人事行政管理手册Word文档格式.docx
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上午8时00分---11:
30分;
下午13:
30分---18:
00分。
冬时制(10月1日—5月14日)
上午8时00分---11:
00分---17时30分。
3、公司考勤实行打卡制度,员工上、下班均需打卡(共计每日4次)。
员工应亲自打卡,不得帮助他人打卡和接受他人帮助打卡。
五、迟到、早退
1、上班时间以后到达,视为迟到,下班时间以前离开,视为早退,以打卡时间为准。
2、以月为计算单位,第一次迟到早退扣款20元,第二次迟到早退扣款40元;
第三次迟到早退扣款60元,以此类推累计增加。
3、迟到早退者,将给予通报批评,情节严重屡教不改者,直至解除劳动合同或开除处理。
4、上班不打卡,或替人打卡,均按迟到早退处理。
六请销假
1、请假包括事假、病假、婚假、丧假等,所有请假人员都须在人事部备案。
请假者
申批权限
备注
主管/经理
副总
总经理
职员
1-6天
7-10天
10天以上
报人事部考勤
/
6天
7天以上
2、员工因公外出不能按时打考勤卡,应及时报告主管和人事部,并由部门经理签字确认。
七、旷工
1、未向部门主管和公司主管领导书面申请并经批准者,或未按规定时间请假,没有上班,均视为旷工。
2、旷工一天扣三天工资,以此类推,旷工超过三日者,公司视情况给予处理。
第二章员工招聘/离职管理规定
一、公司人员的招聘根据公司的整体机构设置、人员编制方案进行,招聘原则:
按需招聘,按岗定位,双方自愿。
具体工作程序如下:
二、部门申请,根据部门缺编情况,填写《人员需求表》,经部门经理确认,人事部根据人员配置表审核后,上报公司领导批准,待公司领导批准后再进行招聘。
三、员工招聘时,应聘人员应认真填写《应聘简历表》。
由人事部负责第一次面试,填写面试情况登记表,面试内容包括:
个人经历、家庭状况、岗位知识、薪金要求、档案存放地等。
符合条件的签署意见并安排用工部门进行第二次面试。
面试内容:
业务考核、岗位知识、工作态度、礼节礼貌等。
签署意见后由人事部将面试情况、薪金、意见等上报公司公司领导批准,特殊岗位或主管以上人员,由公司领导面试、考核、批准。
面试程序表
面试者
面试权限
初试
复试
终试
普工
人事部
车间主任
到人事部办手续
技工
车间主任/经理
生产经理
会计
财务经理
产品设计员(师)
绘图员
品管
室内设计专员
设计主任
跟单员
销售经理
文员
司机
电工
经理
四、员工招聘被批准后,人事部应及时通知被聘人员,为员工办理入职手续,将员工身份证、照片、学历证、驾驶证等复印后存档,由人事部安排员工入职培训,到部门报到。
五、员工入职后,一般试用期为一个月,部门主管以上人员试用期为三个月(特殊情况由公司领导批准)试用期满前三天由人事部汇同相关部门对其进行考核,填写《员工转正审批表》,待公司领导批准后,方能转正,由人事部与其签定劳动合同。
六、员工辞职或调出时,提前2个月以书面的形式申请,应填写辞职申请表,写明原因,经部门经理同意后报人事部审核签署意见,报公司领导审批。
员工离职前,应填写《员工调出/辞职申请表》,办完交接手续相关部门同意后方可办理离职手续。
第三章劳动合同管理规定
一、为规范公司劳动合同管理,根据《劳动法》、国家及地方相关法律、法规,结合公司实际制定本办法。
二、劳动合同是企业与员工之间明确相互权利与义务,确定劳动关系的书面协议。
企业与员工必须依据国家有关法律、法规和政策,在平等自愿、协商一致的基础上签订劳动合同。
三、人事部是劳动合同的归口管理部门。
负责劳动合同政策法规的解释和建立各种合同台帐,办理劳动合同的签订、签证、变更、终止、续订、解除等工作。
四、劳动合同的签订:
公司法定代表人可以直接代表企业与员工签订劳动合同,员工签订劳动合同必须由本人签字,他人不得代签。
五、公司与员工签订的劳动合同为固定期限劳动合同。
劳动合同一式两份,公司和员工各执一份。
六、劳动合同应具备以下条款:
1、劳动合同期限
2、工作内容
3、劳动保护和劳动条件
4、劳动报酬
5、劳动纪律
6、劳动合同终止的条件
7、违反劳动合同的责任
8、双方认为需要约定的其他内容
七、业和员工双方应按规定享受权利和承担义务,全面履行劳动合同。
企业法定代表人或其委托人变动,原合同继续履行。
八、员工有下列情形之一的,公司可以随时解除劳动合同。
1、在试用期内,被发现不符合录用条件的。
2、违反或不履行劳动合同的。
3、严重失职、渎职,给企业造成重大损失的;
利用工作之便营私舞弊、贪污受贿情节严重的。
4、严重违反劳动纪律或企业依法制定的规章制度,泄漏企业生产、经营秘密的。
5、违反指挥、违章作业造成重大事故或给国家、集体和人民生命财产造成重大损失的。
6、按照《员工奖惩条例》和有关规定应予以辞退的员工。
7、被依法追究刑事责任的。
九、有下列情形之一的,公司可以解除劳动合同,但应提前30日以书面形式通知员工本人。
1、员工患病或非因工负伤,医疗期后不能从事原工作,也不能从事企业另行安排的工作的。
2、员工不能胜任工作,经企业培训或者调整工作岗位后仍然不能胜任的。
3、劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化,致使原劳动合同无法履行,经当事人协商不能就变更达成协议的。
十、劳动合同终止,企业应当为员工办理终止合同手续,未与员工办理终止手续或续订手续而形成事实劳动关系的,视为续订合同。
劳动合同的终止时间,应当以劳动合同期限最后一天为准。
十一、劳动合同期限届满,根据生产、经营需要,当事人双方可以续订劳动合同。
是否续订合同,当事人双方应在合同期满前30日通知对方。
第一章接待管理规定
为了树立公司的形象,为使接待工作规范有序,特制定本规定。
二、对外接待范围
1、本办法规定的接待范围主要是公司各部门以及客户、供应商等。
2、接待的对象分为内部人员和外宾。
三、对外接待部门
公司接待任务原则上由各业务对口部门负责,人事部文员统一专人接待。
四、对外接待原则
1、接待工作应遵循“平等、热情、周到”的原则,使客人高兴而来,满意而去。
2、平等原则:
对来宾无论职务高低,都要平等相待、落落大方、不卑不亢。
3、热情原则:
对员工和来宾要亲切、温暖。
4、周到原则:
接待程度应衔接周密,接待方式应完善,以礼相待,使客人感到热情、周到。
五、接待礼仪
1、见面:
原则为主动、热情、礼貌。
2、接待:
主动起迎、问明来意、准备沏茶接待。
3、安排交谈地点
3.1根据来客来意和身份,安排适当地点(办公室、接待室、会议室)进行交淡;
3.2工作繁忙一时难以抽身时,应向客人说明暂请他人代接或另商时间。
3.3切忌让客人久候而无人问津。
3.4客户提出与公司领导或他人交谈时,应立即联络,并将客人引至约定地点等候会面,介绍后再行离开。
六、引见
1、首先向公司领导介绍客人(单位、职务、姓名)。
2、引见顺序:
①接职务高低,依次介绍一行来客。
②职务相同,先介绍年纪大的。
七、陪同
1、陪同客人行路,请客人行于自己右侧;
2、乘坐车、上下楼梯、电梯、礼让在先、主动开关门。
3、自己处于主陪地位,应并排在客人旁边,不要落在后边。
第二章办公区内部管理规定
为保障公司正常的办公秩序,创造良好的办公环境,体现积极向上的公司精神,特别制定本管理规定。
二、办公区域环境卫生
1、办公区作为公司日常办公及业务开展的场所,每位员工都应自觉维护环境卫生。
2、小心避免茶水、饮料等污染地毯,垃圾、茶水等废弃物必须放置于规定的分类垃圾桶内,不得任意乱倒堆积。
3、各部门有责任保持部门公告栏(白板)整洁,不行乱涂乱画,通知通告应粘贴摆正,超过一周以上的通知应取下存档。
4、文件柜里的资料要排放整齐,逾期或废弃文件要定期处理或销毁,避免多余物品占用文件柜的使用空间;
5、每位员工应注意清洁、整理个人办公区域,并保持桌面的卫生及整齐,每天下班后将个人的办公椅、办公用品、文件放置适合的位置。
三、每位员工上班时间必须佩戴员工证,会见客人时必须服装整洁(具体参照《员工着装管理规定》)。
四、员工在上班时间应集中精力完成本职工作,严禁做与工作无关的事。
如上班时间接待亲朋好友、与业务无关的客人;
看与工作无关的书籍和报纸,上网玩游戏、聊天;
闲谈;
睡觉等。
下班后关闭门窗和电源。
五、公司电话为方便公司外界沟通、方便处理公司专用。
上班时间不得打私人电话。
打电话音量要低,尽量不要影响其他同事的工作。
六、节约使用纸张,对内存档或传阅的文件应多用一面作废弃的纸张。
七、员工参加会议或集体活动,必须遵守纪律做不迟到、不早退。
八、员工外出须报部门经理批准,并到前台的《外出登记表》登记,及在部门公告栏上写明外出时间、地点。
九、处来人员到访公司,接待人员在开门前应判别来访者身份,明确访客身份后,由接待人员安排待候及会面,非特殊原因不允许客户直接进入办以区域,尤其是财务部。
十、饮水机放置于办公区域内,供员工和客人饮用,而饮水杯是供给客人使用的,本公司员工应自带茶杯。
十一、由人事部设置急救药品箱以备员工需要使用,应定期检查、及时补充欠缺药品。
十二、为节约用电,办公区内照明设施、空调等用电设备在非工作时间内应及时关闭。
第三章员工着装管理规定
为树立和保持公司良好的社会形象,进一步规范化管理,本公司员工应按本规定的要求着装。
二、员工在上班时间内,一律穿厂服,佩戴厂牌。
要注意仪容仪表,总体要求是;
得体、大方、整洁。
三、男、女职员的着装要求:
由公司统一指定专业职业服装,穿着整齐。
夏季着装时间5月1日到9月30日;
冬季着装时间为10月1日至4月30日。
凡未经允许,只装一半或不穿公司职业装均属违规,以月为计算单位,第一次扣款20元/次,第二次扣款40元/次;
第三次扣款60元/次,以此类推累计增加。
四、员工要注意个人的清洁卫生,上班应注意将头发梳理整齐。
男职员发不过耳,并一般不留胡子。
女职员提倡化淡妆,首饰的佩带应得当。
五、各部门负责人应认真配合,督促属下员工遵守本规定。
六、由人事文员定期发放厂服,领用员工在《厂服领用表》签字确认,月底财务根据厂服领用表签名,扣除厂服1/2的费用。
第四章文件、档案管理规定
一、目的
为加强公司文件管理,做好公文处理工作,使之规范化、制度化,根据有关规定,结合本公司实际,特制定本管理规定。
二、公文的处理
1、拟稿:
按照各部门谁主管,谁拟办的原则。
涉及两个部门以上会稿的,由主办部门牵头拟办,有关部门协办。
2、核稿:
由部门主管初核,在面页上签名并签署日期;
经理及以上人员核稿;
3、编号:
由人事部统一登记、编号、计算份数等。
4、打印:
拟办部门打印完毕,拟稿人校对并在页面上签名。
5、签发:
以公司名义对外的公文,由公司总经理、副总签发。
各部门的文件经理以上人员可签发。
6、盖章:
由人事部办理有关盖章手续。
7、分发:
由人事部文员统一分发,正文1份(原件)存档。
三、文件资料归档范围和分类
1、人事行政公文类
1.1国家有关政策法则、政府公文;
1.2公司各项规章制度、工作手册、岗位责任制;
1.3公司及各部门年终工作总结、年度工作计划;
其它文件资料;
1.4员工人事档案、考勤、社保资料;
2、财务类
2.1会计档案:
统计资料、计划报表、会计报表等;
2.2公司营业执照、代码证、资质证书、税务登记证和业务许可证等证件;
公司章程、协议;
验资报告资信文件等资料;
3、营销类
3.1营销计划书或方案、报表、各类合同或协议书。
3.2营销管理系列资料,客户档案、照片、专卖店摆场图。
4、产品开发类
4.1产品系列技术图纸和文件。
四、档案管理要求
1、文件资料的归档规定
1.1为避免存档资料的遗漏和混乱,列明存档资料名称、份数及必要说明,必须严格存档的签收和登记手续。
1.2人事部作为归档部门,所有加盖公司章的文档(包括合同)都必须在人事部存有正本。
2、文件资料查阅借用规定
2.1查阅借用任何文件资料,必须办理登记手续;
归还时必须检查无误方可办理注销手续。
2.2借阅非机密性文件,须经部门负责人批准;
凡公司重要和机密性资料,未经公司总经理批准,不得借出。
2.3任何人查阅借用档案原件,不准在文件、资料、图纸上划线、圈点、涂改或作记号,如需要修改图纸必须按规定另行办理手续。
2.4档案资料发生损毁时,追究当事人责任。
第五章印鉴管理规定
一、印章管理目的
公司印章是公司对内对外行使权力和标志,也是公司名称的法律体现,因此,必须对印章进行规范化、合理化的严格管理,以保证公司各项业务的正常运作。
二、印章的种类
1、行政专用章:
是按照政府相关部门规定,对外工作所需要印章。
2、业务专用章:
为方便工作专门刻制的用于某种特定用途的财务专用章、业务部门专用章等。
三、印章的管理规定
1、印章指定专人负责保管和使用,保管印章的地方(桌、柜等)要牢固加锁,印章使用后要及时收存。
2、财务专用章由财务部经理负责保管,向银行备案的印章,应由财务部经理、会计人员分别保管。
3、印章要注意保养,防止碰撞,还要及时清洗,以保持印迹清晰。
4、印章管理人员;
离职或调任时,须履行印章交接手续。
四、公章刻制
印章的刻制需本公司总经理批准,由人事部或财务部负责办理刻制、启用,并交由专人进行保管。
五、印章的使用
1、以公司或部门名义发文,未经公司领导签发,不得盖章。
2、按照合同的规定,所有合同和协议在会签手续齐全后方可盖章。
3、公司的章程、合同、协议,所有涉及公司财产权、合同和协议,以及经济担保的法人代表证明书,未经公司法人代表审签,不得盖章。
第六章车辆管理规定
一、车辆管理:
1、为了加强对公司车辆的统一管理和充分发挥车辆的效用,特制定本办法。
2、每辆车每次有《车辆费用登记表》,登记表由用车人签名做报销凭证。
每辆车有《维修保养登记表》。
3、所有车辆在行驶和维修保养中所发生的费用由财务部进行审核,并在报销时签名确认。
二、车辆调度:
1、内部运输由成品仓库负责人统一调度和安排。
2、客户接待用车公司配专用接待用车。
由营销部领导统一调度。
3、员工外出办事,一般情况下乘坐公交车,时间紧迫或带有现金、重要文件、重要证件时可申请派车。
4、公司领导专车原则上不动用,在接待贵宾及应急的情况下,征得领导同意后方可派用。
三、保养和维修
1、统一管理使用后,所有车辆的维护、检修统一在公司指定的维修厂进行维修,所有车辆有、统一年检。
2、送检修、保养的车辆司机必须先填写车辆维修、保养申请单,经财务部批准并填写车辆保养情况的登记。
3、车辆复修出厂后,由驾驶员对车辆检查维修项目进行验收,经验收合格后方可使用。
4、未经同意,擅自送厂修理的,其费用不予报销。
第七章出差管理规定
有效和规范地控制出差费用,特制定本规定。
公司所有因公出差人员;
1、所有出差人员应在人事部填写《出差申请表》经本部门经理审核方可外出。
2、出差人员持《出差申请表》交人事文员确认,凭单计算考勤。
3、出差返厂后,文员在原来《外出申请单》上记录返厂时间并及时交人事部。
四、工作程序和内容:
1、出差流程:
1.1长途出差流程:
部门员工根据业务需求,填写《出差申请表》→部门主管或经理批准→报人事部备案→在财务部领取出差备用金→填写《出门单》→保安凭单放行。
1.2短途出差流程:
部门员工根据业务需求,填写《出差申请表》→部门主管或经理批准→报人事部备案→填写《出门单》→保安凭单放行。
2、出差费用报销
2.1根据公司出差标准,交通费据实报销;
伙食补贴按标准执行。
2.2出差人员回厂后在半个月内据实填写《费用报销单》并附上相关发票收据,交到财务部报销。
2.3一切额外费用,必须得到总经理批准方能报销,一切有疑问的单据恕不能报销,超过标准的单据,按标准计算。
2.4经理级以上人员在外出招待客户,可以实报实销。
2.5客户来公司洽谈业务,由经理或指定其他销售人员在指定的饭店用餐,按标准(40-60元/人)实报实销。
五、相关文件和表单
《出差申请表》《费用报销单》《出门单》
第八章会议管理规定
一、目的
为更好地完成公司各项任务,切实执行公司经营方针,公司特制定本会议制度。
二、公司日常会议规定
日期
部门会议
主持人
参会人员
备注
每周五
销售工作会议
销售总监、市场经理、跟单员等
每月5、20、
销售生产联系会议
销售总监、市场经理、跟单员、生产经理、车间主任、售后服务
每月6、16、26
生产会议
销售总监、车间主任、售后服务
三、会议记律:
1、所有与会人员不得无故迟到、缺席。
不能参加会议的应提前向会议主持人或所在部门请假,并说明原因。
迟到、缺席罚20元/人。
2、会议期间,与会人员必须关闭手机或调到震荡状态,以保持安静的会议环境。
四、会议室使用管理规定:
1、进入会议室后,应将会议室门关上,以免会议被无故打扰。
2、会议使用者应自觉保持会议室的清洁卫生,会议或接待结束后,应将电灯、空调等设备电源关闭,同时清理杂物、椅子归位。
第九章安全保卫制度
一、总则
为规范公司治安、消防和其他安全工作,特制定本守则。
二、适用范围
公司所有员工均须遵守,外来办事人员参照执行。
三、安全规则
1、防火、防盗、防灾、防破坏、防恶性事故,为每个员工应尽的义务,要敢于与坏人坏事作斗争。
员工应自觉接受安全教育,增强安全防范意识。
2、员工上下班、外出公干、出差,应严格遵守道路交通管理法则、条例,确保人身、财务安全。
3、公司员工应了解有关消防知识,熟记火警电话(119),熟悉电源开关、出口通道、灭火器具体位置及使用方法等。
四、日常安全措施
1、员工将公司发放的工具、办公用品妥善保管和使用。
2、员工下班前认真检查本岗位、办公场所,消除水、电、气等设备存在的隐患。
如本人不能解决,下班前应立即报告主管领导。
3、不得将亲友或无关人员带入工作场所;
4、不得私接电源,不准在禁烟区抽烟;
五、一旦发现火警,须采取如下措施。
1、保持镇静,力戒惊慌。
迅速通知有关部门领导;
2、拨打火警电话,准确报告起火部位、燃烧品等情况。
3、按动附近火灾报警器。
4、关掉一切电源开关,关闭火警现场的门窗。
5、迅速呼唤同事援助;
6、利用附近灭火设备,尽力将火扑灭;
7、防止用水或泡沫灭火器灭火引起漏电而导致火灾;
8、服从现场主管指挥;
9、接到疏散通知,切勿搭乘电梯,由安全楼梯转移。
10、如遇意外伤害事件,应照顾伤者或协助转送医院,可拨打120电话;
六、门户管理规定
1、离开公司前关闭各种设备电源。
1.1各部门在下班离开公司前,负责关闭全公司的门、窗及设备电源。
关闭复印机、打印机、饮水机、电灯、抽风机、空调等。
如离开时仍有其他同事留在公司,也要先把暂不使用的设备关闭。
1.2下班后仍需使用复印机、打印机等设备(传真机除外)的员工,有责任在使用后将设备的电源关闭。
1.3下班后仍在使用会议室的员工,也应将会议室的电灯、空调等设备关闭后才离去。
2、锁门
2.1下班后仍需留在公司加班的员工,离开时必须负责锁好公司大门,确保门户安全后才能离开。
第十章钥匙管理规定
一、公司各类钥匙统一人事部收、发、复制,并进行登记;
人事部备份一套,以备不时之需。
管理者领用钥匙均签名保管,同时负担安全责任。
二、钥匙管理
1、因公事需要临时使用钥匙,应报上有主管或人事部批准,并在用后即时归还;
2、人事部做好钥匙领用的登记,发出钥匙后,必须要求领