会议组织经验总结Word文档格式.docx

会议组织经验总结Word文档格式.docx

《会议组织经验总结Word文档格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《会议组织经验总结Word文档格式.docx（10页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

因此，办公室每次在会议召开前一至两天，由分管副主任，召集秘书或办公室工作人员，按照常委领导、四大班—2—

子领导、党群单位、行政单位、事业单位、公司企业等类别，分批进行电话通知。

电话通知要与各部门负责人充分沟通，切忌该说不说、模棱两可，很可能一次疏忽，就导致预定参会人员不能及时参会。

对于临时有事无法参会的人员，要询问原因做记录，并要求其严格履行书面请假手续。

通过发动全体办公室干部协同配合，有利于培养和锻炼能力，同时也有利于保证会务工作质量和效率。

（五）注重细节，抓好会场布置。

会场布臵是会务工作的重头戏。

需要注意和做好的细节颇多，关键是要始终保持严谨求实的作风，认真负责地做好会场布臵的各项工作。

会场的布臵一般在前半天进行，即使是40人以下的小型会议也要尽量提前布臵，以妥善应对可能出现的错漏或突发情况。

会场的布臵要依次做好“五个摆放”。

实际办会时，根据会议类型也可能增减两三项。

一是摆放花卉。

主席台上的花卉既要枝繁叶茂，又不能太高，以免遮挡主席台就坐领导的视线。

台下的花卉则要蓬勃怒放，其旺盛的生命力能够为会议渲染昂扬向上、意气风发的良好氛围。

会前半小时，可适当喷水，使花卉显得更加鲜艳。

二是摆放会标。

即将会标悬挂到指定高度和适宜位臵。

会标的内容应体现会议主题和会议口号等。

对于一些重要的外事会议，还应加上外方语言的会标。

悬挂位臵一般应在主要与会领导的正上方。

一些小型座谈会或者工作汇报会，也将会标悬挂在侧上方。

三是摆放座签。

召开的会议，一般都需要为台上台下的区各级领导，严格按照排名顺序摆放座签。

而一些特别重大的会议，则需要为全体与会人员摆放座—3—

签，确保与会人员整齐有序、各就各位，同时也烘托了正式隆重的气氛。

四是摆放饮用水。

摆放为茶水杯的会议室，请会议勤务人员注意水杯的整齐摆放。

饮用水为瓶装矿泉水，除务必摆放整齐外，每一瓶的正面都要统一朝向与会人员。

五是摆放材料。

根据会议需要，一般要将会议议程和会上宣读的正式文件印制出来，同简装笔记本、笔等一并装袋，摆放在会场上，这对与会人员来说十分方便，也避免了忘记拿、丢失某份材料等情况。

这里的材料装袋，往往需要秘书、办公室工作人员全体出动，一份份整理装袋，并尽量避免错页、缺页的情况发生。

通过精诚协作，有利于集中精力和时间快速完成材料装袋任务，同时也很好地培养了办公室全体人员协作配合的意识。

（六）及时总结，不断完善提高。

办成一次高质量、高水平的会议，会前的精心组织十分必要，会后的总结提高一样也不能缺少。

一是归档整理会议资料。

会后要将会议所有文件，包括会议通知、会议简报、会议发言材料、领导讲话等统统收集起来，以备查考。

同时还应做好录音、录像资料的收集整理，以便会议纪要、会议总结等材料的撰写。

根据保密原则，对需要回收的会议材料要逐份清查回收。

二是严查会议参会情况。

要收集整理收到的书面请假条，比照参会人员名单和签到参会情况，对旷会、迟到、早退人员给予通报批评。

这对于按要求参会的人员是一种激励，而对于不按会议要求参会的人员则是一种警示，有利于形成按制度办事的优良会风。

三是及时分析总结会务服务工作。

分析总结会务工作中的经验和教训，找出规律性的东西，以指导做好—4—

今后的会务工作。

注重收集参会人员对会务服务工作的反馈意见，虚心采纳，以便在下一次会议前整改提高，防止出现类似的错误。

二、心得体会

会务服务工作是一项细致繁杂的工作，没有捷径可走。

唯有按部就班、认真负责地抓紧抓好抓实每一个细节，并在长期的会务工作实战中，全体办公室干部同心协力，集思广益，不断总结，形成一套操作性强、行之有效的经验做法，才能灵活运用到实际会务保障工作中。

现将其梳理总结如下：

（一）主动作为，做好会前准备工作。

充分发挥主观能动性，主动加压，积极作为，以严谨务实的服务者姿态，把工作想在前、做在前，确保会务工作组织严密、准备充分，即使遇到临时突发情况，也能及时妥善地应对。

正所谓“台上一分钟，台下十年功”。

一个人员齐整、流程顺畅的会议，需要会务工作人员付出更多的时间和精力。

会前编制专门的会议电话簿，把与会领导，街道和各部门负责人的联系电话梳理成册。

提前与与广告公司联系制作适合会场大小的会标，根据参会人员名单制作座签，会标和座签必须反复核查，确保准确无误。

要与花卉店联系订好会议室需要的花卉，花卉种类、颜色、形状和数量必须适合会场的要求。

根据会议方案印制会议材料。

与文具用品店联系，购臵文件袋、笔记本、笔等必备品。

与矿泉水公司联系提供足够的饮用水。

准备屏蔽设备、签到册和录音笔。

在冬天，对室温偏低的会议室要提前进行取暖保温工作。

按照全面周到的原则，会务服务工作要做好的环节颇多。

每个环节，都要坚决避免出现“可能”、“应该”—5—

篇二：

会议组织方案

会议组织方案

（一）

一、会前准备

1、确定会议是否必要。

能否通过其他方式使会议准备解决的问题更有效地获得解决？

2、确定会议的目的。

试图达成什么样的结果？

会议准备做出什么样的决定？

准备取得什么的行动方案？

3、准备议事日程。

列出与会议目的有关的项目。

依重要程度进行项目排序。

把有关项目归并为一组。

限定每个项目的商议时间。

4、收集所有与会议所议项目有关的信息。

如果太长、太多，将其要点摘录出来。

5、会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅。

6、根据要讨论的问题限定与会人员。

7、在正式开会之际，查看一下是否有新的信息。

如果有，需简要告诉大家。

二、会议期间控制

1、叙述会议的目的。

2、核对并记录与会者。

3、根据议事日程顺序提出每个项目，然后进行讨论，征求有关与会者的意见。

4、给每一个人表述自己意见的机会。

5、控制讨论过程。

如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，应及时引导到议题本身。

6、如果讨论变得复杂，出现各种不同的见解时，你要根据自己的理解将各种观点加以概括。

7、坚持预定的时间，不要拖延。

8、在每个项目讨论结束后加以概括，以便决策或达成结论。

9、在会议结束时，对已取得的结果进行概括。

如确有必要进一步讨论，可以推迟到下一次会议。

10、确定下次会议的议题和时间。

三、会后工作

1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。

会议记录应准确。

会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。

表明下次会议的日期和时间。

2、根据会议，对执行进行监督和检查。

会前工作：

1、与会议主办者洽谈。

2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。

3、邀请会议主办者实地考察会议举办场所。

4、与会议主办者确认会议接待方案。

5、与会议主办者签订会议接待标准合同。

6、确认会议主办者预付会议订金事宜。

7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。

8、准备会议资料。

（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。

）

会中工作：

9、机场、码头、车站：

专人、专车分批分时段按要求接站。

10、会议酒店现场：

会议秘书分发会议资料，来客接待。

11、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。

12、会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确认VIP用房及整理

记录有关信息。

协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。

13、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。

14、提前确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。

15、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。

16、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。

17、确认特殊客人（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等）的安排及接待工作。

18、协调会议期间的交通工具的安排。

19、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

会后工作：

20、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。

21、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。

22、与会议主办者的费用结算工作。

会议组织方案

（二）

1、确定会议目的：

完善组织工作，促进组织发展。

2、准备与会议目的有关的项目，依重要程度进行项目排序，把有关项目归并为一组并限定每个项目的进行时间：

（1）会长、秘书长及理事会代表讲话，对本年度工作进行总结，对今后工作提出要求和期望；

（2）各部门部长汇报总结本年度工作情况及成果，公布下年度工作计划；

（3）公布年度考核结果，进行表彰；

（4）“畅谈三分钟”：

组织成员各抒己见，畅所欲言，要求所有成员必须发言（内容可以是感想、意见、建议等）。

3、收集所有与会议项目有关的信息，包括本年度活动资料、各部门年度总结、绩效考核结果等，由办公室负责收集整理。

4、要求组织所有员工必须按时参加。

5、办公室在开会前发布会议通知，制定会议手册，后勤部做好会场布置及卫生。

6、在正式开会之际，查看一下是否有新的信息。

二、会议期间

1、会议名称：

原色生活——石家庄大学生自然保护者协会**年度总结大会

2、会议目的：

为更好地开展工作，（）总结本年度经验，改进工作方法，提高工作效率；

扩大沟通与交流，增进员工之间感情；

丰富组织文化，促进组织整体发展。

3、会议时间：

**年1月14日

会议地点：

会议室

4、核对并记录与会者。

与会人员：

会长、秘书长、理事会成员、各部门部长及干事

5、合理安排时间。

6、会议流程：

（1）主持人宣布大会开始（9：

00——9：

05）；

（2）针对本年度工作情况以及今后工作发展方向和要求进行大会讲话（9：

05——9：

25）：

会长讲话；

秘书长讲话；

理事会代表讲话；

（3）各部门部长汇报总结本年度工作情况及成果，并公布下年度工作计划（9：

25——9：

40）；

（4）公布年度考核结果，进行表彰（9：

40——10：

00）；

（5）畅谈三分钟。

组织成员每人三分钟左右时间，各抒己见，畅所欲言，要求所有成员必须发言（内容可以是感想、意见、建议等）（10：

00——10：

50）；

（6）大会结束（10：

50——11：

00）。

（一）会议承办部门：

办公室、后勤部

办公室负责内容：

1、做好会议记录，要求准确完整，包括会议时间、地点、出勤情况、会议内容及讲话人姓名等；

2、将会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、工作汇报总结进行汇总，对员工发言进行总结；

3、对会议经费进行审批。

后勤部负责内容：

1、做好桌椅的收拾；

2、安排出游，组织成员到西柏坡游玩，路费由组织负责；

3、合理安排会议经费。

篇三：

企业会议组织管理经验一点谈

企业会议组织管理经验一点谈

清远市一览人力资源管理有限公司陈瑜

作为企业的人力资源经理或者行政经理，会议的组织是一项既重要、又考验人、并能彰显个人能力水平的一项本职工作。

而作为企业，会议是一种传达企业宗旨，贯彻企业精神的一种必要活动和仪式，是企业文化传播的主要途径之一，也是企业提高凝聚力、向心力的重要功能，因此，组织好企业的每一次会议，对企业和对HRM均尤其重要。

其实，对于会议的规范，国家相关部门都有一些规定和要求，比如《全国政协全体会议工作规则》、《中华人民共和国全国人民代表大会议事规则》等，但是，企业是盈利单位，不能完全参照国家机关或行政事业单位的做法。

另外，由于每一个企业的文化背景不尽相同、企业的价值取向相异、会议的目标和目的各有所指，所以在实际操作中，必须根据企业的实际情况、实际需要出发，因地制宜地做好符合企业需要的会议组织工作。

根据本人的一点体会，整理出会议组织方面的一些工作做法提供给大家参考，谨希望能够起到抛砖引玉的作用。

对于会议的组织，主要有几个关键的环节或步骤：

一、成立会议组织机构（会议筹备小组）

任何事情都要有人去做，成立专门的组织机构，可以将责任落实到位，可以统筹管理。

二、会议的策划

会议策划是整个会议的重中之重，就好像演一台戏的剧本，剧本的好坏直接关系到这台戏的质量，没有好剧本就演不出好戏。

会议策划涉及到的内容有：

（一）、会议主题的确定。

这项工作可以由会议筹备组织来做。

本次会议的中心思想内容是什么，是为了什么而开的，需要达到的目的或者目标是什么，这就是主题内容。

当然，主题是对以上内容的提炼，可以用几个字或者一句短语就可以体现出来的，比如说我原来的公司组织过一次营销总结大会，会议的主要目的是激发营销团队的意志，燃起营销团队的激情，从而激励他们冲刺年度的经营目标，所以把主题确定为“激情成就梦想”。

主体确定了，那么会议的策划就有了灵魂，就有了主线，按照这个灵魂或主线就可以展开了。

（二）、会议方案的制定。

会议主题是会议的灵魂，会议方案则是灵魂的载体。

一般来说，会议方案由以下几部分组成：

1、会议目的，表述召开本次会议的原由和要达到的目的。

2、会议组织，包括会议筹备组和会务组（视会议的大小轻重程度可以合二为一）、与会人员组成、会议要求、会议纪律，还有车辆、住宿、就餐安排，还有请柬印制和寄发、资料编印、礼品准备等等等等。

3、会议内容，包括会议主题、时间、地点、议程编排等。

4、会议推进计划，这一部分很重要，是一个剧本中的各个分镜头。

把会议组织的全过程按照进程进行细分，并明确完成时间、责任人等等。

5、会议费用预算。

6、会议宣传计划，如会场氛围设计，宣传口号、标语、广告，礼仪，摄影、音响、客房慰问卡、餐桌欢迎卡等等。

该部分最好能够有一个单独的策划作为附件，如果公司没有专业人员，可以请专业公司做。

7、会议活动计划，如户外拓展活动、娱乐活动、文艺表演等等。

该部分最好也有一个单独的策划作为附近，可以请专业公司做。

8、其他事项，以上没有包括但会议需要的内容项目。

三、会议的组织

会议组织是落实到会议筹备组和会务组上的工作。

（一）会议召开前，是会议筹备组在开展工作，主要内容有：

1、会议策划方案的起草、审议、审批、实施。

2、针对方案的要求，展开会议筹备的各项工作，包括会议所有文件的起草，会场、食宿酒店、车辆的预定，会场布置，餐标安排、甚至往返人员车票预订等等一系列的工作。

3、直到会议召开前的所有工作完成，会议筹备组的使命才叫完成，接下来是会务组的工作了。

（二）会议召开期间，是会务组在开展工作，主要内容有：

1、按照推进计划保证会议的各项议程顺利实施完成。

2、组织好会议的服务工作。

3、管理好会场的秩序和氛围。

4、管理好参会人员的就餐和住宿。

5、管理好会议的活动。

6、直到会议结束，并结算完相关费用，送走所有参会人员之后，会务组的使命才告完成。

四、会议的实施

会议的实施和会议的组织不一样，会议的组织主要是对会议组织机构的工作要求，而会议的实施是指整个会议过程即会议推进计划的完成。

（一）在会议实施阶段，会务组的各位成员必须分工合作，各司其职，按照会议推进计划的每一步骤的要求做好工作，大到会场气氛把控，小到文件发放和茶水添置等等，必须面面俱到，一应俱全。

（二）加强与会场、就餐和住宿酒店方面的沟通和协调，及时处理发生的问题，确保服务质量，确保会议正常展开。

（三）做好与会人员的身体安全和健康的监控和管理，发现问题及时解决。

（四）做好会议文件的发放、签收工作，做好会议签到工作，做好会议合影等等工作。

会议的文件应该包括：

1、会议文件目录；

2、会议议程；

3、会议纪律和参会要求等；

4、会议和就餐座位安排表、住宿房间安排表；

5、团队誓词或企业文化理念口号等；

6、企业的工作总结报告（或总经理的讲话稿）；

7、其他需要的文件。

五、会议的总结

会议总结是对本次会议组织工作的经验、缺陷的回顾。

做好会议总结可以对以后的工作起到指导的作用，也可以为企业积累文化素材。

同时，通过总结可以更好地鼓励工作中表现突出的人员，鞭策他人，使整个会议组织团队更加成熟和提高。

会议总结主要从筹备工作、会务工作两个方面展开，要从会议的主题、目标作为出发点，结合会议最终达到的效果分析是否实现会议的目标，期间出现了哪些事件和问题，对会议是否造成或造成了什么影响，如何解决这些事件和问题，今后需要注意的方向或需要吸取的教训等等。

另外，要注意会议文件、资料的存档管理，包括全套的会议文件、会议策划方案、会议宣传方案、会议活动方案、会议照片和影音资料等等。

甚至会议就餐的餐标、住宿酒店的资料等都可以一同建档保存。

办好会议的要求就是：

群策全力，各司其职。

分工合作，细心管理。

有条不紊，按部就班。

统筹兼顾，工作到位。

以上是本人的一家之言，仅供各位同行斟酌参考，如有不到之处望各位同行不吝赐教。

附件：

一、会议议程范例

二、会议策划方案参考目录

三、相关文件清单范例

四、会议筹备阶段推进范例

五、会议进行阶段推进表范例