XX集团档案管理制度Word文档下载推荐.docx

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（2）科学地管理档案；

（3）开展档案的利用工作；

（4）编辑档案史料；

（5）搞好有关的资料管理。

1.6档案馆（室）必须建立健全各项规章制度，维护国家和公司秘密安全。

馆内工作人员要制订明确的岗位责任制度，提高工作效率和质量。

必须建立的规章制度是：

（1）保密制度；

（2）查阅、借阅档案制度；

（3）档案库房管理制度；

（4）查阅档案注意事项；

（5）工作人员岗位责任制。

2档案的接收和征集

2.1档案的接收和征集原则：

在维护企业历史真实面貌的前提下，根据档案分级管理的原则，将对企业具有保存价值的各种专业、各种载体形态的档案，齐全完整地接收和征集进馆，建立内容丰富、结构合理的馆藏体系。

2.2集团档案馆接收和征集档案的范围是：

（1）集团公司及各职能部门形成的档案。

（2）输气管道及其配套工程竣工档案。

（3）集团科研实验项目档案。

（4）基本建设工程竣工档案。

（5）集团会计档案。

（6）集团审计档案。

（7）集团重要产品档案。

（8）重要进口设备、仪器随机档案复印件（原件留本企业）。

（9）集团重要专用设备、仪器随机档案复印件（原件留本企业）。

（10）所属单位的永久档案。

（11）属于应接收的撤销机关、单位、团体的档案。

（12）属于应接收的其他档案等。

2.3集团公司各职能部门和各成员企业的档案室，接收本部门、本企业的档案，按照各类档案管理细则的规定进行收集、整理、保管并向集团档案馆移交集团应统一管理的档案。

2.4档案馆（室）在接收、征集各立档单位档案的同时，还要接收、征集与档案有关的各种资料。

2.5档案馆（室）接收档案的期限，按各类档案管理细则的规定执行。

2.6档案馆（室）接收档案的标准和要求：

2.6.1档案馆（室）必须按各类档案管理细则的要求，分阶段地接收收集齐全、经过整理的档案。

2.6.2所接收的档案，必须密级划分适当，前后一致，分类清楚、归类准确、类及属类层次分明。

进馆（室）的档案必须符合各类档案管理细则规定的期限；

必须组卷（保管单位）合理、编目清楚，填写工整；

案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。

2.6.3在接收档案的同时，要接收立档单位形成的文件汇编、组织沿革、全宗介绍、案卷目录（一式三份、打印本）。

2.6.4交接双方根据档案移交清册进行清点核对，并在交接书上签名盖章。

3档案的管理

3.1档案馆馆藏档案，以全宗或大类为单位进行管理。

各全宗划分的原则如下：

3.1.1XX集团股份有限公司为一个全宗。

3.1.2XX燃气控股有限公司为一个全宗。

3.1.3各临时机构形成的档案，原则上不划分全宗、作为主管机关的一个类别管理。

3.1.4一个企业在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一个全宗。

3.2对每个全宗都要逐步建立和完善全宗卷，其中包括全宗介绍、全宗单、案卷目录及在全宗档案管理过程中形成的其他文件材料，以记载立档单位和全宗历史演变情况。

3.3档案馆（室）内的档案要按全宗或大类排列。

排列要按照案卷顺序从上至下，从左至右放。

各种资料要分门别类编号存放。

声像材料和底图要集中保存，按项目（或课题）、机构、专业编号。

底图要平放。

3.4库房和装具编号：

库房编号顺序（从入口）从左至右，在库门上方设明显标牌；

装具排放和编号也要从左至右，自上而下，编号要醒目、清晰。

3.5档案馆（室）要编制图表式档案存放索引。

3.6馆藏档案要健全档号，并按各类档案管理细则要求建立检索工具。

3.7档案库房要有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防强光、防有害气体等措施。

要严格控制温度湿度、使库内温度在14℃—24℃之间，相对湿度在45%—60%之间，做好每日测试记录。

3.8馆内设施要在指定地点存放，保持整洁。

库内严禁存放其他物品。

3.9档案馆（室）应研究和改进档案保护技术，延长档案的寿命，对已破损和字迹褪色的档案，要及时修复或复制。

3.10对档案的保管情况，要随时进行检查，每月结合新卷上架，进行一次全面清点。

遇有特殊情况要立即检查、清点，及时处理。

3.11档案馆（室）应积极创造条件，研究并应用新的科学技术，逐步实现档案管理现代化。

4档案的统计工作

4.1凡接收进馆、室的档案，均要编制总登记目录和分类目录，作为检索的工具。

4.2建立各类档案台帐（全宗单），统计各类档案数量变化情况。

每当收进、移出或销毁档案时，均要随时详细、准确地填写变化情况。

4.3各类档案的基本统计单位为保管单位（卷、册、袋、盒），并相应统计其长度。

4.4建立档案资料借阅利用登记表、详细记载档案利用情况及其效果，并做到日清理、月分析、季反映、年综合上报。

4.5各成员企业档案室应于每年十二月份向集团档案馆上报档案统计报表；

集团档案馆按国家统计局、国家档案局有关规定，每年一月份向档案管理部门报送上一年度档案工作基本情况。

5档案的利用与编研

5.1档案馆（室）应主动了解各方面工作对档案的需求，分期分批拟订开放档案目录，采取多种形式提供利用，发挥馆藏档案的作用。

5.2档案馆（室）应根据工作需要和各种档案的特点编写检索工具，并力求做到完整系统、归类准确、管理科学。

档案馆（室）一般应建立的检索工具是：

总登记目录（案卷目录）、全引目录、专题索引、文件号索引、人物索引等，同时应逐步开展对各类档案的著录工作，为利用计算机检索创造条件。

为了使各方面了解档案馆藏情况，档案馆（室）应编发档案馆指南，并有针对性地做好档案目录的汇集和发送工作。

5.3档案馆（室）应设立阅览室、积极改善阅览条件，努力为利用者提供方便。

阅览室要建立《查阅、借阅档案规定》及《查阅档案注意事项》等制度。

5.4档案馆（室）应积极开展档案史料的研究和编撰工作。

5.4.1根据馆藏情况编写参考资料，向利用者提供较为系统的素材。

例如：

大事记、组织沿革、会议基本情况简介、基础数字汇集和专题概要等。

5.4.2汇编档案文集和编辑专题史料。

根据馆藏档案，按一定的作者、专题、时间或文种特征，把档案材料选编成册，向有关方面提供利用。

5.4.3汇集和编印各种科技档案和专门档案目录，向利用者提供馆藏情况。

5.4.4组织翻译外文档案资料目录及主要内容。

5.5档案馆（室）应及时掌握档案资料利用效果，不断改进提供利用工作。

6档案的鉴定和销毁

6.1各档案馆（室）都要认真做好档案鉴定销毁工作。

每隔五年进行一次，并做到制度化。

6.2对各类档案的鉴定工作，由专门组成的鉴定小组负责。

鉴定小组成员要包括档案工作主管领导、专业主管部门负责人、业务专家及档案工作人员等。

6.3对经过鉴定准备销毁的档案，要编制销毁清册（一式三份），由鉴定小组负责人签名盖章，各成员企业档案销毁要上报集团档案馆审核，并经集团有关领导批准后，方可实施；

集团档案馆档案销毁要上报集团总裁批准。

销毁档案前，要由档案人员和保密、保卫人员制定出销毁方案，并参加监销；

档案销毁以后，要写出监销报告。

7设备管理

要管理好档案馆（室）的各种设备，保证工作需要。

要建立设备登记帐和以机台为单位的设备索引。

随机图纸、说明书、操作手册等，应归档管理，不得个人保管。

7.1专用设备要指定专人管理使用，公用设备要指定专人维护保养。

7.2要制定重要设备操作规程，建立维护保养制度及运转记录。

8责任与处罚

有下列行为之一的，依法给予行政处分；

构成犯罪的，依法追究刑事责任：

（1）损毁、丢失档案的；

（2）擅自提供、抄录、公布、销毁档案的；

（3）涂改、伪造档案的；

（4）擅自出卖或者转让档案的；

（5）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送外国人的；

（6）不按规定归档或者不按期移交档案的；

（7）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；

（8）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。

9附则

9.1本制度由集团办公室负责解释、组织实施、监督检查。

9.2本制度自2001年7月25日起施行。

附件1《保密规定》

附件2《查阅、借阅档案规定》

附件3《档案库房管理规定》

附件4《查阅档案注意事项》

附件1保密规定

1．严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》和《保密守则》做到不该知道的事绝不问，不该说的机密坚决不说，不该看、记的材料不看、不记。

2．接收和移出档案，必须认真清点，核对交接清单。

3．严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范围，安排专用的阅览室借阅，对需要出据档案证明的，要认真核对摘抄内容。

4．在档案阅览室、整理室不接待亲友。

5．整理档案应在档案处内进行。

档案人员不得将档案带出档案处，以防失密或丢失。

6．档案、资料不准随意销毁，如需销毁应先办理批准手续。

7．档案库房由专人负责管理，非管理人员不得进入，下班前必须把借阅的档案资料入库。

8．发现档案丢失，损坏要及时报告。

9．涉及《XX集团保密制度》有关条款的，按照《XX集团保密制度》执行。

附件2查阅、借阅档案规定

1．档案管理员要热情接待查询人员，主动介绍情况，提供优质服务。

2．查询人员提出所查档案名称，档案管理员负责检索、及时调阅案卷。

查询人员不得进入库房。

3．查阅档案要登记，写明用途以及反馈利用效果。

4．档案一般不外借。

特殊情况需要借出时，须填写借阅记录，限七天内归还。

需延时的，应办理续借手续。

5．查阅机密档案，须经有关主管领导签字同意。

6．兄弟单位借阅档案，须持单位介绍信，经公司主管领导批准。

7．借阅档案资料要注意保守机密，不得传播档案内容。

要保证案卷完整与安全，严禁拆卷、剪裁和涂改。

归还时经核对无误后方可注销。

8．损坏、丢失档案者，单位领导应批评教育，本人写出书面检查，领导提出处理意见。

丢失秘密档案者，要及时报告，按保密制度追查处理。

情节严重的，执行《中华人民共和国档案法》有关条款。

附件3档案库房管理规定

1．档案库房实行专人管理，非管理人员未经许可不得入内。

2．库房内的档案柜要统一编号。

入库的档案要分大类有系统地上架排列，做到存放有序，查找有据。

3．要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要及时修补。

4．要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体等“八防”措施。

库内温度应控制在14—24℃，相对湿度应控制在45—60%。

保持库房清洁，每月全面清扫一次。

5．库房内严禁烟火，禁止存放与档案无关的其它物品。

6．库房内电线严禁走明线，下班前或节假日，要认真检查，以防事故发生。

离开库房时，要注意关闭电源、关锁门窗。

7．认真办理档案入库和查阅、借阅登记手续。

案卷借出时要以代卷卡补位，案卷归还后，要及时放回原处。

8．每年定期对库藏档案进行一次全面检查，掌握档案保管情况，为改善管理积累资料。

附件4查阅档案注意事项

1．要爱护档案，不得随意拆卷、折叠和涂改，以保证案卷完整无损。

2．保持档案清洁，不得弄脏、划道。

3．注意保密，不得翻阅与查档无关的其他内容。

4．阅览室内禁止吸烟，不准靠近阅览桌喝水。

5．保持肃静，不要大声讲话，以免影响他人阅卷。