企业会议管理系统体系Word文档格式.docx

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②接道《会议通知》的参会人需提前会议二日回复《会议通知》给行政人事部。

③行政人事部在会议前一日下发最终《会议议程安排表》（请见表“行.会02”）予参会人。

2.1.1.3会议主持人：

①董事长或公司总经理。

②董事长或总经理若因公出差无法主持时，则由副总经理或指定的公司高级干部代行会议职权。

2.1.1.4会议参加人：

①公司各部门总监或分管副总、总监助理、各部门经理。

2.1.1.5列席人员：

①各部门管理层。

②视实际需要，可指定其他有关人员出席。

2.1.1.6会议容：

①梳理和分析公司各部门一旬工作状态，点评优劣、得失，给予指导方针、工作方法。

②公司各部门工作计划执行情况，及时纠偏，及时支持。

③公司各项工作与企业战略目标契合度的及时纠偏，及时支持。

④研究、部署公司运营、经营、行政工作，讨论决定公司各项重大工作问题。

2.1.1.7会议记录和容整理：

①除特殊会议外，会议记录由人事行政部文秘人员完成，并做《会议记要》（请见表“行.会04”）。

②会议记录、记要整理后上报主持人审核、审批。

③《会议记要》审核后由与人事行政部周一上午下发各部门。

④与《会议记要》同时下发的还有《会议决定事项实施管理表》（请见表“行.会05”）。

2.1.2.公司周工作例会容提要

2.1.2.1会议时间：

①每周一上午09:

②为避免会议过多或重复，公司周例会可以与其他会议一同召开。

2.1.2.2会议组织：

①最晚在公司例会前的每周五下午17:

00前，各部门上报《例会提要》到行政人事部（请见表“行.会03”）和《周工作计划表》（请见表“行.计01”）。

②由行政人事部整理，在会议前下发最终《会议议程安排表》（请见表“行.会02”）予参会人。

2.1.2.3会议主持人：

①各部门总监或分管副总轮流主持。

②董事长或总经理若因公无法参加时，则指定的公司其干部代行会议权力。

2.1.2.4会议参加人：

②各部门经理及管理团队

2.1.2.5列席人员：

①视实际需要所邀请的其他人员

2.1.2.6会议容：

①协调各部门工作进度，使各项工作、经营活动按照预期目标有序进行。

②对涉及部门较多，对公司整体有较大影响的问题集体探讨；

集思广益，寻求解决间题的方法。

③追踪并改进日常管理工作，对各部门工作执行情况及时纠偏，及时支持。

④不能达成共识时，上报董事长或总经理办公会，请董事长或总经理裁决。

2.1.2.7会议记录和容整理：

①每周例会的会议记录由人事行政部文秘人员完成，并做《会议记要》（请见表“行.会04”）。

2.1.3.公司月度综合业务分析会容提要

2.1.3.1会议时间：

①每月29日上午09:

②为避免会议过多或重复，公司月度综合业务分析会可以与其他会议一同召开。

2.1.3.2会议组织：

2.1.3.3会议主持人：

①董事长或总经理。

②董事长或总经理若因公出差等原因无法主持时，则由副总经理或指定的公司高级干部代行会议职权。

2.1.3.4会议参加人：

2.1.3.5列席人员：

2.1.3.6会议容：

①公司各部门汇报上月各自业务状况，汇报优劣、得失，提交对策、措施，提供解决问题建议。

②公司各部门汇报下月各自业务工作排序、计划、步骤，汇报所需支持、资源。

③讨论、研究、部署、决定公司有关各项业务工作问题，及时纠偏、协调，及时配合、支持。

④主要业务议题有：

客户状况通报、评估、分析；

财务状况通报、评估、分析；

行政人事状况通报、评估、分析；

项目施实进程状况通报、评估、分析；

设计开发状况通报、评估、分析；

产品、服务质量状况通报、评估、分析等。

2.1.3.7会议记录和容整理：

2.1.4.其他会议容提要

公司董事长、总经理、或其他的公司高管，都可发起各种临时组织的会议；

但需要书面呈报（请见表“行.会06”）。

董事会，同意申请后，由行政人事部组织实施。

一般有〈员工大会〉，季度、半年、全年〈业务总结会〉，新年〈工作部署大会〉，年度〈总结表彰大会〉，阶段性的〈项目总结〉、〈质量分析〉、〈设计工作〉、〈营销运营〉等等专项会议。

2.1.4.1会议时间：

①由董事长或总经理，或会议发起人决定召开时间，行政人事部另行通报。

②为避免会议过多或重复，其他会议可以与其他会一同召开。

2.1.4.2会议组织：

①由行政人事部提前会议三日或当日下发《会议通知》。

②接道《会议通知》的参会人需提前会议二日或当日回复《会议通知》给行政人事部。

③行政人事部在会议前一日或当日下发最终《会议议程安排表》予参会人。

2.1.4.3会议主持人：

①董事长或总经理，或会议发起人。

2.1.4.4会议参加人：

①由董事长或总经理，或会议发起人决定。

2.1.4.5列席人员：

2.1.4.6会议容：

2.1.4.7会议记录和容整理：

①由董事长或总经理，或会议发起人决定。

2.2、部门级会议：

主要包括〈部门每周例会〉、〈部门专业类办工会〉、〈部门专项类业务会〉等。

2.2.1.各部门周工作例会容提要

2.2.1.1会议时间：

①每周五下午13:

②为避免会议过多或重复，部门周例会可以与其他会议一同召开。

③如有变更由各部总监或指定人员另行通报其部门员工。

2.2.1.2会议组织：

①各部门总监或指定人员，根据公司例会《会议记要》所布置的工作任务，以及本部门应完成的常态性工作，分解到本部门的每个班组或每位员工，即完成《周工作计划表》（请见表“行.计01”）。

②就一周工作计划，本部门的每位员工参与讨论、理解、掌握，并能够保证很好的实施完成。

③行成最终“周工作计划”后最晚在每周五下午17:

00前上报《周工作计划表》到行政人事部。

④由行政人事部整合所有部门的《部门周工作计划表》、《公司例会提要》，并就各部工作进展进行跟踪。

⑤由行政人事部最晚于周四中午11:

00前下发《会议议程安排表》、《会议决定事项实施管理表》（请见表“行.会05”）至各部门。

2.2.1.3会议主持人：

①部门总监、负责人或指定人主持。

。

②有必要邀请别部门参加会议时需提前通知。

2.2.1.4会议参加人：

①部门经理及管理团队。

②部门员工。

2.2.1.5列席人员：

2.2.1.6会议容：

①协调各班组、员工间工作进度，保证各项工作、经营活动按照预期目标有序进行。

③检查、总结、布置日常工作，对部门工作执行情况及时纠偏，及时支持工作。

2.2.1.7会议记录和容整理：

①每周例会的会议记录由部门文秘或指定人完成，并做《会议记要》（请见表“行.会04”）。

②会议记录、记要整理后行成《部门周工作计划表》、《公司例会提要》，上报部门审核、审批。

③与最晚周一上午10:

00前上报人事行政部。

④部门各班组和各级员工遵照《部门周工作计划表》展开各项工作。

2.2.2.部门专业类办工会、部门专项类业务会

一般情况下无特殊状况不独立召开以上两会，以上两会的容在各部门“每周工作例会”中讨论确认；

如有必要召开以上两会则进入2.1.4条公司〈其他会议〉流程。

2.3、外部级会议：

2.3.1.公司非营利性外部会议：

如现场会、企管成果发布会、报告会、科技成果发布会、信息发布会、参观等。

2.3.2.公司营利性外部会议：

如洽谈会、展示会、座谈会、产品说明会、客户联谊会等。

2.3.3.所有外部级会议均采用公司会议管理体系的2.1.4条〈其他会议〉流程。

2.3.4.所有外部级会议一律由行政人事部受理安排，有关业务对口部门协作做好会务工作。

▲第三章会议制度

3.1、会议安排：

3.1.1.为避免公司会议过多或重复，公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、容、组织召开。

3.1.2.为避免公司会议过多或重复，公司各类会议能够合並的尽可能合並召开。

3.1.3.凡涉及公司多个部门负责人参加的各种会议，均须于会议召开前经董事长或总经理批准后，分别报行政人事部汇总，并由行政人事部统一安排，方可召开。

3.1.4.行政人事部将年、季、月公司例会和各种类型会议，统一平衡编制成《会议计划》并订印发放到公司各部领导和相关人员。

3.1.5.凡行政人事部已列入《会计计划》的会议，如需改期或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集会议部门或召集人应提前报请行政人事部调整会议计划；

未经行政人事部同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。

3.1.6.对于准备不充分、或重复性、或无多大作用的会议，行政人事部有权拒绝安排。

3.1.7.对于参加人员相同、容接近、时间相适的几个会议，行政人事部有权安排合并召开。

3.1.8.各部门会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在公司例会同期召开（与会人员不发生时间上的冲突除外），应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。

3.2、会议礼仪管理条例

3.2.1.目的：

①会议礼仪，是召开会议前、会议中、会议后及参会人应注意的事项，懂得会议礼仪对会议精神的执行有较大的促进作用。

②良好的会议礼仪不仅是个人素养的展现，也是企业文化一个部分的体现。

3.2.2.会议发言人的礼仪：

①会议发言有正式发言和自由发言两种，前者一般是领导报告，后者一般是讨论发言。

正式发言者，应衣冠整齐，走上主席台应步态自然，刚劲有力，体现一种成竹在胸、自信自强的风度与气质。

②发言时应口齿清晰，讲究逻辑，简明扼要。

如果是书面发言，要时常抬头扫视一下会场，不能低头读稿，旁若无人。

发言完毕，应对听众的倾听表示谢意。

③自由发言则比较随意，应该要注意，发言应讲究顺序和秩序，不能争抢发言；

发言应简短，观点应明确；

与他人有分歧，应以理服人，态度平和，听从主持人的指挥，不能只顾自己。

④如果有会议参加者对发言人提问，应礼貌作答，对不能回答的问题，应机智而礼貌地说明理由，对提问人的批评和意见应认真听取，即使提问者的批评是错误的，也不应失态。

3.2.3.会议参加者的礼仪：

①会议参加者应衣着整洁，仪表大方，准时入场，进出有序，依会议安排落座，开会时应认真听讲，不要私下小声说话或交头接耳，发言人发言结束时，应鼓掌致意，中途退场应轻手轻脚，不影响他人。

②会议期间应把手机关闭或调成震动。

3.2.4.主持人的礼仪

各种会议的主持人，一般由具有一定职位的人来担任，其礼仪表现对会议能否圆满成功有着重要的影响。

①主持人应衣着整洁，大方庄重，精神饱满，切忌不修边幅，邋里邋遢。

②走上主席台应步伐稳健有力，行走的速度因会议的性质而定，欢快、热烈的会议步频应较慢。

③入席后，如果是站立主持，应双腿并拢，腰背挺直。

持稿时，右手持稿的底中部，左手五指并拢自然下垂。

双手持稿时，应与胸齐高。

④坐姿主持时，应身体挺直，双臂前伸。

两手轻按于桌沿，主持过程中，切忌出现搔头、揉眼等不雅动作。

⑤主持人言谈应口齿清楚，思维敏捷，简明扼要。

⑥主持人应根据会议性质调节会议气氛，或庄重，或幽默，或沉稳，或活泼。

⑦主持人对会场上的熟人不能打招呼，更不能寒暄闲谈，会议开始前，可点头、微笑致意。

3.3、会议纪律管理制度

3.3.1.会议实行签到制度，凡不能参加会议或不能准时参加会议者，要向主管领导和行政人事部请假；

不请假又不按时到场者，将记工作差错一次，并责令在电子政务中写出检讨，。

3.3.2.与会人员提前10分钟入场，不得无故迟到；

迟到者罚站与迟到相同时间，并唱歌一首；

与会人员中途不得随意离开会场，违者唱歌一首。

3.3.3.会议期间有事早退或中途退会者需请假，会议主持同意后方能离开。

3.3.4.与会人员应集中精力开会，手机须调为静音或震动；

不办理与会议无关事宜，如有要事等待应事先通报主持人，违反者罚唱歌一首。

3.3.5.会议期间不准大声喧哗，不得在会场上随意走动，不准做与会议无关的杂事，交头接耳或打瞌睡，不得随地吐痰，不得乱扔废弃物。

3.3.6.在他（她）人发言期间，除主持和老总外，与会者不得私自打断发言人，不得私下交谈议论，争论抢白；

如需发言，应等待合适时间举手请求发言。

3.3.7.所有会议发言者的发言资料需事先准备充分，发言需简明扼要，直截了当，容要“精”、“短”、“实”，合理控制时间；

为节约时间主持人有权要求发言人停止发言。

3.3.8.会议一时不能讨论解决的事宜且另作处理，或由专人跟办，或会后专项研究，会议上不应费时讨论，不可纠缠不休。

3.3.8.会议上所确认为的事项不得准泄露，参会人员要妥善保管会议材料，不得向无关人员泄露会议容。

3.3.9.会议上未形成决定的方案或未被通过的提议、提案，必须自觉保留，会后不乱议论；

会上决定之事项，公司各部门、各岗位必须自觉贯彻执行，其结果应主动报上。

▲第四章会议管理表格

会议通知〈行.会01〉

会议编号：

【】会议通知如下：

承办【】邀请【】部门【】参会

议题

日期

年月日时分～～时分

地点

与会人员

会议主持

列席人员

会议记录

部门参会人回复：

发言议题

发言时间

其他要求

确认

会议议程安排表〈行.会02〉

会议日期：

年月日时会议编号：

会议议程

会议发言人

发言主题

时间安排

备注

会议简介

主持人：

会议容简介

分钟左右

董事长或指定人发言

分钟左右

总经理或指定人发言

财务总监或指定人发言

1.

2.

3.

技术总监或指定人发言

销售总监或指定人发言

客户总监或指定人发言

网络运营总监或指定人

行政总监或指定人发言

子公司指定人发言

其他

1.

会议提要〈行.会03〉

提要部门：

年月日

参加者

缺席者

发言人

上期工作总结

下期工作安排

所需资源

和支持

其他事项

会议记要〈1〉〈行.会04〉

会议名称：

时间：

地点：

主持人：

记录人：

参加者：

缺席者·

理由：

主要议题：

1、2、3、4、

部门·

发言人：

评点·

回复·

发言人

会议记要〈2〉〈行.会04〉

时间

主持人

记录人

会议名称

理由

主要议题

记要重要程度：

A很重要，B重要，C一般性重要，D要检讨，E考虑

部门.发言者：

主要问题

对策措施

期限/负责人

落实情况/重要程度

主要反对意见

检讨事项

领导评点

公司（决策性）会议决定事项实施管理表〈行.会05〉

决定事项：

同意

实施目标·

实施日期·

完成时限等

执行部门

执行负责人

跟踪·

评价·

日期

临时会议申请表〈行.会06〉

会议名称

会议主题

会议日期

会议时间

会议地点

会议需要

交通□布置□茶水□就餐□住宿□

参加单位

家，明细后附

参会人数

男：

女：

邀请单位

申请部门

申请人

财务部

审核

行政部

批复

总经理

批示

董事长

▲第五章会议组织管理要领建议

5.1.提高会议成效的要领

5.1.1．要严格遵守会议的开始时间。

5.1.2.要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。

5.1.3.要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。

5.1.4.应当引导在预定时间做出结论。

5.1.5.在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间。

5.1.6.应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。

5.1.7.应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。

5.2.主持会议时注意如下事项

5.2.1．发言容是否偏离了议题？

要及时纠偏。

5.2.2．发言容是否出于个人的利害？

要立即禁止。

5.2.3．是否全体人员都专心聆听发言呢？

注意会议气氛和会议时间的控制。

5.2.4．是否发言者过于集中于某些人呢？

要即刻调节会议节奏。

5.2.5．是否有从头到尾都没有发言过的人呢？

要提问。

5.2.6．是否某个人的发言过于冗长呢？

要即刻提醒其重点，或打断。

5.2.7．发言的容是否朝着结论推进呢？

时刻注意问题的重点，要求与会人给予结论。

5.3.参加会议的禁忌事项

5.3.1.发言时不可长篇大论，滔滔不绝（原则上以3分钟为限）

5.3.2.不可从头到尾沉默到底。

5.3.3.不可取用不正确的资料。

5.3.4.不要尽谈些期待性的预测。

5.3.5.不可做人身攻击。

5.3.6.不可打断他人的发言。

5.3.7.不可不懂装懂，言乱语。

5.3.8.不要谈到