文秘管理与应用文写作小抄.doc

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实用型文章的特征1、主旨单一、集中、明确2、材料多样、真实、有力3、结构合理、严谨、固定4、语言准确、简明、平易、庄重

公文的特点1法定性2政策性3实用性4实效性5规范性

公文的基本功用1颁布法规，传达指示2反映情况，请示工作3联系工作，商洽公务4宣传教育5依据凭证

按职能的不同公文分为法规性公文,指挥性公文,报请性公文,知照性公文,联系性公文,实录性公文

按行文目的不同报告分为呈报性报告,呈转性报告

按内容和用途不同通报分为表彰性通报,批评性通报,传达性通报

公文的构成要素中华人民共和国国家标准（GB/T9704-1999）《国家行政机关公文格式》将构成公文的诸要素划分为眉首、主体、版记三个部分。

公文写作的基本要求1要熟悉党和国家的方针政策及有关法规、规定；2要了解实际情况；3要遵循各项行文规则

（1）文种的选用要正确

（2）行文关系的确定要妥当（3）制发程序的安排要合理。

制发公文的程序主要包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、等程序。

写作命令的注意事项1内容要符合有关法律和政策；2态度要鲜明；3文字要简练，结构要严谨，中心要突出，语气要肯定；4 发文机关要合乎要求。

决定的用途《国家行政机关公文处理办法》规定决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。

写作决定的注意事项1要作好调查研究；2要做到观点鲜明。

公告的用途《国家行政机关公文处理办法》规定适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

通告的写法1标题。

通告的标题有多种写法，一是完全式标题，包括发文机关、事由和文种；二是省去事由，只写发文机关和文种；三是省略发文机关，由事由和文种构成，四是只有文种，也就是“通告”。

2正文：

通告的正文一般由开头、主体、结尾三部分构成。

开头概述发文的目的，主体写明通告事项，结尾写明执行要求等，惯用的结束语有“特此通告”等，结尾也可省略。

写作公告、通告的注意事项1要写得通俗2要写得具体3要写得清楚

通知的用途《国家行政机关公文处理办法》规定适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

通知的写法通知的作用不同，种类不同，其内容和写作要求也不完全一样。

1批示性通知有三种：

“颁发型”、“转发型”、“批转型”。

“颁发型” 这类通知的正文一般包括四个方面的内容：

一是文件的由来；二是文件名称；三是希望和要求；四是附件。

“转发型”、 “批转型”其写法一般有二种：

其一是照转照发。

其二是除转发文件以外，再根据本地区、本部门的具体情况，提出一些具体要求和希望。

2告知性通知：

①发布性通知法规性文件经有关部门制定以后，需要用通知的形式予以发布。

这类通知的正文一般包括四个方面的内容：

一是文件的由来；二是文件名称；三是希望和要求；四是附件。

②指示性通知：

上级单位向下级单位对某一项工作的布置、要求、意见等往往用通知的形式传达。

这种通知带有指令性，必须有根据、有目的、有任务、有要求。

③传达性通知。

这种通知带有指示性、规定性，多用于上下级之间，职能部门与有关部门之间。

对通知中的有关精神，必须遵照办理、贯彻执行。

在写法上，一般是先交代问题的来龙去脉，再讲有关指示、意见、规定等，最后谈希望或要求。

通报的写法通报一般由标题、正文和落款三部分组成。

其各部分的格式、内容和写法要求如下：

（1）标题。

通常有两种构成形式：

一种是由发文机关名称、事由和文种组成，另外一种是由事由和文种构成，此外，有少数通报的标题是在文种前冠以机关单位名称，也有的通报标题只有文种名称。

（2）主送机关。

除普发性通报外，其他通报应该标明主送机关。

（3）正文。

通报正文的结构通常由开头、主体和结尾等部分组成。

开头说明通报缘由；主体说明通报决定；结尾提出通报的希望和要求。

不同类别的通报，其内容和写法有所不同，现分述如下：

 1、表扬性通报。

一般在开头部分概述事件情况，说明通报缘由。

由于它是作出通报的依据，因此要求把表扬对象的先进事迹交代清楚。

如果属于对一贯表现好的单位或个人进行表彰，事实叙述不但要清楚明白，而且要注意详略得当、重点突击。

主体部分通过对先进事迹的客观分析，在阐明所述事件的性质和意义的基础上，写明通报决定。

结尾部分明确提出希望和要求，号召大家向先进学习。

2、批评性通报。

在机关工作中使用的比较多，对一些倾向性问题具有引导、纠正的作用。

批评性通报又分两种情况。

一种是对个人的通报批评，其写法和表扬性通报基本一样，要求先写出事实，然后在分析评论的基础上叙写通报决定，最后提出希望和要求，让大家吸取教训，引以为戒。

另一种是对国家机关或集体的批评通报。

这种通报旨在通过恶性事故的性质、后果，特别是酿成事故的原因的分析，总结教训，从而达到指导面上工作的目的，所以写法和表扬性通报略有不同。

其正文主要包括叙写事实、分析原因、提出要求和改进措施等项内容。

 也有的批评性通报，是针对部分地区或单位存在着的同一类问题提出的批评的。

这类通报，虽然涉及的面比较广，但因其错误性质基本相同，所以写法上以概括为主，大体和情况通报相近。

3、情况通报。

主要起着沟通情况的作用。

旨在使下级单位和群众了解面上的情况，以便统一认识，统一步调，推动全局工作的开展。

正文主要包括两项内容；通报有关情况；分析并作出结论。

具体写法，有的是先摆情况，然后进行分析得出结论；有的是先通过简要分析作出结论，再列举情况，来说明结论的正确性和针对性；总之，写法多样，如何表述可因事制宜，无须强求一律。

（4）落款：

包括发文机关署名和成文时间两个项目内容。

有的在通报标题中已标明发文机关名称，这里就不必再写。

通报的特点1严肃性2教育性3典型性4时间性

写作议案的注意事项：

1要依照国家法律规定的职权范围行文2要言之有理

报告的用途适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

报告的写法1标题：

报告的标题常见的形式有两种，一种是由发文机关、事由和文种构成；另一种是由事由和文种构成。

2正文。

报告正文的结构一般由开头、主体和结语等部分组成。

3落款：

如果标题中有发文机关名称，这里不再署名。

而一般情况下，要求在右下方署上机关单位或主要负责人姓名。

之后，于其下写明年、月、日期，并加盖单位公章或主要负责人印章。

请示的用途请示适用于向上级机关请求指示、批准。

请示是下级机关向上级机关请求决断、指示、批示或批准事项所使用的呈批性公文。

请示的写法1标题请示的标题一般有两种构成形式一种是由发文机关名称、事由和文种构成。

另一种是由事和文种构成。

2主送机关请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关。

每件请示只能写一个主送机关，不能多头请示。

3正文。

其结构一般由开头、主体和结语等部分组成。

4落款。

一般包括署名和成文时间两个项目内容。

标题写明发文机关的，这里可不再署名，但需加盖单位公章。

撰写请示应注意的事项1要正确选用文种2要做到一文一事3要避免多头请示4要避免越级请示

报告与请示的区别1具体功用不同2内容含量不同3行文时机不同

批复的用途《办法》规定：

批复适用于答复下级机关的请示事项。

下级机关遇有本单位无权、无力、无法解决的事项需要向上级机关请示时，上级机关就使用“批复”这一文种答复请示事项。

批复同复函的区别1行文方向有所不同；2重要程度有所不同。

批复与复函由于都是回复来文的公文，有时也会被混用。

两者的区别在于：

从行文关系看，批复是上级机关向下级机关答复用文，属下行文；复函一般是向不相隶属机关答复用文，属平行文。

从行文内容看，批复多属于对重大原则和政策性问题作出决定、批答，复函多用于一般性事项的回复。

写作批复的注意事项1要态度鲜明2要全面周详3要迅速及时。

写作意见的注意事项1看法要明确2办法要具体

函的用途《办法》规定：

函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项。

函的写法1标题。

公函的标题一般有两种形式。

一种是由发文机关名称、事由和文种构成。

另一种是由事由和文种构成。

2主送机关。

即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。

3正文。

其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

4结尾落款。

一般包括署名和成文时间两项内容。

 署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。

写作函的注意事项1文种的选用要正确；2内容要简洁3措辞要得体。

会议纪要的用途适用于记载和传达会议情况和议定事项。

会议纪要的写法会议纪要的写法因会议内容与类型不同而有所不同。

就总体而言，一般由标题、正文、落款构成。

1标题有单标题和双标题两种形式2正文。

公议纪要正文的结构由前言、主体和结尾三部分组成。

3落款署名只用于办公会议纪要，写明召开会议的机关单位名称。

写作会议纪要的注意事项1要作好会议记录2要突出会议要点3要善于整理会议意见

事务文书的特点1对象比较具体2格式比较固定3写法比较具体4时限比较紧迫

事务文书的作用1贯彻政策，指导工作2沟通情况，联系工作3积累和提供资料4宣传教育，检查督促

简报的作用简报是传递某方面信息的简短的内部小报。

是具有汇报性、交流性和指导性的简短、灵活、快捷的简报又称“动态”、“简讯”、“要情”、“摘报”、“工作通讯”、“情况反映”、“情况交流”、“内部参考”等。

也可以说，简报就是简要的调查报告，简要的情况报告，简要的工作报告，简要的消息报道等。

简报的一般写法一般由报头、正文、报尾三个部分组成。

简报一般都有固定的报头，包括简报的名称、期号、编发单位和发行日期。

报尾部分应包括简报的报、送、发单位。

编写简报的要求1选材要精当2事实要准确3编写要迅速及时4内容要简明扼要。

调查报告的特点1真实性2针对性3典型性

调查报告一般写法没有固定的格式，常见的写法是由标题、署名、正文几部分构成。

标题通常有两种构成形式：

一种是单行标题，一种是双行标题。

正文的结构一般由开头、主体和结尾三个部分组成。

调查报告的结束语，带有结论性质，总结概括全文提出相关的建议，或对策等，是分析问题、解决问题的必然结果，要求简明扼要，言尽即止。

调查报告的写作要求1要认真进行调查研究，充分占有资料2要以正确的立场和方法，认真分析并合理组织材料

计划的作用1预见性2指导性3约束性

计划的写法一般由标题、正文和落款组成。

1标题。

一般包括单位名称、适用期限、文种名称组成2正文。

一般由前言、主体、结尾三部分组成，但有的没有结尾部分3落款。

一般包括制订计划的单位名称和日期两项内容。

制订计划的要求1要符合政策2要从实际出发3要具体明确4要留有余地。

总结的写法一般由标题、正文和落款组成。

1标题：

写法有两种，一种是由单位名称、时间、内容、文种名称构成的。

一种是新闻式标题，即概括总结的核心内容的标题。

2正文。

总结正文的结构由前言、主体、结尾组成。

 3落款。

包括署名和时间两项内容。

撰写总结的要求1要充分占有资料，并实事求是地反映情况2要善于分析材料，并找出规律性的东西来3要合理地取舍内容，以突出重点4要深入研究问题，以写出特色。

写讲话稿的要求1针对性要强；2主题要集中鲜明；3内容要吸引人；4语言要通俗生动。

章程的写法一般包括标题、签署、正文等几个部分组成。

①标题：

通常是由组织或机构名称加文种名称两个要素构成的。

②签署：

通过章程的会议名称和日期，加括号，置于标题下方。

③正文：

章程的正文一般采用条款形式，而且是“章断条连式”。

第一章为“总则”，中间各章为“分则”，最后一章为“附则”。

条例的写法通常是由标题、签署、正文等几个部分组成。

①标题：

标题的格式一般为：

“事由＋文种”。

②签署：

条例的发布机关和发布日期，或者通过条例的会议名称和日期，加括号，置于标题下方。

③正文：

正文格式有两种，一是“章断条连式”，二是分条列项式。

开头部分：

“总则”交代制发条例的目的，说明条例的适用对象和涉及范围。

主体部分：

规定具体事项。

结尾部分：

“附则”