行政单位物业管理方案Word文档格式.docx
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根据局机关物业管理的要求，我们采用直线型组织结构。
它的特点是：
各种职务按垂直系统排列，体现南阳某某办公楼管理结构简单，责任分明，联系简捷，适合量化管理的要求。
某某机关物业管理公司的组织构架，实行某某办公室监督与专业服务相结合的管理方式;
实行自主经营、自负盈亏、自我约束、自我发展企业化管理，严格履行“南阳市某某机关物业服务管理合同”中规定的权务、义务和责任。
机关物业管理服务公司组织构架图
综合服务中心
①负责公司对外公共关系的处理与协调;
②负责某某办公室、访客以及业户等提出的服务申请、投诉受理和处理。
并定期组织进行各办公单位和业户意见调查，回访、统计、分析工作。
③负责区域内清洁、绿化、安保等管理控制;
④负责组织公司的安全、质量检查、提出质量改进建议，负责纠正措施的验证;
⑤负责社区文化的开展;
⑥负责区域内物业管理各类信息、记录的汇集、整理统计、分析和及时传递;
定期形成日、月统计报表。
为管理决策、质量分析提供依据;
⑦负责公司行政、总务工作;
⑧负责公司人事、劳资、培训工作;
⑨负责公司的财务管理工作;
⑩负责物料采购、供应及库房、档案的管理;
⑾负责公共区域及周边的清洁、绿化消杀工作。
工程部
①负责机关各设备设施的接管;
②负责物业管理区域内的（重点宾馆）二次装修的技术监督工作;
③负责物业管理区域内公共设施及场所（地）的维修和定期保养;
④负责物业管理区域内公共设备的运行管理、维修保养;
⑤负责房屋本体的维修和定期保养;
⑥负责智能体系末端设备、设施维修和定期保养;
⑦负责装修巡视监督检查;
⑧负责工程类外包控制。
⑨负责水、电、冷暖等物耗供应采购的计量核算工作，并进行成本控制。
安全管理部
①负责辖区内治安保卫工作，对辖区内发生的刑事案件和违法事件，按照《治安管理处罚条例》界定权限予以处理，并配合公安机关调查，侦破案件;
②负责辖区内消防组织和防火监督管理;
③负责消防设备、设施、器材的巡视检查和日常保养工作;
④协助社区内房屋装修管理;
⑤负责小区交通组织和停车场（棚）的管理;
⑥负责闭路电视监控及红外防盗、消防监控的运行操作;
⑦参与小区内义务劳动和便民服务活动。
激励机制
激励机制主要通过周密的计划，目标管理和借助良好的组织结构所明确的职责，把勤奋—业绩—薪酬—自身价值这一关系结合到整个的管理系统中去，将个人目标与公司目标有机的结合一致。
①培训。
通过培训教育有效地提高员工的专业素质、服务心理、道德修养、敬业精神，组建高标准的专业化员工队伍。
②奖励。
按岗位责任制和工作责任制，对员工在工作中取得的成效给予必要的物质奖励和荣誉奖励。
在奖励的同时，建立完善处罚手段予以辅助。
③职能与管理。
使员工体验出自己的利益与公司的生存和发展融为一体而产生强烈的责任感和敬业心。
④富于激情。
不断地给员工提供具有挑战性的工作机会。
监督机制
监督机制包括实现政府、某某办公室和局广大干部职工对机关物管公司管理活动的监察和监督及公司各职能体系的相互制约机制和监督。
①公司组织行为及所有内、外部管理制度合乎法规、政策要求，并接受市房管局监督指导;
②履行委托合同中所有规定的权利和义务，接受某某办公室的监督;
③公司在收费标准、管理质量、财税等方面接受政府各专业的监督;
④公司综合服务中心作为质量监管中心，履行对公司内部各部门工作的监督职能，运用内部质量审核、质量大检查、管理评审手段，达到持续改进工作质量、完善管理目的。
保险机制
①公司将保险分为物业管理公司内部员工保险、小区设备、设施保险及责任险三种。
②公司根据某某机关的自身情况和特点，对其中的责任险采用投保捆绑式物业管理基本保险条款（包括基本项目、扩展项目和特别项目）的方法，建立某某机关完善周到的保险机制。
创新机制
①为了更好地服务某某机关，提升服务和管理水平，公司将全体员工的建议、意见的考核作为一项硬指标与员工每月的奖励直接挂钩。
②公司将汇总每月的各种报表，并进行综合分析，作为公司进行服务内容和管理方式创新的重要依据。
③公司将定期与不定期地采取各种形式与某某办公室进行沟通交流，将其作为服务内容创新和改进工作的重要方法。
自我约束机制
①公司自觉执行“微利保本、量入为出，节俭求余、辅助发展”的理财经营原则，并在财务上实行公开制度;
②执行行业道德规范和自律标准;
③全体员工遵循员工守则规定。
信息反馈和处理机制
①公司综合服务中心承担某某机关信息控制中心的职能，包括信息的收集、处理和提供。
收集包括对某某办公室等外部流动信息以及管理内部计划、资源等信息的归集，是制订目标、政策、规划、合理分配资源的主要依据。
②控制信息是由综合服务中心向公司各职能部门发布的实施计划、控制标准和规范。
各类信息是控制和评价公司管理活动的重要依据，提示和克服薄弱环节的重要手段。
③综合服务中心收集与处理的信息类别：
自动控制信息，主要是电子管理数据;
各监视系统及巡更系统中的信息;
投诉电话及投诉信;
服务咨询及服务申请的清单;
公司内部计划、指令及作业单。
所有信息来源经处理完毕之后，最终反馈给各信息来源（提供者）。
各类信息详见相关作业指导书。
工作流程的目的是控制组织活动的方向，左右组织的行动。
对某某机关这样的集办公、生活的高档社区，管理公司不仅要注意同社会环境的沟通，而更主要把相当大的注意力放在组织内的沟通联络上。
①入伙（进驻）前工作流程表
①入伙（驻进）流程图
根据某某机关小区实际状况，物业管理工作的前期安排的如下：
进驻前准备工作
①选派和招聘工程人员，工程、清洁、绿化、保安和物业管理人员到岗;
②公司进驻方案的制定，物业办公地点的选定进驻;
③资料管理员到岗建立物业档案系统；
④部门规章制度的编制，员工制服的定制；
⑤依据管理方案及目标强化人员培训；
⑥按强电、弱电、暖通等专业熟悉各个系统。
进驻初期
①细分各系统，做相应的分类、分区，安排专人跟进设备设施情况，并将情况汇总;
②将相关情况归纳分为：
急待解决、可缓解决、可自行解决三类，并报某某办公室安排解决，并安排本部人员全程跟进;
③编制交通机关物业管理工程方面的所有规范标准；
④成立运行小组，接手某某机关设备管理的专项工作；
⑤工程人员开始24小时值守，保安人员开始驻岗值守；
⑥大楼监控及门禁系统的改进方案的制定；
⑦成立管理小组，全程跟进各个项目的进展情况，保证工作的高质量及高效率；
⑧成立应急小组，根据大楼的情况，预估可能发生紧急情况，制定相应防范及处理措施及程序，并做相应的演习。
根据上述总体计划安排，公司每年拟定综合计划，并要求各级管理人员根据计划和执行计划的控制标准对管理工作进行衡量和评价。
在出现偏差时进行纠正和修订。
年度计划（举例）:
局机关物业管理（2007）周年计划
2007年度法定日期：
元旦春节劳动节国庆节
一月
二月
三月
四月
五月
六月
七月
八月
九月
十月
十一月
十二月
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二
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31
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代号：
工作项目
a.员工培训（每月第一个星期日）
b.上年度工作总结及表彰先进（暂定1月9日）
c.安排公共区域大清洗（双月第三个星期六）
d.出通告予各业户有关节日注意事项
e.电梯维保（每月11日、26日）
f.化粪池等清理（6、12月份最后一个星期六）
g.安排节日摆花、装饰及娱乐活动（节日前两日）
h.消防系统年检（暂定9月28日）
i.检查箱变等供电装置（2月12日、9月30日）
j.安排杀虫灭蚊（4至9月份23日）
k.检查清理排水系统（每月最后一个星期三）
l.电梯年度安检（暂定6月29日）
m.中央空调系统启用前检查调试（5月20日、11月3日）
n.消防系统季末检查（3、6、9、12月14日）
o.雨季汛期防范部署（6、7、8月份13日及随气象变化部署）
p.检查物管区域内供电系统（每月22日）
q.水、电、气、暖抄表核算（每月10日）
r.小区物管财务收支公开（每月15日）
s.清洗水池水箱（5月、11月第二个星期日）
t.清洗及修补大楼、住宅内外墙（3月、9月第一个星期六）
u.安排拆除节日装饰（节后上班第一天）
v.商讨大楼、住宅各项系统保养合同计划（暂定12月6日）
w.监控系统年检（暂定11月9日）
x.检修供水系统（每季度末第二个星期三）
y.预备下年度物业管理预算（12月份第一个星期二）
为了更好的管理和服务某某机关，同时充分考虑到局机关的物业特点，公司在制定物资装备投入计划时，应足以保障各方面工作良好运行，并根据实际工作需要，随时增添物资装备。
与某某办公室协商，由其提供约90平方米以上管理用房和保安值班室及员工宿舍（可租赁民房）。
序号
项目
计算方法
数量
支出
办公家私
￥18000
住宿家私
￥3500
分体空调
￥2，000
￥6000
食堂设施
￥1500
办公设备
物业管理软件
￥8，500
￥8500
电脑
￥5，000
￥10000
电脑桌
￥200
￥400
传真机
￥1100
打印机
￥1350
通讯设备
电话
￥1000
对讲机
清洁设备
洗地机
￥2，800
￥2800
吸尘器（中小型）
￥900
￥1800
榨水车
￥150
￥600
清洁用具
￥100
￥2000
垃圾车
￥500
塑料垃圾筒（45升）
￥55
￥660
塑料垃圾筒（170升）
￥170
￥3400
安全管理员装备
安全管理员警械
工程机械
电气焊设备
￥3200
疏通机
排污泵
￥800
￥1600
公用工具仪表
￥8，000
个人工具
材料
￥1，500
绿化
修剪工具（草坪修剪机）等
￥4，500
￥4500
花圃
￥2，500
￥2500
工装
服装（冬夏）
￥280
66
￥18480
合计
112390
六、管理及操作人员的配备、培训、管理
某某机关物业公司除抽调系统内务实的工作人员从事管理外，并高标准外聘一专多能的操作层人员，保证管理队伍的高素质和精干高效。
在管理队伍建设上，我们将采用规范管理和人性化管理相结合的方式，运用激励机制，充分调动全体员工工作的积极性，结合奖勤罚懒手段，并实行末位淘汰制，保持队伍的高昂的生命力和竞争力，以确保管理目标得以实现。
部门主管以上
①中专以上学历，具有初级以上专业职称;
②具有二年以上专业工作经验，拥有相应的上岗资格证书;
③具有一定的组织、协调能力
其它岗位
①高中文化程度、年龄35岁以下;
②具有二年相关工作经验，受过专业系统培训;
③作风正派，有较强的工作责任和服务意识。
人员配置原则
基本按实际需要设置岗位并配置人员。
人员配置图（总计39人）
人员配置说明：
经理1人；
副经理2人。
综合服务中心1人。
其中：
主任1人（副经理兼），副主任1人（兼行政秘书、内审培训员），会计1人（副主任兼），
出纳1人（兼员、统计员、资料员、电脑员），清洁绿化8人。
领班1人;
保洁办公区3人（兼管外围），保洁住宅区：
2人，绿化2人并负责本区垃圾清运。
安全管理部：
（13人）保安主管代轮休，机关大门岗4人，住宅大门岗3人，监控室3人，办公、住宅巡逻岗2人。
工程部（8人）：
工程主管1人，运行维保5人，维修2人。
某某机关物业管理公司将自身的员工培训作为创建公司核心软件之重要工作来抓，形成一个自我培训、自我开发人才机制，通过持续提高员工素质、专业技能，以促进管理服务工作、经营工作水平的不断提升。
提高全体员工的基本素质和专业水平，适应本职岗位和新技术发展的需要，不断吸收和更新管理思想，适应现代化的发展，从而满足某某机关物业管理和服务的最高要求。
制定目标如下：
①各业务、专业人员的持证上岗率100％，初中级职称人员占管理人员比率30％以上，中专以上学历占管理人员比率70％以上，各类人员培训合格率100％；
②专门职业、特殊工程需要按行业规定通过职业培训持证上岗：
③财务出纳需获取会计证，通过电脑操作培训;
④副经理、各部门主管需通过市相关培训，取得岗位证书，通过电脑操作培训、内审员培训、物业管理上岗培训等获得相关的资格证书;
⑤维修工需持证上岗;
⑥管理人员需持物业管理上岗证书。
组织保障
设置兼职培训工作人员，建立公司员工教育培训工作体系，准确识别培训需求，制定年度培训大纲，季度月度培训实施计划，编制内培训教材，并组织落实建立员工培训档案，规定考核办法，将员工培训绩效与工资奖金、晋升、淘汰紧密挂钩，创造一种积极求知、努力向上、不进则淘汰的工作氛围。
方式
开展全员培训，分层次、分类别、分阶段实施，内培、外培、自学形式相结合。
按阶段划分：
入职培训、上岗培训、在职培训;
按层次划分：
主要管理层、一般管理层、专业技术作业层。
鼓励措施
要求一专多能，鼓励外培取证，自修学业，费用报销。
按阶段划分
a入职培训
1物业管理概况;
②公司质量体系概况，公司规章制度、质量方针、质量目标;
③物业管基础知识及服务（业务）特性;
④安全教育、消防知识;
⑤员工守则、言行规范。
b上岗培训
①本部门、本岗位职责;
②本岗位作业指导书（工作程序、作业内容、方式、规范）;
③本岗位业务技能、应知应会培训。
c在职培训
①本岗位业务技能、技术提高性学习;
②相关岗位业务概要，技术培训;
③了解相关法律法规。
二、按人员层次划分
a主要管理层
①物业管理理论学习;
②企业管理、城市社会学、房地经济学等实务理论学习;
③了解计算机等现代科学技术知识;
④物业管理条例、经济合同法等有关法律、法规的学习。
b一般管理层（含工程技术人员）
①本岗位专业技术知识、专业职称培训;
2物业管理理论学习、上岗取证培训;
③相关法律法规知识;
④质量体系相关文件，作业指导书;
⑤每年至少拓展一门新业务技能。
c专业（业务）技术作业层
①上岗取证培训;
②岗位业务、技术技能培训及岗位竞赛;
③质量体系相关文件，作业指导书学习;
④了解相关法律法规;
培训类型培训内容参加人员时间
入职培训详见入职培训内容全体员工入职起持续一周
入职培训详见入职培训内容分部门试用期内
分专业3-6个月
分工种
在职培训详见入职培训内容分部门业余时间：
1个月/年
分专业
分工种工作时间：
1周/年*人
具体培训计划，培训内容需根据实际情况制定详细内容。
礼仪规范：
每位员工都是某某机关物业管理公司整体形象的代言人，应以大方的仪容、整洁的服饰、礼貌待人、文明的语言充分扮演这一角色。
仪容：
·
女员工：
扮妆宜淡雅朴实，能体现职业女性的风度，符合工作气氛，最好不佩戴贵重的首饰，不涂指甲油。
男员工：
保持衣装整齐、不留胡须。
仪表：
穿着公司统一制服，高跟鞋高度不宜过高。
符合工作气氛，能体现职业女性风度和公司的良好形象。
头发不能及耳，随时保持修整;
必须每天修面，严禁胡子拉碴;
穿着公司统一服装;
任何时候严禁穿凉鞋、拖鞋上班，皮鞋应保持亮泽及不破损。
仪态：
保持良好站姿、坐姿及行走资势：
双脚以肩同宽，自然垂直分开；
自体重心将落在双脚上，肩平，头正，两眼平视前方，挺胸，收腹;
身体不得东倒西歪前倾后靠，不得伸懒腰
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