信息管理制度文档格式.docx

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2.0适用范围

本程序文件适用于系统内炼化工程建设项目，包括新建、改建、扩建、技术改造等，需要组建项目部所需构建的IT系统。

石油工程和油田地面建设及储运项目可参考执行。

3.0引用文件

4.0定义

受管理承包商：

各工程设计、采购和施工承包商以及其他承包商，包括材料和设备的制造厂家和供货商。

IT：

信息技术

FEL：

前期设计

EPC：

工程设计、采购和施工

EDMS：

电子文档管理系统

LAN：

局域网

WAN：

广域网

VPN：

虚拟私有网络

DCC：

文档控制中心

5.0职责

5.1概述

5.1.1项目部在建设工程项目中实施信息和通信系统的基本原则、目标和管理基于下列几点：

●信息和知识被认为是有形资产。

提供信息技术/系统并作为支持设施以改善信息管理；

●规定使用在功能、效率、质量等各方面已被证明具有明显优势的信息技术；

●已被批准项目人员在内、外部网络无缝、安全并受控地访问项目信息；

●开放并及时地向全体项目参与者提供准确及相关的信息；

5.1.2为获取IT系统的最大效益，项目部也可以利用其已被证明具备使用条件的，已有的基础设施和系统。

5.2职责

5.2.1项目部的信息系统按照公用系统主计划来组织，公用系统主计划定义所有项目部办公室的软件和硬件标准。

标准包括使用微软视窗、微软桌面办公套件、电子邮件和Oracle数据库系统，还定义了在网络上保存和组织数据的标准以及电子数据/文档管理系统的标准。

制定这些标准以保证项目全部数据在安全、一致性、版本控制、备份上得到有效管理和控制，以有效地访问项目数据和文档。

项目部提供工作站、打印机和软件等给位于项目部办公室的业主人员，以在项目参与者之间共享信息。

5.2.2作为多办公室执行的协同项目环境，数据通信和文档管理系统由多级信息和数据管理系统组成。

各系统组成说明如下：

●项目网络环境

●全体项目参与者通过互联网访问项目数据/文档

●全体项目参与者使用电子邮件

6.0管理程序

6.1应用软件

本节阐述在本项目中使用的主要软件系统。

用户具有使用这些软件/系统的经验。

MicrosoftOffice2007:

用户都能熟练地使用MSWord、MSExcel和MSPowerPoint等。

其他MSOffice套件（如MSAccess）只在需要时使用，以避免关键信息的失控散布。

Exchange:

Exchange作为电子邮件系统。

无论是在项目部网络内直接连接还是通过互联网，都提供了安全手段。

AutoCAD2007:

AutoCAD用于制作二维、三维CAD图，主要用于平面图、立面图、剖面图及施工图等制作。

6.2电子文档管理系统应用软件

项目部需要实施电子文档管理，以使远程办公室在项目建设期可以访问项目的文档，以及所有项目相关人员可以方便查阅项目管理性文件和电子版设计文件，以实现项目文档及时有效的共享。

Documentum是一个基于Oracle数据库的电子文档管理系统（EDMS），作为所有项目文档的中央储存库。

6.2.1服务器设置（项目部各地点）

项目部将在施工现场设置EDMS主服务器。

EDMS文档库用于在本地作为信息的复本，以防止大量的流量返回到主服务器。

EDMS服务器要选择性能稳定的知名品牌服务器，具有主频的CPU、硬盘以及最少内存，根据软件正常运行要求确定。

文档库服务器工作在Windowsserver2003/2008服务器环境下。

6.2.2EDMS访问

随着服务器的设置，EDMS客户端软件被安装在与项目相关成员的桌面上，并建立相应访问权限的账户。

通过权限设置允许EDMS用户通过项目部网络和公共网络访问EDMS。

访问EDMS的申请必须向信息系统经理提出。

申请应包括下列用户信息：

●项目

●全名

●公司名称

●职位

●电子邮件地址

●网络用户名

6.2.3文档创建及管控:

●文档导入和文档批量导入，文档属性的导入。

（提供文档快速批量导入的功能模块，包括文档的属性）

●版本控制。

●集中化存储文档.

●审核功能（项目部须提供工作流程）。

●文档编码功能（由项目部制定）。

●文档操作的历史记录。

●支持多种类型文档，包括但不限于Excel,Word,PowerPoint,AutoCAD,文本和图形。

●在文件导出时，可自动把Native格式文件转变为PDF格式的文件。

●标准化文件格式和模板。

●具备不同文档类型的模板。

●定义层次结构的文件目录结构。

●严格的权限控制。

●实现文档根据分发矩阵自动分发。

●实现文档的计划、跟踪、检测。

●实现文档导入后自动转成PDF的功能模块。

（支持多种文件格式、多种文件尺寸）。

6.2.4EDMS工作流

根据项目部的管理模式，和文件传递流程，结合各部门的文档管理要求制定。

6.2.5EDMS设置（各受管理承包商的办公室）

受管理承包商将在其组织机构内设置一名EDMS协调员。

项目部的IT组织将与受管理承包商协调在其办公室安装EDMS。

将通过互联网与受控承包商办公位置的连接。

受管理承包商将提供其用户的上述信息给项目部。

6.3培训

为保证全体项目管理人员熟悉EDMS，在系统部署的同时，计划为项目部成员安排培训课程。

培训课程依用户在项目中的角色分成不同的级别。

将提供给项目部及受管理承包商人员《EDMS一般用户手册》，另外将为使用EDMS进行工作或监督文档进度等各小组编写专用的指南。

为项目部成员的培训课程将在现场进行。

对于受管理承包商，将提供《EDMS一般用户手册》，并将在EDMS实施阶段培训受管理承包商文档协调员。

6.4数据安全体系

所有为多个用户服务的计算设备（服务器）放置在带锁的柜子中或放置在主计算机房内。

主计算机房有电子门禁系统记录所有的事件。

此区域有空调能够调节机房的温度和湿度，并安装火灾报警和消防系统。

电源后备系统保证为主计算机房提供连续的电力供应。

中心系统和各用户的数据保存在中央磁盘存储器上。

桌面机只含有临时数据以及易于重建的数据。

6.5用户访问授权与控制

全体项目人员（业主/项目部）可以访问本地计算机网络。

为本项目建立专用的数据目录，并为各专业建立子目录以及项目公用目录。

只有项目组成员才可以访问此项目目录。

经项目管理组或信息/文档管理经理批准后用户可以访问应用程序和数据。

密码最短八位并必须周期性地修改。

基于用户的角色，用户访问（尤其是大型应用软件）分为应用访问和项目数据库访问。

6.6数据和系统的备份与恢复

6.6.1数据和系统的备份和恢复

所有中央系统在每个工作日的晚上备份。

定时备份机制预定执行全额备份或增量备份。

每天早上检查所有在夜间备份的磁带是否完成。

项目用户可以要求从备份中恢复数据，但是这意味着灾难恢复。

备份可以用作归档服务，但只用于无意删除的或被覆盖的用户数据。

用户可以要求制作归档磁带并保存在适当的地方。

根据申请，磁带中数据可以恢复到当前系统中。

这两种类型的数据归档按照数据管理程序的要求进行维护。

（数据备份示意图见6.2.2）

6.6.2数据存储

应用和数据文件保存在中央磁盘存储系统中，以避免在用户机器上发生数据/应用的损失，共享数据并简化数据的管理。

数据存储系统避免由于磁盘损坏而造成用户服务的中断。

数据存储系统在更换新磁盘后，自动配置新磁盘并恢复正常工作。

所有存储系统具有冗余电源。

6.6.3复原备份计划和灾难恢复

当发生灾难时，无论是局部故障还是中央系统的损坏，应采取下列步骤。

通过Helpdesk应能随时联络到所有关键人员和网络经理。

有中央系统备件的库存或紧急订货。

布线系统有中央系统的辅助接入措施，这时可能进行一些手工接线工作。

归档的数据磁带用于丢失的磁盘内容的重建。

6.6.4防止病毒感染

防病毒程序自动更新所有服务器和用户端机器的病毒数据文件。

自动连续地检查保存在系统上的所有数据。

用户必须在其客户上运行病毒检查软件，在系统菜单上有实用程序用于检查软盘或数据目录。

电子邮件系统在代理邮件服务器上隔离病毒。

在项目部网络和互联网之间安装有防火墙用于访问控制和病毒防护。

6.7项目网络环境

项目部在项目上使用互联网以最大可能地提供协同和访问项目数据。

电子文档管理系统使用安全手段连接进行数据交换。

项目部维护用于项目的局域网。

防火墙用于在互联网上保护数据网络的安全。

防火墙不但保护项目部信息，而且在建设项目执行期间保证项目共享数据的高度机密。

项目部使用此网络交换信息，包括电子邮件、图纸、文档和计划等。

项目部管理人员到项目数据库的连接，允许业主在线地访问相关的数据信息。

此外，项目网络环境允许业主访问电子邮件。

电子邮件也作为项目部与受管理承包商办公室之间的通信手段。

项目部现场办公室设置网络基础设施和通信系统以提供完善的信息服务。

提供电子邮件、数据库、互联网接入、文件共享和外部设备共享等。

整个网络采用层次化结构设计，两台高端交换机作为网络核心层，业务服务器、各职能部门作为汇聚层（汇聚层根据项目部人员规模而定，规模小的可不设置）。

各层之间的设备有链路冗余，重要业务服务器的网络带宽达到千兆保证业务系统的正常运行，接入层到终端用户的连接为百兆。

此外按照用户的需求建立相应VLAN，业务服务器端和各职能部门的交换机通过TRUNK技术与核心层相通，把服务器VLAN及用户VLAN透传到核心层交换机，核心层同业务服务器及各部门的接入汇聚层启动三层交换。

此外两台核心设备和服务器区的两台高端交换机间通过千兆链路互连，并通过802.3ad端口汇聚技术，绑定多个千兆链路，从而保证了链路的冗余备份，同时也实现了带宽的增倍。

在核心交换机和服务器区两台高端交换机之间启动VRRP动态热备份路由协议，保证数据传输的可靠性、冗余性。

6.8计算机硬件

6.8.1桌面电脑

项目部办公室为全体项目部人员安装足够数量的工作站以支持日常活动。

电脑选择当时知名品牌商用电脑，型号选择主流型号。

桌面电脑软件包括项目部标准办公套件，包括微软的主流操作系统和Office2007。

桌面电脑的Windows和Office要具有中文处理能力。

6.8.2打印机、复印机和扫描仪

项目部为项目组成员配备有网络打印机、复印机和扫描仪。

设备要选择知名品牌的产品，以保证使用性能。

打印机要具备自动进纸功能、双面打印功能，复印件要具备双面自动进纸、分页和缩放功能，扫描仪要具备最少A3纸面的图纸扫描功能。

其它需求根据项目部的实际使用需求确定。

6.9通讯系统

项目部为项目组成员配备电话和公用传真机等通讯设备，选择如下：

6.9.1有线电话

有线电话系统将为FREP项目组成员提供日常办公所需的语音服务。

租用泉港电信局的有线电话系统，与福炼公司现有虚拟网以及现场承包商的电话网组成企业虚拟电话网，电话系统将具备以下功能：

来电号码显示、电话会议、缩位拨号、语音信箱等功能。

6.9.2无线对讲系统

现场将使用无线对讲步话机，通信方式是单点通信方式。

由于目前使用人员和分组不确定，系统方案将在项目执行期间完成。

6.9.3电视会议

电视会议系统要根据联系方的设备确定品牌，以保证通讯的畅通，如需要选择，则选择国际知名品牌。

6.9.4门禁、周界探测和监视电视

门禁系统选择知名品牌，型号确定根据现场具体需求决定。

周界探测系统设置在项目部和现场围墙上，要求误报率低，性能良好的知名品牌产品。

监视电视系统在项目建设初期选择模拟系统，核心设备具备RJ45接口，以方便日后与其它系统联网使用。

7.0附件

无