商业书信绝对经典Word格式文档下载.docx
《商业书信绝对经典Word格式文档下载.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《商业书信绝对经典Word格式文档下载.docx（25页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
也有用公务书信的常用结语过渡，如“特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉”，或“肃此专呈、肃此奉达”，也有“特此鸣谢、敬请谅解、尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅”，以及“承蒙惠允、承蒙协办、承蒙惠示、不胜荣幸、不胜感激”等等。
5、祝颂词 书信的最后，写祝颂词是惯例。
由于写信人与受信人的关系各有不同，书信内容各有不同，祝颂词的写法便呈多种多样。
一般说来，有“即颂时绥、敬颂台安、此致敬礼、谨祝万事如意、诚祝生意兴隆”等等，有时，因过渡词含有明显的祝颂义，也可省去祝颂词。
6、签署 书信的签署以写信人全名为要，不能只签个姓氏或习惯称呼，如“老王、小王、小李、张主任、赵经理”等，而要完整地写成“×
部主任张金水”、“×
公司经理王富成”或者 “×
公司办公室秘书李倩”、“×
部业务员刘震”等。
今天，许多书信都以计算机制成，但即使已打印了姓名，仍应再以手书签署一遍，这既表信用，亦示诚意。
对某些特殊对象，署名后应有具名语，如“谨上、谨呈、敬述”等，以表示对受件者的尊重。
7、日期 日期明确本是应用文写作的基本要素，书信自然不可缺了这一项。
日期必须准确，表现出写信人的负责态度，而万一记错日期，也许会因此而误事。
中文书信行款规范
1、字迹端正清晰，易于认辨。
不写错别字，不写错句。
单字不成行，单行不成页。
2、一页纸上至少有三分之一是话语长度跨两行以上的，不宜满页尽是长度不跨行的短句。
3、礼仪性的贺信、唁函、邀请书等不宜太长，但不能少于100字，书写时亦应注意在整页纸上的布局合理，不能一页大纸上就两行小字，这既不美观于样式，又乏诚意于情分。
4、不可用红墨水、红圆珠笔或铅笔写。
5、对境外华语地区通信，要兼顾当地汉语书信的表达习惯。
6、信笺折叠应是文字面朝外，受件人称呼朝外。
信笺折叠宜简单地横竖对折，不宜折成燕子状、花瓣状，这种折叠法不宜用于工作信件，会影响工作信件的严肃性。
7、信封使用要按国家邮政总局的有关规定，不可随意印制或改制。
信封书写也应按我国邮局规定的规范行事。
收件人姓名后可用“钧启、公启、安启、亲启”等，但倘为明信片、则应用“收”字，明信片的寄件人后也不能写“缄”而应写“寄”。
8、邮资要付足，不要寄欠资信，以免因退回补足邮资而造成时间上的延误，邮票贴法要规范，但勿与地址太近，以免盖邮戳时将门牌号码遮住，造成投递麻烦。
邮资总付的信件，要与邮局相关部门妥善交接。
航空信的标签要明显。
商业信函的写作要求
商业信函不同于文学创作。
文学作品忌显不忌隐，忌直不忌曲，而商业信函应清楚明确，不隐不曲。
商业信函的写作要求是：
1）主题突出，观点明确
商业信函是为开展某项商业业务而写的，具有明显的目标。
信文内容应紧紧围绕这一目标展开，不要涉及无关紧要的事情，以免冲淡主题；
也不必象私人一般信函那样，写入问候、寒喧一类词语。
向对方提出的问题要明确，回答对方的询问也要有针对性，不能答非所问，或故意绕弯子，回避要害。
鉴于商业信函往来涉及经济责任，所谈事项必须观点明确，交待清楚。
例如答复对方订货要求时，必须将供应商品的规格、性能、供货日期、价格与折扣条件、交货方式、经济责任等，一一交待清楚，切忌含混不清，以免日后纠纷。
2）面向对方
为促进双方经销往来，信函应给对方一个好的印象。
因此，在写信之前，要设身处地想一想：
对方的需要：
对方的处境、利益与困难；
如何在互惠互利的前提下尽可能考虑对方的需求，还要考虑对方的地位、身份、专业知识、文化程度，接受能力等，使对方正确理解信中所谈内容。
态度诚恳是指信文内容应实事求是，不要夸夸其谈，弄虚作假。
同时即使对方提出的要求不能接受，也应用委婉地语气加以解释，以求保持良好关系，不致损害以后的买卖来往。
3）实事求是，谦恭有礼
经商往来要求实事求是，遵守职业道德，维护企业与个人的信誉，不得蓄意欺骗对方或设下圈套诱使对方上钩，以谋求不正当利益。
谦恭有礼不是仅说几句客套话，而是要尊重对方，讲究文明礼貌。
例如，收到对方来函，应尽快给以答复，拖延回信的做法是不礼貌的。
4）结构严谨、首尾圆合
结构严谨，要做到这一点应在动笔之前，首先把所要写的内容有条不紊地组织起来，列成提纲或打草稿，以免结构松散，首尾脱节。
商业信函的特点是开门见山。
可在信的开头直接进入主题而不落俗套。
在信的结尾可提出各种希望等。
5）语气平和，用词准确
为了达到买卖往来的目的，注意写信的口吻与语气是很重要的。
商业信函的语气要平和，要平等相符，不得用命令或变相威胁的语气，要做到不卑不亢。
用词准确，不要用一些晦涩的或易于引起歧义的词语。
用词不当或不准确，常常会使对方引起误解，甚至被人利用而导致一方经济损失。
例如提请对方供货时，不要用“大量”、“许多”一类词语，应具体说明数量。
同样，报价不能笼统地说“合理价格”或“市场价格”，而应说明具体价格为多少，用何种货币，怎样结算，有没有各种附加收费，尽量避免使用“大约”、“左右”一类词语。
答复对方的来信，最好说明那封来信的日期、内容、编号，不要笼统地说“来信收到”或“上月来信”等，因为来信可能不止一封。
此外，信文用字应规范化，还要正确使用标点符号。
6）清楚简洁，注意修辞
信文内容与形式都要做到清楚简洁。
做生意讲求效率与节省时间。
清楚简洁的书信最受欢迎。
要避免使用长句冗词以及不必要的修辞词。
商业信函以实用为宗旨，它不象文学作品那样讲究修辞，但必要的修辞也是不可少的。
不通顺或逻辑混乱的语句，就会影响意思的表达和信息的交流。
最后要养成寄信前至少检查一遍的习惯。
除核实内容是否完整、事实是否准确外，还要检查语句是否有毛病，以及检查信件是否能为对方理解和接受，经过检查认为满意后，再签名寄出。
销售信函的七个技巧
1.
写信时想象自己就是消费者。
这是书写成功销售信函最重要的方面，但却经常被人们忽略。
想象自己就是这封信件的读者，要写一些消费者想要知道的事情——而不是你想说的事情。
你要有吸引消费者的内容，如果你只是强调你的业务，你将失去机会。
记住，你的客户最关心的是他或她的需求和愿望得到满足，而不是你银行帐户中收入的增加。
2.
组织信件内容。
销售信函就像中学的期末总结，包括引言、正文和结论。
在引言中，表明写信的目的。
正文就是你的"
卖场"
，在这一部分阐明你所提供的产品或服务为什么是无法抗拒的。
结论要用简明的语言概括你观点，并且要求客户接纳你的产品或服务。
3.要让它易于阅读。
以一种对话的方式写，就像你平时说话一样；
推销信中通常没有必要用正式的口吻。
使用短句子。
当你开始以更随意的方式写信时，句子自然会变得更短。
。
以小段落方式写作。
人们喜欢边吃早餐边阅读。
如果销售信函不能做到文笔流畅、简单自然，那就重写。
编辑、校订你的信函，拼写错误和语法错误也会破坏信函的可信度和效力。
4.抓住读者的注意力。
大标题不一定只能用于广告宣传语。
它们还能用于告知一些读者感兴趣的事情，这些字要加粗加黑，以便抓住读者的注意力。
5.你也可以用一个很长的标题——三到四个句子——以说明信息的重要性。
无论哪种形式，都能引人关注，这样消费者会渴望读完剩下的内容了。
6.使读者感兴趣。
通过不断的有趣的信息使销售信函的内容能深入读者的生活，使读者对它感兴趣，语气要积极主动。
书写时，要以文字的生动吸引人为基础，这样读者才有信心继续读下去。
每句话都要能提起人们的兴趣；
否则读者会立刻感到厌烦。
重要的部分建议用手写体或一个不同颜色的箭头加以强调，这会保持读者的兴趣。
7.使读者想得到你的产品或服务。
向读者提问——在销售信函中什么样的商品或服务适合您？
——的方式是最佳的。
人们每天都被户外的广告牌、广播电视的广告及直接的邮件狂轰乱炸——所有的这些广告都是为了销售产品。
而你的信会因为不是一味地卖东西而是为了提供帮助显得十分突出。
人们不是为了买产品或服务而购买，他们是希望从购买中得到物质或精神上的满足。
记住，你不是在卖餐桌，你卖的是一个快乐的港湾，在那里所有的家庭成员团聚在一起、其乐融融。
这就是两种销售方式之间巨大的区别。
8.让读者采取行动。
潜在的消费者是不知道你的想法的，除非你告诉他们下一步该做什么。
如果你希望他们与你联系，那么在你的信中要提醒他们并且提供你的电话号码。
如果你希望他们拜访你的机构、邀请他做短暂的停留，就要给他们留下清楚的地址方位，以及具体的办公时间。
非常重要的是督促你的读者立刻采取行动。
他们回应的时间越长，你得到回应的可能性就越小。
如果你处在劝说阶段，要提供一个具体的时限。
如果你只剩几个有效名额，要确实地声明数量有限。
这会使得人们立即行动。
商务信函措辞要讲究
良好的第一影响
试着用“salutation”制造一个好印象。
作为一封信的开始，你还要确定收信人的名字和称呼是正确的。
例如DearMs.Jones。
使用DearSirorMadam如果你不知道他们的姓名的话。
表明你的目的
你应该在信的第一段阐明写信的原由，例如：
Asperourphoneconversation,Iamwritingtoprovidetheinformationyourequested.
写信的原因
写商务信件的原因有很多种，例如inquiry询问信息，request求某人做某事，apology道歉，complaint投诉一个问题。
这就决定了信件的形式和语气。
申请信
如果您在写一封请求信，你就可以写Couldyoupossibly...或是Iwouldbegratefulifyoucould...
转达坏消息
如果你是写一些坏消息或是道歉，那你就应该写的礼貌而得体，并说明问题的原因。
例如：
Unfortunatelywearenothiringanynewstaffatthemoment.或是Iamafraidthatwewillbeunabletomeetyourorderontimeduetotheproblemswithoursupplier。
信件收尾
在最后一段中，你可以把一些closingremarks写进去，就像Pleasecontactusifyouhaveanyfurtherquestions。
如果你的信中还包括了文件等等，你可以在信尾处写上Pleasefindenclosed...或是Iamenclosing...
提到今后的联系时间
信尾处你还应该提到今后联系的时间，例如：
IlookforwardtoseeingyounextThursday.
结束信件
如何写close信件的结尾，要看你和收信人的关系如何。
Yoursfaithfully比Yourssincerely更正式，而bestregards用于好朋友或是熟悉的人之间。
签名
在结束语后签上你的signature（手签的名字），然后在下面加上你的名字和你的职位。
检查错误
你该在你发信前仔细的proofread你写的信，看看有没有语法、拼写、或发音的错误。
最后检查一下你的信是否清晰、简短、正确、谦恭，有说服力以及完整
通知
本厂已迁移到上述地址,特此通知。
IinformyouthatIhavenowremovedmyfactorytotheaboveaddress.
我方已在本市开设贸易与总代理店,特此通知。
同时,恳请订购。
Havingestablishedourselvesinthiscity,asmerchantsandgeneralagents,wetakethelibertyofacquaintingyouofit,andsolicitthepreferenceofyourorder.
本公司于5月1日将改为股份有限公司,特此奉告。
Wearepleasedtoinformyouthatourbusinesswillbeturnedintoalimitedcompanyonthe1stMay.
本公司股东年会,将于3月1日在银行家俱乐部召开,特此函告。
NoticeisherebygiventhattheannualgeneralmeetingoftheshareholdersofourcompanywillbeheldattheBankers'
ClubonMar.1.
今天我们已付给R.S.先生120美元,特此告知。
BythisweinformyouthatwehavetodaypaidMr.R.S.$120.
通过这些渠道,他们会发来甚多订单,特此函告。
Throughtheselines,weintimateyouthattheymaysendyouconsiderableorders.
回信
本公司断定我们所提供的货色优良,价格公道,感谢贵公司给我们一个机会,使我们的要求得以实现。
Wearecertainthatweareofferingasoundarticleatpopularprice,andweshouldappreciateanopportunitytosubstantiateourclaims.
贵公司5月6日函悉,本公司无法承购贵公司开价的商品。
此复。
Inanswertoyourfavourofthe6thMay,weinformyouthatweareunabletotakethegoodsofferedbyyou.
关于贵公司所询麦麸一事,现可提供该货20吨。
Inanswertoyourinquiryforbran,weofferyou20tonsofthesame.
贵函收悉,此地商场仍保持平静。
Answeringtoyourletter,westatethatthemarketremainsquiet.
至今未复5月8日贵函,甚感歉疚,还望原谅。
Kindlyexcuseournotreplyingtoyourfavourofthe8thMayunitltoday.
本月8日贵函敬悉。
?
先生是位诚实可靠的人,特此告知。
Inresponsetoyourletterofthe8thinst.,IampleasedtosaythatMr.?
isamanoftrustworthycharacter.
关于所询H.先生的情况,谨此高兴地告知,他是一位足以信赖的人。
InresponsetoyourinquiryrespectingMr.H.,wehavepleasureinstatingthatheisathoroughlyreliableman.
关于S.公司的情况,我们特此欣然函复。
WearegladtoansweryourinquiryconcerningS.&
Company.
关于J.先生的情况,谨此高兴地告知,我们认为他是绝对可以信赖的人。
AnsweringtoyourinquiryrespectingMr.J.,wearepleasedtosaythatwefoundhimabsolutelyreliable.
17日贵函关于结帐一事,谨此告知,我们将很快寄去支票。
Replyingtoyourletterofthe17threspectingtheaccount,Iwillsendyouachequeshortly.
谨复贵公司本月10日函询;
我们不能提供贵公司特定的那种餐盘的报价。
Replyingtoyourinquiryofthe10thinst.,weareunabletoofferyouplatesofthesizeyouspecify.
贵函收悉,我们已将样品提交本公司的买方,特此奉告。
Inreplytoyourletter,wearepleasedtoinformyouthatwehaveshownthesampletoourbuyer.
你方6月12日的来函收悉,兹寄去面额为150美元的支票一张,谨此奉复。
Inreplytoyoursof12thJune,Isendherewithacheque,valuing$150.
收讫
您昨日来信已收悉,谨于此按您所约定的条件。
接受此项任务。
Iacknowledgereceiptofyourletterofyesterday,andgratefullyaccepttheappointmentonthetermsyoumention.
6月1日贵函敬悉。
Wearepleasedtoacknowledgereceiptofyourfavourofthe1stJune.
本月5日来函敬悉。
Weacknowledgereceiptofyourletterofthe5thinst.
本商品将于12月最后一班轮船付运,货到时请惠于告知。
Kindlyacknowledgereceipt,andhavethegoodssentbythelaststeamerinDecember.
我们如期收到您5月15日的信,信中所谈事宜尽悉。
谢谢。
Wedulyreceivedyourfavourofthe15thMay,contentsofwhichwenotewiththanks.
6月6日来函收悉,我们无法交运该货,甚感遗撼。
Weareinpossessionofyourfavourofthe6thJune,andregrethavingtoinformyouthatitisimpossibleforustodeliverthegoods.
7月15日寄来的货物发票收悉。
Weareinpossessionofyourinvoiceofthe15thJuly.
7月7日的贵函收悉,感谢您订购下列货物:
...
Yourfavourofthe7thJulyisathand,andthankyouforyourorderfor:
7月10日来函敬悉。
Yourfavourofthe10thJulycamedulytohand.
您昨天的信和所附来的100美元的支票均已收悉。
Yourfavourofyesterdaycoveringachequieof$100isdulytohand.
昨天贵函已收悉。
Yourfavourofyesterdayisdulyreceived.
我们已收到您昨日写的信。
Wehavereceivedyourletterofyesterday.
我们如期收到您昨日发来的信。
Wedulyreceivedyourletterofyesterday.
我们于5月1日收到您4月3日的信。
Wereceivedonthe1stMayyourvaluedfavourdated3thApril.
我们如期收到您5月27日函和附来的150美元的汇票。
Wedulyreceivedyourfavourofthe27thMay,withadraftfor$150.
2月6日来函收悉。
Wehavereceivedyourletterdated6thFebruary.
您6月5日的来函收悉,多谢。
Wehavetoownwiththanksthereceiptofyourfavourof6thJune.
确认
Toconfirm||Confirming||Confirmation
为确认
InConfirmationof
确认书
Aletterofconfirmation
关于上周本公司通过电话给您的报价,我们特予以确认。
Weconfirmourcalloflastweekrespectingourofferstoyou.
兹确认我们5月3日所发函并告知您发来的货物已如期到达。
Weconfirmourrespectsofthe3rdMay,andinformyouthatyourconsignmenthasdulyarrived.
兹确认已收到"
O"
号轮船送来的货物,现寄去550美元的支票一张。
请查
升级会员 