办公室日常管理制度文档格式.docx

办公室日常管理制度文档格式.docx

《办公室日常管理制度文档格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《办公室日常管理制度文档格式.docx（8页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

3、不得在公司的电脑上玩游戏（包括下班后）；

4、不得在公司的电脑上进行与工作无关的网上聊天或浏览、下载与工作无关的内容；

5、未经许可，不准随意动用他人电脑，翻动、阅览他人办公桌上的文件；

废弃的文件应及时销毁，机要内容不得随便传阅泄密；

6、不得利用公司网络资源转发任何形式的垃圾邮件；

7、工作期间不得在办公区接打私人电话。

确有需要的，可在非办公区接打私人电话，时间不得超过5分钟。

禁止利用公司电话接打私人电话；

8、叫餐时间为上午11:

30-12:

00；

下午17:

30-18:

00。

就餐时间为中午12:

00-13:

00，下午18:

00-19:

00，办公时间内不得在办公室用餐（含早餐）。

外卖送到时，一律到前台付款领取，不允许不相干人员进入办公区内。

自备食物的同事在下班休息时间按先后顺序使用微波炉进行加热，热好自己的后把下一份食物放入微波炉内并通知其主人。

最后一位使用微波炉者关闭电源。

9、不得利用工作时间、公司设备干私事；

10、不得赌博、不得聚众闹事、不得使用侮辱语言；

11、未办理相关手续，不得将公司财产、记录或其他物品带出；

12、上班时间，办公室内应保证有人接待。

来客、来访的接待必须在办公时间内进行，未经特许，非办公时间不得带外人进入办公室。

接待过程中，应保持礼仪，微笑应答，语气温和，音量适中。

13、原则上公司不允许在办公室接待亲友，如遇特殊情况，经部门主管同意后，可在不影响公司正常业务的情况下，在会议室接待。

14、接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的员工应主动接听，重要电话作好接听记录（包括何时，何地，是谁、什么事情、回复时间等），严禁长时间占用公司电话。

15、员工衣着应合乎公司形象，穿着及修饰应稳重大方、整齐清爽、干净利落、协调悦目。

不能穿拖鞋、短裤、背心，女士不能穿吊带装、睡衣、超短裙等，男士不能头发太长、长指甲、面容不清洁等等。

三、考勤

为规范员工的作息、提高工作效率、达成工作目标，公司全体员工都应遵守公司的考勤制度，详见公司《考勤制度》。

四、卫生

1、讲究卫生，养成良好的卫生习惯，保持办公室内外清洁美观，创造良好的工作环境。

2、员工应保持自已的办公用品和各种用具存放整齐有序，保持电话、电脑等办公设备清洁；

不准在室内和走廊堆放物品、燃烧废纸、乱贴乱画；

做到地面、桌面、柜子、窗台上清洁、整齐、窗明几净。

下班前座椅归位。

3、禁止在办公区域内吸烟、不准乱扔杂物、不准随地吐痰、禁止从窗户往外吐痰倒水、乱扔杂物。

4、垃圾应及时清理，办公室内不许存放垃圾。

5、不提倡在办公室内用餐。

如在办公室内用餐，剩饭、剩菜、食物残渣、一次性餐盒等禁止倒入办公室内的垃圾桶，并及时清洗餐具、保持桌面、地面的干净卫生。

6、员工有义务提醒外来人员遵守以上卫生规章。

五、安全

1、员工离开办公室或者下班时，应锁好门窗，最后离开公司的同事负责全面检查一遍后方可离开，大家共同做好防雨和防盗工作。

2、下班后请自觉将计算机、显示器、空调、电灯等关闭；

计算机、电灯、空调要做到人在才开，人走就关；

中午休息时请将显示器关闭；

复印机、打印机等电器用完以后请自觉关机。

节约用电，节省能源。

3、请保持电源插座附近的清洁、远离水源，不能自行安装或乱拉电线，防止火灾等意外事件发生，。

六、档案管理

1、归档范围：

公司的规划、制度、年度计划、工作总结、统计资料、技术资料、专利资料、财务报表、财务报告、财务凭证、账簿、人事档案、会议记录、会议纪要、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。

2、档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

3、档案的借阅与索取：

（1）总经理、副总经理借阅档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；

（2）公司其他人员需借阅档案时，要经副总经理/总经理批准，并办理借阅手续。

（3）借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

如确属工作需要摘录和复制，必须由副总经理/总经理批准方可摘录和复制。

4、档案的销毁：

（1）任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；

（2）若按规定需要销毁时，须经总经理批准后方可销毁。

（3）经批准销毁的公司档案。

档案管理人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。

七、印鉴管理

1、公司印鉴（公章、法人章、财务章、业务章、合同章等）由总经理指定专人负责保管。

2、公司印鉴的使用，必须在副总经理/总经理签字许可后，管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。

3、公司所有需要盖印鉴的合同、证明、介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询、存档。

4、公司一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理/总经理签字批示方可开出。

持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。

5、对公司印鉴的使用应严格控制，公章和法人章必须严格加以管理，一般情况下不予使用；

财务章只限于财务部处理财务事务使用；

合同章只限于在正规合同签订中使用；

业务章只限于业务往来事务处理使用。

八、公司用品管理

1、分类

公司用品分为普通消耗类办公用品（以下简称普通品）、限制消耗类办公用品（以下简称限制品）、耐用办公用品（以下简称耐用品）、仓库包材及工具（以下简称仓库用品）、公共用品五类：

（1）普通品：

铅笔、原子笔、签字笔、笔芯、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、夹子、橡皮筋、笔记本、复写纸、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子、涂改液、订书钉等。

（2）限制品：

账簿、各种空白单据、色带、墨盒、记号笔、白板笔、荧光笔、电池、印油等。

（3）耐用品：

铅笔刀、剪刀、裁纸刀、笔筒、文件袋、文件夹、桌面文件柜、计算器、钉书机、打孔机、装订机、削笔器、钢笔、打码机、姓名章、收支章、日期戳、印台、对讲机、电话机、手机、计算机、照相机、办公桌、办公椅、个人文件柜、茶水柜、保险柜。

（4）仓库用品：

打包胶带、防水膜、泡泡纸、珍珠棉、气袋、纸箱、商品标签、各种普通工具（锤子、扳手、螺丝刀等）、各种气动及电动工具（气泵、冲击钻、电钻、钉枪、电锯）、电子称。

（5）公共用品：

打印纸、复印纸、电话机、打印机、复印机、碎纸机、电视、投影仪、会议摄像头、会议麦克风、指纹机、接线板、路由器、电话交换机、配线箱、冰箱、微波炉、空调、吸尘器、电热水壶、饮用水、饮水桶、公共文件柜、地拖、扫把、垃圾铲、垃圾桶、水桶、雨伞、伞架、U型锁。

注：

部分用品具体属于哪一类别，应根据具体使用者、使用部门等情况来划分。

例如：

电话机，如果是部门或者个人使用，则应将其归为耐用品；

如果是办公区公用，则应将其归为公共用品。

2、管理办法

（1）普通品、限制品及耐用品的领用分为个人领用与部门领用两种。

“个人领用”系个人使用保管的用品，如：

签字笔、电池、计算器、计算机等；

“部门领用”系本部门共同使用用品，如：

记号笔、对讲机、手机、装订机等。

（2）普通品由办公室负责采购及管理。

管理人员可依据历史记录（如过去一季度耗用平均数）、经验法则（估计消耗时间）设定采购数量和发放周期。

（3）限制品由办公室负责采购及管理。

应限定使用人员，自第二次发放起，必须以旧品替换新品。

（4）耐用品由办公室负责采购及管理。

办公室负责登记造册、登记领用情况、列入移交、明确个人或者部门领用管理责任。

如有故障或损坏，应向公司办公室报修或者以旧品换新品，如遗失或者人为损坏应由领用个人或部门赔偿或自购。

（5）仓库用品由仓储部主管按需求并报公司同意后，自行采购、使用及保管。

办公室负责对各种耐用工具进行登记造册、明确仓储部管理责任。

如有故障或损坏，仓储部应向公司说明情况并及时报修或者重新采购，如遗失或者人为损坏应由仓储部赔偿或自购。

（6）公共用品由办公室负责采购及管理。

办公室负责对各种公共用品进行登记造册并负责日常的检查与管理，如有故障或损坏，应上报公司领导并及时报修或者重新采购，如遗失或者人为损坏应由相关责任人员赔偿或自购。

（7）公司用品严禁个人取走私用。

（8）公司用品原则上由办公室负责统一采购（仓库用品由仓储部负责采购）；

采购不易或耗用量大者应酌量库存；

特殊用品办公室无法采购者，可以经办公室同意授权各部门自行采购。

（9）新进人员到职时由各部门向办公室提出用品领用申请，由办公室进行必要的领用登记；

人员离职时，应将个人领用用品交回办公室。

九、名片及印刷品管理

1、公司名片按格式统一由办公室组织印制。

2、名片印制申请需提交部门经理审批后，并提供个人资料，由办公室统一安排制作。

3、原则上新员工入职半月后方可印制名片。

4、员工职位变动需重新印制名片、员工离职等情况，需将剩余名片交回办公室统一处理。

5、印刷品（如信纸、信封、表格等）除各部门特殊表单外，均由办公室统一印刷、保管。

十、会议

1、目的

规范公司会议管理、有效实现上情下达和下情上报、实现公司信息资源在各部门之间快速有效传递、协调各部门工作、确保议定事项得到有效落实、提升公司运营水平和运营效率。

2、会议类型（暂定）

（1）部门例会

会议主题：

部门内部工作通报、协调。

会议时间：

每周一次，各部门自行安排，

建议：

每周一，9:

10-9:

25；

会议地点：

各部门办公室或者公司会议室；

参会人员：

各部门员工；

会议主持：

部门主管/指定员工。

（2）公司例会

公司内部信息及工作等的通报、协调；

30-10:

公司会议室；

总经理、副总经理、各部门主管、指定员工；

总经理。

（3）其它临时召开会议请以临时通知为准。

3、会议要求

（1）每次会议都要有明确主题（例如：

工作任务分配、项目分析、产品研讨、传达公司会议信息、讲评部门工作要点及存在问题、落实各项管理措施、帮助下属解决工作中遇到的困难和问题以及工作指导等等）和需要解决的问题，并围绕此召开会议，不可以在会议期间讨论与此无关话题。

（2）会议力求实效。

会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，会议负责人要指定专门的人落实跟进，对经常性工作要用制度的形式确定下来，力求每次会议都有具体的成果。

（3）会议召集人根据实际需要，决定是否邀请财务、办公室、仓储部等其他部门同事或公司领导参加。

（4）每次会议都应指定专人做好会议记录，公司会议应形成会议纪要。

部门会议记录由部门主管负责保管，公司会议记录、纪要由办公室负责保管并归档。

（5）如有需要，会议组织部门应提前做好会议资料（如会议议程、议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、参会人应提交资料等）的组织与准备工作；

4、会议纪律及注意事项

（1）会议记录人员应认真记录会议记录，如实记录会议内容，参会、缺席、迟到等情况。

（2）各部门参会人员必须准时，不缺席，不迟到。

与会人员一般不得缺席或指定他人代表，确因个人紧急事务需要请假的，须向会议主持人请假，同时指定专人代为履行职责。

（3）会议参与者应自觉保持会议室的清洁卫生，会议结束后，应将电灯、空调等设备电源关闭，同时清理杂物、椅子归位，保持室内卫生整洁、设施完好。

（4）会议记录、纪要为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。

其调阅应严格按公司档案管理制度的有关规定执行。

本制度解释权归公司。

本制度经总经理签字后生效。

XXX公司

年月日

阅读确认签名：