绿云宾馆管理软件预订.docx

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绿云宾馆管理软件预订

预订

第一节房价查询

业务中，预订员接到预订电话（或其他方式预订），首先应根据客人提供信息，跟客人确认抵离时间、所需房数、房价等基本信息，客人确定要预订之后，再为客人建预订单。

房价查询功能专为满足预订员的这种需求设定。

1.1房价查询主窗口

执行预订→房价查询，打开『房价查询』窗口。

图

查询条件分1、2、3三部分，需要说明的项目如下：

条件

项目

说明

1

到达日期

客人预计抵店日期，需正确输入，该项关系到可用房类资源数、房价等信息。

房类

预订房类，不选表示所有房类，单击该项空白处，可打开房类帮助。

预计房价

预计房价，可以在上下两个输入框中录入预计房价的范围。

2

宾客

对于有档案的客人，可在此输入客人姓名，系统自动与档案匹配，该信息与条件3一起作用价格。

若建立预订，该信息将直接带入预订单。

公司

对于有档案的公司，输入名称，系统自动匹配档案，该信息与条件3一起作用价格。

若建立预订，该信息将直接带入预订单。

旅行社

同公司。

订房中心

同公司。

3

价格范围

私有

针对宾客、公司、旅行社、订房中心的专用房价码。

私有+公共

条件2中与档案匹配后该宾客、公司、旅行社、订房中心的专用房价码+当前所有客人都能用的公共房价码。

所有

当前酒店所有有效房价码，除去已关闭的。

房价码

单独选择房间码

显示数据

显示房价的形式，可选首日价、平均价、总价

表

示例：

输入查询条件，如预计2011/12/12到，房类是ST，杭州绿云公司，如下图所示。

图

条件输入完毕，单击〖确定〗，打开如下窗口。

窗口中部显示当前宾客可使用的房价码、房价及其指定房类可用房数。

单击选中某价格，该价格被黑色覆盖，“房价码”处显示该房价包价等基本信息。

图

确认要预订后，双击该价格或选中价格单击〖散客预订〗或〖团队预订〗，即可打开预订单处理。

功能按钮说明：

〖散客预订〗〖团队预订〗----宾客确认要预订后，单击，打开新建预订单，如下图所示。

宾客姓名、公司、抵离时间、房价码、房类、房价信息等在『房价查询』窗口已输过的信息，将自动导入预订单，提高预订效率。

图

〖步入散客〗----如宾客为Walkin客人，则单击，打开客人登记单，如下图所示。

宾客姓名、公司、抵离时间、房价码、房类、房价信息等在『房价查询』窗口已输过的信息，将自动导入预订单，提高Walkin效率。

第二节．快速预定

提供预定的另一种方式，可以根据实际情况操作，相对与通过房价查询的方式预定操作步骤要少，填写的信息也相对要少。

2.1快速预定主窗口

2.2快速预定

2.2.1执行预订→快速预定，打开『快速预定』窗口

2.2.2填写宾客相关信息，选择要预定的类型：

散客预定、团队预定，进入预定主单

第三节．根据房态预定

为了直观地了解到酒店客房状态，根据酒店状态选择房间预定。

3.1房态方块主窗口

『房态方块』窗口介绍：

上方：

所有房价的列表，以及房间状态显示。

左下：

房间状态颜色说明及统计

点击相应的状态可以列出相应的房间列表。

如点击，显示如下

右下：

搜索、帮助、帮助

搜索：

点击【搜索】弹出『高级搜索』窗口，可选择相应的条件过滤。

统计：

点击【统计】弹出『实时房情』窗口。

帮助：

点击【帮助】弹出『实时房态表图例』窗口，可查看在房间状态列表中的图标及颜色说明。

3.2根据房态预定

3.2.1执行查询→房态方块，打开『房态方块』窗口

3.2.2选择空房，鼠标右键弹出菜单

3.2.3点击【预定】，进入预定主单。

第四节．散客预定

4.1散客预定基本步骤

1.选择通过房价查询预定、快速预定、根据房态预定中的其中一种方法，进入散客预定主单。

2.散客预定主单补充相关信息。

3.存盘，预定成功。

4.2散客预定主单

预订主单主要信息中需要注意、解释的部分。

主要信息：

项目

说明

国籍&语种

选定国籍，语种处自动显示该国家的常用语种。

语种也可以修改，选定后系统中该客人各单据的打印默认为该语种。

V.I.P

选择贵宾等级，不选默认为普通客人，选择等级后，宾客列表将有红色信息灯提示。

排房要求

客房固有的属性、特征。

操作员可根据客人要求，从帮助中选择，所选项直接影响以后的排房。

客房布置

需要客房中心处理的客人关于客房布置的要求。

特殊要求

需要前台特别关注的客人的特殊要求。

房价码

客人住店能享受的房价代码。

选择公司、旅行社或订房中心后，一般系统将自动显示与该公司（旅行社、订房中心）匹配的房价码（必须是档案中已有的），操作员选择房类后，房价将自动显示。

保密

选择此项后，查询客人列表时保密的数字为1。

房价保密

选择此项后，查询客人列表时客密的字母为T。

固定房价

选择此项后，房价将不可更改。

销售员

销售员信息。

若是销售散客（无协议单位），请选择此项信息。

该项信息的选择要慎重，直接关系到销售员业绩统计，因此要严格按照实际情况选择。

备注

灵活使用的注意事项。

表

允许记账：

点击散客预定主单下顶行的，弹出『允许记账』窗口，设置宾客相应允许记账的项目。

改功能是用于是否允许相关费用从其他账号中转入此账号。

固定支出：

点击散客预定主单下顶行的，弹出『固定支出』窗口，新增宾客每天固定支出的项目。

该功能定义好后，系统将在夜审的时候自动入相关费用。

事务处理：

点击散客预定主单下顶行的，弹出『事务处理』窗口，新增事务处理。

Alerts：

点击散客预定主单下顶行的，弹出『Alerts』窗口，选择【触发时机】，填写【提醒内容】，新增提醒。

附件：

点击散客预定主单下顶行的，弹出『附件列表』窗口，上传需要的文件。

电话：

点击散客预定主单下顶行的，弹出『宾客住店信息接口』窗口，设置电话的相关接口。

客人预排：

点击散客预定主单下顶行的，弹出『客人与预排』窗口。

接送信息：

点击散客预定主单下顶行的，弹出『接送信息列表』窗口，添加

接机送机信息

联房：

点击散客预定主单下顶行的，弹出『联房设置』窗口。

4.3常见预定实例

酒店业务中，散客预订的情况多种多样，其中最快速的预订就是先输入几个必要信息，如：

姓名、公司/旅行社/订房中心、抵离时间、房类（如果客人是预订到房间的，则同时需要选择房号）等，存盘，生成一帐号，其他信息慢慢补充录入。

通常，不同酒店对预订单上的必填项有着不同的要求，操作员要视酒店的具体情况确认。

下面我们将以实例的方式，说明如何处理各类预订业务，说明重点是与普通预订的不同之处。

4.3.1VIP预定

操作步骤：

只需在普通预订步骤基础上，加上下面这一步即可：

预订主单下，【VIP】处选择VIP等级。

4.3.2公司、旅行社、订房中心预订

操作步骤：

只需在普通预订步骤基础上，加上下面这一步即可：

预订主单下，选择【公司】【旅行社】【订房中心】。

4.3.2．1公司预定

在【公司】出按快捷键F1或点击下拉框弹出『协议单位档案查找』窗口

查询：

输入条件，查询相关公司。

新建：

新建一个公司，点击【新建】按钮，弹出『新建协议单位档案』窗口，补充主要信息后点【存盘】即可添加。

编辑：

选中一个查询记录，点击编辑，可对选中的公司信息编辑。

4.3.2．2旅行社预定

预定主单下，选择【旅行社】，相关操作步骤参考公司预定。

4.3.2．3订房中心预定

预定主单下，选择【订房中心】，相关操作步骤参考公司预定。

4.3.3升级处理

酒店业务中有时会出现这样的情况：

由于各种原因（一般是酒店方引起的事件），饭店允许客人用普通房类房价享受较高级房类。

操作步骤：

（1）、预订转入住后，在登记单下，单击【客房升级】，选择房价码，选择升级的房类；

（2）、【理由】处，选择符合的理由，【授权人】处，选择同意人，〖存盘〗、〖退出〗即可。

图

4.3.4订金

操作步骤：

（1）、预定主单下，点击【订金】，弹出『订金』窗口

（2）、点击【新增】，输入代码，金额等信息后存盘。

（3）、如果宾客交了订金，在入住时会提示,点击【是】，将订金转入登记单

4.3.5信用

操作步骤：

（1）、预定主单下，点击【信用】，弹出『信用预授权明细』窗口

（2）、选择【项目】，填写【授权额】【卡号】等主要信息

（3）、点击存盘，弹出『系统提示』窗口，点击【是】即可

注意：

预消费和上面类似，此处不在赘述。

4.3.6一个客人预订同类型客房多间、分房

一般是在普通的预订基础上进行下面的操作来完成的。

操作步骤：

（1）、找一个普通预订，打开预订主单。

（2）、预订主单中,【房数】处输入需要的客房数存盘即可。

如,输入2，表示客人需要所选房类2间。

图

（3）、单击〖客人与预排〗，弹出『客人预排』窗口。

（4）、单击，弹出房号分配窗口。

图

（5）、选择房号，单击〖预排〗，或者单击〖自动〗窗口自动生成2条分房记录。

在窗口左边输入宾客姓名，然后拖入到房号中即可。

注意：

综合排房窗口下，分房有两种方式：

手工、自动。

手工分房就是选择所需房号，单击〖分房〗按钮；自动分房不需要选择房号，只需直接单击〖自动〗按钮，系统将自动自上而下分房。

4.3.6一个客人预订不同类型客房多间、分房

一般是在普通的预订基础上进行下面的操作来完成的。

操作步骤：

（1）、找一个普通预订，打开预订主单。

（2）、预订主单中,单击【新增】

图

（3）、选择房类，房数

（4）、分房参考4.3.5

第五节．团队预定

一个完整的团队&会议信息包含了两类主单：

团体主单与成员主单。

团体&会议主单记录了整个团队&会议的总体信息，而成员主单则对应于各成员的具体信息。

成员主单界面与散客界面基本一致，散客中的各种操作在成员主单中也可完成。

但因同一团队的各成员间有很多共性，为了更快捷地操作，系统为成员处理设计了批量信息输入等。

5.1预定基本操作

操作步骤：

（1）.第一步预定操作同散客预定一致，只是在选择预订时选择团队预定即可。

（2）.团队预定主单与散客预定主单一致，相关操作参考散客预定

（3）.预留房间，操作同散客预定，只要新增，选择房类、房数、房价码等，然后存盘即可

（4）.团队成员

i.在团队预定主单中执行客人与预排弹出『客人与预排』窗口，在窗口左边【姓名】处输入成员姓名。

ii.点击『客人与预排』窗口右边的，弹出客房选择窗口。

iii.选择要预排的房间，点击【预排】，或直接点击【自动】，系统将根据房类自动分配房间

iv.将『客人与预排』窗口左边的成员拖到窗口右边分配的房间即可。

第六节．当前预定

操作步骤：

i.系统主窗口下，执行预定—当前预定，弹出当前预定状态的所有宾客列表。

ii.双击列表中的一个记录可进入预定主单，相关业务操作参考第四节散客预定主单

第七节．修改预定信息

客人预订后，经常会出现这样的一些业务要求：

修改信息、补充信息、取消预订、取消后要求恢复等。

7.1补充信息

补充信息操作非常简单：

（1）、预订主单上有的项目，可以直接在预订单上录入，〖退出〗前〖存盘〗即可；

（2）、预订主单上没有的信息，一般都在档案中，如【证件类型】、【证件号码】等。

预订主单下，按CTRL+L，打开档案窗口，录入相关信息，〖退出〗前〖存盘〗即可。

以上操作的熟练程度，取决于操作员对预订单、档案包含信息的掌握程度。

7.2修改信息

信息的修改操作非常简单，只需在预订单中找到需要修改的项目，直接修改，〖退出〗前〖存盘〗即可。

7.3预订取