职场写作课程10全面掌握邮件撰写技巧Word格式.docx

1、电话配合电子邮件：打电话适合解决紧急的棘手问题，能和对方及时交流。但通话中一旦涉及重要的信息，如面试通知、签订合同前的确认等，就最好用电子邮件阐明细节，以作确认。会议配合电子邮件：我们可以通过面对面沟通高效地讨论问题，并使用电子邮件将会议纪要发送给参会者。微信配合电子邮件：当事件还未确定，我们可以利用微信、钉钉等通讯工具进行沟通，再配合电子邮件做后续跟进。所以，我们应该根据信息接收者的习惯和需求，综合使用多种方式来实现沟通目的。有一些沟通场景是电子邮件更能胜任的1.沟通必要信息例如通知例会、申请批准、出指令、索要信息、与工作相关的信息分享。2.确认沟通结果需要保存结果、档案、证据、附件，或是发

2、送会议纪要给相关参会人员时，可发送邮件。约定双方达成意见的正式确定，如分工、观点、确认行动计划时，可发送邮件。需要给对方更多思考或行动的时间，可发送邮件。3.面向多人传递信息如表彰通告、激励士气等，适合用电子邮件传达。使用电子邮件的注意事项电子邮件无法解决充满争议和复杂的问题；电子邮件中最好不要表达负面情绪；电子邮件不能代替面对面沟通；如无特殊情况，尽量不要越级；不要把转了N层的邮件发给别人，这显得非常业余。案例 一从受众角度出发，董浩之前的邮件存在以下问题我们将和杜拉拉一起面对工作中不同的挑战，和她一起学会邮件写作。案例 二杜拉拉的邮件（1）行政部要在CEO来华前完成对DB中国总部的装修，面

3、对上海办公室的装修任务，行政助理杜拉拉缺乏相关经验。了解到行政经理王先生在一年前主持过北京办公室的装修，杜拉拉打算写一封邮件请教。可是，之前的工作中拉拉和王经理并无交集，她该如何开口呢？思考3个问题写作步骤1：受众思维首先，杜拉拉确定了自己的初步目标：就办公室装修咨询对方意见。为了达成这个目标，杜拉拉决定使用电子邮件联系对方，这样可以显得比较正式且有诚意。但是，如果要求对方也使用电子邮件详细回复，过程将缺乏互动，也非常占用对方时间。经过综合考虑，杜拉拉调整了自己的目标：先使用电子邮件和对方取得联系，后续则通过电话咨询。杜拉拉认为，为了节约对方时间，电子邮件内容要简洁明了。同时，作为求助邮件，语

4、气应表现谦逊。写作步骤2：组织信息首先，杜拉拉需要思考自己要写什么，然后列出了以下表格。然后，杜拉拉将自己要写的内容，按文字顺序从上到下整理成逻辑树。写作步骤3：将逻辑树整理成文字写作邮件的流程案例 三杜拉拉的邮件（2）杜拉拉顺利完成了装修工作，人力资源总监李斯特在部门会议上表扬了拉拉。入职一年多了，拉拉工作一直很出色，但薪资一直没有变化。她感觉自己的付出和收获不成正比，希望找上级谈谈加薪。思考杜拉拉的初步目标是请求李斯特为自己加薪，但是这样不够具体。在申请加薪前要做好调查，确定同行业、同类规模企业的薪酬结构。完成调查后，通过书面或当面提出加薪时，便可以给出具体的数字。经过调研对比，杜拉拉确定

5、了上海该行业平均月薪是8k-10k，而自己只有7k。因此，杜拉拉将目标定为：请求李斯特为自己在现有工资上加1.5-2k。确定拉拉薪资的是李斯特，李斯特是中国区人力资源总监，他们平时见面时间较少，比较适合用邮件联络。而李斯特是谨慎型老板，所以，杜拉拉会考虑在邮件中多描写细节、用数据和客观事实说话。同时，这是一封要求加薪的邮件，所以语气应该不卑不亢，态度积极。又由于李斯特周一通常会收到大量邮件，周五又是工作周最后一日，所以应该避开这两天。最好，杜拉拉选择在周三发邮件。根据逻辑树，最后杜拉拉写出了这样的邮件。为了让大家能更便捷地写好邮件，我为大家整理了一份邮件写作要点清单，可以辅助对邮件的自我检查。

6、邮件写作要点清单邮件收件人、抄送人：收件人是需要回复/直接行动的人，抄送人是需要知悉邮件内容的人；不要将邮件发送给不相关的人，邮件收件人数量能少则少；尽量不要越级抄送。邮件主题：邮件不要使用空白或无意义的主题，商务人士通常邮件繁多，需要能够快速检索邮件、筛选垃圾邮件，所以无意义的邮件通常不会被打开；可以通过主题标记邮件的紧急/重要程度，比如在邮件主题上用“【重要】”等词语标记。邮件正文：必要的背景介绍和自我介绍；明确自己要传递的关键信息，避免内容冗长；明确提出对方要做的事情，并尽量把结论放在开头；内容较多时，使用小标题划分文章，方便他人阅读；合理分段，注意格式，如果写给管理层，注意考虑适合手机

7、阅读（许多管理层有手机看邮件的习惯）；设定签名档，方便他人通过电话等其他方式联系；回复或转发邮件时，如果需增加收件人，记得删除保密或敏感内容。邮件附件要点：不发大附件，大附件可通过其他方式或提供文件链接，如XX网盘分享；养成先添加附件再写正文的习惯，避免忘记添加附件；对附件进行简要说明。常见的邮件开场白：我发邮件是想找你确认/询问/想通知你有关关于我们今天在电话中/会议中/微信中/ 谈话如我在之前邮件中所提到/上次会议中所决定的根据贵方要求请注意./ 我们想要通知你.我很高兴/很抱歉地通知你.我非常需要你的帮助。最后，发送邮件环节：重要邮件应通知对方查收；反复检查，把自己想象成邮件阅读者来观看

8、内容；可按“附件正文主题发件人”的顺序写邮件，避免遗漏附件和主题。案例 四杜拉拉的邮件（3）两年时间很快过去，现在，杜拉拉已经是一名行政主管了。为了提高自己的工作能力，拉拉希望参加ES培训机构关于销售方面的培训，但是杜拉拉主要负责行政工作，看上去销售培训和她的本职工作并不相关。杜拉拉希望参加销售培训主要有两个原因，一方面是自己有几个下属在担任销售助理，自己学完之后可以教给他们；另一方面是杜拉拉也在负责招聘销售人员，学完后可以更好地完成招聘工作，减少猎头招聘（请其他公司代为招聘）的开支。背景这次培训费用价格不菲，由于DB公司今年正在努力削减开支，杜拉拉需要更努力地争取才有希望得到机会。为此，杜拉

9、拉准备给上司李斯特写一封邮件，她应该怎么写呢？杜拉拉考虑到，自己的目标是争取到参加销售培训的机会。如果只是从“这次培训对自己有什么好处”出发，上级很可能并不买账。因此，杜拉拉需要从“如果自己参加了培训，对公司有什么好处”来写。因为公司的目标是节约开支，所以杜拉拉应该想办法论证，如果自己参加了培训，可以帮公司省钱。如何将这些要写的内容，按文字顺序从上到下整理成逻辑树？补充信息培训费用：培训费8000元。时间地点：国庆期间，在上海进行培训，所以不会耽误工作。在10月2日-10月5日培训3天，每天上午9点到下午6点。师资力量：ES培训机构提供专业的培训服务，曾为DB公司做过两期销售培训，学员好评率98%。今天我们不仅学会了如何写邮件，还明白了如何分析自己的目标，并为目标的达成构建逻辑树，再将其写成文字。明天，我们将进入更需要创意的写作场景写文案，也是最后一堂场景写作课。作者：小崽儿Carry链接：來源：简书著作权归作者所有。商业转载请联系作者获得授权，非商业转载请注明出处。