行政管理制度汇编0805文档格式.docx
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3.6接听内线电话的用语为：
"
您好!
XXX"
其它内容视情况回答，总的要求是规范、简洁、礼貌。
3.7公司内各分机电话已锁闭拨打长途电话功能，如因业务需要拨打长途电话，请向直接上级申请，经批准后由行政部经理给予分机密码即可拨打。
3.8公司不允许职员在公司挂私人长途电话，或以公事为由骗挂国内私人长途电话的，如发现违规者，第一次按其话费的三倍扣罚，以后则按其话费的五倍扣罚（指长途电话）。
屡教不改的，视情节给予加倍处罚，直至辞退处理。
3.9公司员工如遇特殊情况，可用公司电话拨打市内私人电话，但希望大家通话时简洁扼要，
以免耗时又占线（建议每次通话时间不要超过三分钟）。
3.10爱护电话及其设施，如损坏则照价赔偿。
各人办公桌上的电话用完后放好，共用电话用完应放回原处。
第四章电脑安全的管理制度
4.1病毒防护
4.1.1对于联网的电脑，任何人在未经批准的情况下，不得向计算机网络拷入（出）软件。
4.1.2任何电脑需安装软件时，由使用者本人向电脑网络管理员（暂由制单员兼）提出书面申请，经同意后，由电脑网络管理员进行安装。
4.1.3所有电脑不得私自安装游戏软件。
4.1.4文件档案的备份由相关部门负责人管理。
4.1.5软盘、U盘在使用前，必须确保无病毒。
4.1.6使用者在使用完电脑后，应及时退出系统，下班离开公司前应将电脑退出系统并正常关机。
4.1.7任何人未经同意，不得使用其他部门的电脑。
4.2监管措施
4.2.1由行政部指定专人（制单员兼）负责电脑一般维护工作的管理（如病毒检测和清理工作），对于重大故障或无法处理的电脑问题，将由指定的电脑公司的技术人员负责处理。
4.2.2由电脑维护专员负责定期对电脑进行检测和杀毒工作。
4.2.3由行政部负责对防病毒措施的落实情况进行监管。
4.3硬件保护及保养
4.3.1除专业人员外，任何人不得随意拆卸所使用的电脑或电脑的相关的设备。
4.3.2要求各部门人员认真落实所辖电脑及配套设备的使用和保养责任，确保所用的电脑及外观始终处于整洁和良好的状态。
4.3.3任何人不得随便更改电脑系统设置。
4.4奖惩办法
4.4.1发现私自安装和使用未经许可的软件。
4.4.2发现离开电脑却未退出系统或关机。
4.4.3发现擅自使用其他部门电脑并造成电脑损坏或感染病毒,影响其部门工作的。
4.4.4由于没有及时检查或清洁电脑及相关设备。
4.4.5由于擅自安装、使用硬件和电器装置，造成硬件的损坏或丢失的，其损失由当事人如数赔偿。
行政部将根据故障检查的结果，进行处罚，对于积极配合勇于揭发他人违规行为的给予适当的奖赏。
5.1复印机
5.1.1复印机由行政部派专人（前台文员）管理，并且定期保养，每天负责开机、关机及清洁检查。
5.1.2复印时间规定在上午9:
00~12:
00，下午13:
30~18:
00，没有特殊情况过时不准复印。
5.1.3公司各部门人员如需要复印各类文件或资料，必须每次在“复印登记本”登记，注明复印的日期、文件或资料名称、规格、张数，以便统计。
5.1.4复印机专管员对各部门复印纸的使用情况每月中进行一次小计，每月底进行一次月统计，并将统计表交一份给行政部经理
5.1.5复印机如出现故障，由复印机专管员或行政部经理联系专业人员进行维修。
5.1.6复印机的处理废纸不能随便乱丢，应由行政部统一处理。
5.1.7对违反上述规定而造成复印机损坏者，行政部将视情节轻重进行处罚。
5.2打印机
各部门使用的打印纸张到仓管员（陈秋莲）处领取。
每月应统计出数量交到行政部.
5.3传真机
5.3.1行政部负责公司传真的接收与发送发。
5.3.2行政部收到传真后进行登记、编号，并交收件人签收或由收件部门的指定人员签收。
5.3.3各部门需对外传真的文件请填写“传送文件登记表”，交行政部指定的文件架上，由前台文员负责传送，其他人员未经行政部人员许可一律不得自行传送文件。
5.4信函、快递
5.4.1各部门需发出函件，应装好信封，写清地点后统一交行政部前台文员处。
5.4.2需挂号寄出的函件不封口，交由行政部登记后封口；
平信、航空或特快专递等，封口后在封面上注明以便分类发出。
6.1办公文具领用
6.1.1各部门于每月26日之前，将下月办公文具用品需求计划，填写在《办公用品申购表》上，经部门经理签批后，交至行政部。
6.1.2每月3号前，行政部把各部门的文具申领情况及文具库存情况汇总，经行政部经理审核后，交公司领导审批，确定文具采购计划。
6.1.3每月8号，行政部必须完成文具的采购工作，8号后各部门人员可至行政部领用文具。
6.1.4不在申领范围内的办公文具用品在下期申领或由使用者自行解决。
6.1.5如各部门在规定申领早间之外有新员入职，可另行办理领用手续。
6.1.6凡属“管制文具”，在员工离职时必须如数交还，对未能交还部份，将以该文具买时的时值照价赔偿；
该项文具将实行以旧换新的申领方法。
6.1.7凡属“管制易耗品文具”，将实行以旧换新办法申领文具，该文具在员工离职时，可按其实际剩余数量清还。
6.2文具的分类
6.2.1根据文具的易耗程度及该文具的实际性能，把文具分为三种类型。
分别为：
“低值易耗品文具、管制易耗品文具、管制文具”
6.2.2具体分类：
低值易耗品文具：
圆珠笔、木铅笔、笔心、胶水、墨水、装钉夹、格仔袋、骨夹、回型针、大头钉、图钉、书钉、胶擦等；
管制易耗品文具：
签字笔、涂改液、笔刨、介纸刀、水性笔、油性笔、磁盘、笔记部、便签等；
管制品文具：
锁匙、计算机、钉书机、剪刀、直尺、打孔机、笔坐、公文袋、起订器、电话部、文件夹等。
应注明每项文具的使用周期和价值,可附表格.
6.3特殊部份
6.3.1锁匙属“管制品文具”，如员工在离职时不能如数交还的，应赔偿20元/把。
6.3.2便签属“管制易耗品文具”，但员工在离职时，必须把便签实际剩余数量如数交还。
6.4文具费用管控
6.4.1行政部于每月5号前，把上月各部门所申领的文具汇总，并以其购买时的时值核算各部门该月的文具费用，以作存根备查
6.4.2根据该月的文具费用，管控其下月的文具申领。
7.1为加强、规范对业务书籍的购买与管理，特制定本制度。
7.2本制度适用于公司全体人员。
7.3责任：
7.3.1部门经理（主管）签批意见；
7.3.2行政部经理核准；
7.3.3副总经理审批；
7.3.4前台文员登记归档。
7.4程序：
7.4.1各部门人员如因工作需要购买业务书籍，须填写“购书申请表”并按表格要求注明书名、用途、数量、预计金额等，交本部门经理（主管）签批意见。
7.4.2将签批意见后的申请表格，交行政部经理核准后，呈报副总经理审批。
7.4.3审批后书籍的购买，由行政部或由所需部门员工自行购买，届时视实际情况由行政部确定。
7.4.4书籍购买后，先到行政部办理登记备案手续，再由用书人员到行政部前台文员处办理书籍借用手续。
7.4.5书籍采购报销时，凭经审批的“购书申请表”及有效票据，由行政部经理复核签名，呈报副总经理审批后方可报帐。
7.4.6当书籍使用人员调岗或离职时，应将书籍退返行政部消档；
如原所属部门仍需继续使用，则由新使用人员凭部门经理（主管）签批同意的申请书，到行政秘书处重新办理借用手续。
8.1为加强公司车辆管理，提高用车效率，降低用车成本，减少管理脱节现象，特制定本规定。
8.2公司车辆每天须停放在公司指定地点，将车、窗锁妥后，交车匙至行政部管理，行政部负责人负责车辆使用的审批、调度。
8.3车辆由专职司机驾驶，专职司机每周不定期对车辆检查及保养，确保行车安全。
8.4车辆保险等有关资料统一由行政部保管，并建立车辆资料、费用档案。
8.5公司各部门、职员需要使用车辆，应按规定提前一天填写“用车申请表”，经相关管理人员签名后交至行政部安排、调派，特殊情况除外。
8.6用车条件
8.6.1提、发、送符合本公司汽车或摩托车装载体积、重量之货物用车；
8.6.2广州周边地区因交通不便、公交车辆未及之处公务用车；
8.6.3因客观因素造成突发性合同谈判或合同签定之急需用车；
8.6.4接、送、陪公司之重要客户用车；
8.6.5部门经理级以上人员公务用车；
8.6.6广州或周边地区4人以上公务用车；
8.6.7其他特殊事件临时用车。
8.7派车原则
行政部经理将根据用车申请单内容的先后顺序、轻重缓急等综合情况确定派车。
派车基本原则如下：
应急用车先于常规用车；
外事用车先于业务用车；
接待用车先于内部用车；
长途用车先于市内用车；
主管用车先于员工用车；
公务用车先于私人用车；
人多用车先于人少用车；
计划用车先于临时用车。
8.8派车确认
当行政部经理接到用车申请单后：
----符合用车条件的给予同意派车确认答复。
----不符合用车条件的给予否定派车答复。
----符合用车条件但因其他因素致使无法派车的给予否定答复，并向用车申请人说明原因。
8.9如无行政部出具的“用车申请表”擅自出车，责任由出车人承担。
8.10车辆每次使用前后，出车司机应按规定认真如实填写“车辆使用记录表”，并由用车人签字后交行政部留存，以备查核。
8.11司机出车执行任务，遇特殊情况不能按时返回的，应及时设法通知行政部经理，并说明原因，否则因此造成的后果由用车人负责。
8.12各部门因公用车所产生的路桥费、油费、停车费等费用，经行政部核实后给予报销。
8.13司机驾车一定要遵守交通规则，文明开车，不准开疲劳车，不准酒后驾车，不准危险驾车（包括高速、爬头、紧跟、争道、赛车等）。
8.14司机因故意违章或证件不全被罚款的，费用不予报销。
违章造成后果由当事人负责。
8.15 公司员工乘车时在车内不准吸烟。
公司外的客人在车内吸烟时，可婉转告知本公司陪同人，但不能直接制止。
8.16司机未经领导批准，不得将自己保管的车辆随便交给他人驾驶或练习驾驶；
严禁将车辆交给无证人员驾驶；
任何人不得利用公司车辆学开车。
8.17如因司机不按公司规定停车或未做好防盗措施而造成车辆被盗，除向保险公司索赔外，不足的部分由个人赔偿30%。
8.18任何时间内，禁止私事用车。
展厅是展示公司产品的窗口，为规范展厅的管理，特规定如下：
9.1展厅样板服的摆放、管理由展厅管理员负责（财务部仓管员陈秋莲兼）。
9.2公司职员凡需要进入展厅拿取衣服或试衣服者，须征得展厅管理员同意后方可进入，使用完后的衣物请务必放回原来的位置。
9.3如客人需要进入展厅观看衣服或试衣服，请负责该客户的公司职员一起陪同进入，试完或看完的衣服须由公司陪同的职员整理好后放回原处。
9.4如公司陪同职员因忘记衣服原来的位置，则请知会展厅管理员衣服原来的大概位置，以便整理。
9.5展厅每次最多只能进入两位公司职员（展厅管理员和客户及特殊情况下除外）。
9.6展厅管理员如发现展厅有混乱及不洁时，应尽快进行整理及清洁，否则视为失职。
9.7如发现公司职员违反以上规定者，一切后果自行负责。
请各位员工自觉遵守。
应注明多长时间检查一次,检查标准制订.
第一十章例会管理制度
10.1总则
10.1.1为促进部门间沟通，信息交流，共同改善工作流程，提高工作效率，规范例会的组织召开，特制定本制度。
10.1.2本制度分为主管例会制度、部门例会制度。
10.1.3本制度适用于本公司。
10.2主管例会制度
10.2.1主管例会由副总经理/技术总监负责召集和主持，如总经理/技术总监因特殊原因不能履行本职时，由总经理/技术总监指定行政部经理主持，并根据议题做出时间安排。
10.2.2行政部负责会议的通知、议题表的收发、会议签到及会议改善措施的监督。
10.2.3会议记录由前台文员负责，在周二上午12:
00之前整理出会议纪要由主持人签发，前台文员下午3:
00之前将会议纪要发送到每位与会人员处。
10.2.4主管例会于每周一上午10:
30——11:
30召开，如有变动，由行政部经理提前通知。
10.2.5例会会议地点为公司会议室。
10.2.6与会人员为部门主管级别（含）以上人员列席参加。
10.3会议议题分类（涉及公司3个以上部门的）：
10.3.1提议、征询意见类：
◆推出新的制度、规章、方案前，征求各部门的意见。
◆新的流程，或流程改善时的协商。
◆需公司各部门认同的各项事宜。
10.3.2通知类：
◆新的制度、规章、方案要执行时。
◆重要客户、重要供应商来访。
◆大型活动、培训。
◆涉及全公司各部门的。
10.3.3汇报类：
◆公司或部门项目进展情况
10.3.4决策决议类：
◆公司高层的决策及决议
10.4会议要求事项：
10.4.1凡只涉及2个部门的事宜，由部门于会后自行协商解决。
10.4.2杜绝无意义的争执，争吵及个人攻击。
10.4.3每个部门发言时间最长不得超过20分钟，总时间由会议主持人控制。
10.4.4如需时间较长，由各部门另行组织讨论会。
10.5会议准备
10.5.1须其它各部门经理/主管参与讨论的，部门经理/主管须提前一天将相关的资料通过电脑网络的共享文件夹发给各部门经理/主管。
10.5.2行政部经理提前一天检查到期改善措施的完成情况。
10.5.3前台文员开会当日上午10:
00前发出议题表交各部门填写。
10.6会议顺序：
10.6.1行政部经理对上一次主管会议改善措施完成情况汇报（5分钟）。
10.6.2各部门针对议题发表意见。
10.6.3各部门的本周工作报告及下周工作安排，通过书面形式报告。
10.6.4主持人对会议总结（5分钟）。
10.7部门例会制度
10.7.1部门例会由系统总监/部门经理（主管）召集和主持，如总监/部门经理（主管）因特殊原因不能履行本职时，由总监/部门经理（主管）指定一名副手或其他的人员召集和主持。
10.7.2部门例会于每周第一个工作日下午5:
00——6:
00召开，如有变动，由总监/部门经理（主管）提前通知。
10.7.3例会地点为本部门办公室。
10.7.4与会人员为本部门的全体人员。
10.7.5会议议程为主持人宣布开会，传达主管例会精神，各部门人员依次汇报上周工作情况和本周工作计划，提出工作中的具体问题，主管补充发言，主持人解答问题，总结陈词，做具体工作的安排，宣布散会。
10.7.6会议记录由总监/部门经理合理负责，会后整理出会议纪要由主持人签发，次日下午上班之前发送到每位与会人员处。
10.7.7会议主持人负责对会议纪要进行督办。
10.8员工大会制度
10.8.1员工大会由行政部经理召集和主持，如行政部经理因特殊原因不能履行本职时，由行政部经理指定一名副手或其他的人员召集和主持。
10.8.2员工大会于每月召开一次，于每月30下午4:
30——5:
10.8.3员工大会地点为本公司会议室。
10.8.4与会人员为本公司的全体人员。
10.8.5会议议程为主持人宣布开会，由总经理或副总经理宣布公司近期的经营状况、决策、所签订的重大合同、来访过的一些大客户等，肯定有成绩、有贡献或敬业的员工，客观地对犯错误者进行批评；
收集员工对公司决策意见、建议等。
再由主持作总结后宣布散会。
10.8.6会议记录由行政部经理/前台文员合理负责，会后整理出会议纪要由副总经理签发，次日下班之前在公司公告栏中发出。
10.8.7会议主持人负责对会议纪要进行督办。
10.9会议考勤
10.9.1与会人员不得无故迟到、早退或缺席。
10.9.2如有特殊情况不能按时到会，应提交前向会议召集人亲自以书面请假方可，紧急情况事先可以口头请假，事后必须补办请假手续。
10.9.3与会人员不得中途退席，特殊情况经主持人同意方可离席。
10.9.4会议期间，与会人员须关闭手机或将手机调成振动，认真聆听，保持会场的秩序，做好重要事项的记录。
10.10违纪处理
违法第10.9.1条迟到或早退每项罚款10元，无故缺席50元，由会议召集人下罚款通知单，违纪者24小时内到财务部交罚金或从当事人工资中扣除。
第一十一章印章使用管理制度
11.1公司印章是指公司行政、业务、合同、财务等公章及法人名章。
11.2公司印章必须由副总经理指派专人掌管。
各职能部门专用章，经副总经理审批后，可以由各部门指定专人保管。
使用印章必须实行审批、登记手续。
11.3公司的重大事项、重要决定、人事调动、发文通知、提款等需使用印章的，必须经部门主管签署意见或副总经理审批后，方可用印。
其中签订经济合同或牵涉公司经济利益的文件等，需经公司法人或法人授权人签字方可用印。
11.4公司日常事务，如出具证明、上报表格、发放资料、一般通知等，需经副总经理同意方可盖章。
11.5公司印章不许带出公司本部，特殊情况需要带出公司本部时，需经副总经理签字同意后方可带出。
11.6印章停止使用，经公司副总经理批准，应予销毁或封存。
如遇印章遗失，立即向公司领导报告，及时依法公告作废。
第一十二章公文管理制度
12.1公司公文是传达方针、发布指示、请示和答复问题、指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。
各部门必须认真做好公文处理工作。
12.2公文处理必须做到准确、及时、简便，一般公文由行政部统一签收、分发、传递、用印、立卷、归档。
重要公文由副总经理负责处理。
12.3公文管理工作必须严格执行保密制度，确保公司机密。
12.4凡需办理的公文，行政部应根据内容和性质送副总经理或交有关部门办理，并提出办理时限。
12.5公司对外发出的公文由副总经理签发；
公司对内发出的公文可由副总经理授权，由指定的专人签发；
部门发出的公文，由部门主管签发。
12.6各部门负责人在审批公文时要认真负责，文件主批人应署明自己具体的意见、姓名和时间。
12.7 秘密公文不得翻印、转发，传递秘密公文时，必须采取相应的保密措施，确保文件安全。
12.8公文立卷和销毁
12.8.1公文办完后，应及时将公文定稿，正本和有关材料整理归档。
12.8.2立卷的公文应按有关规定由行政部保管，个人不得保存应存档的公文。
12.8.3没有存档价值的公文经过鉴别并报副总经理批准，可定期销毁。
销毁秘密公文要进行登记，设专人监督，保证不丢失，不漏销。
13.1公司秘密是指不为公众所知悉，能为公司带来经济利益，具有实用性经公司采取保密措施的技术信息和经营信息，公司机密范围包括但不限于：
13.1.1业务相关的发明创造、作品、计算机软件、技术秘密或其他商业秘密信息，公司的各项知识产权等。
13.1.2商业秘密，指经营策略、管理诀窍、客户名单、行销计划、货源情报、财务资料、进货渠道、合作条件、贸易条件等信息。
13.1.3技术机密，包括针对技术问题的技术诀窍、技术方案、专业生产技术及新技术、工程设计、技术指标、数据库、研究开发记录、技术报告、图纸、样品、操作手册、技术文档、相关的函电，等等。
13.1.4其它秘密，指人事决策中的秘密事项、个人月工资等应保守的秘密事项。
13.2公司所有技术资料、经营资料，除工作原因经批准处，不得带出公司，更不得转借或复制（复印、拷贝等）给与公司工作无关的任何人员。
13.3公司员工不得超越工作范围，向本公司其他人员询问、索求属于公司保密范围内的技术资料和经营资料。
13.4公司员工未经公司书面同意，不得擅自向任何其他公司及个人提供或自行使用公司的技术资料和经营资料。
13.5公司员工接触的公司产品和系统的相关技术秘密（如参与开发、安装、设计、生产等过程），不得私自为用户维护、维修、升级公司的产品或系统。
13.6员工在职期间参加了由公司组织立项的产品或系统的技术开发工作，其全部完成或部分完成的技术成果（如软件等）属职务作品，权属归公司所有。
13.7员工未经公司同意不得擅自取得、使用向他人提供或出售本制度限定的技术秘密和经营秘密。
13.8员工以辞职、除名、病退、自动离职等方式离开公司，必须将其掌握的技术资料和经营资料交还公司。
同时对其知悉的相关技术信息和商业信息负有保密责任。
13.9员工离开公司后，不得向其他单位和个人泄露任何属于公司尚未成为公知信息的技术秘密和商业秘密。
包括：
13.9.1执行本单位任务获取的技术信息和经营信息。
13.9.2利用本单位物质技术备件获取的技术信息。
13.9.3在本单位期间利用有利条件知悉的本单位的其他技术信息和经营信息。
13.10员工有义务保守公司的各项机密，对违反本制度的员工，视其对公司造成的损失程度，予以处罚或开除处分。
必要时将诉诸法律。
第十四章档案管理制度
14.1 公司一切档案，原则上均应由行政部统一管理。
人事档案由行政部归档；
财务档案，由财务部归档；
其他业务部门的档案，由业务部门归档。
14.2 档案管理人员应及时做好文件材料的收集、整理和分类工作。
14.3 公司的文件档案原则上不对外借阅，确属需要外借的，必须凭对方单位证明和行政部经理的批准方可借阅，但不得带离公司行政部。
14.4 公司人员借阅本部门的档案，须经本部门主管批准；
借阅原件或非本部门档案须经行政部经理批准，凡要借用公司或需要复印出外的，须经主管领导批准。
14.5档案管理人员须做好档案的保密、防护工作，行政部经理每年须检查两次档案保管情况。
对需要长期保管、有破损或变质的档案应及时修补或复制。
第十五章 员工宿舍管理制度
15.1为加强宿舍
升级会员 