整理测绘成果及资料档案管理制度.docx
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整理测绘成果及资料档案管理制度
规划编制单位对规划环境影响进行跟踪评价,应当采取调查问卷、现场走访、座谈会等形式征求有关单位、专家和公众的意见。
苏州博雅达勘测规划设计有限公司
测绘成果及资料档案管理制度
一、目的、依据
为规范测绘部测量成果及资料档案的管理,确保测绘成果、资料档案的安全,促进测绘成果的广泛应用和档案信息化建设,根据《中华人民共和国测绘成果管理条例》及公司档案管理制度制订本制度。
二、适用范围
凡涉及测绘成果及资料档案的管理均适用于本管理制度。
三、职责
测绘成果及档案资料的管理,实行部门领导负责制,由部门主管领导负责,测绘成果档案资料管理的部门(测绘部、整理部、规划部、工程部等)具体负责实施,并指定专人负责档案管理工作。
四、基本规定
(一)业务规定
1、测绘成果及资料档案以项目为单位进行管理。
2、测绘成果及档案资料管理的第一责任人为该项目测绘项目负责人,即存档人。
存档人亦可由项目负责人指定项目成员担任,但必须填写《存档登记表》(参考附表一)进行登记。
3、档案编号与项目编号采用同一编号,其规律为:
【部门+(接项目年月、年度项目流水号)+省份+项目类型+项目进程+正式启动年月】六要素组成。
其中部门、项目进程用首个汉字大写首字母表示;省份、项目类型用前两个汉字大写首字母表示。
数字用两位阿拉伯数字表示。
前五项不同要素中间用“-”隔开,第六项“正式启动年月”用括号隔开。
如:
C-090201-JS-DX-Q(0902),指测绘部09年2月份开始的全年第一个项目,此项目为江苏省地形测量类项目,09年2月正式立项,进行前期准备。
项目类型可按如下编写:
地形测量-DX、地籍测量-DJ、房产测量-FC、工程测量-GC,如果项目类型需要进一步细分,可以在项目类型编号后加括弧进行注释,如:
房产测量预测可编为FC(Y)。
4、项目名称按实际名称填写,如:
宜兴市官林镇前城村等8个村土地整治项目1:
2000地形图测绘。
5、项目完成后,测绘成果及资料档案必须按要求及时归档;归档的资料应当齐全、完整,分类整理立卷,案卷标题简明确切,案卷质量符合国家有关规范、标准。
6、接收的档案必须及时检查、整理、组卷、归档、入库。
当年接收的档案必须当年完成归档工作。
检查档案资料发现有不齐全、不完整的资料,应当及时搜集整理,并再次进行查缺补漏。
7、测绘成果及资料档案分为电子档案和纸质档案,需分开归档登记管理。
8、电子成果按项目编号建立文件夹,然后再建子文件夹“图件”和“文本”以及“资料”,将成果和前期搜集或甲方提供的电子资料存放相应文件夹内,然后将整个文件拷送给公司信息管理员进行电子成果归档和登记。
9、纸质成果必须按照【项目签发单-质量审核单-技术设计书-技术总结-成果图件(可以不用打印)-控制点成果(包括点之记)-前期资料(自己搜集和甲方提供)-其他资料】的顺序进行整理,最后由项目负责人归档并登记。
10、测绘成果及资料档案的接收、移交,必须附有清单,严格清点和履行签字手续。
11、测绘成果及资料档案应当根据国家要求,制定归档范围及保管限期表。
12、不得擅自改变档案分类、组卷、编号方法。
13、所有档案必须登记,详细到文件级,尽量用数据库或电子表格进行登记。
14、做好保密、防虫、防霉、防盗工作,定期检查档案保管状况,对破损、变质档案资料及时上报领导并提出处理意见。
(二)档案借阅规定
1、建立测绘成果及资料档案借阅利用登记制度,借阅者均须填写《借阅登记表》。
(参考附表二)
2、对各类档案均按规定的查阅范围提供利用,查阅人员要如实说明查档的目的和内容,符合查阅条件的办理手续后,方可查阅,且只能在档案阅览室查阅。
特殊情况需借出阅览者,须经部门主管领导批准,并填写档案《保管责任书》(参考附录一)。
3、如摘抄、拍照、复制所查档案内容,需经档案管理人员同意,其中涉密内容需抄录、复制,要经部门主管领导批准,且只能在档案阅览室内进行,利用者对涉密内容要负责保密。
4、借阅机密、绝密档案材料,需经保密责任人签署意见,部门主管领导批准。
5、测绘成果及资料档案利用者,对所借档案要妥善保管,不得转借、遗失、拆散或损毁档案,不准拆卷、抽页,不得在档案原件上划线、加注、勾抹、涂改、圈划、污损等,未经许可,不得摘抄或复制档案,不得向无关人员泄露档案内容。
6、借阅人员退还档案时,档案管理人员要认真清点档案数量,检查案卷有无损坏,文件是否齐全等。
7、利用人员应将利用效果及时向档案提供部门反馈,为总结规律、扩大档案宣传积累素材,以更好地提供利用。
(三)档案室管理规定
1、档案室是档案资料保护和贮存的重要基地,是提供利用测绘成果和档案资料的重要场所,除经公司领导批准外,非档案管理部门的工作人员不得入内。
2、保管档案必须有专门的库室,并设专人负责管理。
档案室内应采取有效的防护措施,保证档案安全。
3、档案进出档案室,要建立严格的登记制度,包括档案收进入库,库存档案调出室外及日常的调阅、归还。
4、档案室应设有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等“八防”的设备和措施。
光盘或磁介质档案应用防磁档案柜存放。
5、要经常检查档案室有无火灾隐患,发现问题及时向领导报告,以便采取有效措施,防患于未然。
6、档案室内必须依法配备消防器材和灭火装置,不准堆放易燃易爆物品。
严禁在档案室范围内吸烟。
7、对新接收入库档案要严格检查,对有虫蛀、发霉及其它问题的档案须经科学处理后方可入库。
8、档案室内应保持整洁、卫生,不得堆放与档案无关的物品。
9、每天下班前,应关闭档案室门窗,切断水、电源,确保档案安全。
10、定期打扫卫生,保持档案室与档案的清洁。
(四)档案工作人员要求
1、认真学习、贯彻《档案法》,严格执行公司档案管理工作的规章制度,了解并掌握档案管理工作的基本技能。
2、忠于职守,负责完成测绘成果及资料档案的收集、整理、保管、鉴定、统计等各项具体工作。
3、负责档案借阅登记和利用效果收集工作。
4、负责档案库房的管理,做好“八防”工作,确保档案的完整与安全。
5、积极参加各种档案管理培训活动,不断提高自身业务素质和岗位工作质量。
6、加强团结协作,遵守工作纪律,严格执行各项工作制度。
(五)档案统计工作规定
1、档案统计包括档案数量、保管状况、鉴定情况、利用情况及档案部门基本情况的统计,档案部门要建立上述各种情况的登记簿,定期进行统计分析。
2、各类档案的统计由分管的档案人员负责统计,档案统计工作的汇总表,由各部门分管领导指定专人负责填报。
3、要保证统计资料的准确性,系统性和及时性,做到完整、连续、报送及时。
4、对于上报的档案统计报表,由本部门主管负责人和统计人员签字并对统计资料、报表的准确性负责。
5、定期统计档案利用情况,每年年末统计当年档案借阅人次、卷数,总结档案利用效果。
6、各类档案统计报表及综合统计表,均要保留一份存档备查。
测绘部
二〇一一年十一月二十三日
附录一
档案保管责任书(存根)
档案借出档案室,借阅者须做好档案保管工作,履行以下责任:
一、贯彻执行《中华人民共和国测绘成果管理条例》、《博雅达集团档案管理条例》及测绘部《测绘成果及资料档案管理制度》。
二、认真填写《档案借阅登记表》,如实填写借出档案的用途及使用内容。
三、经部门主管领导同意借出,借阅者在档案借出期间为借出档案的档案保管责任人。
四、档案借出期间,不得转借、遗失、拆散或损毁档案,不准拆卷、抽页,不得在档案原件上划线、加注、勾抹、涂改、圈划、污损等,未经许可,不得摘抄或复制档案,不得向无关人员泄露档案内容。
五、对所查档案内容进行摘抄、拍照、复制,需经档案管理人员同意,方可进行。
六、对涉密内容抄录、复制,要经部门主管领导批准,且只能在档案阅览室内进行,利用者对涉密内容要负责保密,需填写《档案保密协议书》。
七、机密、绝密档案材料,需填写《档案保密协议书》,且经保密责任人签署意见,部门主管领导批准。
八、同意并履行以上内容,方可将档案借出档案室。
档案管理员:
部门主管领导:
档案借阅人:
日期:
年月日
档案保管责任书
档案借出档案室,借阅者须做好档案保管工作,履行以下责任:
一、贯彻执行《中华人民共和国测绘成果管理条例》、《博雅达集团档案管理条例》及测绘部《测绘成果及资料档案管理制度》。
二、认真填写《档案借阅登记表》,如实填写借出档案的用途及使用内容。
三、经部门主管领导同意借出,借阅者在档案借出期间为借出档案的档案保管责任人。
四、档案借出期间,不得转借、遗失、拆散或损毁档案,不准拆卷、抽页,不得在档案原件上划线、加注、勾抹、涂改、圈划、污损等,未经许可,不得摘抄或复制档案,不得向无关人员泄露档案内容。
五、对所查档案内容进行摘抄、拍照、复制,需经档案管理人员同意,方可进行。
六、对涉密内容抄录、复制,要经部门主管领导批准,且只能在档案阅览室内进行,利用者对涉密内容要负责保密,需填写《档案保密协议书》。
七、借阅机密、绝密档案材料,需填写《档案保密协议书》,且经保密责任人签署意见,部门主管领导批准。
八、同意并履行以上内容,方可将档案借出档案室。
档案管理员:
部门主管领导:
档案借阅人:
日期:
年月日
附录二
档案保密协议书(存根)
针对机密、绝密档案材料及涉密内容的调用,借阅者必须做好档案保密工作,履行以下责任:
一、贯彻执行《中华人民共和国测绘成果管理条例》、《博雅达集团档案管理条例》及测绘部《测绘成果及资料档案管理制度》。
二、认真填写《档案借阅登记表》,如实填写借出档案的用途及使用内容。
针对借出档案室的档案,需填写《档案保管责任书》。
三、经部门主管领导同意查阅,借阅者对机密、绝密档案材料及涉密内容负责保密,借阅者为所查档案的保密责任人。
四、档案使用期间,不得转借、遗失、拆散或损毁档案,不准拆卷、抽页,不得在档案原件上划线、加注、勾抹、涂改、圈划、污损等,未经许可,不得摘抄或复制档案,不得向无关人员泄露档案内容。
五、对机密、绝密档案材料及涉密内容抄录、复制,须经部门主管领导批准,且只能在档案阅览室内进行,利用者对涉密内容要负责保密。
六、同意并履行以上内容,方可调用机密、绝密档案材料及涉密内容。
档案管理员:
部门主管领导:
保密责任人:
日期:
年月日
档案保密协议书
针对机密、绝密档案材料及涉密内容的调用,借阅者必须做好档案保密工作,履行以下责任:
一、贯彻执行《中华人民共和国测绘成果管理条例》、《博雅达集团档案管理条例》及测绘部《测绘成果及资料档案管理制度》。
二、认真填写《档案借阅登记表》,如实填写借出档案的用途及使用内容。
针对借出档案室的档案,需填写《档案保管责任书》。
三、经部门主管领导同意查阅,借阅者对机密、绝密档案材料及涉密内容负责保密,借阅者为所查档案的保密责任人。
四、档案使用期间,不得转借、遗失、拆散或损毁档案,不准拆卷、抽页,不得在档案原件上划线、加注、勾抹、涂改、圈划、污损等,未经许可,不得摘抄或复制档案,不得向无关人员泄露档案内容。
五、对机密、绝密档案材料及涉密内容抄录、复制,须经部门主管领导批准,且只能在档案阅览室内进行,利用者对涉密内容要负责保密。
六、同意并履行以上内容,方可调用机密、绝密档案材料及涉密内容。
档案管理员:
部门主管领导:
保密责任人:
日期:
年月日
附图一:
测绘成果及档案管理流程图
附图二:
测绘成果及档案借阅流程图
附表一:
存档登记表
生成部门
保管部门
保管人
档号
项目编号
档案名称
份数
密级
存档期限
存放位置
存档人签名
接受人签名
备注
附表二:
档案借阅登记表
生成部门
保管部门
档号
项目编号
档案名称
份数
借阅时间
借阅人签名
出借人签名
归还时间
归还确认