文秘管理与应用文写作小抄.doc

1、实用型文章的特征1、主旨单一、集中、明确2、材料多样、真实、有力3、结构合理、严谨、固定4、语言准确、简明、平易、庄重公文的特点1法定性2政策性3实用性4实效性5规范性公文的基本功用1颁布法规，传达指示2反映情况，请示工作3联系工作，商洽公务4宣传教育5依据凭证按职能的不同公文分为法规性公文,指挥性公文,报请性公文,知照性公文,联系性公文,实录性公文按行文目的不同报告分为呈报性报告,呈转性报告按内容和用途不同通报分为表彰性通报,批评性通报,传达性通报公文的构成要素中华人民共和国国家标准（GB/T9704-1999）国家行政机关公文格式将构成公文的诸要素划分为眉首、主体、版记三个部分。公文写作的

2、基本要求1要熟悉党和国家的方针政策及有关法规、规定； 2要了解实际情况； 3要遵循各项行文规则 （1）文种的选用要正确 （2）行文关系的确定要妥当 （3）制发程序的安排要合理。制发公文的程序主要包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、等程序。写作命令的注意事项1内容要符合有关法律和政策；2态度要鲜明；3文字要简练，结构要严谨，中心要突出，语气要肯定；4发文机关要合乎要求。决定的用途国家行政机关公文处理办法规定决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。写作决定的注意事项1要作好调查研究；2要做到观点鲜明。公告的用途国家行政机关

3、公文处理办法规定适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。通告的写法1标题。通告的标题有多种写法，一是完全式标题，包括发文机关、事由和文种；二是省去事由，只写发文机关和文种；三是省略发文机关，由事由和文种构成，四是只有文种，也就是“通告”。2正文：通告的正文一般由开头、主体、结尾三部分构成。开头概述发文的目的，主体写明通告事项，结尾写明执行要求等，惯用的结束语有“特此通告”等，结尾也可省略。写作公告、通告的注意事项1要写得通俗2要写得具体3要写得清楚通知的用途国家行政机关公文处理办法规定适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事

4、项，任免人员。通知的写法通知的作用不同，种类不同，其内容和写作要求也不完全一样。1批示性通知有三种：“颁发型”、“转发型”、“批转型”。“颁发型”这类通知的正文一般包括四个方面的内容：一是文件的由来；二是文件名称；三是希望和要求；四是附件。“转发型”、“批转型”其写法一般有二种：其一是照转照发。其二是除转发文件以外，再根据本地区、本部门的具体情况，提出一些具体要求和希望。2告知性通知： 发布性通知 法规性文件经有关部门制定以后，需要用通知的形式予以发布。这类通知的正文一般包括四个方面的内容：一是文件的由来；二是文件名称；三是希望和要求；四是附件。指示性通知：上级单位向下级单位对某一项工作的布置

5、、要求、意见等往往用通知的形式传达。这种通知带有指令性，必须有根据、有目的、有任务、有要求。传达性通知。 这种通知带有指示性、规定性，多用于上下级之间，职能部门与有关部门之间。对通知中的有关精神，必须遵照办理、贯彻执行。在写法上，一般是先交代问题的来龙去脉，再讲有关指示、意见、规定等，最后谈希望或要求。通报的写法通报一般由标题、正文和落款三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：（1）标题。通常有两种构成形式：一种是由发文机关名称、事由和文种组成，另外一种是由事由和文种构成，此外，有少数通报的标题是在文种前冠以机关单位名称，也有的通报标题只有文种名称。（2）主送机关。除普发性通报外，其他

6、通报应该标明主送机关。（3）正文。通报正文的结构通常由开头、主体和结尾等部分组成。开头说明通报缘由；主体说明通报决定；结尾提出通报的希望和要求。不同类别的通报，其内容和写法有所不同，现分述如下：1、表扬性通报。一般在开头部分概述事件情况，说明通报缘由。由于它是作出通报的依据，因此要求把表扬对象的先进事迹交代清楚。如果属于对一贯表现好的单位或个人进行表彰，事实叙述不但要清楚明白，而且要注意详略得当、重点突击。主体部分通过对先进事迹的客观分析，在阐明所述事件的性质和意义的基础上，写明通报决定。结尾部分明确提出希望和要求，号召大家向先进学习。2、批评性通报。在机关工作中使用的比较多，对一些倾向性问题

7、具有引导、纠正的作用。批评性通报又分两种情况。一种是对个人的通报批评，其写法和表扬性通报基本一样，要求先写出事实，然后在分析评论的基础上叙写通报决定，最后提出希望和要求，让大家吸取教训，引以为戒。另一种是对国家机关或集体的批评通报。这种通报旨在通过恶性事故的性质、后果，特别是酿成事故的原因的分析，总结教训，从而达到指导面上工作的目的，所以写法和表扬性通报略有不同。其正文主要包括叙写事实、分析原因、提出要求和改进措施等项内容。也有的批评性通报，是针对部分地区或单位存在着的同一类问题提出的批评的。这类通报，虽然涉及的面比较广，但因其错误性质基本相同，所以写法上以概括为主，大体和情况通报相近。3、情

8、况通报。主要起着沟通情况的作用。旨在使下级单位和群众了解面上的情况，以便统一认识，统一步调，推动全局工作的开展。正文主要包括两项内容；通报有关情况；分析并作出结论。具体写法，有的是先摆情况，然后进行分析得出结论；有的是先通过简要分析作出结论，再列举情况，来说明结论的正确性和针对性；总之，写法多样，如何表述可因事制宜，无须强求一律。（4）落款：包括发文机关署名和成文时间两个项目内容。有的在通报标题中已标明发文机关名称，这里就不必再写。通报的特点1严肃性2教育性3典型性4时间性写作议案的注意事项： 1要依照国家法律规定的职权范围行文2要言之有理报告的用途适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级

9、机关的询问。报告的写法1标题：报告的标题常见的形式有两种，一种是由发文机关、事由和文种构成；另一种是由事由和文种构成。2正文。报告正文的结构一般由开头、主体和结语等部分组成。3落款：如果标题中有发文机关名称，这里不再署名。而一般情况下，要求在右下方署上机关单位或主要负责人姓名。之后，于其下写明年、月、日期，并加盖单位公章或主要负责人印章。请示的用途请示适用于向上级机关请求指示、批准。请示是下级机关向上级机关请求决断、指示、批示或批准事项所使用的呈批性公文。请示的写法1标题 请示的标题一般有两种构成形式一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事和文种构成。2主送机关 请示的主送机关是指负

10、责受理和答复该文件的机关。每件请示只能写一个主送机关，不能多头请示。3正文。其结构一般由开头、主体和结语等部分组成。4落款。一般包括署名和成文时间两个项目内容。标题写明发文机关的，这里可不再署名，但需加盖单位公章。撰写请示应注意的事项1 要正确选用文种2要做到一文一事3要避免多头请示4要避免越级请示报告与请示的区别1具体功用不同2内容含量不同3行文时机不同批复的用途办法规定：批复适用于答复下级机关的请示事项。下级机关遇有本单位无权、无力、无法解决的事项需要向上级机关请示时，上级机关就使用“批复”这一文种答复请示事项。批复同复函的区别1行文方向有所不同； 2重要程度有所不同。 批复与复函由于都是

11、回复来文的公文，有时也会被混用。两者的区别在于：从行文关系看，批复是上级机关向下级机关答复用文，属下行文；复函一般是向不相隶属机关答复用文，属平行文。从行文内容看，批复多属于对重大原则和政策性问题作出决定、批答，复函多用于一般性事项的回复。写作批复的注意事项 1要态度鲜明2要全面周详3要迅速及时。写作意见的注意事项1看法要明确2办法要具体函的用途办法规定：函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项。函的写法1标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。 2主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文

12、首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。 3正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。4结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。 写作函的注意事项1文种的选用要正确；2内容要简洁3措辞要得体。 会议纪要的用途适用于记载和传达会议情况和议定事项。会议纪要的写法会议纪要的写法因会议内容与类型不同而有所不同。就总体而言，一般由标题、正文、落款构成。1标题有单标题和双标题两种形式2正文。公议纪要正文的结构由前言、主体和结尾三部分组成。 3落款署名只用于办公会议纪要，写明召开会议的机关单位名称。写作会议纪要的注意事项1要作好会议记录2要

13、突出会议要点3要善于整理会议意见事务文书的特点1对象比较具体2格式比较固定3写法比较具体4时限比较紧迫事务文书的作用1贯彻政策，指导工作2沟通情况，联系工作3积累和提供资料4宣传教育，检查督促简报的作用简报是传递某方面信息的简短的内部小报。是具有汇报性、交流性和指导性的简短、灵活、快捷的简报又称“动态”、“简讯”、“要情”、“摘报”、“工作通讯”、“情况反映”、“情况交流”、“内部参考”等。也可以说，简报就是简要的调查报告，简要的情况报告，简要的工作报告，简要的消息报道等。简报的一般写法一般由报头、正文、报尾三个部分组成。简报一般都有固定的报头，包括简报的名称、期号、编发单位和发行日期。报尾部

14、分应包括简报的报、送、发单位。编写简报的要求1选材要精当2事实要准确3编写要迅速及时4内容要简明扼要。调查报告的特点1真实性2针对性3典型性调查报告一般写法没有固定的格式，常见的写法是由标题、署名、正文几部分构成。标题通常有两种构成形式：一种是单行标题，一种是双行标题。正文的结构一般由开头、主体和结尾三个部分组成。调查报告的结束语，带有结论性质，总结概括全文提出相关的建议，或对策等，是分析问题、解决问题的必然结果，要求简明扼要，言尽即止。 调查报告的写作要求1要认真进行调查研究，充分占有资料 2要以正确的立场和方法，认真分析并合理组织材料计划的作用1预见性2指导性3约束性计划的写法一般由标题、

15、正文和落款组成。1标题。一般包括单位名称、适用期限、文种名称组成2正文。一般由前言、主体、结尾三部分组成，但有的没有结尾部分3落款。一般包括制订计划的单位名称和日期两项内容。 制订计划的要求1要符合政策2要从实际出发3要具体明确4要留有余地。总结的写法一般由标题、正文和落款组成。1标题：写法有两种，一种是由单位名称、时间、内容、文种名称构成的。一种是新闻式标题，即概括总结的核心内容的标题。 2正文。总结正文的结构由前言、主体、结尾组成。 3落款。包括署名和时间两项内容。 撰写总结的要求1要充分占有资料，并实事求是地反映情况2要善于分析材料，并找出规律性的东西来3要合理地取舍内容，以突出重点4要

16、深入研究问题，以写出特色。写讲话稿的要求1 针对性要强； 2主题要集中鲜明； 3内容要吸引人； 4语言要通俗生动。章程的写法一般包括标题、签署、正文等几个部分组成。标题：通常是由组织或机构名称加文种名称两个要素构成的。 签署：通过章程的会议名称和日期，加括号，置于标题下方。 正文：章程的正文一般采用条款形式，而且是“章断条连式”。第一章为“总则”，中间各章为“分则”，最后一章为“附则”。条例的写法通常是由标题、签署、正文等几个部分组成。标题：标题的格式一般为：“事由文种”。 签署：条例的发布机关和发布日期，或者通过条例的会议名称和日期，加括号，置于标题下方。 正文：正文格式有两种，一是“章断条连式”，二是分条列项式。 开头部分：“总则”交代制发条例的目的，说明条例的适用对象和涉及范围。 主体部分：规定具体事项。 结尾部分：“附则”