公文管理制度文档格式.docx

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为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

→回复消档：

将办理结果回复综合部处，需产生文字资料的要报综合部处存档备案。

（如办理跨时较长的案件，需定期上报办理进度。

）

→综合部：

保管文件收发单，按月按人统计办理完结（以消档为准）的案件数。

6公司自产文件流程：

6.1公司自产文件包括公司的通告、决定、决议、请示、报告等，各部门的月计划总结、策划案、活动评估、小结、会议纪录等需要形成文字资料的都必须留下文考备档。

6.2办理流程：

→相关部门起草稿件。

→交领导审阅修改并签署意见。

→各部门主管照领导意见进行修改。

→改后交领导签发并在综合部处领取文号。

→出台正式文件。

→上报或下发至目标部门，并报公司综合部处存档（存档文件以书面用印文件为准，卷面要整洁，不能有一点瑕疵）。

公文文号的编制方式

7各分公司必须依照此方式编制文号。

8各分公司编制的文号有如下两种模式（以潼南分公司为例）：

8.1联通渝潼字[2004]1号：

此类文号用于各分公司对外的所有文件（请示、报告、通知等）

8.2联通渝潼综字[2004]1号：

此类文号用于分公司各部门对外的上、下行文。

注：

分公司综合部文号为“联通渝潼综字”，市场部为“联通渝潼市字”，建维部为“联通渝潼维字”。

公文的归档

9归档的范围：

9.1重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、发言、会议简报、会议记录等。

9.2上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

9.3本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

9.4本公司的请示与上级机关的批复。

9.5本公司反映主要职能活动的报告、总结。

9.6本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、周月报及简报。

9.7本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

9.8本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

9.9本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

9.10由公司统一归管各部门档案，各部门也应保存日常资料。

10立卷归档的方法

10.1文件立卷应按照内容、名称、发文单位、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

10.2立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

10.3上月形成的文字材料，在下月15日前整理完。

10.4收集整理好后，用号码机编制页码，填写卷宗目录。

11公文的领用

11.1市公司红头文件的领用：

公司人员到市公司开会或办公等应主动带回红头文件，并及时交综合部进行登记编号保管，不得遗落或个人私存。

11.2每周二、四上午9点到县政府文件收发室联通柜领取党政文件，并及时交综合部进行登记编号保管，不得遗落或个人私存。

11.3领文件的人员不得私拆私阅文件。

12文件的传阅发布

12.1公司文件均利用OA进行发布，特殊文件利用文本方式发送。

12.2传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。

相关人员对尚未公开传达的文件不得向外泄露内容。

12.3借阅文件时不得任意取走或复印文件夹内任何文件及附件，不得在文件上勾划作记号等，以防止丢失泄密。

确系工作需要，须办理借阅手续方可复印，但不得带走原件。

12.4借阅文件要坚持“谁借谁阅谁归还”的原则按时归还，不得横传。

13文件的销毁

13.1对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，综合部应定期清理造册，办理申请销毁手续。

13.2经经理审核同意销毁的文件，应派专人进行焚烧。

附则

14本细则自公布之日起开始试行，试行期三个月，在试行期内如有不妥之处经公司办公会讨论，可持续整改。

试行期满后自行成为正式管理制度。

本文附件：

1、公文格式

附件：

公文格式

一、排版规格

正文用3号仿宋体字（文中如有小标题可选用3号小标宋体字或黑体字），一般每面排22行，每行排28字。

二、制版要求

版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

三、印刷要求

双面印刷；

页码套正;

两面误差不得超过2mm。

黑色油墨应达到争谱所标BL100％，红色油墨应达到色谱所标Y80％，M80％。

印品着墨实、均匀;

字面不花、不白、无断划。

四、装订要求

公文应左侧装订，不掉页。

包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。

两页页码之间误差不超过4mm。

骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±

4mm。

平订钉钜与书脊间的距离为3-5mm；

无坏钉漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；

后背不可散页明订。

裁切成品尺寸误差±

1mm。

四角成90ο，无毛在或缺损。

五、公文中各要素标识规则

公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。

置于公文首页红色反线（红公反线长156mm，宽度1mm）以上的各要素统称眉首；

置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称为主体；

置于主题词以下的各要素统称版记。

（一）、眉首部分

1、公文份数序号

份号是依据同一文稿印制若干份时每份的顺序编号。

如需标识用阿拉伯数字标识于版心左上角等1行。

2、秘密等级和保密期限

如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；

如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

3、紧急程序

如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；

如需同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

4、发文标识

公司发文标识由公司全称或规范化简称后加“文件”二字组成。

对一些特定的公文可只标识公司全称或规范化简称。

公司发文标识上边缘至版心上边缘为25mm。

对于上报的公文，公司发文标识上边缘至版心上边缘为80mm。

公司发文标识使用小标宋体字，用红色标识。

字号以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm×

15mm。

联合行文时应使主办单位名称在前，“文件”二字置于发文单位名称右侧，上下居中排布；

如联合行文单位过多，必须保证公文首页显示正文。

5、发文字号

发文字号由公司发文代字、年份和序号组成，位于发文标识下空2行处，用3号仿宋体字，居中排布；

年份、序号用阿拉伯数码标识；

年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；

序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

发文字号之下4mm处印一条红色反线（长156mm，宽度1mm）。

6、签发人

上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字;

签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。

（二）主体部分

1、公文标题

红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；

回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

2、主送机关

标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；

最后一个主送机关名称后标全角冒号。

3、正文

主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。

数字、年份不能回行。

4、附件

公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：

1、XXXXXXXX”）；

附件名称后不加标点符号。

附件应与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；

附件的序号和名称前后标识应一致。

如附件与正文不能一起装订，应在附件左上角第1行项格标识公文发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

5、成文时间

用汉字将年、月、日标全;

“零”写为“O”；

成文时间标识右空4字。

6、公文生效标识

（1）单一发文印章

单一部门制发的公文在落款处不署发文单位名称，只标识成文时间。

加盖印章应上距正文2mm-4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；

当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压成文时间上。

（2）联合行文印章

联合行文需加盖2个印章时，应将成文时间拉开，左右空7字；

主办单位印章在前；

两个印章均压成文日期，两印章互不相交或相切，相距不超过3mm。

联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文单位名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。

主办单位印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心;

最后一排如余1个或2个印章，均居中排布;

印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下或空2字标识成文时间。

（3）特殊情况说明

公文排版所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（4）附注

如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字中圆括号标识在成文时间下一行。

（三）版记

1、主题词

“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；

词目用3号小标宋体字；

词目之间空1字。

2、抄送

抄送在主题词下一行，左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号;

抄送单位间类别相同的用顿号隔开，抄送单位间类别不同的用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；

在最后一个抄送机关后标句号。

3、印发机关和印发时间

位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置，用3号仿宋体字。

印发机关左空1字，印发时间右空1字，印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

4、版记中的反线：

版记中各要素之下均加一条反线，长156mm，宽度1mm。

5、版记的位置：

版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。

（四）页码

用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。

单页码居右空1字，双页码居左空1字。

空白页和空白页以后的页不标识页码。

六、公文中的表格

公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头的订口一边，双页码表头在切口一边。

公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。

七、公文的特定格式

（一）信函格式

公司名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字；

公司全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。

每行居中排28字。

公司名称及双线均为红色。

如需标识秘密等级，武文线下1行居左空1字标识;

如需同时标识秘密等级和紧急程序，秘密等级标识于武文线下1行居左空1字，紧急程度标识于武文线下2行居左空1字。

发文字号标识于武文线下1行居右空1字。

函首页一般不标识页码。

两线之间其它要素的标识方法与本公文格式相应要素说明一致。

（二）会议纪要格式

会议纪要标识由“XXXXXXXX会议纪要”组成。

该标识上边缘至版心上边缘为25mm。

标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。

字号以配目美观为原则酌定，但一般应小于22mm×

会议纪要不加盖公章。

其他要素标识方法与本公文格式相应要素说明一致。

（三）各分公司行文分为两种形式

1、《中国联通重庆XX分公司文件》（样式1），用于请示和报告工作、转发上级文件，发布规章制度，通知事项等，由分公司领导签发。

文件代字是“联通渝（加分公司代字+部门代字）字”。

2、《中国联通重庆XX分公司文件》（样式2），用于以函的形式与不相隶属单位的行文。

由分公司负责人签发。

代字是“联通渝（加分公司代字+部门代字）字”。