会议组织经验总结Word文档格式.docx

1、因此，办公室每次在会议召开前一至两天，由分管副主任，召集秘书或办公室工作人员，按照常委领导、四大班 2 子领导、党群单位、行政单位、事业单位、公司企业等类别，分批进行电话通知。电话通知要与各部门负责人充分沟通，切忌该说不说、模棱两可，很可能一次疏忽，就导致预定参会人员不能及时参会。对于临时有事无法参会的人员，要询问原因做记录，并要求其严格履行书面请假手续。通过发动全体办公室干部协同配合，有利于培养和锻炼能力，同时也有利于保证会务工作质量和效率。 （五）注重细节，抓好会场布置。会场布臵是会务工作的重头戏。需要注意和做好的细节颇多，关键是要始终保持严谨求实的作风，认真负责地做好会场布臵的各项工作。

2、会场的布臵一般在前半天进行，即使是40人以下的小型会议也要尽量提前布臵，以妥善应对可能出现的错漏或突发情况。会场的布臵要依次做好“五个摆放”。实际办会时，根据会议类型也可能增减两三项。一是摆放花卉。主席台上的花卉既要枝繁叶茂，又不能太高，以免遮挡主席台就坐领导的视线。台下的花卉则要蓬勃怒放，其旺盛的生命力能够为会议渲染昂扬向上、意气风发的良好氛围。会前半小时，可适当喷水，使花卉显得更加鲜艳。二是摆放会标。即将会标悬挂到指定高度和适宜位臵。会标的内容应体现会议主题和会议口号等。对于一些重要的外事会议，还应加上外方语言的会标。悬挂位臵一般应在主要与会领导的正上方。一些小型座谈会或者工作汇报会，也将

3、会标悬挂在侧上方。三是摆放座签。召开的会议，一般都需要为台上台下的区各级领导，严格按照排名顺序摆放座签。而一些特别重大的会议，则需要为全体与会人员摆放座 3 签，确保与会人员整齐有序、各就各位，同时也烘托了正式隆重的气氛。四是摆放饮用水。摆放为茶水杯的会议室，请会议勤务人员注意水杯的整齐摆放。饮用水为瓶装矿泉水，除务必摆放整齐外，每一瓶的正面都要统一朝向与会人员。五是摆放材料。根据会议需要，一般要将会议议程和会上宣读的正式文件印制出来，同简装笔记本、笔等一并装袋，摆放在会场上，这对与会人员来说十分方便，也避免了忘记拿、丢失某份材料等情况。这里的材料装袋，往往需要秘书、办公室工作人员全体出动，一

4、份份整理装袋，并尽量避免错页、缺页的情况发生。通过精诚协作，有利于集中精力和时间快速完成材料装袋任务，同时也很好地培养了办公室全体人员协作配合的意识。 （六）及时总结，不断完善提高。办成一次高质量、高水平的会议，会前的精心组织十分必要，会后的总结提高一样也不能缺少。一是归档整理会议资料。会后要将会议所有文件，包括会议通知、会议简报、会议发言材料、领导讲话等统统收集起来，以备查考。同时还应做好录音、录像资料的收集整理，以便会议纪要、会议总结等材料的撰写。根据保密原则，对需要回收的会议材料要逐份清查回收。二是严查会议参会情况。要收集整理收到的书面请假条，比照参会人员名单和签到参会情况，对旷会、迟到

5、、早退人员给予通报批评。这对于按要求参会的人员是一种激励，而对于不按会议要求参会的人员则是一种警示，有利于形成按制度办事的优良会风。三是及时分析总结会务服务工作。分析总结会务工作中的经验和教训，找出规律性的东西，以指导做好 4 今后的会务工作。注重收集参会人员对会务服务工作的反馈意见，虚心采纳，以便在下一次会议前整改提高，防止出现类似的错误。 二、心得体会 会务服务工作是一项细致繁杂的工作，没有捷径可走。唯有按部就班、认真负责地抓紧抓好抓实每一个细节，并在长期的会务工作实战中，全体办公室干部同心协力，集思广益，不断总结，形成一套操作性强、行之有效的经验做法，才能灵活运用到实际会务保障工作中。现

6、将其梳理总结如下： （一）主动作为，做好会前准备工作。充分发挥主观能动性，主动加压，积极作为，以严谨务实的服务者姿态，把工作想在前、做在前，确保会务工作组织严密、准备充分，即使遇到临时突发情况，也能及时妥善地应对。正所谓“台上一分钟，台下十年功”。一个人员齐整、流程顺畅的会议，需要会务工作人员付出更多的时间和精力。会前编制专门的会议电话簿，把与会领导，街道和各部门负责人的联系电话梳理成册。提前与与广告公司联系制作适合会场大小的会标，根据参会人员名单制作座签，会标和座签必须反复核查，确保准确无误。要与花卉店联系订好会议室需要的花卉，花卉种类、颜色、形状和数量必须适合会场的要求。根据会议方案印制会

7、议材料。与文具用品店联系，购臵文件袋、笔记本、笔等必备品。与矿泉水公司联系提供足够的饮用水。准备屏蔽设备、签到册和录音笔。在冬天，对室温偏低的会议室要提前进行取暖保温工作。按照全面周到的原则，会务服务工作要做好的环节颇多。每个环节，都要坚决避免出现“可能”、“应该” 5 篇二：会议组织方案 会议组织方案（一） 一、 会前准备 1、确定会议是否必要。能否通过其他方式使会议准备解决的问题更有效地获得解决？ 2、确定会议的目的。试图达成什么样的结果？会议准备做出什么样的决定？准备取得什么的行动方案？ 3、准备议事日程。列出与会议目的有关的项目。依重要程度进行项目排序。把有关项目归并为一组。 限定每个

8、项目的商议时间。 4、收集所有与会议所议项目有关的信息。如果太长、太多，将其要点摘录出来。 5、会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅。 6、根据要讨论的问题限定与会人员。 7、在正式开会之际，查看一下是否有新的信息。如果有，需简要告诉大家。 二、会议期间控制 1、叙述会议的目的。 2、核对并记录与会者。 3、根据议事日程顺序提出每个项目，然后进行讨论，征求有关与会者的意见。 4、给每一个人表述自己意见的机会。 5、控制讨论过程。如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，应及时引导到议题本身。 6、如果讨论变得复杂，出现各种不同的见解时，你要根据自己的理解将各种观点加以概括。 7、坚

9、持预定的时间，不要拖延。 8、在每个项目讨论结束后加以概括，以便决策或达成结论。 9、在会议结束时，对已取得的结果进行概括。如确有必要进一步讨论，可以推迟到下一次会议。 10、确定下次会议的议题和时间。 三、会后工作 1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。表明下次会议的日期和时间。 2、根据会议，对执行进行监督和检查。 会前工作： 1、与会议主办者洽谈。 2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。 3、邀请会议主办者实地考察会议举办场所。 4、与会议主办者确认会议接待方案。 5、与会议主办者签订会议接待标准合同。 6

10、、确认会议主办者预付会议订金事宜。 7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。 8、准备会议资料。（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。） 会中工作： 9、机场、码头、车站：专人、专车分批分时段按要求接站。 10、会议酒店现场：会议秘书分发会议资料，来客接待。 11、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。 12、会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确认VIP用房及整理 记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。 13、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作

11、。 14、提前确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。 15、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。 16、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。 17、确认特殊客人（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等）的安排及接待工作。 18、协调会议期间的交通工具的安排。 19、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。 会后工作： 20、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。 21、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表

12、通讯录。 22、与会议主办者的费用结算工作。 会议组织方案（二） 1、确定会议目的：完善组织工作，促进组织发展。 2、准备与会议目的有关的项目，依重要程度进行项目排序，把有关项目归并为一组并限定每个项目的进行时间： （1）会长、秘书长及理事会代表讲话，对本年度工作进行总结，对今后工作提出要求和期望； （2）各部门部长汇报总结本年度工作情况及成果，公布下年度工作计划； （3）公布年度考核结果，进行表彰； （4）“畅谈三分钟”：组织成员各抒己见，畅所欲言，要求所有成员必须发言（内容可以是感想、意见、建议等）。 3、收集所有与会议项目有关的信息，包括本年度活动资料、各部门年度总结、绩效考核结果等，由

13、办公室负责收集整理。 4、要求组织所有员工必须按时参加。 5、办公室在开会前发布会议通知，制定会议手册，后勤部做好会场布置及卫生。 6、在正式开会之际，查看一下是否有新的信息。 二、会议期间 1、会议名称：原色生活石家庄大学生自然保护者协会 *年度总结大会 2、会议目的：为更好地开展工作，（）总结本年度经验，改进工作方法，提高工作效率；扩大沟通与交流，增进员工之间感情；丰富组织文化，促进组织整体发展。 3、会议时间：*年1月14日 会议地点：会议室 4、核对并记录与会者。 与会人员：会长、秘书长、理事会成员、各部门部长及干事 5、合理安排时间。 6、会议流程： （1）主持人宣布大会开始（9：0

14、09：05）； （2）针对本年度工作情况以及今后工作发展方向和要求进行大会讲话（9：059：25）： 会长讲话； 秘书长讲话； 理事会代表讲话； （3）各部门部长汇报总结本年度工作情况及成果，并公布下年度工作计划（9：259： 40）； （4）公布年度考核结果，进行表彰（9：4010：00）； （5）畅谈三分钟。组织成员每人三分钟左右时间，各抒己见，畅所欲言，要求所有成员必须发言（内容可以是感想、意见、建议等）（10：0010：50）； （6）大会结束（10：5011：00）。 （一）会议承办部门：办公室、后勤部 办公室负责内容： 1、做好会议记录，要求准确完整，包括会议时间、地点、出勤情况、

15、会议内容及讲话人姓名等； 2、将会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、工作汇报总结进行汇总，对员工发言进行总结； 3、对会议经费进行审批。 后勤部负责内容： 1、做好桌椅的收拾； 2、安排出游，组织成员到西柏坡游玩，路费由组织负责； 3、合理安排会议经费。 篇三：企业会议组织管理经验一点谈 企业会议组织管理经验一点谈 清远市一览人力资源管理有限公司陈瑜 作为企业的人力资源经理或者行政经理，会议的组织是一项既重要、又考验人、并能彰显个人能力水平的一项本职工作。而作为企业，会议是一种传达企业宗旨，贯彻企业精神的一种必要活动和仪式，是企业文化传播的主要途径之一，也是企业提高凝聚力、向心力的重要功能，因此

16、，组织好企业的每一次会议，对企业和对HRM均尤其重要。 其实，对于会议的规范，国家相关部门都有一些规定和要求，比如全国政协全体会议工作规则、中华人民共和国全国人民代表大会议事规则等，但是，企业是盈利单位，不能完全参照国家机关或行政事业单位的做法。另外，由于每一个企业的文化背景不尽相同、企业的价值取向相异、会议的目标和目的各有所指，所以在实际操作中，必须根据企业的实际情况、实际需要出发，因地制宜地做好符合企业需要的会议组织工作。 根据本人的一点体会，整理出会议组织方面的一些工作做法提供给大家参考，谨希望能够起到抛砖引玉的作用。 对于会议的组织，主要有几个关键的环节或步骤： 一、成立会议组织机构（

17、会议筹备小组） 任何事情都要有人去做，成立专门的组织机构，可以将责任落实到位，可以统筹管理。 二、会议的策划 会议策划是整个会议的重中之重，就好像演一台戏的剧本，剧本的好坏直接关系到这台戏的质量，没有好剧本就演不出好戏。 会议策划涉及到的内容有： （一）、会议主题的确定。这项工作可以由会议筹备组织来做。本次会议的中心思想内容是什么，是为了什么而开的，需要达到的目的或者目标是什么，这就是主题内容。当然，主题是对以上内容的提炼，可以用几个字或者一句短语就可以体现出来的，比如说我原来的公司组织过一次营销总结大会，会议的主要目的是激发营销团队的意志，燃起营销团队的激情，从而激励他们冲刺年度的经营目标，

18、所以把主题确定为“激情成就梦想”。 主体确定了，那么会议的策划就有了灵魂，就有了主线，按照这个灵魂或主线就可以展开了。 （二）、会议方案的制定。会议主题是会议的灵魂，会议方案则是灵魂的载体。 一般来说，会议方案由以下几部分组成： 1、会议目的，表述召开本次会议的原由和要达到的目的。 2、会议组织，包括会议筹备组和会务组（视会议的大小轻重程度可以合二为一）、与会人员组成、会议要求、会议纪律，还有车辆、住宿、就餐安排，还有请柬印制和寄发、资料编印、礼品准备等等等等。 3、会议内容，包括会议主题、时间、地点、议程编排等。 4、会议推进计划，这一部分很重要，是一个剧本中的各个分镜头。把会议组织的全过程

19、按照进程进行细分，并明确完成时间、责任人等等。 5、会议费用预算。 6、会议宣传计划，如会场氛围设计，宣传口号、标语、广告，礼仪，摄影、音响、客房慰问卡、餐桌欢迎卡等等。该部分最好能够有一个单独的策划作为附件，如果公司没有专业人员，可以请专业公司做。 7、会议活动计划，如户外拓展活动、娱乐活动、文艺表演等等。该部分最好也有一个单独的策划作为附近，可以请专业公司做。 8、其他事项，以上没有包括但会议需要的内容项目。 三、会议的组织 会议组织是落实到会议筹备组和会务组上的工作。 （一）会议召开前，是会议筹备组在开展工作，主要内容有： 1、会议策划方案的起草、审议、审批、实施。 2、针对方案的要求，

20、展开会议筹备的各项工作，包括会议所有文件的起草，会场、食宿酒店、车辆的预定，会场布置，餐标安排、甚至往返人员车票预订等等一系列的工作。 3、直到会议召开前的所有工作完成，会议筹备组的使命才叫完成，接下来是会务组的工作了。 （二）会议召开期间，是会务组在开展工作，主要内容有： 1、按照推进计划保证会议的各项议程顺利实施完成。 2、组织好会议的服务工作。 3、管理好会场的秩序和氛围。 4、管理好参会人员的就餐和住宿。 5、管理好会议的活动。 6、直到会议结束，并结算完相关费用，送走所有参会人员之后，会务组的使命才告完成。 四、会议的实施 会议的实施和会议的组织不一样，会议的组织主要是对会议组织机构

21、的工作要求，而会议的实施是指整个会议过程即会议推进计划的完成。 （一）在会议实施阶段，会务组的各位成员必须分工合作，各司其职，按照会议推进计划的每一步骤的要求做好工作，大到会场气氛把控，小到文件发放和茶水添置等等，必须面面俱到，一应俱全。 （二）加强与会场、就餐和住宿酒店方面的沟通和协调，及时处理发生的问题，确保服务质量，确保会议正常展开。 （三）做好与会人员的身体安全和健康的监控和管理，发现问题及时解决。 （四）做好会议文件的发放、签收工作，做好会议签到工作，做好会议合影等等工作。 会议的文件应该包括： 1、会议文件目录； 2、会议议程； 3、会议纪律和参会要求等； 4、会议和就餐座位安排表

22、、住宿房间安排表； 5、团队誓词或企业文化理念口号等； 6、企业的工作总结报告（或总经理的讲话稿）； 7、其他需要的文件。 五、会议的总结 会议总结是对本次会议组织工作的经验、缺陷的回顾。做好会议总结可以对以后的工作起到指导的作用，也可以为企业积累文化素材。同时，通过总结可以更好地鼓励工作中表现突出的人员，鞭策他人，使整个会议组织团队更加成熟和提高。 会议总结主要从筹备工作、会务工作两个方面展开，要从会议的主题、目标作为出发点，结合会议最终达到的效果分析是否实现会议的目标，期间出现了哪些事件和问题，对会议是否造成或造成了什么影响，如何解决这些事件和问题，今后需要注意的方向或需要吸取的教训等等。 另外，要注意会议文件、资料的存档管理，包括全套的会议文件、会议策划方案、会议宣传方案、会议活动方案、会议照片和影音资料等等。甚至会议就餐的餐标、住宿酒店的资料等都可以一同建档保存。 办好会议的要求就是：群策全力，各司其职。分工合作，细心管理。有条不紊，按部就班。统筹兼顾，工作到位。 以上是本人的一家之言，仅供各位同行斟酌参考，如有不到之处望各位同行不吝赐教。 附件：一、会议议程范例 二、会议策划方案参考目录 三、相关文件清单范例 四、会议筹备阶段推进范例 五、会议进行阶段推进表范例