办公自动化OA软件用户手册DOC 44.docx
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办公自动化OA软件用户手册DOC44
办公自动化OA软件
用户手册
OA网络软件
二○○四年三月
一、概述
办公自动化系统是在局域网的基础上建立单位办公专用网，用于连接单位各部门，以实现单位系统的全局办公联网，提高办公效率和生产管理能力。
建设办公自动化系统的目标是提高办公效率、简化办公流程，进一步提高工作质量和效率，建立办事高效、运转协调、行为规范的办公体制，加强上级对下级各部门办的联系、监督和指导。
办公自动化应用是一项涉及面广、技术和资金密集的系统工程，为确保系统发挥整体效益，必须统一规范，遵照统一的规范和标准协同工作。
要特别重视系统建设的实用和实效，以便资金和资源发挥更大的效益，同时还要考虑到不同机构的职能特色，赋予明确的分工严格的权限，并保证不同流程中至关重要的安全性及必要的保密性等。
OA办公自动化软件是基于Web的综合办公自动化软件，他具有灵活性、稳定性、高度安全性和可扩充性，以工作流技术为中心，为党政机关和大中型企业提供了规范、完整的日常事务自动化处理和无纸化办公。
1.1设计标准
基于系统的最终目标，本软件的设计遵循如下设计标准：
Ø安全可靠性原则：
本软件将承担实时性、安全性较高的电子办公信息处理与传输业务，要求硬件平台与软件平台具备高度的安全可靠性，在系统的设计上，采用技术手段与管理手段结合的解决方案；
Ø规范性原则：
遵循各级政府机关的办公规范，统一的国家规范公文格式及严格的事务流程；
Ø先进性原则：
本软件采用的技术，将在相当的时间内保障技术的发展能力，具有良好便捷的升级能力，选用的硬件设备及操作系统、数据库产品、应用软件均具有先进性及成熟的技术与产品；
Ø开放性原则：
本软件的发展将是连续的，系统将提供开放的接口设计，保障系统的平滑连续性扩展；
Ø统一规划分步实施：
明确项目的总体目标和阶段性目标，分步实现，并保证系统的统一性；
Ø扩展性：
本次设计提供系统扩展性确保未来系统扩展及二次开发，以适应办公流程的变化与进展。
二、OA办公自动化系统的特色
OA办公自动化系统的设计目标是通过网络互联，完成单位团体内部日常事务，实现无纸化办公，从而提高办事效率、简化办事步骤、加快办公速度。
OA办公系统是基于B/S（浏览器/服务器）模式，系统软件和数据集中存放于服务器中，软件的安装与升级在服务器上进行，不影响用户的使用，用户只通过浏览器就能完成所有管理功能。
所有的工作基于浏览器，安装、使用、培训、维护、升级十分简单。
OA办公系统的设计基础是设计人员对政府机关、企业办公流程的深刻理解，它综合考虑了政府机关和大中企业在人事管理、资源管理乃至文档的自动流转，文档流动过程的监查系统，电子批注，安全体系等各方面工作需求与规则，并能结合客户实际情况，配置强大灵活的办公体系。
（一）全方位事务处理
功能涵盖了人事、考勤、办公流程、档案管理与公文流转、资源分配、会议、信息交流等各方面，能胜任单位日常的大多数事务，并具体到成员个人化的日常办公需求如个人通讯录、电子信箱等。
（二）提高团队效率
可确保随时随地处理重要事务，自动提交、发放与管理各类文档。
对重要环节会以文字、声音等多媒体手段自动提醒。
相关领导可对工作进程了然于胸，随时监控员工的工作进度。
随时随地与团队成员交流，迅速查找文档资料，共享公用资料和日程安排。
（三）节约开支
本办公系统无需在客户端安装复杂的客户端程序，低维护成本，所有模块都支持WWW操作，用户使用浏览器即可在桌面环境下办公，符合当前的瘦客户机的趋势，简单易用，节约培训费用。
一网互联，减少昂贵的会议、电话和邮政、交通等开支。
（四）具体的权限分配
多层的安全控制机制确保用户只能使用赋予了授权的资源。
可以对不同权限的用户、工作请求，智能地定义办公流程和商务流程，提供了任务具体到个体的机制，用户可以看到属于自己职责范围内的待处理事务。
（五）严密的安全体系
本办公自动化软件不仅提供了严密的权限分级管理体系，不同操作者只能对自己权限范围内的工作进行操作，并且对重要的操作步骤进行了记录跟踪。
同时在安全上针对服务器对客户端的身份认证而设计，采用了内置MD5哈希（HASH）算法和随机数生成器的硬件认证设备来确定用户的身份，该设备内含安全文件系统，并预置密钥和数据证书。
（六）方便严格的电子公文处理
形成各单位内部机构、各单位间和到各地区一体化的计算机网络公文处理体系,使用户在录入公文时无需排版，可实现公文处理的无纸化和标准化。
（七）WWW风格界面
系统在设计过程中，充分考虑了中国用户的计算机应用水平和中国人的办公习惯，采用了WWW风格的界面设计，整个系统界面友好、美观，使用方便。
大大降低了对使用者计算机知识的要求，界面简单，易学易用，特别适合于政府机关和大型企业内的信息系统建设。
（八）可定制的工作流程
软件提供的工作流系统采用了组件化设计和通用工作流的思想，用户可以根据本单位的组织机构和实际的运行模式，定义工作流系统运行的流转规则和各种审批的流程，还可以根据实际情况定义文件格式，使得整个系统完全适合用户的实际情况。
（九）适用对象
适用于有明确分工以及规范体制的单位团体，以及对基于文档的以工作流为中心的办公自动化处理有迫切需求的单位。
如政府部门、企业、厂矿、金融证券机构等
三、体系结构
3.1体系结构
OA办公自动化软件以Web服务器为核心，集成文件服务器、数据库服务器、Mail服务器，采用三层结构模式。
支撑系统网络。
系统具有以下特点：
Ø系统健壮。
与客户端无关的数据服务器机制，即客户端故障不影响数据的运行，系统数据安全可靠，同时，能够满足大规模并发访问的需求。
Ø结构灵活，易于维护和扩展。
Ø移动支持。
支持远程业务处理，可随时随地处理事务。
Ø安全可靠。
先进的身份认证技术使用户信息更为安全。
3.2技术架构
OA的技术架构的一大特点，是以其简洁的技术架构实现了有效的系统资源管理。
整个系统采用完整的结构化设计。
系统构成的基本元素如下图所示：
如图所示，所有基本元素被系统平台统一集成起来。
其中：
1、信息、文档——信息和文档是以完全开放的方式，在系统用户之间共享的内容。
信息和文档的重要属性是它属于哪个目录。
2、目录、目录树——目录是用来组织信息和文档的容器，目录树是表现目录结构的导航工具。
在系统中，用户根据自己不同的用户组对相关目录有不同的使用权限。
3、用户——用户是分配给使用者的一个唯一标识，它的作用在于有效的通过角色授权的办法规范系统的使用权限。
用户的重要属性是他属于哪个部门，以及他的角色是什么。
4、角色——系统规定角色共分为三种：
系统超级管理员、部门管理员和普通用户。
每一种角色都对应不同的权限级别。
上图所表示的意义是：
a、普通用户有发布、修改信息和文档的权限，可以完全管理个人服务中的信息；
b、部门管理员除具有普通用户的权限外，只可以管理除个人服务外的属于自己所在部门的信息和文档；
c、系统管理员除具有部门管理员的权限外（系统管理员不受部门的限制，可以完全管理除个人服务外的所有部门的信息、文档），可以使用“管理工具”进行系统平台级别的管理工作。
5、部门——部门是单位行政机构情况的体现，是建立和维护用户、目录的基础。
3.3运行环境和系统要求
OA网络办公自动化系统服务器是基于Windows2000Server服务器平台运行，需要关系数据库的支持，目前支持MSSQLServer数据库。
建议使用PII500以上CPU、256M内存以上计算机做为服务器。
在客户端，支持目前流行的Windows95/98/2000/XP系列平台，浏览器需要使用MSInternetExplorer5.0（中文）以上版本，建议使用P586、32M内存以上计算机。
网络环境：
以太局域网或Intranet及Internet环境。
四、功能设置
4.1模块总览
个人办公室
档案资料库
公共服务
其他
设置
帮助
注销
工作计划
档案资料
类别管理
资源管理
计算器
用户账号
设置
帮助主题
安全退出
系统
通告管理
档案资料
管理
办公用品
管理
留言板
用户权限
设置
帮助类别
管理
―――
公文管理
档案资料
录入
工作论坛
常用网址
系统管理
帮助内容
管理
―――
人力资源
档案资料
在线寻呼
公共网址
―――
―――
―――
通讯助理
档案资料
查询
多媒体会议
手机地址
―――
―――
―――
电子邮件
―――
投票系统
邮编
―――
―――
―――
考勤管理
―――
视频会议
万年历
―――
―――
―――
―――
―――
文件共享
企业名录
―――
―――
―――
―――
―――
―――
―――
4.2功能简介
一般通用系统设置如下功能，可以根据各公司的具体实际情况对功能模块度身定制，进行增删和调整：
序号
功能
功能描述
1
组织机构的管理
用户可以根据企业的实际情况，结合需求建立自上而下的树状组织结构，并可以实现部门间的相互转换。
2
用户的管理
灵活定义人员属性，编辑人员信息，建立完善的用户档案，可方便处理人员调动部门的情况，人员的相关权限具有同步变更性，满足机构重组的需要。
3
权限的管理
完善严密的授权机制，针对不同的分类，为不同的用户赋予相应的权限。
4
工作计划管理
工作计划管理包括个人工作计划管理和员工工作计划管理，每个员工都可预设自己的工作计划或授权查看其他员工的工作计划，被赋予权限的操作者可以为其它员工制订工作计划。
工作计划以明确的日程表显示，可随时查询不同日期的待办事务和已完成事务。
5
通告管理
通告管理用于发布、查看和管理一些需要周知性的信息，系统定时查看有无新通告，并即时将新的通告发送给用户，它包括发布通告、管理通告、浏览通告三个功能。
6
公文管理
公文管理包括公文管理、发送公文、已发公文和已收公文四个功能，
7
人力资源管理
人力资源管理包括查询、管理员工的基本档案、职位变动情况、奖惩情况、考核情况和工资档案等功能，普通员工只能查看自己的个人档案和工资档案，只有管理员才能对员工的基本档案、职位变动等信息进行增加、删除和修改。
8
通讯助理
通讯助理包括个人通讯录管理、内部员工通讯录管理、外部通讯录管理三个功能。
个人通讯录只对个人开放，其他用户无权查看，其他通讯录面向所有员工。
9
资源管理
包括资源占用情况和资源预约使用两个功能，用于分配公用资源并查看其占用情况。
10
信息查询功能
对各类文档资料提供多种查询方式并支持模糊查询，便于在海量的资料中迅速查找到所需内容。
11
办公用品管理
办公用品管理、领用、审核、发放、资料等模块。
12
考勤管理
设置、考勤、统计等模块，并自动生成统计表单。
13
电子邮件
用于内部员工之间相互发送电子邮件，有新邮件自动通知用户，包括收新邮件、发送邮件、收件箱管理、发件箱管理和废件箱管理等功能。
14
档案资料管理
设置、录入、管理、查询等模块，可对国家各级法律法规及各类规章制度、合同等进行分类管理和方便的查询。
15
网络会议室
提供两个会议室，一个只对特定人员开放进入，其他员工无权进入；另一个是集体会议室。
16
视听会议
基于NetMeeting的网络多媒体视听会议。
17
即时通讯
采用技术成熟的网络即时通讯工具“OA”即时显示在线用户，并进行实时交流。
18
手机短信
与通讯录整合，即时向手机发送文字消息，并具备各种统计查询功能。
19
论坛
提供集中讨论问题的场所，用来在单
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