《归档文件整理规则》解读..pptx

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归档文件整理规则,解读单位：

四川省档案局经科处邮编：

610031电话：

02887662802地址：

成都市花牌坊街191号QQ:

337246687,相关文件目录,1、归档文件整理规则中华人民共和国档案行业标准DA/T22-2000（以下简称规则）2、四川省档案局关于企业参照执行归档文件整理规则的意见的通知川档发200315号（以下简称意见）3、四川省档案局关于施行的几点意见（川档发200124号）,第一部分：

归档文件整理规则出台的背景、目的、意义及其特点第二部分：

解读归档文件整理规则及关于企业参照执行规则的意见（川档发200315号）,第一部分：

归档文件整理规则出台的背景、意义及其特点,一、背景,文件办理完毕后，必须经过系统整理，才能归档保存。

将零散的文件材料根据其相互联系、特征和保存价值分类组成案卷的整理过程，就叫做立卷。

由于立卷方法繁琐、复杂，主观随意性较大，很难把握案卷的质量，每年的立卷归档成为专兼职档案人员的一项沉重的工作负担。

机关、企事业单位档案工作人员改革归档文件整理方法的呼声日益高涨。

“简化整理，深化检索”成为大家的共识。

（必要性）随着各单位办公自动化进程的加快，计算机技术越来越多地应用于档案管理，其高效、快捷、灵活的检索方式，为立卷改革提供了新的方向和可能（可能性）,二、目的,为了适应档案管理现代化的需要，规范归档文件的整理方法，贯彻“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的业务工作方针，提高工作效率，推进归档文件整理工作制度化、规范化、现代化，2000年12月6日,国家档案局出台了新的行业标准归档文件整理规则，并于2001年1月1日正式实施。

规则规定：

对应作为文书档案保存的纸质文件材料不再立卷,以“件”为单位进行整理。

三、意义归档文件整理工作是公文处理工作的最后一个环节，也是档案管理工作的开始，这是一项承前启后的工作，是档案工作的基础，关系到文件归档后的安全保管和有效利用，直接影响档案的质量和档案工作的开展。

规则的出台，对归档文件整理工作的科学开展、周密组织和有效监督，确保归档文件的整理质量具有十分重要的意义。

三、特点规则采用与传统立卷方法完全不同的思路，从“简化整理、深化检索”出发，对归档文件整理工作的许多环节进行了调整或简化，概括起来有简化、兼容、灵活三个特点

（一）简化1、从检索的实际需要及减轻整理工作量出发，取消案卷，实行文件级管理，简化整理程序，放宽对归档文件实体的整理要求，免除了繁琐、复杂的组卷过程，2、分类方法确定为年度、保管期限、机构（问题），并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次。

3、装订以“件”为单位进行，对装订材料不做统一规定，只要符合档案保护要求即可，装订方法也不限于“三孔一线”。

4、排列方法强调按事由排列，时间、重要程度等作为参考因素，可根据实际情况选用。

5、归档章的位置不限于文件首页右上角，首页上端空白处皆可。

6、取消案卷、卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归档文件目录。

7、无需编页号，归档文件目录改设“页数”项。

8、归档文件直接装盒保管。

9、无需拟写案卷题名和填写案卷封面。

只需填写档案盒盒脊。

10、档案盒的项目设置有了较大变化。

如封面只设“全宗名称”项。

（二）兼容,1、制定规则的一个重要原则，就是兼顾计算机和手工两种管理方式。

这是从我国情出发的一种现实考虑。

企事业单位档案工作目前乃至相长的时期尚处于手工和计算机两种管理方式，规则在立足适应现代化管理需要的前提下，兼顾手工管理的方式，做到既有导向性，又体现出过渡性。

2、规则在简化整理的同时，也兼顾了档案馆管理的需要。

如规则将件号区分为室编、馆编两种，并在设计归档章、盒脊等格式预留了位置，以方便进馆时重新编号。

3、规则适用范围的界定同样体现了兼容性。

适用范围规定：

“我国各级机关、团体和其他社会组织”，适用范围中未将现代化管理水平作为明确的限定标准提出，以方便各地档案行政管理部门根据本地区实际情况自行掌握规则的推广进度和推广面。

（三）灵活1、规则作为通用的行业标准，必须具有普适性。

在保证整理质量，便于检索的前提下，不同机关、企事业单位具体做法可以有所不同。

如有些条款对一些整理项目只提出原则要求，各级地方档案行政管理部门可以因地制宜地提出具体要求，各企事业单位也可以根据自身实际选择适宜的整理方式。

分类只限定基本分类方法，允许各机关、企事业单位以不同方式组合，制定切合单位实际的分类方案；排列只提原则要求，具体方式可由机关自定；允许使用选择项目，归档章、档案盒盒脊、归档文件目录等都可以根据需要设置其他选择项目。

2、规则作为推荐性行业标准，放宽对实施规则过渡期的要求，在一段时期内允许规则与文书立卷两种整理方法并存，便于各地档案行政管理部门根据本地实际情况开展工作。

采用规则应从一个新的整理年度开始，在此之前已经按照立卷的方法整理归档的档案，不应要求按规则返工重整，以免造成人力、物力的浪费。

规则条款中未明确为选择项的即是必备项，不能随意取舍。

选择项目可以在地方档案行政管理部门指导下选用，规则不作推荐。

第二部分：

归档文件整理规则解读,一、范围二、定义三、整理原则四、质量要求五、整理方法,一、范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法。

本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。

意见第一条明确指出：

企业应根据自身实,际情况决定是否参照执行归档文件整理规则。

意见第二条：

企业档案管理现代化水平较高，,实现计算机检索和档案信息网上查询的企业；或者年度内管理性归档文件数量较少的企业，可参照执行规则。

企业计算机管理档案基本条件不具备的，建议暂缓执行规则。

意见第五条：

根据工业企业档案分类试行规则进行实体分类的企业，其党群工作、行政管理、经营管理和生产技术管理四大类的文件材料可参照执行规则的规定，按“件”进行整理。

具体操作中四大类可以继续保留，不再设置二级类目；也可以四大类合并为“管理类”，划断年度重新调整分类编号，制定新的分类方案。

没有按工业企业档案分类试行规则进行实体分类的企业，其管理性的文书档案可参照执行规则。

科技档案（产品、科研、基本建设、设备仪器）执行科学技术档案案卷构成一般要求（GB/T118222008）。

会计档案整理依据：

会计档案管理办法（财会字199832号职工档案整理依据：

干部档案工作条例组通字199113号企业职工档案管理规定劳力字199233号,二、定义,归档文件、归档文件整理、件,

（一）归档文件：

立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

（档案工作基本术语中华人民共和国档案行业标准）立档单位：

构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。

全宗：

一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。

立档单位是与全宗相对应而言的，构成立档单位的条件也就是构成全宗的条件。

办理完毕：

是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。

比如请示与批复，在批复发出或收到以后，文书处理程序就算已办理完毕；一份通知收到后经相关人员传阅，也算是办理完毕；本机关的发文，文件印发后也就算办理完毕；有的文件，如计划、规划、指示、规定等，在贯彻执行中需要很长时间，但印发或收到传阅后，其文书处理程序已经完成，也算是办理完毕。

文书档案：

是指反映党务、行政管理等活动的档案。

（档案工作基本术语中华人民共和国,档案行业标准）

（二）归档文件整理：

将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

明确了“以件为单位”的基本原则，并概述了归档文件整理工作的基本环节。

（三）件：

归档文件的整理单位。

规则最根本的特点，就是以“件”为整理单位，进行文件级整理p在实际工作中，如何确定件数？

三、整理原则：

遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

贯彻“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的业务工作方针，简便、高效、科学地开展整理工作，推进归档文件整理工作制度化、规范化、现代化。

p内容：

归档文件整理包括系统化和编目两大部分内容。

系统化主要指分类和排列；编目包括归档文件编号、编制归档文件目录、填写档案盒脊和备考表等。

p环节：

归档文件整理环节：

包括收集、确定价值、分类、装订、排列、编号、编目、装盒等八个环节。

（按“卷”整理有17个环节）,四、质量要求,

（1）归档文件应齐全完整。

已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。

归档文件应齐全完整p反映本单位职能活动全过程的文件必须齐全完整。

即本单位各部门各项工作中形成的应归档文件必须齐全，不能缺少某个部门或某项工作的文件。

p一组有密切联系的文件必须齐全完整。

如召开某会议，应有会议通知、日程安排、领导讲话、大会发言等反映这次会议全貌的主要文件，若缺少会议通知，就视为不齐全。

p文件正本与定稿、正文与附件、原件与复制件、转发文与被转发文、请示与批复、报告与批示、函与复函应齐全完整.,修整和复制对破损文件进行修裱对字迹模糊或易退变的文件进行复制去除文件上易锈蚀的金属物超大纸张折叠：

由于档案盒尺寸是按照A4纸张的大小设计的，为方便文件装盒，就需要对超大纸张加以折叠。

折叠时注意尽量减少折叠次数；折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外；宜单张折叠，以方便归档后的查阅利用。

（2）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

五、整理方法（六个部分，三十三条）。

（一）装订

（二）分类（三）排列（四）编号（五）编目（六）装盒,

（一）装订装订是归档文件文件整理的基础环节，即采用符合档案保护要求的装订材料，将归档文件以“件”为单位固定在一起。

通过装订，从实体上将归档文件整理的基本单位“件”确定下来，为后续工作的开展提供条件。

（1）归档文件应按件装订

（2）装订前应对文件进行排序：

规则规定，不只是单份文件可作为一件，因此装订前首先必须对归档文件进行排序。

正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；汉文本在前，少数民族文字文本在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；有文件处理单的，可放在最前面，作为首页加盖归档章，更好地保护正本的原始面貌。

对装订方式和用品的选择，规则并没有统一规定，只提出“装订材料应符合档案保护要求”。

具体选择时应考虑：

符合档案保护要求。

装订用品必须对归档文件无害，不影响档案的保存寿命。

装订方式应能较好地维护文件的原始面貌。

选用装订用品应尽量降低成本，装订方式应简便易行。

（二）分类,归档文件的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。

归档文件可以采用年度机构（问题）保管期限或保管期限年度机构（问题）等方法进行分类。

同一全宗应保持分类方案的稳定。

对归档文件进行合理分类，不但能有效地揭示归档文件之间的内在联系，使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用；而且对排列、编目等后续工作的开展，以及将来组织室藏和排架管理都有着重要意义。

因此，规则对归档文件整理工作的许多环节进行了简化，但分类仍然作为必不可少的基本步骤保留了下来。

分类方法也称为“分类标准”、“分类特征”或“分类原则”。

全宗内档案分类的方法很多，规则选择了年度、保管期限和组织机构（问题）作为通用的分类方法，因为这3种分类方法在各级企事业单位档案部门使用率最高。

年度分类法：

指根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。

年度分类法是运用得最广泛的分类方法。

运用年度分类法时，正确地判定文件的日期并归入相应年度，是决定分类质量的关键。

保管期限分类法：

根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。

采用保管期限分类法，能够将不同价值的归档文件从实体上区分开来，使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施。

规则将保管期限直接