职场写作课程10全面掌握邮件撰写技巧Word格式.docx
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电话配合电子邮件：
打电话适合解决紧急的棘手问题，能和对方及时交流。
但通话中一旦涉及重要的信息，如面试通知、签订合同前的确认等，就最好用电子邮件阐明细节，以作确认。
会议配合电子邮件：
我们可以通过面对面沟通高效地讨论问题，并使用电子邮件将会议纪要发送给参会者。
微信配合电子邮件：
当事件还未确定，我们可以利用微信、钉钉等通讯工具进行沟通，再配合电子邮件做后续跟进。
所以，我们应该根据信息接收者的习惯和需求，综合使用多种方式来实现沟通目的。
有一些沟通场景是电子邮件更能胜任的
1.沟通必要信息
例如通知例会、申请批准、出指令、索要信息、与工作相关的信息分享。
2.确认沟通结果
需要保存结果、档案、证据、附件，或是发送会议纪要给相关参会人员时，可发送邮件。
约定双方达成意见的正式确定，如分工、观点、确认行动计划时，可发送邮件。
需要给对方更多思考或行动的时间，可发送邮件。
3.面向多人传递信息
如表彰通告、激励士气等，适合用电子邮件传达。
使用电子邮件的注意事项
电子邮件无法解决充满争议和复杂的问题；
电子邮件中最好不要表达负面情绪；
电子邮件不能代替面对面沟通；
如无特殊情况，尽量不要越级；
不要把转了N层的邮件发给别人，这显得非常业余。
案例一
从受众角度出发，董浩之前的邮件存在以下问题
我们将和杜拉拉一起面对工作中不同的挑战，和她一起学会邮件写作。
案例二
杜拉拉的邮件
（1）
行政部要在CEO来华前完成对DB中国总部的装修，面对上海办公室的装修任务，行政助理杜拉拉缺乏相关经验。
了解到行政经理王先生在一年前主持过北京办公室的装修，杜拉拉打算写一封邮件请教。
可是，之前的工作中拉拉和王经理并无交集，她该如何开口呢？
思考3个问题
写作步骤1：
受众思维
首先，杜拉拉确定了自己的初步目标：
就办公室装修咨询对方意见。
为了达成这个目标，杜拉拉决定使用电子邮件联系对方，这样可以显得比较正式且有诚意。
但是，如果要求对方也使用电子邮件详细回复，过程将缺乏互动，也非常占用对方时间。
经过综合考虑，杜拉拉调整了自己的目标：
先使用电子邮件和对方取得联系，后续则通过电话咨询。
杜拉拉认为，为了节约对方时间，电子邮件内容要简洁明了。
同时，作为求助邮件，语气应表现谦逊。
写作步骤2：
组织信息
首先，杜拉拉需要思考自己要写什么，然后列出了以下表格。
然后，杜拉拉将自己要写的内容，按文字顺序从上到下整理成逻辑树。
写作步骤3：
将逻辑树整理成文字
写作邮件的流程
案例三
杜拉拉的邮件
（2）
杜拉拉顺利完成了装修工作，人力资源总监李斯特在部门会议上表扬了拉拉。
入职一年多了，拉拉工作一直很出色，但薪资一直没有变化。
她感觉自己的付出和收获不成正比，希望找上级谈谈加薪。
思考
杜拉拉的初步目标是请求李斯特为自己加薪，但是这样不够具体。
在申请加薪前要做好调查，确定同行业、同类规模企业的薪酬结构。
完成调查后，通过书面或当面提出加薪时，便可以给出具体的数字。
经过调研对比，杜拉拉确定了上海该行业平均月薪是8k-10k，而自己只有7k。
因此，杜拉拉将目标定为：
请求李斯特为自己在现有工资上加1.5-2k。
确定拉拉薪资的是李斯特，李斯特是中国区人力资源总监，他们平时见面时间较少，比较适合用邮件联络。
而李斯特是谨慎型老板，所以，杜拉拉会考虑在邮件中多描写细节、用数据和客观事实说话。
同时，这是一封要求加薪的邮件，所以语气应该不卑不亢，态度积极。
又由于李斯特周一通常会收到大量邮件，周五又是工作周最后一日，所以应该避开这两天。
最好，杜拉拉选择在周三发邮件。
根据逻辑树，最后杜拉拉写出了这样的邮件。
为了让大家能更便捷地写好邮件，我为大家整理了一份邮件写作要点清单，可以辅助对邮件的自我检查。
邮件写作要点清单
邮件收件人、抄送人：
收件人是需要回复/直接行动的人，抄送人是需要知悉邮件内容的人；
不要将邮件发送给不相关的人，邮件收件人数量能少则少；
尽量不要越级抄送。
邮件主题：
邮件不要使用空白或无意义的主题，商务人士通常邮件繁多，需要能够快速检索邮件、筛选垃圾邮件，所以无意义的邮件通常不会被打开；
可以通过主题标记邮件的紧急/重要程度，比如在邮件主题上用“【重要】”等词语标记。
邮件正文：
必要的背景介绍和自我介绍；
明确自己要传递的关键信息，避免内容冗长；
明确提出对方要做的事情，并尽量把结论放在开头；
内容较多时，使用小标题划分文章，方便他人阅读；
合理分段，注意格式，如果写给管理层，注意考虑适合手机阅读（许多管理层有手机看邮件的习惯）；
设定签名档，方便他人通过电话等其他方式联系；
回复或转发邮件时，如果需增加收件人，记得删除保密或敏感内容。
邮件附件要点：
不发大附件，大附件可通过其他方式或提供文件链接，如XX网盘分享；
养成先添加附件再写正文的习惯，避免忘记添加附件；
对附件进行简要说明。
常见的邮件开场白：
我发邮件是想找你确认/询问/想通知你有关…
关于我们今天在电话中/会议中/微信中/谈话…
如我在之前邮件中所提到/上次会议中所决定的…
根据贵方要求…
请注意.../我们想要通知你...
我很高兴/很抱歉地通知你...
我非常需要你的帮助。
最后，发送邮件环节：
重要邮件应通知对方查收；
反复检查，把自己想象成邮件阅读者来观看内容；
可按“附件→正文→主题→发件人”的顺序写邮件，避免遗漏附件和主题。
案例四
杜拉拉的邮件（3）
两年时间很快过去，现在，杜拉拉已经是一名行政主管了。
为了提高自己的工作能力，拉拉希望参加ES培训机构关于销售方面的培训，但是杜拉拉主要负责行政工作，看上去销售培训和她的本职工作并不相关。
杜拉拉希望参加销售培训主要有两个原因，一方面是自己有几个下属在担任销售助理，自己学完之后可以教给他们；
另一方面是杜拉拉也在负责招聘销售人员，学完后可以更好地完成招聘工作，减少猎头招聘（请其他公司代为招聘）的开支。
背景
这次培训费用价格不菲，由于DB公司今年正在努力削减开支，杜拉拉需要更努力地争取才有希望得到机会。
为此，杜拉拉准备给上司李斯特写一封邮件，她应该怎么写呢？
杜拉拉考虑到，自己的目标是争取到参加销售培训的机会。
如果只是从“这次培训对自己有什么好处”出发，上级很可能并不买账。
因此，杜拉拉需要从“如果自己参加了培训，对公司有什么好处”来写。
因为公司的目标是节约开支，所以杜拉拉应该想办法论证，如果自己参加了培训，可以帮公司省钱。
如何将这些要写的内容，按文字顺序从上到下整理成逻辑树？
补充信息
培训费用：
培训费8000元。
时间地点：
国庆期间，在上海进行培训，所以不会耽误工作。
在10月2日-10月5日培训3天，每天上午9点到下午6点。
师资力量：
ES培训机构提供专业的培训服务，曾为DB公司做过两期销售培训，学员好评率98%。
今天我们不仅学会了如何写邮件，还明白了如何分析自己的目标，并为目标的达成构建逻辑树，再将其写成文字。
明天，我们将进入更需要创意的写作场景——写文案，也是最后一堂场景写作课。
作者：
小崽儿Carry
链接：
來源：
简书
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