本职能活动和中心工作。

不可搞“有文必档”。

⏹反映本机关工作活动的有价值的文件

❑本机关的决定、计划、总结

❑下级的请示、报告

❑上级的指示、批复

⏹不反映本机关工作活动有价值的文件

❑上级机关的普发性文件

⏹不反映本机关工作活动无价值的文件

❑无行文关系机关的工作报告

⏹反映本机关工作活动的无价值的文件

⏹归档时间

❑文书档案：

第二年的六月之前

❑形成周期比较长的科技文件，如一项科技、生产活动中形成的文件：

按活动结束时间归档，一般在验收后两个月内归档

❑形成周期过长、程序明显的科技文件：

按各项活动的工作阶段将其接收归档

❑机密性较强的文件，如人事档案：

随时归档

❑教学文件：

一般在次年的寒假前归档

⏹归档要求

❑遵循文件形成的规律和特点

❑保持文件之间的有机联系

❑区分不同价值

❑便于保管和利用

参照档案整理的基本要求

⏹归档手续

❑交接双方应填写移交目录，履行签字手续

❑档案工作和文书工作由一人监管的，无需上述手续。

3.平时收集的内容：

⏹零散文件：

分散各部门、领导或工作人员手中的。

⏹帐外文件

各种会议材料；

各种基本统计数字报表；

机关单位的规章制度、条例、办法等内部文件；

党组、党委、支部和认识部门形成的材料；

反映本单位重要活动的录音、录像、照片等声像材料；

不经过收发登记、领导亲启的文件；

单位领导人或工作人员外出参观、开会、从事科研活动带回来的材料；

⏹专门文件：

财会、人事等专门活动中产生的。

四、档案馆的接收与征集

•档案馆档案的来源

⏹接收现行机关的档案

❑就是现在正在进行工作活动的机关、团体、企事业单位形戍的档案。

⏹接收撤销机关的档案

❑一般是指中华人民共和国成立以后，由于备种原因彼撤销机关形成的档案。

⏹征集历史档案

❑就是征集建国之前所形成的、至今仍散失在社会组织和个人手里的历史档案。

包括革命历史档案和旧政权档案。

⏹档案馆之间互相交换档案

❑就是馆与馆之间因行政区划的变动和档案馆结构的变化等对档案馆馆藏和接收范围进行调整，相互移交档案。

•档案馆现行机关档案的接收

⏹档案馆接收现行机关档案的期限

❑省以上机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存20年左右

❑省级和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存10年左右

⏹档案馆接收现行机关的档案的方法

❑逐年接收，就是现行机关每年将保管期满的档案向档案馆移交一次

❑定期接收，就是现行机关定期将保管期满的档案向档案馆移交一次

项目三档案的整理

第一节案卷级管理

一、档案整理工作的基本内容

⏹档案整理工作，就是将处于零乱状态和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，使之系统起来。

⏹档案整理工作的主要内容包括：

区分全宗、全宗内的分类、立卷、案卷的排列与编号、案卷目录的编制。

二、档案整理工作的原则

⏹档案整理工作应该按照档案形成的特点和规律，最大限度地保持文件之间的历史联系，充分利用原有基础，便于保管和利用。

⏹整理档案必须保持文件之间的历史联系。

⏹文件之间的历史联系，主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等几个方面。

⏹文件之间的联系是多种多样的，在整理工作中，应该根据文件的具体情况，善于找出和保持文件之间最紧密的联系。

⏹整理档案应该充分利用原有的基础

⏹档案原来的整理基础，是前人整理档案的成果。

⏹任何整理方法都是不完善的，这是档案实体物理位置秩序在空间上的唯一性与利用者之间多样性之间的矛盾所决定的，所以只能通过检索工具来克服。

⏹便于保管和利用

⏹档案整理工作的基本出发点和最终要求，便于档案的保管和查找利用。

想一想

⏹比如一次会议的有关报告、讲话的书面文稿和录音磁带，会议的经费开支计划和会议账簿、记账凭证。

——本来互有密切联系，但是完全混同整理，则不便于保管和利用。

三、传统整理工作程序

⏹区分全宗

⏹全宗内的分类

⏹立卷

⏹案卷的排列与编号

⏹案卷目录的编制。

（一）区分全宗

⏹全宗的概念

❑全宗是一个具有社会独立性的组织和个人在社会实践中形成的档案的有机整体。

⏹组织全宗

⏹个人全宗

⏹全宗解放初称为芬特。

⏹1955年改为全宗。

❑形成全宗的机关，称为立档单位，又称“全宗构成者”。

❑立档单位的构成条件

⏹可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文。

——最主要、最基本的第一条件

⏹是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务汁划。

⏹设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。

3.立档单位的变化和全宗划分。

⏹政权的变化和立档单位的划分

⏹生产关系的改变和全宗的划分

⏹基本职能方面考虑

4.判定档案所属全宗关键在于确定档案的形成者――立档单位。

要区分两个概念：

档案的形成者、文件的作者。

（1）A、对内部文件和发文，"

档案的形成者"

就是"

文件的作者"

。

B、对收文，"

是"

文件的实际收受者"

（2）判定的对象是案卷时，要注意，卷皮上往往都标明了立档单位。

（3）没有标明作者或收文者的，要分析和考证。

（4）经几个立档单位办理，归入最后承办完毕的立档单位的全宗。

（二）全宗内档案的分类

⏹定义

⏹全宗内档案的分类，就是对立档单位所形成的档案，按其来源、时间、内容和形式上的异同，分成若干层次和类别，使其构成有机的体系

⏹分类的内容——选择分类方法、制订分类方案、档案的归类

选择分类方法

⏹常用的档案的分类方法有三种：

年度分类法、组织机构分类法、问题分类法。

❑年度分类法：

根据形成和处理文件的年度将全宗内档案分成各个类别。

一个立档单位内每一年度的文件，都有密切的联系。

❑组织机构分类法：

按照立档单位的内部组织机构将全宗内档案分成各个类别，组织机构的名称就是类名。

这种分类方法能概要地反映立档单位各个组织机构工作活动的面貌，最好地保持全宗内文件之间来源方面固有的联系。

❑问题分类法：

也称事由分类法，就是按照文件内容所说明的问题将全宗内档案分为各个类别。

这种分类方法，能使内容性质相同的文件比较集中，较好地保持文件之间在内容方面的联系，便于按专题查找和利用档案。

⏹复式分类法主要有四种：

年度——组织机构分类法、组织机构——年度分类法、年度——问题分类法、问题——年度分类法

❑年度——组织机构分类法，适用于立档单位内部组织机构经常变化但不复杂的全宗。

现行机关最适宜采用这种分类方法。

❑组织机构——年度分类法，多用于撤销机关的档案，立档单位的组织机构比较固定的全宗。

❑年度——问题分类法，这种分类方法，多用于组织机构变化频繁，或者文件很难区分所属机构．以及内部机构非常简单，没有必要按机构分类的全宗，就是说，在不可能和不适于按年度——组织机构分类的倩况下，采用这种分类法。

❑问题——年度分类法，适用于历史档案和撤销机关的档案，现行机关、企事业单位一般不宜采用。

分类方案的编制

⏹分类方案，也称为分类大纲，就是在对立档单位的职能及其档案内容进行分析研究的基础上，用文字或图表的形式白标引个各类目名称，表示全宗内档案分类体系并据以类分档案的工具。

⏹分类方案的组成：

❑编制说明：

编制目的、适用范围、类目设置和配号原则

❑类目表：

类目名称、类目号、附注——分类方案的主体

档案的归类

⏹年度分类法

❑文件上有两个以上日期又不是一个年度

⏹如果文件上有两个以上日期又不属于同一个年度，就耍根据文件的特点，以最能说明该文件特点的日期作为分类的根据。

❑文件上没有日期

⏹考证日期

❑跨年度文件

⏹属于计划性的，应该归入计划开始的一年

⏹属于总结性的，应该归入总结针对的最后一年。

❑专门年度的文件

⏹相应的年度合并为一类

⏹组织机构分类法

❑按组织机构分类的类别设置，一般是按立档单位的第一层组织机构。

❑经过本机关党委讨论而以机关行政名义发的文件，一般应归入行政某机构类；

业务机构起草而以机关名义发的文件，一般应归入办公厅（室）类，也可以归入业务处（科）类；

几个机构联合办理的，一般应归入主办单位，也可归入最后承办单位。

⏹问题分类法

❑问题分类法在类目如何设置，尤其是档案归类等具体问题上，常常难以掌握，比起前两种分类方法耍复杂一些，困难一些。

（三）立卷

❑所谓立卷，就是文书部门或业务部门对办理完毕的文件，将其中有查考保存价值的，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。

❑立卷工作的内容包括：

⏹组成案卷

⏹拟写案卷标题

⏹卷内文件的排列与编号

⏹填写卷内文件目录与备考表

⏹案卷封面的编目与案卷的装订

1、立卷的方法

❑按问题立卷

⏹问题是指文件内容记述和反映的某方面的工作间题或涉及的人物、事件、事物等。

同一问题的文件，可以组成一个案卷。

❑按作者立卷（责任者）

⏹作者是指撰写和制发文件的机关、机关内的组织机构或个人。

❑按名称立卷

⏹将名称相同的文件组成案卷，就是按文件名称立卷。

❑按地区立卷

⏹就是把内容涉及同一地区（如省、市、县、乡）的文件组成案卷，或者把同属某一地区的作者的文件组成案卷。

❑按收发文机关立卷（通讯者）

⏹就是将本机关与某一机关就某个问题或几个问题的来往文书组成案卷。

2、拟写案卷标题

⏹案卷标题要求简明扼要，能确切反映卷内文件内容，一般应包括责任者（文件作者）、文件内容、文件名称，使用简称应通用易懂。

⏹