会计档案归档与整理Word文件下载.docx

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会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。

三、会计档案的整理：

会计档案的整理工作，就是将零散的和需要进一步条理化的会计文件，通过科学的分类、组合、立卷、排列和编目，组成一个有序的过程。

依照会计工作的基本环节，进行科学的分类整理。

同一全宗的会计档案应按年度分开整理，不应跨年度，对跨年度的决算报表等，可放入针对内容年度里。

归档文件材料的收集要完整齐全，有头有尾。

对打印输出的会计档案，财务主管要签字、盖章。

（一）会计档案的分类

行政事业单位的会计档案一般分为会计凭证、会计账簿、会计报表及其它类。

（二）会计档案的整理、编号（以历下区档案局为例）

1、会计凭证的整理、编号

①首先将散装凭证按月份或会计科目装订成册，并加封角、封面填写齐全。

②一册凭证作为一个保管单位，按时间顺序排列，用4位阿拉伯数字编制大流水册号，将编号用卷签（双格口取纸一半）贴在每册凭证脊背底边处，并在每册凭证封面右上角加盖数码章。

③保管期限为短期

④档号编制：

以每册为单位编制，全宗号-目录号-册号，如：

0020-005-0048。

0020为全宗号，005为目录号，0048为册号。

（档号为目录检索使用）

⑤装盒：

按时间顺序装盒。

⑥凭证盒封面填写要求：

名称

济南市历下区档案局

时间

200801-200805

册数

5

保管期限

短期

编号

0048-0052

（名称部分盖单位名称章，时间、册数、保管期限、编号全部盖章，编号为盒内起止册号。

）

⑦以盒为单位编制大流水盒号，在盒脊下方贴兰色三格口取纸。

第一行：

全宗号•目录号；

第二行：

册号（起止号）；

第三行：

盒号（四位数），填写居中：

0020•005

0072-0078

0020

⑧建立检索工具：

按册编制案卷目录，输入档案管理软件。

2、会计账簿的整理、编号

①账簿的整理：

会计账簿原则上保持原有基础，一本账作为一个保管单位。

账簿在启用时，要在第一页前面填写“经管人员一览表”和“账户目录”。

账簿分固定式和活页式归档整理。

固定式账簿保留空白页，但空白页不编页码；

活页式账簿拆去空白页，编写页码，加备考表，装订成册。

②编写页数：

以每册为单位，用铅笔对有效的页面编写；

正面编在右上角，反面编在左上角。

③账簿保管期限为长期。

④账簿排列、编号：

按账簿的自然形成规律，依时间顺序排列，用4位阿拉伯数字编制大流水册号，将编号用卷签（口取纸一半）贴在每册正面右上角。

⑤档号编制：

以每册为单位编制，全宗号-目录号-案卷号（册号）（例如：

0020-004-0072）

⑥装盒：

时间顺序装盒并编写卷内目录、备考表。

⑦以盒为单位编制大流水盒号，并将盒号用数码章盖在盒脊的最下方。

⑧会计档案盒的盒面盖单位名称章；

盒脊填写：

年度：

2008

全宗号：

目录号：

004

案卷号：

保管期限：

长期

0012（盒号）

（填写内容全部盖章，案卷号为盒内账簿起止册号。

）

⑨编制检索工具：

3、财务会计报告的组卷、编号

①会计报表分类组卷：

以案卷为保管单位，年报为永久、四季度报表在没有年报的情况下为永久（有单独年报时，为短期），其他季、月报表为短期。

年报要单独整理立卷，季报和月报可根据张数的多少，立成一卷或数卷。

②编制页号：

以卷为单位，用铅笔对有效页面编写，正面编在右上角，反面编在左上角。

③编写卷内目录、备考表。

④案卷的装订：

装订前拆除金属物，对破损的材料进行修补；

没有装订线的归档材料加边条；

装订时材料底边要齐，用双股蜡线，三孔一线装订。

⑤编制案卷号：

按时间顺序排列，采用四位数阿拉伯数字编大流水卷号。

⑥档号编制：

全宗号+目录号+案卷号。

⑦案卷皮的填写。

案卷封面填写：

除案卷题名，其它栏目均为盖章。

济南市历下区档案局（全宗名称）

会计（二级类目）

济南市历下区档案局关于2007年度部门决算报表（案卷题名：

责任者+问题或内容+文种或名称）

自2007年12月至2007年12月

永久

本卷共7件50页

归档号

（不填）

全宗号

目录号

案卷号

003

0024

卷脊填写：

全宗号、目录号、年度、卷号，全部项目盖章或碳素墨水填写。

⑧编制检索工具：

按卷编制案卷目录，并编制全引目录，输入档案管理软件。

⑨卷内文件材料的折叠：

需要折叠的文件，应整体折叠，以不损伤文件原件为宜，并尽量齐整、美观。

4、其他类：

会计档案移交清册保管期限为长期；

会计档案保管清册、会计档案销毁清册保管期限为永久。

四、会计档案的管理：

1、归档：

各单位每年形成的会计档案，应由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。

出纳人员不得兼管会计档案。

移交时间按照《会计档案归档制度》的规定执行，即三月底前向档案部门移交前一个年度的档案（例如：

2009年应移交2007年度的档案）。

各单位应按照规定，由档案部门对会计档案实行集中统一管理，妥善保管。

2、交接：

会计部门整理的会计档案，经档案部门检查验收合格后，双方办理交接手续：

会计档案案卷目录一式两份、全引目录一份，经交接双方清点核实；

交接文据一式两份，交接双方签字盖章，各执一份（后附：

交接文据格式）。

3、排架：

按会计档案形式—时间顺序排列：

即全部会计档案，按报表、账簿、凭证、其他四大类分别以时间顺序进行排列。

4、利用：

各单位保存的会计档案不得借出。

如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。

查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽页。

档案部门以及档案管理人员应按照有关规定，严格履行自己的职责。

五、会计档案的销毁：

会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

《会计档案管理办法》规定，保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁：

一、由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

二、单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

三、销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。

国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。

财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。

四、监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；

销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

档案交接文据

移出

单位名称

×

局×

处

接收

局档案室

交接性质

移交

档案所属年度

2007年

档案类别

数量（卷本）

检索

参考工具种类

数量

长度

会计档案（报表）

2

1

0.03m

案卷目录

3页

会计档案（账簿）

9

0.09m

全引目录

会计档案（凭证）

12

0.20m

合计

24卷、0.32m

6页

移

出

说

明

按年度正常移交

接

收

意

见

案卷质量合格，同意接收

移出单位（印章）

领导人：

经办人：

移出日期2009年3月1日

接收单位（印章）

接收日期：

2009年3月1日